La evolución tecnológica ha traído consigo un cambio radical en la gestión financiera de las empresas. Las finanzas embebidas o integradas son un claro ejemplo de servicios que han llegado para simplificar procesos y generar nuevas oportunidades.

¿Qué son las finanzas embebidas (embedded finance)? ¿Son seguras? ¿Cuáles son los casos de uso más frecuentes? ¿Cómo están revolucionando la gestión financiera empresarial? Vamos a verlo.

¿Qué son las finanzas embebidas?

Estás leyendo una noticia online y de repente se reproduce un vídeo de YouTube que la ilustra. Para que eso ocurra, ha sido necesario “embeber” el contenido.

Pues bien, algo similar ocurre con las finanzas embebidas. Se denomina de esta forma a la integración de servicios financieros dentro de productos o plataformas no financieras.

Esto significa que las empresas que no están tradicionalmente en el sector financiero (por ejemplo, e-commerce, marketplaces o SaaS), pueden ofrecer servicios como pagos, préstamos, seguros o inversiones dentro de sus propias plataformas.

De esta manera, los usuarios pueden acceder a servicios financieros dentro del mismo entorno, sin tener que salir de la aplicación para interactuar con un banco o una institución financiera separada.

Es cierto que la idea no es nueva. Hace años que negocios no bancarios ofrecen sus propias tarjetas de crédito, o que los concesionarios de coches gestionan la financiación.

La esencia del embedded finance radica en la integración de la tecnología con los servicios financieros

Pero de lo que hablamos en este post es de una nueva generación en la que la integración de productos financieros se realiza en interfaces digitales con las que los usuarios interactúan a diario.

Generalmente estas integraciones se realizan mediante APIs que garantizan la seguridad de las transacciones y la transmisión de datos.

Sectores que lideran las finanzas integradas

Las empresas tecnológicas, en particular las fintechs, están utilizando su conocimiento en software y análisis de datos para ofrecer soluciones financieras a medida.

¿En qué plataformas no financieras puede el usuario final acceder a servicios financieros?

Diversos sectores están transformando la experiencia de pago de los usuarios, permitiéndoles acceder a servicios financieros integrados al momento de pagar por productos y servicios. Algunos de los más destacados son los siguientes.

Tiendas online

Al comprar en comercios electrónicos o grandes marketplaces como Amazon, los usuarios pueden pagar directamente sin tener que abrir la aplicación de su banco.

También tienen la opción de acceder a opciones de crédito instantáneo o pagos a plazos, embebidos directamente en la experiencia de compra.

Transporte

Aplicaciones como Uber permiten realizar pagos directamente desde la app. En algunos mercados incluso ofrecen opciones de crédito o financiación para conductores.

Soluciones SaaS

Algunas plataformas de software empresarial pueden integrar servicios de pagos y financiación para facilitar la gestión de gastos y cobros de sus usuarios.

Okticket, por ejemplo, te ofrece una tarjeta de empresa inteligente para viajes de empresa.

El crecimiento exponencial de las finanzas integradas: un mercado en expansión

No obstante, cada vez son más las industrias que están adoptando soluciones de finanzas integradas. Abarcan campos tan dispares como pueden ser la salud o el entretenimiento.

A medida que su uso aumenta, los ingresos que se generan son más altos.

Si tenemos en cuenta el informe "Embedded finance: Who will lead the next payments revolution?", elaborado por McKinsey Group, en 2021 el mercado alcanzó los 20 mil millones de dólares en Estados Unidos.

La cifra ya era importante, pero es que se calcula que esa importe puede multiplicarse por cuatro en menos de una década. Según un estudio de Future Market Insights, para el año 2033, los ingresos del mercado europeo de finanzas integradas alcanzarán los 94.000 millones de dólares, (aproximadamente el 25% del mercado global).

Oracle va más allá en sus predicciones. Espera que el valor del mercado global de finanzas integradas supere los 7 trillones de dólares en la próxima década. Eso significa el doble del valor combinado de los 30 bancos más grandes del mundo.

'Embedded Finance': Un valor añadido clave para las empresas

Lo que sí es una realidad es que las empresas que integran embedded finance están transformando la manera de ofrecer productos y servicios. Ahora pueden mejorar la experiencia del cliente, agilizar los procesos y conseguir nuevas vías de ingresos.

Ventajas de los servicios financieros integrados para las empresas

Las finanzas integradas proporcionan a las empresas múltiples beneficios que mejoran su competitividad y eficiencia. A continuación, destacamos los principales.

• Eficiencia operativa mejorada. La integración de soluciones financieras dentro de las operaciones diarias de la empresa automatiza procesos como la facturación, cobros y pagos. Esto reduce los costes, los tiempos de procesamiento y elimina de los errores asociados a procesos manuales.
• Optimización del flujo de caja. Con herramientas más eficientes para la gestión de pagos y cobros, las empresas pueden optimizar su flujo de caja, lo que es esencial para su estabilidad y crecimiento a largo plazo.
• Monetización de los servicios financieros integrados. Las empresas pueden generar ingresos adicionales cobrando comisiones por ciertas transacciones financieras. Esto permite a las organizaciones diversificar sus fuentes de ingresos y maximizar la rentabilidad a través de servicios financieros integrados.
• Acceso a datos valiosos. Las empresas tienen acceso a un mayor volumen de datos, lo que permite analizar el comportamiento y las necesidades de los clientes. Estos insights valiosos facilitan una mejor toma de decisiones y estrategias más personalizadas.
• Mayor fidelización de clientes. Además de ofrecer una experiencia más fluida y atractiva, los usuarios suelen ser más propensos a quedarse en una plataforma que les ofrece todas las soluciones en un solo lugar.
• Escalabilidad. Las empresas pueden crecer más rápido al ofrecer soluciones financieras, captando una mayor cuota de mercado.

Beneficios de las finanzas integradas para los usuarios finales

Por su parte, los clientes también salen beneficiados:

• Pueden acceder a una amplia gama de servicios financieros a través de una única plataforma, eliminando la necesidad de utilizar varios proveedores. Esto es muy útil para quienes viven en áreas con acceso limitado a los servicios bancarios tradicionales.
• Obtienen productos y servicios financieros altamente personalizados, ajustados a sus necesidades específicas.
• Las finanzas integradas ofrecen transacciones más rápidas y a menor coste en comparación con los métodos tradicionales. Resulta especialmente valioso para transferencias internacionales y cambios de divisas.
• Muchas plataformas de embedded finance incluyen herramientas educativas que ayudan a los usuarios a comprender mejor los productos financieros, promoviendo la educación financiera y permitiendo una toma de decisiones más informada.
• Los consumidores pueden realizar pagos instantáneos con solo tocar un botón, sin necesidad de introducir los datos de su tarjeta de crédito para cada transacción.

Finanzas embebidas en plataformas SaaS: Cómo ayudan al crecimiento empresarial

Al principio de este artículo ya adelantábamos que las plataformas SaaS como Okticket son un claro caso de uso de las finanzas integradas.

Retomamos ese punto para explicar con más detalle cómo esta integración puede ayudarte a optimizar la operativa empresarial.

¿Qué ofrecen a las empresas soluciones como Okticket?

• La posibilidad de generar tarjetas de empresa vinculadas a la política de gastos corporativa.
• La conciliación automática de los pagos realizados con tarjeta.
• La gestión de anticipos y reembolsos sin salir de la aplicación.
• Acceso a la información en tiempo real. Las empresas pueden monitorizar de manera más precisa y al instante los gastos de los empleados.

Conclusión

En un mundo donde la conveniencia lo es todo, las finanzas embebidas se han convertido en un motor silencioso que impulsa a empresas de todos los tamaños.

Pero para adoptarlas con éxito es importante seguir una serie de pautas. Entre otras:

• Identificar las necesidades de sus clientes.
• Encontrar los socios tecnológicos adecuados para integrar soluciones financieras en su ecosistema. Para ello es fundamental elegir partners fintech que ofrezcan soluciones flexibles y escalables.
• Establecer un modelo de monetización claro.

¿Estás listo para unirte a esta revolución?

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Elaborar un informe de gastos a mano es una de las tareas que más tiempo roba a los departamentos financieros. Papeles perdidos, cálculos manuales, correos cruzados con el supervisor... y al final del mes, nadie tiene una foto clara del gasto real de la empresa.

La automatización de informes de gastos cambia esto. Las empresas que digitalizan este proceso ahorran, de media, un 60% en costes y un 50% en tiempo de procesamiento. Pero el ahorro es solo una parte de la historia: la automatización también da a los CFO y a los responsables financieros el control financiero que necesitan para tomar decisiones con datos reales, no con estimaciones.

En esta guía te explicamos qué es un informe de gastos, qué debe incluir, en qué se diferencia un proceso manual de uno digital, y cómo puedes empezar a automatizarlo en tu empresa.

¿Qué es un informe de gastos y para qué sirve?

Un informe de gastos es un documento donde se registran los gastos empresariales que un empleado realiza en nombre de la empresa durante un periodo concreto: un viaje, una comida con un cliente, un desplazamiento en coche propio, etc.

No es solo un trámite administrativo. Un buen informe de gastos cumple varias funciones dentro de la gestión de gastos de cualquier organización:

• Permite controlar y analizar el gasto corporativo en tiempo real.
• Garantiza el cumplimiento de la política interna de gastos.
• Facilita las auditorías y las revisiones contables.
• Ayuda a detectar errores, duplicidades o posibles fraudes.
• Mejora la previsión de costes y la planificación presupuestaria.

Cuando este proceso se hace a mano, es habitual que aparezcan errores, retrasos en los reembolsos y falta de visibilidad sobre el gasto real. La automatización elimina estos problemas desde el origen, porque estandariza cómo se recoge, valida y aprueba cada gasto.

¿Qué debe incluir un informe de gastos completo?

Para que un informe de gastos sea válido a nivel fiscal y contable, debe incluir, como mínimo, esta información:

• Periodo del informe: fecha de inicio y fecha de fin.
• Datos del empleado y, si aplica, del departamento al que pertenece.
• Información del proveedor: nombre de la empresa, CIF y dirección comercial.
• Tipo de gasto: restaurante, alojamiento, transporte, kilometraje, material de oficina, etc.
• Fecha de cada transacción.
• Importe: precio antes de impuestos, importe total y desglose del IVA.
• Método de pago utilizado: tarjeta corporativa, efectivo, transferencia, etc.
• Descripción del concepto, para justificar el gasto ante contabilidad.
• Justificante: ticket o factura digitalizada.
• Estado del informe: enviado, en revisión, aprobado o reembolsado.

En resumen, cada línea del informe debe dejar claro qué gasto incluye, cuánto costó, quién lo hizo y por qué. Un software de gestión centraliza toda esta información y la valida automáticamente según las reglas que haya definido cada empresa.

Por qué los viajes de negocios necesitan un control especial

Los gastos de viaje son, probablemente, el tipo de gasto más difícil de gestionar sin automatización. Durante un viaje de negocios, un solo empleado puede generar gastos específicos de varias categorías en pocos días:

• Alojamiento en hoteles o apartamentos.
• Comidas y dietas diarias.
• Transporte público o privado.
• Gasolina y peajes.
• Gastos de kilometraje cuando se usa el vehículo particular.
• Aparcamiento.
• Conexión a internet y llamadas profesionales.

Gestionar bien estos gastos relacionados con el viaje tiene dos objetivos: que el empleado reciba su reembolso de gastos sin demoras, y que la empresa pueda comprobar que todo cumple con la política de gastos de viajes corporativos. Sin un sistema automatizado, este control se vuelve prácticamente imposible cuando la empresa tiene varios equipos viajando a la vez.

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Informes de gastos manuales vs. digitales: las diferencias reales

La forma en que se elaboran los informes de gastos condiciona directamente la eficiencia del departamento financiero.

Cómo funciona el proceso manual

El método tradicional sigue siendo habitual en muchas empresas. Consiste en:

1. Recopilar los tickets en papel.
2. Rellenar formularios o plantillas a mano.
3. Hacer los cálculos de forma manual.
4. Enviar la documentación por email o en papel.
5. Esperar la revisión del supervisor.
6. Archivar físicamente los justificantes.

Este proceso tiene inconvenientes claros: consume mucho tiempo, genera errores con frecuencia, provoca pérdida de documentación y no ofrece ninguna visibilidad en tiempo real sobre el gasto.

Cómo funciona un informe digital

Un informe digital se crea y gestiona a través de un software de gestión especializado. Esto cambia por completo el proceso:

• Los recibos se escanean y digitalizan automáticamente.
• Cada gasto se categoriza solo, sin intervención manual.
• El empleado puede actualizar su informe desde cualquier dispositivo, incluso en movimiento.
• El supervisor puede revisar y aprobar informes sin estar presente físicamente.
• El sistema puede integrarse con tarjetas corporativas para importar transacciones automáticamente.
• Los datos quedan protegidos con medidas de seguridad y almacenados en la nube.

La digitalización elimina el papeleo, mejora la consistencia de los datos y deja un registro detallado por método de pago. Esto facilita el seguimiento, la revisión y aprobación, y el reembolso final.

Las empresas que han digitalizado su gestión de gastos reportan una reducción del 70% en errores administrativos y una mejora del 40% en la visibilidad y control de sus finanzas, lo que les permite tomar decisiones más informadas y estratégicas

10 beneficios de automatizar los informes de gastos

Automatizar la gestión de gastos no es solo una cuestión de comodidad. Es una decisión que impacta directamente en el control financiero de la empresa y en la capacidad del CFO para tomar decisiones con datos fiables.

1. Eficiencia y rapidez. El proceso completo, desde que se captura el ticket hasta que se aprueba el reembolso, se reduce drásticamente.

2. Precisión y menos errores. La extracción automática de datos elimina los errores humanos típicos: cálculos incorrectos, categorías mal asignadas o importes duplicados.

3. Accesibilidad total. Los informes se pueden consultar, revisar y aprobar desde cualquier lugar y en cualquier momento.

4. Visibilidad financiera en tiempo real.

• Dashboards interactivos con el gasto acumulado, las desviaciones presupuestarias o los gastos pendientes de aprobar.
• Alertas automáticas cuando se detecta un gasto inusual o se incumple una política interna.
• Proyecciones más precisas, gracias a datos siempre actualizados.

5. Mejor análisis de datos. Permite identificar tendencias de gasto, detectar áreas de ahorro y localizar posibles incumplimientos de las políticas de gastos.

6. Integración con otros sistemas. Un buen software de gestión se conecta con la contabilidad general de la empresa, permitiendo a las empresas evitar la doble introducción de datos.

7. Menos costes y más sostenibilidad. Se elimina el papel y los procesos manuales, lo que reduce tanto los costes operativos como el impacto ambiental.

8. Mejor experiencia para el empleado. Solicitar reembolsos se vuelve tan sencillo como sacar una foto al ticket, lo que reduce la curva de aprendizaje de la herramienta.

9. Más seguridad. Los datos quedan protegidos mediante encriptación y autenticación, evitando accesos no autorizados a información sensible.

10. Cumplimiento normativo. Un registro detallado y accesible en todo momento reduce el riesgo de sanciones ante una inspección o auditoría.

Cómo elaborar un informe de gastos automatizado, paso a paso

No existe una plantilla universal: cada empresa adapta su informe a su propia política de gastos. Aun así, el flujo de trabajo automatizado suele seguir siempre esta lógica:

1. El empleado fotografía el ticket o la factura desde el móvil.
2. El sistema extrae los datos automáticamente mediante OCR.
3. El gasto se clasifica según el tipo de gasto y las reglas internas.
4. Se asocia al método de pago correspondiente.
5. El informe se envía a aprobación con un solo clic.
6. Una vez aprobado, se procesa el pago o se solicita el reembolso.
7. El gasto queda registrado en contabilidad sin duplicidades.

Preguntas que un CFO debe responder antes de automatizar

Antes de elegir cómo elaborar un informe de gastos digital, conviene tener claras estas cuestiones:

• ¿Para qué se va a usar principalmente: control interno, auditoría o planificación presupuestaria?
• ¿Qué tipo de gastos se van a registrar?
• ¿Con qué frecuencia se generarán los informes?
• ¿Qué estructura debe seguir cada informe?
• ¿Todos los gastos quedan correctamente justificados?
• ¿Está definida y documentada la política de gastos de la empresa?
• ¿Qué herramienta se va a utilizar?

Errores comunes al automatizar la gestión de gastos

Incluso con un buen software, algunas empresas cometen errores que reducen el impacto de la automatización:

• No definir bien la política interna antes de implantar el sistema: la herramienta solo puede validar reglas que existan.
• No limitar los métodos de pago permitidos, lo que dificulta el control y el registro detallado de cada transacción.
• No revisar periódicamente los datos: automatizar no significa dejar de analizar; el valor está en usar esa información para tomar decisiones.
• No formar a los empleados en el uso de la herramienta, lo que ralentiza la adopción.

Buenas prácticas para una gestión de gastos eficiente

• Define una política de gastos clara, con reglas de reembolso explícitas.
• Limita y controla los métodos de pago permitidos.
• Automatiza las aprobaciones según el importe o la categoría del gasto.
• Integra los informes con tu software contable.
• Analiza periódicamente los datos para detectar oportunidades de ahorro.

Okticket: automatiza tus informes de gastos en cinco pasos

Okticket es el software de gestión que simplifica y automatiza todo este proceso, desde la captura del ticket hasta el registro contable.

1. Haz una foto al ticket o factura con la cámara de la app. La herramienta extrae y digitaliza automáticamente la fecha, el importe y la categoría del gasto.
2. Asigna la categoría y añade cualquier detalle relevante, como la finalidad del gasto o el número de comensales en una comida de negocios.
3. Asocia el gasto a una hoja de gastos.
4. Revisa que todos los datos sean correctos antes de enviarlo a aprobación. Si tienes rol de administrador, puedes aprobar la hoja directamente.
5. Descarga el informe de gastos en PDF o CSV.

Además, desde la Vista avanzada puedes filtrar la información como necesites y crear tus propios tableros de control financiero.

"Con Okticket se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integradas en nuestro ERP SAP es toda una liberación, trabajamos con la seguridad de tener el control de los datos de gasto" (Cupa Group)

Preguntas frecuentes sobre la automatización de informes de gastos

¿Qué diferencia hay entre un gasto y un gasto reembolsable?

Un gasto reembolsable es aquel que el empleado paga de su propio bolsillo y que la empresa le devuelve tras aprobarlo, normalmente porque estaba relacionado con su actividad laboral (viajes de negocios, comidas con clientes, kilometraje, etc.).

¿Es obligatorio guardar los justificantes en formato digital?

Sí, siempre que la digitalización cumpla los requisitos que marca la normativa fiscal vigente (por ejemplo, homologación ante la AEAT en España). Por eso es importante elegir un software de gestión certificado.

¿Cuánto tiempo se ahorra realmente con la automatización?

‍ Según los datos del sector, las empresas que automatizan su gestión de gastos reducen hasta un 50% el tiempo de procesamiento y hasta un 70% los errores administrativos.

¿Puede un informe de gastos digital sustituir por completo al papel?

Sí. Un ticket o factura digitalizado y validado tiene la misma validez legal que el original en papel, siempre que el sistema utilizado cumpla la normativa de digitalización certificada.

Conclusión

La automatización de informes de gastos convierte un proceso lento y propenso a errores en un sistema ágil, transparente y fácil de auditar. Las empresas que digitalizan esta gestión no solo ahorran tiempo y dinero: también ganan el control financiero necesario para tomar mejores decisiones y mejorar la experiencia de sus empleados.

¿Quieres empezar a automatizar los informes de gastos de tu empresa? Contacta con nosotros.

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Urgencia en la Agenda 2030. Quedan seis años para la fecha límite, pero de seguir así, no vamos a lograr alcanzar ninguno de los 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Las 169 metas tampoco van por buen camino.

Estas son las principales conclusiones del Informe de Desarrollo Sostenible 2024 publicado hace unos días por la Red de Soluciones para el Desarrollo Sostenible (SDSN) de la Organización de las Naciones Unidas (ONU).

Por tanto, es ahora o nunca. Las empresas deben realizar un esfuerzo para reforzar sus inversiones en sostenibilidad empresarial.

¿Quieres que tu compañía se convierta en agente de cambio? Empieza por implementar un modelo de negocio que no se limite simplemente a obtener una rentabilidad financiera. También tiene que generar valor social, medioambiental y económico. Es decir, incluir los criterios ESG en la estrategia de negocio.

Alcanzar los ODS de la Agenda 2030 pasa por alinear las inversiones corporativas con los objetivos de sostenibilidad.

Y como principal responsable de las finanzas empresariales, corresponde al CFO (Chief Financial Officer) lograr que la promoción de la sostenibilidad empresarial se integre con la estrategia de la compañía.

10 billones de dólares para finanzas dirigidas al desarrollo sostenible

Enseguida veremos las estrategias orientadas a crear valor sostenible. Pero antes, una aclaración. Los propios CFOs han insistido en la importancia de las inversiones corporativas para alcanzar los objetivos del Acuerdo de París.

Durante el último Foro de Inversión en los ODS de la COP28, la Coalición de Directores Financieros del Pacto Mundial de las Naciones Unidas para los ODS anunciaba su intención de crear un mercado de 10 billones de dólares para finanzas dirigidas a los ODS para 2030.

Esta coalición de CFOs, de la que también forman parte conocidas empresas españolas (Celsa Group, FCC Construcción, Grupo Nueva Pescanova, Solunion Seguros y Tevalcor), ha elaborado un informe en el que explica por qué el papel de los directores financieros es fundamental para reducir las emisiones de gases de efecto invernadero.

CFO y sostenibilidad: Estrategias para alcanzar los objetivos de finanzas sostenibles

Según se desprende del “Corporate Investments to Achieve Climate Ambitions”, es responsabilidad del CFO llevar a cabo una serie de acciones. Entre ellas:

1. Establecer objetivos basados en la ciencia que proporcionen metodologías creíbles y apropiadas para verificar el progreso de una empresa hacia el “cero neto” en emisiones.
2. Determinar inversiones climáticas que sean decisivas para reducir las emisiones de GEI (Gases de Efecto Invernadero) y que transformen modelos empresariales completos.
3. Utilizar la financiación vinculada a los ODS como un mecanismo de compromiso que incentive o incluso obligue a las empresas a cumplir sus planes climáticos.
4. Comunicar a los inversores los compromisos climáticos justificados para facilitar el acceso al capital.

Del mismo modo, el informe sobre Riegos Globales 2024 del Foro Económico Mundial defiende la necesidad de que los líderes empresariales definan estrategias orientadas a la sostenibilidad empresarial.

¿Y cuáles son estas estrategias? El Pacto Global de las Naciones Unidas da algunas pautas de acción (fuente: guía Forward Faster).

• Adoptar los principios de los CFOs, que integran las inversiones y las finanzas de los ODS.
• Utilizar análisis comparativos para establecer objetivos claros de cara a 2030.
• Divulgar de forma transparente las inversiones alineadas con los ODS.
• Desarrollar un marco de finanzas sostenibles.
• Verificar objetivos ambiciosos a través de terceros. De esta forma, el compromiso de sostenibilidad ganará credibilidad.

Integración de Objetivos de Sostenibilidad en la Estrategia Financiera

A estas iniciativas y a las que hemos ido mencionando anteriormente hay que añadir las que hemos ido recopilando:

• Asignación eficiente de recursos. Esto implica el priorizar las inversiones en proyectos y tecnologías sostenibles que ofrezcan el mejor retorno sobre la inversión (ROI) .
• Fomento de la cultura corporativa sostenible. Puede ser ofreciendo programas de formación para el personal o el fomento de iniciativas de sostenibilidad.
• Colaboración con proveedores y clientes para mejorar las prácticas sostenibles.
• Desarrollo de nuevos productos y servicios que ofrezcan beneficios sostenibles. En el caso de las Fintech, por ejemplo, puede ser la promoción del pago digital como alternativa a opciones menos sostenibles como el efectivo.
• Adopción de herramientas de digitalización. Estas facilitan la gestión eficiente de los recursos y la automatización de procesos relacionados con la sostenibilidad.
• Implantación de herramientas de análisis de datos para monitorear y reportar el desempeño en sostenibilidad. Esto ayuda en la toma de decisiones informadas.
• Implementación de tecnologías verdes, que mejoren la eficiencia energética y reduzcan el impacto ambiental.
• Cumplimiento de las diferentes normativas en materia de sostenibilidad. Por ejemplo, la nueva directiva de la UE obliga a las empresas a ser más transparentes con su huella medioambiental.
• Obtención de certificaciones reconocidas en sostenibilidad que avalen los esfuerzos y logros de la empresa.

Implementando estas estrategias, un CFO puede ayudar a su empresa a cumplir con los objetivos de sostenibilidad. También a obtener ventajas competitivas y a construir una reputación sólida en responsabilidad corporativa.

Beneficios de la sostenibilidad empresarial

Por tanto, no resulta difícil comprender por qué las empresas están cada vez más interesadas en operar en entornos sostenibles, abordando aspectos medioambientales, sociales y económicos.

Este auge ya se está notando en España, con los beneficios que ello supone. ¿Por qué las empresas deberían ser sostenibles? Principalmente, porque solo así podrán sobrevivir.

Ya se habla de que hay un 80% de consumidores que valoran positivamente el hecho de que una marca apueste por la sostenibilidad. Y muchos de ellos no compran en compañías sin conciencia.

Más razones para apostar por la sostenibilidad empresarial:

• Impulsa la Innovación. Facilita la creación de nuevas soluciones, reduce costos y mejora la oferta de productos y servicios.
• Mejora el posicionamiento en el mercado. Refuerza la imagen de la empresa frente a competidores y proveedores.
• Atrae y retiene Talento. Aumenta el atractivo de la empresa para empleados potenciales y actuales.
• Cumple con normativas futuras. Adelanta a la empresa a las regulaciones comunitarias obligatorias.
• Facilita la internacionalización. Simplifica la expansión global mediante el uso de prácticas sostenibles reconocidas a nivel internacional.
• Acceso a recursos financieros. Facilita la obtención de seguros, inversiones y créditos.
• Ventaja en licitaciones públicas. Beneficia los procesos de licitación y adjudicación de contratos de bienes y servicios.
• Genera confianza a través de la transparencia. Fomenta la confianza de clientes y socios mediante prácticas empresariales abiertas y responsables.
• Fortalece relaciones con partes interesadas. Refuerza las conexiones con la cadena de valor y las partes interesadas clave.
• Reducción de riesgos operativos. La sostenibilidad ayuda a identificar y mitigar riesgos ambientales y sociales antes de que se conviertan en problemas costosos, mejorando la resiliencia y la continuidad del negocio.

En resumen, adoptar prácticas de sostenibilidad empresarial genera un impacto positivo en la sociedad, el medio ambiente y las personas, posicionando a la empresa como un líder responsable y comprometido.

Inversión en Tecnología para crear valor sostenible

Como estamos viendo, el director financiero juega un papel fundamental a la hora de alinear inversiones para cumplir con los Objetivos de Desarrollo Sostenible. Y una de las opciones más sencillas de implementar es la implementación de herramientas tecnológicas que contribuyan a la sostenibilidad.

Es el caso, por ejemplo, de las soluciones de digitalización de gastos como Okticket. Como la app automatiza la captura, procesamiento y gestión de recibos y facturas, elimina la necesidad de almacenamiento físico y minimiza el uso de papel.

“Por cada punto que aumenta el índice de digitalización DESI se consigue evitar la emisión de 142.000 toneladas de CO2 (informe europeo “Digitalización, sostenibilidad y centros de datos”)

Y como los datos se almacenan en la nube, también se ahorra en consumo de energía. Lo que a su vez reduce el impacto medioambiental.

“Las pymes pueden ahorrar entre un 60% y un 70% de energía gracias a la nube” (Telefónica Tech)

Al mismo tiempo, Okticket ofrece un montón de ventajas. Entre ellas:

• Simplifica el flujo de trabajo
• Proporciona visibilidad de los gastos en tiempo real
• Reduce los errores y bloquea el fraude interno
• Facilita el cumplimiento de normativas y auditorías

Todo ello, con una inversión mínima.

En conclusión. Implementar una solución como Okticket puede ser una parte clave de una estrategia de inversión en tecnología que no solo mejora la eficiencia y reduce costos, sino que también apoya los objetivos de sostenibilidad al reducir el impacto ambiental asociado con la gestión de documentos y procesos manuales.

Las empresas españolas están aumentando su negocio internacional. Ya sea para aterrizar en nuevos mercados, ampliar sus alianzas o diversificar canales, es necesario abrirse al exterior. Esto conlleva desplazar equipos y, como consecuencia, enfrentarse a un nuevo escenario financiero: la gestión de gastos en viajes de empresa al extranjero.

La importancia de optimizar este proceso no radica solo en la rentabilidad y la eficiencia operativa. Una gestión eficaz de estos gastos asegura el cumplimiento normativo y fiscal, además de fortalecer la gestión financiera de la empresa.

Para lograr ese control, es importante tomar una serie de medidas. Entre otras:

• Establecer políticas de viaje claras, con un apartado específico para las políticas de reembolso.
• Utilizar herramientas adecuadas para recopilar los datos.
• Analizar esos gastos detalladamente.
• Centralizar las reservas por medio de plataformas específicas.
• Conocer las normativas fiscales aplicables en los países en los que operes.
• Aprovechar todas las deducciones fiscales relacionadas con los viajes de negocios.

¿Qué gastos en viajes de empresa al extranjero son deducibles?

Aunque más adelante veremos cuáles son las mejores herramientas para gestionar los gastos de viajes de empresa, en este post nos centraremos sobre todo en las deducciones y exenciones a las que tienen derecho empresas y viajeros de negocios internacionales.

Exención fiscal 7p: Qué es y cómo se gestiona

Comenzamos con una de las exenciones fiscales que generan más dudas. Y eso a pesar de que ya tiene 24 años (Real Decreto-ley 3/2000).

De hecho, todavía quedan muchas empresas medianas y grandes que cuentan con empleados en movilidad internacional y no la están aplicando. Se trata de un incentivo fiscal dirigido a empleados que han estado trabajando fuera de España.

Según el apartado p del artículo 7 de la Ley 35/2006 del IRPF, estas personas están exentas de pagar el IRPF hasta un límite máximo de 60.100 euros anuales.

El importe de la devolución varía en función de los días de estancia en el extranjero y de la Comunidad Autónoma.

Requisitos para solicitar la exención del IRPF por parte de los trabajadores desplazados

Como es común a toda deducción, también en este caso es necesario reunir una serie de requisitos. Entre ellos, tener residencia fiscal en España, desempeñar el trabajo físicamente en el extranjero o que el país extranjero en el que está prestando sus servicios debe aplicar un impuesto de “naturaleza idéntica o análoga” al IRPF que se paga en nuestro país.

Además, será necesario presentar pruebas que certifiquen el desplazamiento por motivos laborales. Por eso, es importante conservar ciertos documentos:

• Tickets y facturas de los gastos de viaje (hotel, billetes de avión, tarjetas de embarque, tickets de restaurantes, justificantes bancarios, sellos de pasaporte, etc.).
• Certificado de desplazamiento expedido por la entidad empleadora. A efectos probatorios, este certificado debería incluir:
  1. El nombre del trabajador y la referencia a su cualidad de empleado.
  2. La duración del viaje (con fecha de salida y llegada).
  3. Un listado de los proyectos realizados en el extranjero y de las funciones realizadas por el empleado.
  4. El nombre de las empresas para las que se ha trabajado y la residencia de estas.
  5. El país al que se ha producido el desplazamiento.
  6. En caso de que las hubiera, importe de las dietas de manutención y estancia y de cualquier otra retribución específica relativa al desplazamiento.
  7. Declaración expresa de que no hay vinculación directa entre la empresa y el cliente para el que se realizó el trabajo y, en caso de haberla, referencia al cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa del IS.
  8. Manifestación de que no se ha aplicado el régimen de excesos.

• Actas de asistencia a reuniones, agendas, certificados del cliente, emails, cartas, contratos o cualquier otra documentación, si la hubiera, que acredite haber trabajado en beneficio de una entidad extranjera.

Antes de pasar al siguiente punto, es importante señalar que el 7p es incompatible con el régimen de excesos excluidos de tributación en el IRPF (hablaremos de ello un poco más abajo).

Cómo funciona la deducción del IVA para gastos de viajes profesionales

Las empresas también tienen la posibilidad de deducirse el IVA de los gastos de viajes de negocios: manutención, alojamiento y desplazamiento (gasolina; billetes de avión, tren, autobús o barco; taxis; alquiler de coches; aparcamiento; peajes). Para ello es necesario:

• Guardar todas las facturas
• Las facturas deben estar a nombre de la empresa (no del empleado)
• Las facturas tienen que incluir una serie de información básica: fecha, total sin IVA, tasa de IVA, total con IVA, detalle de los bienes o servicios adquiridos, nombre del proveedor, número CIF o equivalente..
• El gasto tiene que estar vinculado a la actividad económica de la compañía.
• Justificar el gasto por medio de la factura original completa o con una copia digital realizada con un software homologado.

Del mismo modo, es posible solicitar la devolución de impuestos por compras de ciertos productos y servicios en países comunitarios que superen los 50 euros: inscripciones en congresos, entradas a eventos deportivos y de ocio, servicios de consultoría y regalos de representación, principalmente.

La solicitud de reembolso se realiza a través del modelo 360, que se presenta vía telemática (una solicitud por cada país). El plazo finaliza el 30 de septiembre del año siguiente a la factura.

En el caso de países no pertenecientes a la Unión Europea, solo podrás solicitar la devolución del IVA pagado si España tiene un acuerdo de reciprocidad con ese país. Entre los países que cuentan con estos convenios con España se encuentran Canadá, Japón, Suiza e Israel, entre otros.

Gastos de viajes de negocios deducibles en el IRPF

Los gastos de viaje profesionales soportados en el extranjero también están exentos de IRPF en España, siempre y cuando estén debidamente justificados y se ajusten a los límites establecidos por Hacienda. Los requisitos quedan especificados en el Real Decreto 439/2007.

En caso de que los importes excedan de los límites marcados por Hacienda para desplazamientos fuera de España ( los detallamos en la tabla de abajo), los trabajadores tendrán que pagar el IRPF correspondiente por ese exceso.

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Por su parte, los gastos de representación, como pueden ser las comidas y eventos de negocios, son deducibles siempre y cuando estén vinculados directamente a la actividad económica y estén debidamente justificados.

En conclusión, conocer los gastos deducibles en el IRPF, mantener un registro detallado de los mismos y guardar los justificantes es fundamental para maximizar las deducciones fiscales.

Las mejores aplicaciones para gestionar gastos de viaje profesionales

Implementar un software especializado en la gestión de gastos profesionales puede mejorar significativamente el cumplimiento de las obligaciones fiscales de las que hemos estado hablando.

Al mismo tiempo, garantizan el control de los gastos de viajes de negocios, justificantes de pago incluidos.  

Para explicar la importancia que tiene para el CFO el uso de la tecnología y de los software de gestión de gastos, lo mejor es listar las ventajas de estas herramientas. Y lo haremos tomando como referencia los beneficios que aporta la tecnología de Okticket.

Ventajas de automatizar la gestión de gastos de empresa con Okticket

• Registro del gasto sobre la marcha. Con Okticket, solo necesitas tomar una foto del ticket o factura con tu móvil, y el gasto se sube a la aplicación en segundos.
• Okticket está homologada por la Agencia Tributaria, lo que significa que los gastos digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.
• Tanto los viajeros de negocios como el equipo de back office pueden añadir comentarios para una posterior justificación.
• Trazabilidad instantánea: Puedes visualizar en tiempo real toda la información de los gastos.
• La información de los gastos se guarda en un entorno cloud seguro, organizada y lista para cuando la necesites.
• Registro de gastos en múltiples monedas: Con la funcionalidad multidivisa, la app convierte los gastos efectuados en diferentes monedas al euro utilizando el tipo de cambio del BCE en el momento de la compra.
• El OCR de Okticket extrae automáticamente la tasa (IVA, IGIC, TVA, etc.).
• En los viajes de negocios, sobre todo cuando son internacionales, los expertos recomiendan ofrecer dietas en lugar del método de reembolsos. Okticket facilita la gestión de dietas para mantener el control del flujo de efectivo.
• Generación de informes detallados que facilitan la revisión y auditoría de los gastos.
• Tarjeta de empresa aceptada globalmente: La OKT Card es una tarjeta inteligente Mastercard que permite establecer límites por usuario, categoría de gastos y periodo de tiempo, además de ofrecer conciliación bancaria automática.

Conclusión: Implementar Okticket para la gestión de gastos de tu empresa no solo simplifica el proceso, sino que también garantiza una mayor eficiencia y control sobre los gastos. ¡Automatiza y optimiza con Okticket!

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Agilidad, adaptabilidad, anticipación, asertividad, autoridad, analítica avanzada, apertura al cambio…. Las funciones del director financiero requieren de una dosis extra de polifacetismo para capear los vientos del cambio.

Paradójicamente, para lograr el éxito económico de una organización, sus CFO deben contar con habilidades que a priori poco tienen que ver con las de un responsable financiero.

Las competencias del director financiero como arquitecto del cambio

Solo hace falta escuchar a los propios líderes financieros para darse cuenta de que son conscientes de su papel como socios estratégicos del negocio. Y eso implica contar con una serie de competencias.

Agilidad

De un director financiero actual se espera que sepa adaptarse a los cambios rápidamente. Y no solo hablamos de fluctuaciones económicas.

La tecnología se mueve muy rápido, y es importante estar al día de las novedades para seguir siendo competitivos. No en vano, entre las múltiples facetas que se les atribuye, se incluye la de “arquitectos de la innovación”.

Del mismo modo, un CFO debe ser ágil a la hora de mover capital hacia nuevas las áreas que aporten mayo valor añadido. Aunque esto suponga la reestructuración, incluso el cierre, de departamentos o negocios poco rentables.

Comunicación

No es la primera vez que hablamos de que la comunicación debe ser una de las principales habilidades del director financiero actual. Para ser un líder estratégico, es fundamental tener capacidad para motivar y saber transmitir la experiencia.

Y no nos olvidemos de la parte estratégica. ¿Cómo se puede trasladar la visión financiera de la empresa a áreas ajenas a los números? Si quieres inspirar a los equipos, estos deben comprender lo que dices.

La empatía, la autenticidad, la transparencia y la ética profesional son cualidades muy valiosas para ser un líder inspirador.

Colaborar con los responsables de otras áreas y mantener una estrecha relación con el CEO también forma parte de las funciones del CFO.

Anticipación

La forma más fácil de aprovechar los desafíos para convertirlos en oportunidades es ir un paso por delante. La tan buscada visión estratégica consiste tanto en anticipar tendencias como en detectar potenciales riesgos.

"La mejor manera de predecir el futuro es crearlo" (Peter Ferdinand Druker)

Esto implica tener visión a largo plazo. Para ello, los directores financieros pueden apoyarse en herramientas que ofrezcan simulaciones y pronósticos.

Análisis del dato

Retomamos de nuevo el término “arquitecto de la innovación” para poner en contexto la importancia de contar con herramientas que permitan realizar análisis avanzados de grandes volúmenes de datos.

No hay que perder de vista que hoy en día el dato manda, y su guardia y custodia corresponde al CFO. Recopilar, supervisar, analizar y presentar le permite tomar decisiones informadas, basadas en datos reales y fiables.

Del mismo modo, gracias a la automatización se reduce muchísimo el tiempo destinado a gestionar los procesos transaccionales.

El CVO: Rol financiero, prioridades extra financieras

Seguro que el térmico CVO (Chief Value Officer) no te resulta extraño. Y aunque en teoría el de director de Valores es un nuevo rol, son muchos los CFO en los que ha recaído esta responsabilidad.

Además de supervisar las gestiones financieras de una compañía, ahora deben desempeñar otras cuestiones ajenas a la contabilidad. Por ejemplo, realizar los informes que respalden que la empresa está cumpliendo con los criterios ESG (ambientales, sociales y de gobernanza).

¿Y cómo va a liderar una persona la transformación digital de una empresa si no trabaja codo a codo con el CIO o con el CTO? Máxime ahora, con la entrada en pista de la Inteligencia Artificial, un nuevo corredor que se mueve rápido.

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Satisfacer las necesidades de los viajeros de negocio sin perder el control de los gastos de viaje de tu empresa. En el Travel & Expense (T&E), encontrar el equilibrio es un gran reto.

Por eso es tan importante que los sistemas de Travel and Expense Management estén alineados con la política de gastos de viaje corporativa. Es decir, con un documento que recoja todo lo relativo a la reserva, los límites, el reporte y la aprobación de los gastos de cada desplazamiento.

Una buena gestión de gastos de viaje equilibra la libertad del empleado con el control de gastos de empresa, y asegura que los recursos se usan de forma eficiente y transparente.

En este artículo veremos:

• Qué es Travel & Expense y por qué es importante en las empresas.
• Cómo crear la política de gastos de viaje en una empresa y conseguir que se cumpla.
• Cómo automatizar el proceso con un software de Travel and Expense.
• Buenas prácticas para optimizar la gestión de gastos de viaje.

Qué es Travel & Expense (T&E)

El concepto Travel & Expense (T&E) engloba todos los procesos relacionados con los viajes de trabajo y los gastos que generan. En el sector también se habla de T&E management para referirse a su gestión.

Incluye tareas como:

• La planificación y reserva de vuelos, trenes, hoteles, coches de alquiler y transporte local.
• La gestión de dietas y kilometraje.
• El registro y la categorización de los gastos.
• La revisión y aprobación de notas de gastos.
• El reembolso al empleado.
• El análisis y control de los gastos de empresa.

En muchas empresas, el gasto total en viajes (lo que en inglés se conoce como travel spend) es una parte importante del presupuesto operativo. Por eso, contar con una política de gastos clara y un Travel and Expense Management eficaz permite reducir costes, agilizar procesos y cumplir la normativa interna y fiscal.

Cómo debe ser la política de gastos de viaje en una empresa: ejemplo

La política de viajes tiene que ser fácil de cumplir, y para eso debe ser muy clara. ¿Qué puntos no pueden faltar para que sea realmente eficaz?

1. Descripción de los beneficios

Para que los empleados entiendan por qué deben cumplir la política, empieza explicando qué les aporta: asistencia en viaje, reembolsos más rápidos o cómo actuar si pierden un vuelo o se les extravía la maleta, por ejemplo.

2. Proceso de reserva

Si no cuentas con un Travel Manager, es probable que los empleados reserven sus propios viajes. Para que no pierdan tiempo buscando transporte y hoteles que luego no pasan el filtro de administración, deben saber a qué atenerse.

• ¿Trabajáis con alguna plataforma de reserva de viajes? Incluye el nombre y los datos de contacto.
• Deja claro si se pueden acumular puntos en programas de fidelización personales.
• Define las normas del Bleisure: qué gastos paga el trabajador si alarga la estancia por ocio (por ejemplo, la diferencia de precio por cambiar la fecha de vuelta o las noches extra de hotel).

3. Límites y tipos de gastos reembolsables

¿Cuánto puedo gastar en el hotel? ¿A cuánto se paga el kilometraje? ¿Para las comidas hay que pedir un anticipo o hay dietas? Si no quieres responder a estas preguntas una y otra vez, ponlo por escrito.

Puedes fijar límites por categoría de gasto y definir lo más relevante de cada una:

• Plataforma de reserva o proveedor autorizado.
• Importe máximo por noche de hotel. Si cambia entre viajes nacionales e internacionales, indícalo.
• Precio máximo reembolsable para desayuno, comida y cena. O, si se pagan dietas, el importe diario asignado.
• Antelación mínima para reservar vuelos y hoteles.
• Precio por kilómetro cuando se usa el vehículo particular.
• Gastos de representación aceptados.
• Otros gastos reembolsables: coches de alquiler, parking del hotel, lavandería en viajes largos o el uso del teléfono personal para asuntos de empresa, por ejemplo.

4. Gastos no reembolsables

Igual que hay gastos reembolsables, hay otros que no lo son. Y suelen generar conflictos, así que conviene dejarlos claros. Los más habituales son los recargos por exceso de equipaje, el minibar del hotel o las multas de tráfico.

5. Proceso de reembolso

Todo lo relativo a los medios de pago aceptados debe quedar claro: desde el uso de la tarjeta corporativa (corporate card) hasta el adelanto de dinero por parte del empleado. Lo mismo con la forma de reportar las notas de gastos y pedir los reembolsos.

Un buen proceso de reembolso (reimbursement process) responde a estas preguntas:

• ¿Cómo es el flujo de aprobación de gastos?
• ¿Qué justificantes son válidos?
• ¿Qué datos mínimos deben tener los tickets?
• ¿Se paga el gasto si el trabajador pierde el justificante en papel?
• ¿Hay algún gasto que no haga falta reportar?
• ¿Usáis una aplicación para digitalizar gastos de empresa? Indica su nombre y dónde descargarla. Una breve guía de uso también ayuda.
• ¿Cuál es la fecha límite para pedir los reembolsos?
• ¿Cuánto tardará el trabajador en recibir el reembolso si adelanta dinero de su bolsillo?

6. Asistencia en viaje

Durante un viaje de negocios pueden surgir imprevistos: desde perder un vuelo hasta necesitar atención médica. Piensa en los posibles escenarios y define qué debe hacer el empleado en cada caso.

Comparte también los datos del proveedor y de los seguros de viaje, con la dirección de contacto y los teléfonos de asistencia en destino.

Otros consejos de interés

Redactar una política de gastos de viaje pensada para que se cumpla exige un trabajo minucioso. Ten en cuenta también estas cuestiones:

• Define unos objetivos (reducir gastos, minimizar errores, prevenir el fraude interno…) y ajusta la política a ellos. Los límites y el reporte pueden variar según el motivo del viaje.
• Adapta la política al tamaño de tu empresa y a cómo viaja tu equipo.
• La política debe ser rigurosa, pero no inamovible. Frecuencia de viajes, destinos habituales, medio de transporte más adecuado… Las necesidades cambian y hay que tenerlo en cuenta.
• Esa flexibilidad también puede aplicarse a las reservas. Tiene sentido limitar el precio del alojamiento o de los billetes, pero a veces es mejor que el propio viajero elija el hotel o el vuelo que mejor le encaja.
• Comunica la política al equipo y publícala en una plataforma a la que todos tengan acceso.
• Asegúrate de que el documento es claro y fácil de entender. Es un problema muy común: según un estudio de Freenow for business, el 71% de los viajeros de negocios españoles no entiende la política de viajes.

Recuerda también la importancia de integrar la política de gastos con el ERP de la empresa.

Cómo garantizar el cumplimiento de la política de Travel & Expense

Diseñar la política de gastos de viaje en una empresa es solo el primer paso. El verdadero reto es que los empleados la cumplan. Estas buenas prácticas ayudan:

Comunicación clara

Los empleados deben conocer la política antes de cualquier desplazamiento. Publicarla en la intranet o en una plataforma accesible, y hacer formaciones periódicas, facilita que se cumpla.

Simplificar el reporte de gastos

Un proceso sencillo y digital permite registrar los gastos rápido, sin retrasos ni errores. Las herramientas de Travel and Expense actuales capturan el ticket con el móvil y lo categorizan de forma automática.

Automatizar los controles de gasto

Un software de Travel and Expense permite configurar controles de gasto (spending controls) y alertas cuando un gasto supera los límites de la política. Así se cumple sin revisar a mano cada nota de gastos.

Ventajas de la política de gastos

Al principio del post vimos algunos beneficios para los trabajadores, pero la empresa es la que más gana.

Control del gasto, visibilidad en tiempo real, capacidad de análisis, transparencia, cumplimiento y mejor experiencia del empleado. En concreto, una política bien definida:

• Reduce el riesgo de aprobar gastos irregulares o que no se ajustan a los criterios de la empresa.
• Facilita el ahorro: desde elegir los proveedores con mejores tarifas hasta limitar los viajes de última hora, que encarecen los precios.
• Reduce las fricciones entre quienes viajan y el back office, porque los empleados ya saben cuánto pueden gastar en cada categoría y qué es reembolsable.

Todo ello se traduce en una empresa más competitiva.

Cómo reducir los gastos de viaje en una empresa

Los viajes corporativos son necesarios, pero pueden disparar los costes si no se gestionan bien. Estas son algunas prácticas habituales para optimizarlos:

Reservas anticipadas

Planificar con antelación da acceso a mejores tarifas en vuelos, trenes y hoteles. Muchas políticas fijan un plazo mínimo para reservar.

Negociación con proveedores

Las empresas que viajan a menudo pueden negociar tarifas corporativas con aerolíneas, hoteles, empresas de coches de alquiler u otros proveedores de transporte.

Control de gastos fuera de política

Uno de los mayores problemas son los gastos que no cumplen las normas internas. Un software de Travel and Expense detecta estos casos y genera alertas automáticas.

Análisis de datos de gasto

Analizar los datos permite identificar patrones de gasto, destinos frecuentes o proveedores más usados. Es clave para optimizar el presupuesto de viajes.

Con estas medidas, las empresas pueden reducir mucho sus gastos de viaje sin restar comodidad ni productividad a los empleados.

Problemas habituales en la gestión de gastos de viaje

Muchas empresas aún gestionan los gastos de viaje con hojas de cálculo, correos electrónicos o procesos manuales. Puede funcionar al principio, pero cuando crecen los viajes aparecen los problemas.

Los más habituales:

• Tickets o justificantes perdidos.
• Retrasos en los reembolsos.
• Falta de visibilidad sobre el gasto real.
• Errores en las notas de gastos.
• Dificultad para detectar gastos fuera de política.

Sin automatización, el departamento financiero dedica muchas horas a revisar justificantes, validar importes y comprobar si cada gasto cumple la política. Y eso genera fricciones, sobre todo cuando los reembolsos se retrasan o hay dudas sobre qué es reembolsable.

Por qué las empresas están digitalizando su Travel & Expense

La mayoría de empresas no digitaliza sus gastos de viaje por una decisión estratégica. Lo hace porque, en algún momento, alguien del equipo financiero pasa tres horas buscando un ticket de taxi de hace dos semanas. Ahí queda claro que el proceso no puede seguir igual.

La digitalización no solo resuelve el problema del papel perdido. Cambia la lógica del proceso: el empleado ya no acumula justificantes durante el viaje para reportarlos al volver. El gasto queda registrado en el momento en que ocurre.

Así, cuando finanzas cierra el mes, no revisa el pasado: trabaja con información actual. Para los equipos que viajan a menudo, es la diferencia entre dedicar días o dedicar horas a cuadrar notas de gastos.

Herramientas de Travel & Expense para agilizar la gestión de gastos

Si a una buena política de gastos le sumas una herramienta alineada con sus criterios, el proceso se optimiza al máximo.

Las soluciones de T&E management automatizan tareas que antes requerían mucho trabajo manual, como el registro de tickets, la validación de gastos o la conciliación contable.

Con Okticket, por ejemplo, puedes ahorrar hasta el 80 % del tiempo dedicado a gestionar los gastos de viaje. Además, se reducen los errores de la gestión manual de notas de gastos.

Al mismo tiempo, te aseguras de que la política se cumple: si no es así, recibes alertas.

Más ventajas de una solución como Okticket:

• Está homologada por Hacienda, así que los tickets y facturas digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.
• Puedes personalizarla a tu medida: límites de gasto por usuario o categoría, precio del kilometraje, flujo de aprobación, categorías de gasto, etc.
• Conciliación automática de los pagos con tarjeta.
• Integración con tu ERP o sistema de gestión empresarial.
• Tarjeta de empresa inteligente con límites de uso adaptados a tu política de gastos.

Como ves, es posible encontrar el equilibrio entre lo que necesita la empresa y lo que piden los equipos.

Qué le pides realmente a un software de Travel and Expense

Hay una trampa habitual al elegir un software de gestión de gastos: se empieza comparando funcionalidades y se acaba eligiendo por precio. El resultado suele ser una herramienta que digitaliza el proceso, pero no lo simplifica.

Un buen software de Travel and Expense debería hacer invisibles las partes que no aportan valor:

• Capturar el ticket sin fricciones.
• Validar que el gasto cumple la política antes de que nadie tenga que revisarlo.
• Volcar los datos en el ERP sin intervención manual.

Y debería hacer visible lo que importa: cuánto se gasta, en qué categorías, si hay patrones anómalos y cuánto queda del presupuesto de viajes. No al cierre del trimestre, sino ahora.

Ese es el criterio real para evaluar una herramienta de T&E: no cuántas funcionalidades tiene, sino cuánto tiempo le devuelve al equipo financiero cada semana.

Conclusión

Una buena política de gastos de viaje en una empresa resuelve algo más que un problema administrativo: reduce la fricción entre quien viaja y quien gestiona las finanzas. Esa fricción, cuando se acumula, cuesta tiempo, errores y satisfacción del equipo.

La tecnología ayuda, pero no sustituye a la claridad. Antes de implantar cualquier herramienta, define bien qué se reembolsa, cuánto, cómo y en qué plazo. Con esa base, un software de Travel & Expense multiplica su impacto.

Si quieres ver cómo funcionaría en tu empresa, podemos enseñártelo sin compromiso.

Preguntas frecuentes sobre Travel & Expense

¿Qué significa Travel & Expense?

Travel & Expense (T&E), también escrito Travel and Expense, es el conjunto de procesos con los que las empresas gestionan los gastos de los viajes de trabajo, desde la reserva hasta el reembolso.

¿Qué incluye la gestión de Travel and Expense?

Incluye la reserva de viajes, el registro de gastos, la aprobación de notas de gastos, el reembolso a los empleados y el análisis de los gastos corporativos.

¿Por qué es importante tener una política de gastos de viaje en una empresa?

Porque define qué gastos son reembolsables, fija límites de gasto y asegura que se cumplen las normas internas.

¿Cómo controlar los gastos de viaje en una empresa?

Combinando tres elementos: una política clara con límites y gastos reembolsables, un proceso de aprobación estructurado y un software de T&E que detecte automáticamente los gastos fuera de política.

¿Qué es un software de Travel and Expense?

Es una herramienta que digitaliza y automatiza la gestión de gastos de viaje: desde la captura del ticket hasta la contabilización, pasando por la validación de la política y la integración con el ERP.

¿Cuánto se puede ahorrar con una herramienta de T&E?

Depende del volumen de viajes y del punto de partida. Herramientas como Okticket permiten reducir hasta un 80 % el tiempo dedicado a la gestión manual de notas de gastos, además de minimizar errores y retrasos en los reembolsos.

Planear un viaje de empresa fuera de Europa puede resultar un desafío, pero todavía es más complicado lidiar con la contabilidad en monedas extranjeras.

¿Tienes que gestionar gastos de viaje profesionales realizados en divisas diferentes al euro? Entonces seguro que estás acostumbrado al baile de cifras provocado por las fluctuaciones en los tipos de cambio.

Pagar en moneda extranjera y contabilizar en euros hace muy difícil poder calcular cuánto ha costado un desplazamiento exactamente. Incluso aunque los empleados lleven el dinero cambiado y paguen en efectivo.

También resulta complicado implementar estrategias eficientes para gestionar los gastos de empresa. ¿Cómo sabes con seguridad qué tipo de cambio aplicar para pasar a euros el importe de un ticket o factura en pesos, libras o dólares (por poner algún ejemplo) fechado hace varios días?

Seguro que te has encontrado con este problema en más de una ocasión. Y eludirlo no es una opción, puesto que una empresa española no puede realizar apuntes contables en una moneda que no sea el euro.

Lo que sí puedes hacer es simplificar el proceso. ¿Sabías que los softwares de gestión de gastos profesionales como Okticket pueden ayudarte? Otra opción a tener en cuenta pueden ser las tarjetas de empresa, como veremos a continuación.

Tarjetas multidivisa para empresas: ¿Cómo funcionan?

Algunas compañías optan por contratar tarjetas de empresa multidivisa. Aunque utilizarlas fuera de España tenga comisiones, el coste les compensa porque pueden controlar los gastos de los trabajadores desplazados.

Generalmente, tienen una serie de características comunes:

1. Puedes personalizar los límites de gasto (por usuario, categoría y periodos de tiempo en el caso de la OKT Card) para alinearlas con la política de gastos de tu empresa.
2. Puedes usarla en todos los establecimientos en los que se acepte su uso, tanto en España como en el extranjero.
3. Normalmente, convierten automáticamente a euros las divisas de las transacciones.

Lo ideal seria que la tarjeta que vayas a contratar ofrezca conciliación automática y se integre fácilmente con tu ERP o software de contabilidad.

Pagar con tarjeta Vs cambiar monedas: ¿Qué es mejor para los viajes de empresa al extranjero?

La alternativa al pago con tarjetas de empresa es el efectivo. En ese caso te ahorrarás las comisiones que te aplique el banco por usar la tarjeta fuera de España. Pero igualmente tendrás que abonar el coste del cambio de divisa a moneda extranjera (entre un 3% y un 5%, según el BBVA).

Y en caso de tener que sacar dinero de un cajero, el coste será bastante elevado.

Además, si tenemos en cuenta lo que nos dicen los bancos, las condiciones que ofrecen las tarjetas para pagos en el extranjero suelen ser más beneficiosas que las que aplican para el cambio de divisas.

Okticket, la solución que simplifica la contabilidad en monedas extranjeras

Como adelantábamos hace unas líneas, la mejor forma de mantener el control de los gastos de viaje en monedas extranjeras es utilizar una herramienta de digitalización y automatización de notas de gastos.

Okticket, sin ir más lejos, te ofrece una cobertura global. Gracias a la funcionalidad multidivisa, puedes gestionar gastos en múltiples monedas.

¿Cómo funciona? Muy sencillo. Una vez fotografiado el ticket, solo tienes que seleccionar la moneda en la que quieres registrar el gasto. Si eliges euros, por ejemplo, automáticamente, el importe se pasará al equivalente a euros.

Para ello, se toma como referencia el tipo de cambio oficial del Banco Central Europeo. En este punto es importante recordar la importancia de que la gestión se haga en el momento de efectuar el gasto para que el tipo de cambio de divisa aplicado coincida con la fecha del justificante.

De esta forma, se agiliza la gestión, reembolso y contabilización de los gastos de viaje de empresa en monedas extranjeras.

Otra ventaja que te ofrece Okticket es la posibilidad de hacer un seguimiento de los gastos en tiempo real. Esto es importantísimo para evitar errores y mantener la contabilidad al día.

Deducción de gastos de viaje en el extranjero

Al mismo tiempo, una app como Okticket facilita la justificación de los gastos de viaje profesionales deducibles. Según el Reglamento del IRPF, son los siguientes:

• Manutención: Fuera de España, el límite deducible es de 91,35 euros al día con pernocta y de 48,08 euros si no es necesario pasar la noche fuera.
• Hoteles y transporte público: No existe límite, pero es necesario acreditar los desplazamientos.

¿Quieres empezar a optimizar la gestión de los gastos con moneda extranjera en los viajes de negocios? Solicita la información que necesites, sin compromiso.

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Desde que en noviembre de 2021 se presentase el programa Kit Digital, las informaciones al respecto se han ido sucediendo. Conocemos los fondos, los requisitos genéricos, los plazos… Pero van surgiendo dudas para las que no se han publicado respuestas.

Después de asistir a varios encuentros virtuales en los que participaban tanto empresas como organismos oficiales, hemos ido recopilando las preguntas que han ido lanzando los participantes, con las respectivas respuestas recibidas.

Así que este post no habla del Kit Digital en general (toda la información está publicada en la web oficial), sino de las preguntas frecuentes que se hacen tanto solicitantes de ayudas como agentes digitalizadores.

Iremos actualizando la información según vayan surgiendo cambios o novedades.

¿Cuál es el plazo para solicitar el Kit Digital?

Depende del segmento. Estos son los plazos indicados en la página de convocatorias de Red.es:

• Segmento III, de 0 a 3 empleados: Hasta el 31 de octubre de 2025‍
• Segmento II (3a10 empleados) y Segmento I (10 a 50 empleados): Hasta el 31 de  diciembre de 2024

• Segmentos IV (50 a 100 empleados): Hasta el 30 de junio de 2025

• Segmento V (100 a 250 empleados): Hasta el 30 de junio de 2025
• Empresas con menos de 50 empleados y una facturación de más de 10 millones de euros: Hasta el 30 de junio de 2025

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¿De qué tamaño son las empresas que pueden solicitar el Kit Digital?

El pasado mes de mayo de 2024, Red.es modificaba las bases y ampliaba la ayuda para el segmento III del Kit Digital (mediante la Orden TDF/435/2024, de 9 de mayo, por la que se modifica la Orden ETD/1498/2021, de 29 de diciembre).

En esta modificación se incluyen además las medianas empresas como nuevas beneficiarias de la ayuda de Kit Digital y se establecen dos nuevos segmentos en función del número de empleados:

• Segmento IV: 50 a 100 empleados
• Segmento V: 100 a 250 empleados

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¿Qué gastos son subvencionables?

Los gastos para la adopción de soluciones: Sitio web, comercio electrónico, gestión de redes sociales, gestión de clientes y/o proveedores, BI y analítica, servicios de oficina virtual, gestión de procesos, factura electrónica, comunicaciones seguras y ciberseguridad. Además, los segmentos IV y V pueden acceder a 4 nuevas categorías: Servicio de Ciberseguridad Gestionada, Gestión de clientes con IA asociada. Business Intelligence y Analítica de IA asociada y Gestión de procesos con IA asociada.

¿Qué gastos no son subvencionables?

La adquisición de hardware (a excepción del TPV), la conectividad, los impuestos o los servicios de consultoría entre otros.

¿Cuál es el importe de la ayuda del Kit Digital?

Depende del tamaño de la empresa y de la categoría de la solución digital (en gestión de procesos el limite son 18.000 euros). Para el segmento de microempresas y autónomos el importe se ha aumentado en 1.000 euros más, por lo que la nueva cuantía del bono digital es de 3.000 euros (Orden TDF/435/2024, de 9 de mayo).

¿Caduca el bono?

Sí. Las empresas tienen 6 meses para gastarlo.

Si solicito el bono para varias categorías, ¿puedo sumar los importes?

Sí, pero tiene que haber un acuerdo para cada categoría. También debes presentar una factura diferente para cada categoría, aunque el agente digitalizador sea el mismo.

¿Pueden acceder a este bono digital todos los sectores?

Algunas actividades han quedado excluidas. La convocatoria dice, textualmente: "Se excluyen de la financiación, en la medida en que resulten aplicables a los conceptos en que se realice el gasto al que se destinan las presentes ayudas:
a) Actividades relacionadas con los combustibles fósiles, salvo en los casos debidamente justificados conforme con la Comunicación de la Comisión Europea 2021/C 58/01.
b) Actividades cubiertas por el régimen de comercio de derechos de emisión de la UE (RCDE) en las cuales se prevean emisiones equivalentes de CO2 que no sean sustancialmente inferiores a los parámetros de referencia establecidos para la asignación gratuita de derechos.
c) Compensación de costes indirectos del sistema de comercio de derechos de emisión.
d) Actividades relacionadas con vertederos de residuos, incineradoras y plantas de tratamiento biológico mecánico que impliquen un aumento de su capacidad o de su vida útil.
e) Actividades en las que la eliminación de desechos puede causar daños a largo plazo al medio ambiente". 

¿Pueden pedir estas ayudas los autónomos en módulos?

Sí  (siempre y cuando cumplan con los requisitos).

¿Cuál es la antigüedad mínima de la empresa solicitante del bono digital?

6 meses.

¿Cuánto se tarda en recibir el bono?

No hay un plazo estipulado, pero sí se sabe que las peticiones se atienden por orden de llegada. Después, se comprueba si las empresas solicitantes cumplen los requisitos para recibir la subvención.

¿Cómo afecta el resultado del test de autodiagnóstico a la hora de acceder a los bonos?

No es vinculante, por lo que se pueden pedir las ayudas independientemente del resultado. El test solo es para conocer el nivel de digitalización de las empresas.

Importante señalar también que solo es obligatorio realizar el primer test (autodiagnóstico digital), los otros dos son voluntarios. Para desbloquearlos es necesario registrarse.

¿Quién le paga al digitalizador?

Una vez emitida la factura, el beneficiario tiene que abonar el IVA al proveedor, pues los impuestos no están incluidos. El resto lo abona Red.es en la cuenta del digitalizador una vez digitalizada la factura y subida a Red.es.

Las ayudas no se dan en forma de dinero, sino de servicios. Por tanto, si la solución es más barata que el importe al que tiene derecho la empresa, la cantidad restante se reintegra a los fondos globales del kit digital.

¿Cuándo tiene que pagar el beneficiario al digitalizador la parte que no cubre el bono digital?

Tanto el pago del IVA como de las cantidades que excedan del importe del bono deben abonarse al agente digitalizador cuando la solución haya sido implantada.  Este pago tiene que ser efectivo antes de que el agente presente la justificación correspondiente a la fase 1. 

¿Cuánto tiempo tardan en cobrar el bono los digitalizadores?

Las empresas digitalizadoras cobrarán el 70% a los tres meses, una vez implantada la solución. El 30% restante, a los 12 meses (en alguna categoría la distribución será 80%/20%).

Es importante señalar que se va a habilitar una línea ICO por si un agente digitalizador necesita financiación.

¿Se puede implementar una solución antes de la firma del acuerdo?

No. Las empresas tienen que esperar a que se abra la convocatoria del bono digital o, en su caso, a que se les conceda. Solo entonces puede llegar  a un acuerdo con el agente digitalizador  si quiere beneficiarse de las ayudas.

En la convocatoria se habilitará un modelo de aceptación y otro de representación voluntaria.

¿Hay que hacer un contrato privado previo al acuerdo de prestación de soluciones de digitalización?

Sí. Una vez recibido el bono y elegido el agente digitalizador, es obligatorio firmar un contrato previo a la formalización del Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización. No basta con pasar un presupuesto.

¿Qué ocurre si la empresa beneficiaria desaparece antes del año?

En principio, el agente digitalizador se quedaría sin cobrar el 30% restante. Hay que recordar que las empresas digitalizadoras se comprometen a implantar la solución en un periodo máximo de tres meses desde la firma del acuerdo y a dar un servicio durante 12 meses.

¿Es posible ser beneficiario y agente digitalizador?

No.

¿Un digitalizador puede ofrecer varias soluciones?

Sí. Del mismo modo, los beneficiarios pueden seleccionar distintos servicios hasta agotar el bono, siempre y cuando estos pertenezcan a categorías diferentes.

¿Qué ocurre cuando una empresa no cumple el requisito de facturación? ¿Puede unirse a otra?

No. No se permiten UTES.

¿Es compatible el Kit Digital con otras ayudas?

No. Estas ayudas previstas en esta convocatoria serán incompatibles con la percepción de otras subvenciones, ayudas, ingresos o recursos, que cubran el mismo coste, procedentes de cualquier Administración o entes públicos o privados nacionales, de la Unión Europea o de organismos internacionales, en aplicación del artículo 9 del Reglamento (UE) 2021/241 del Parlamento Europeo del Consejo de 12 de febrero de 2021 por el que se establece el Mecanismo de Recuperación y Resiliencia y se considerará para su valoración, las diferentes definiciones de empresa que se recogen en el artículo 3 del Anexo I del Reglamento (UE) n.º 651/2014, de la Comisión, de 17 de junio de 2014, por el que se declaran determinadas categorías de ayudas compatibles con el mercado interior en aplicación de los artículos 107 y 108 del Tratado.

La excepción es el Kit Consulting.

¿Qué ocurre si proveedor y cliente tienen discrepancias?

Desde Red.es han dejado claro que no van a hacer de intermediarios.

¿Cómo se calcula el número de empleados de las empresas cuya plantilla oscila en función de las temporadas?

Se realiza una media, según datos aportados por la Seguridad Social. Se tiene en cuenta el número de trabajadores existente en el último ejercicio cerrado. 

En el caso de los autónomos con empleados, estos también contabilizan como parte de la empresa.

¿Qué ocurre si hay algún error en la solicitud?

En ese caso, se enviará un requerimiento y se abrirá un proceso de subsanación con un plazo de 10 días.

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El sector financiero se encuentra en plena transición hacia un nuevo marco normativo. Si en 2023 la regulación se centró en la sostenibilidad y las finanzas digitales, este año se espera la aprobación de una serie de textos legales. En este artículo abordaremos uno de los que más repercusión va a tener: El anteproyecto de ley y proyecto de real decreto para la digitalización y modernización del sector financiero.

En el momento de escribir este artículo, el texto se encontraba en fase de consulta pública (lo estará hasta el 30 de abril de 2024). Con ello, el Gobierno busca recoger las reivindicaciones, necesidades y opiniones de las personas y entidades interesadas en la citada norma.  La finalidad última es garantizar la seguridad y la protección del cliente.

Objetivos del anteproyecto de ley para la digitalización y modernización del sector financiero

¿Cómo afectará la regulación a las partes implicadas? Para responder a esta pregunta hay que empezar por repasar los objetivos de la consulta pública. Según se desprende del texto, son tres:

1. La transposición de directivas europeas relevantes para la digitalización y la modernización del sector financiero:

• DORA
• MiCA
• AMLD
• Directiva 98/266 (firmeza de la liquidación en los sistemas de pagos y de liquidación de valores)
• Directiva 2023/2864 (modificación de determinadas directivas referentes al establecimiento y el funcionamiento del punto de acceso único europeo).

2. La implementación de disposiciones contenidas en Reglamentos europeos relevantes para la digitalización y la modernización del sector financiero, tales como el 2022/2554 (DORA), el 2023/1114 (MiCA) y el 260/2012 (SEPA).

3. El análisis de las diferentes iniciativas nacionales en materia de digitalización financiera. Para ello, aborda cuatro temas importantes:

• La resiliencia operativa digital del sistema de pagos español.
• El régimen jurídico de la representación de valores negociables en criptoactivos y tecnología de registros distribuidos.
• El establecimiento de un punto de acceso único europeo para la información financiera y no financiera de los intervinientes en los mercados financieros.
• El sandbox financiero en España.

Resumiendo, la ley para la digitalización del sector financiero tiene como fin:

• Asegurar un sistema de pagos competitivo y al mismo tiempo, acorde a las necesidades de la ciudadanía.
• Garantizar la ciberresiliencia del sistema financiero.
• Aportar seguridad jurídica y protección a los inversores.

"Como regulador, resulta crucial para nosotros incentivar la innovación, para mantener un sistema financiero competitivo, estableciendo al mismo tiempo las cautelas necesarias para permitir un mejor funcionamiento del sector, garantizando la confianza y protección del cliente y previniendo riesgos sobre la estabilidad financiera" (Carla Díaz Álvarez de Toledo, directora general del Tesoro y Política Financiera)

¿Qué va a suponer para las empresas la ley para la digitalización del sector financiero?

No cabe duda de que el anteproyecto de ley y proyecto de real decreto para la digitalización y modernización del sector financiero ofrecerá diversas oportunidades para las empresas españolas. Especialmente para las orientadas a servicios de finanzas.

A continuación, listamos las principales implicaciones para un SaaS Fintech como Okticket.

Optimización de la eficiencia operativa

La digitalización de los servicios financieros facilita procesos más rápidos y eficientes, desde los pagos instantáneos hasta la gestión automatizada de las gestiones financieras. Con ello, se reducen significativamente los costes operativos empresariales.

Mayor acceso a financiación

Gracias a la implementación del punto de acceso único europeo, las pymes españolas podrán recabar más información clave para poder optar a financiación (tanto a nivel nacional como europeo).

Innovación en Productos y Servicios Financieros

Una vez haya un entorno normativo actualizado, las empresas podrán ofrecer alternativas a los productos financieros tradicionales (soluciones basadas en criptoactivos o tecnología blockchain, por ejemplo).

Expansión en servicios de ciberresiliencia

También es importante destacar la mejora de la resiliencia operativa digital de entidades e infraestructuras financieras. En este punto hay que recordar que se va a establecer un marco normativo nacional que sancionará los incumplimientos. También se designarán autoridades competentes para su supervisión.

Fortalecimiento de la ciberseguridad

La citada obligación de cumplir con estándares de ciberresiliencia más estrictos fomentará la adopción de mejores prácticas en seguridad cibernética en todas las empresas. Esto contribuirá a proteger la información sensible y a fortalecer la confianza en el entorno digital.

Promoción de la competitividad a nivel global

Las nuevas regulaciones europeas facilitarán la adopción de tecnología adaptadas. Como consecuencia, las empresas serán más competitivas en el mercado internacional.

Estimulación de la colaboración entre bancos y empresas Fintech

La digitalización y modernización del sector financiero requerirá de infraestructuras tecnológicas capaces de soportar todas las herramientas. Por tanto, subirá la demanda de soluciones que ofrezcan servicios en la nube y de plataformas de análisis de datos.

Conclusiones

En definitiva, las nuevas oportunidades que surgirán vendrán a fomentar un entorno empresarial más dinámico, resiliente y competitivo a nivel internacional.

¿Quieres empezar desde ya a ser más competitivo? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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Los gastos a los que debe enfrentarse cada mes una organización son inevitables. Lo que sí tiene fácil solución es su gestión ineficiente. ¿Quieras recuperar el control financiero? Empieza por automatizar la gestión de gastos de empresa.

¿Qué es la automatización? ¿Para qué sirve? ¿Por qué la necesitas? Sigue leyendo para descubrir las ventajas de dejar a un lado los procesos manuales y apostar por una solución que te permite ahorrar tiempo y recursos.

Desde digitalizar tickets y facturas hasta detectar errores a lo largo del flujo de validación. Las herramientas de automatización de notas de gastos benefician a todas las personas involucradas en el proceso de reporte y validación. Independientemente del tamaño, la ubicación o el sector de actividad de la compañía.

Del archivador a la nube: Beneficios de automatizar la gestión de gastos de empresa

Quienes todavía siguen lidiando con las hojas de cálculo y los justificantes en papel saben muy bien los lento que resulta el proceso de gestión de gastos. Por no hablar de lo fácil que resulta cometer un error. Dependiendo del volumen de notas de gastos, el coste puede cuantificarse en miles de euros.

Solo ese ahorro económico ya debería ser motivo suficiente para implantar una aplicación de digitalización y automatización de gastos de empresa. ¿Quieres más motivos de por qué la necesitas?

• Pasarás de tener que esperar a fin de mes para conocer el estado de las cuentas a disponer de la información en tiempo real.
• Toda esa información que ahora tienes dispersa en un montón de papeles y formatos estará guardada en una única plataforma. Y lo que es mejor: ordenada para que puedas consultar solo los datos que necesites en cada momento. Por fin podrás hacer los informes que siempre has querido: detallados, con información fiable, de forma ágil y sencilla.
• Los errores derivados de la gestión manual dejarán paso a un control más preciso, en el que no hay cabida para los incumplimientos de las políticas de gastos.
• Incluso los reembolsos se agilizarán. Podrás realizar al instante las aprobaciones que ahora pueden tardar semanas. Todos contentos. Los empleados recuperan el dinero adelantado mucho antes y el departamento de finanzas puede pasar a otra tarea rápidamente.

En definitiva, automatizar la gestión de los gastos de empresa es la senda que te guiará hacia un control financiero óptimo. Más rentable, más preciso, más inteligente.

Integración de sistemas: Registra en la app, contabiliza en tu ERP

Espera, que todavía no hemos acabado. Las soluciones de automatización más potentes se integran con otras herramientas de gestión empresarial.

¿Qué ERP utilizas en tu empresa?  Okticket te ofrece conectores bidireccionales y evolutivos con los principales sistemas de ERP, RRHH y BI del mercado.

Cómo empezar a automatizar el proceso de gestión de gastos

Si has llegado hasta aquí probablemente sea porque estés pensando en contratar una herramienta para automatizar la gestión de gastos. ¿O quizá ya tienes una, pero hay algún aspecto que no acaba de convencerte? Sea como sea, lo más recomendable es que te tomes un tiempo para evaluar qué necesitas.

1. Lo primero que deberías hacer es identificar las necesidades de tu empresa.  ¿Qué problema estás tratando de resolver? Ahorrar tiempo, frenar el fraude interno, reducir errores…
2. También debes tener en cuenta cómo es el actual proceso de pagos y reembolsos. ¿Los empleados adelantan el dinero de su bolsillo o pagan con tarjeta de empresa? ¿Existe un flujo de aprobación bien definido o los trabajadores llegan con el ticket y se les realiza el reembolso sobre la marcha?
3. Una vez tengas una idea de qué debes pedirle a la herramienta de automatización de gastos a implantar, ya puedes empezar a comparar las diferentes opciones existentes en el mercado. ¿En qué debes fijarte? Te lo contamos en el siguiente punto.

¿Cuál es la mejor herramienta para gestionar gastos de empresa?

Una solución de automatización debe contar con una serie de características clave.

Accesibilidad

La sencillez de uso es fundamental para garantizar que los usuarios van a utilizarla. A esto hay que añadir la conveniencia de contar con una app móvil. De esta forma, los empleados pueden entrar a reportar y/o gestionar los gastos en el momento.

Personalización

Nos hemos acostumbrado a encontrarnos con sistemas que ofrecen una serie de funcionalidades estándar a las que tenemos que adaptarnos. Pero lo ideal es que la solución que elijas sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a las necesidades de cada cliente.

Integración

Otro aspecto importantísimo es que la herramienta de automatización sea capaz de conectarse con software de contabilidad que utilices en tu empresa. De esta forma, los gastos que se registran en la app se volcarán automáticamente para su contabilización en tu ERP o sistema de gestión empresarial.

Rapidez

El principal objetivo de una herramienta de automatización es que ahorre tiempo a los equipos. De ahí la importancia de asegurarse de que la tecnología elegida sea rápida extrayendo los datos, registrando la información y automatizando el flujo de aprobación.

En este sentido, Okticket te ahorra el 80% del tiempo con respecto a la gestión manual de gastos profesionales. Además, el proceso de implantación es rápido, sencillo y con acompañamiento.

Múltiples opciones de atención al cliente

Cuantas más opciones tengas para ponerte en contacto con el servicio de Soporte, mucho mejor. Poder obtener atención por correo electrónico y por chat es muy cómodo, pero algunas veces necesitamos hablar con alguien en persona.

En Okticket también ofrecemos soporte telefónico local.

Otros requisitos importantes

• Posibilidad de establecer límites y alertas alineados con la política de gastos de tu empresa.
• Conciliación bancaria automática.
• Conversión automática desde cualquier divisa a euros. Esta característica es especialmente relevante si en tu empresa hay empleados que viajan fuera de la zona euro.
• Seguimiento de los gastos en tiempo real.
• Flexibilidad para poder pagar como quieras (en efectivo, con la tarjeta de tu empresa, con tarjeta gasolina, etc.)
• Clasificación de los gastos por usuarios y categorías.
• Capacidad para adaptarse al crecimiento de tu empresa.
• Homologación por parte de la Agencia Tributaria. Solo así podrás deshacerte de los tickets y facturas en papel.
• Garantía de que los gastos de tu empresa van a quedar almacenados en un entorno seguro.

Consejos para aumentar el impacto de la automatización de gastos

Pero el proceso no se acaba con la puesta en marcha del software de automatización de gastos.  De forma paralela a la implantación es necesario que tomes una serie de precauciones.

• Asegúrate de que los equipos actuales van a ser capaces de soportar el proceso que está por llegar. En caso contrario, tienes que modernizarlo.
• Ofrece formación a los empleados que no cuenten con las competencias necesarias como para utilizar la nueva herramienta de automatización.
• Si la compañía no cuenta todavía con una política de gastos, ha llegado el momento de abordar la tarea.
• Una vez empiecen a llegar lo datos, tienes que analizarlos para poder detectar oportunidades de mejora.

A modo de resumen, automatizar la gestión de los gastos de empresa es el primer paso para simplificar el proceso, ahorrar dinero y optimizar recursos. Los gastos innecesarios y los errores administrativos asociados a la gestión manual se minimizan, al mismo tiempo que se facilita la toma de decisiones basadas en análisis precisos.

¿Quieres conocer todas las ventajas de Okticket? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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