Cuenta 629: Qué es y qué gastos incluye

Contabilizar de forma correcta los gastos de empresa es fundamental para tener una visión más fiable y real de la situación financiera. Además, es necesario de cara a su posterior justificación. ¿Tienes clara la diferencia entre la cuenta 629, la 627, la 623 o la 640?

Es frecuente que el asiento de ciertos gastos corporativos genere dudas. Suele ocurrir, por ejemplo, con la contabilización de los gastos de viajes de empresa. Para tratar de arrojar luz sobre este asunto, a lo largo de este post analizaremos las particularidades de la cuenta contable 629. ¿Qué es? ¿Para qué se utiliza? ¿Qué gastos no deberían incluirse?

Iremos respondiendo a estas preguntas. Pero para hacerlo de forma más entendible, comenzaremos por hacer un repaso rápido al cuadro de cuentas del Plan General de Contabilidad (PGC).

Tipos de cuentas contables: Las peculiaridades del grupo sexto

Dentro del PGC encontramos 195 cuentas contables distribuidas en nueve grupos:

• Grupo 1: Financiación básica.
• Grupo 2: Activo no corriente.
• Grupo 3: Existencias.
• Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones comerciales.
• Grupo 5: Cuentas financieras.
• Grupo 6: Compras y gastos.
• Grupo 7: Ventas e ingresos.
• Grupo 8: Gastos imputados al patrimonio neto.
• Grupo 9: Ingresos imputados al patrimonio neto.

En este post vamos a centrarnos en el grupo sexto (“compras y gastos”). Aquí, encontramos 10 grupos contables:

• 60: Compras.
• 61: Variación de existencias.
• 62: Servicios exteriores. Agrupa varias subcuentas que representan las remuneraciones a que tiene derecho el trabajador, tanto en efectivo como en especie, así como distintas contribuciones. Pueden ser gastos en I+D, alquileres, transporte, etc.
• 63: Tributos, impuestos y tasas.
• 64: Gastos de personal: sueldos, indemnizaciones, seguridad social, retribuciones…
• 65: Otros gastos de gestión.
• 66: Gastos financieros.
• 67: Pérdidas procedentes de activos no corrientes y gastos excepcionales.
• 68: Dotaciones para amortizaciones.
• 69: Pérdidas por deterioro y otras dotaciones.

¿Qué es la cuenta 629?

De todos ellos, el subgrupo 62 es uno de los más confusos. Y no es de extrañar, puesto que es fácil cometer errores a la hora de imputar gastos. Por ejemplo, los gastos de transporte van en la cuenta 624, mientras que los de locomoción se deben contabilizar en la cuenta 629 del Plan General Contable.

De hecho, la cuenta 629 “Otros servicios” es una especie de cajón de sastre al que van a parar todos los gastos en servicios exteriores que no encajan en categorías más específicas del subgrupo 62.

Pero esto no quiere decir que puedan incluirse todos los gastos generales. Solo las compras que están relacionadas con el ejercicio de la actividad empresarial. Principalmente, los gastos de los viajes de empresa.

¿Para qué se utiliza la cuenta 629 del PGC? Evita los errores más frecuentes

Veamos algunos ejemplos de gastos de empresa que están incluidos en esta cuenta contable de gastos:

• Los gastos de manutención, alojamiento y locomoción en viajes de negocios: kilometraje, gasolina, tickets de restaurantes, hoteles, billetes de tren, de avión, peajes o aparcamiento, entre otros.
• Las dietas o viáticos. Es decir, el dinero que se adelanta a los empleados en movilidad en previsión de los gastos de alojamiento y manutención que va a generar un desplazamiento. Aquí hay que aclarar que, si la dieta se incluye en la nómina, debería contabilizarse en la cuenta 640.
• Gastos derivados de la Inspección Técnica de Vehículos de los vehículos de empresa.
• Gastos de teléfono.
• El material de oficina (sellos, tóner, folios, artículos de escritura…)
• Los servicios web (pago del dominio, por ejemplo).
• Los cursos de formación también se contabilizan aquí.

Diferencias entre la cuenta 629 y la cuenta 627

En cambio, no estarían incluidos los gastos ocasionados para lograr un fin comercial. Ni siquiera cuando los empleados tengan que desplazarse.

En este supuesto estaríamos hablando de gastos de representación. Y como tales, deben asentarse en la cuenta 627, la destinada a “Publicidad, propaganda y relaciones públicas”.

Los ejemplos más frecuentes son los regalos de empresa o las comidas con clientes.

El merchandising o las campañas publicitarias también se contabilizan en la cuenta contable 627.

La importancia de mantener una correcta contabilidad de la cuenta 629

Cometer un error al contabilizar los gastos que deben anotarse en la cuenta 629 es fácil. Pero si logras hacerlo correctamente, tu empresa obtendrá muchos beneficios.

• El control y seguimiento de los gastos se simplifica.
• La contabilidad será mucho más precisa y detallada.
• Es más fácil cumplir con las obligaciones fiscales.
• Tener una visión clara y realista de todos los gastos ayuda a tomar decisiones más racionales.
• Si se produce una auditoría contable , la cuenta contable 629 se revisa para comprobar que los gastos son reales y están bien clasificados. Por tanto, cuanto más precisa sea, más transparente serán las prácticas contables a los ojos del auditor.

¿Quieres mejorar tu eficiencia contable? La forma más rápida de acabar con los errores manuales es automatizar la gestión de los gastos de empresa.

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Contabilizar los gastos de viajes de negocios: Cómo te ayuda Okticket

Herramientas como Okticket te permiten registrar todos los gastos que deben ir a la cuenta 629, entre otras.

En cuanto los gastos se han digitalizado, quedan almacenados y ordenados en un entorno cloud seguro. De esta forma, el departamento financiero siempre tendrá acceso rápido a la información que necesite.

Una sola plataforma basta para simplificar el proceso:

• Con una simple foto realizada desde la app, el gasto queda digitalizado y registrado.
• El revisor puede comprobar las hojas de gastos en el momento.
• El departamento financiero no tiene que esperar a final de mes para tramitar los gastos.  
• Gracias a la integración de Okticket con los principales ERP y sistemas de gestión empresarial del mercado, la contabilización se realiza de forma automatizada.

Y muy importante. Recuerda que los gastos corporativos deben estar justificados de forma adecuada de cara a su presentación antes Hacienda. Con Okticket tendrás la seguridad de que los documentos digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.

Si quieres mantener la contabilidad de los gastos de viaje a raya, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.

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