VIÁTICOS: ¿Qué son y cómo se gestionan estos gastos de empresa?

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"Prevención, en especie o en dinero, de lo necesario para el sustento de quien hace un viaje”. Esta es la definición de “viático” otorgada por la RAE. Por tanto, los gastos viáticos vienen a ser lo mismo que las dietas.

Es decir, se trata de una remuneración que se hace al trabajador en movilidad para compensar los gastos de alojamiento y/o manutención que tiene que soportar durante un desplazamiento fuera de su localidad de residencia o de la del centro de trabajo habitual.

El Estatuto de los Trabajadores recoge los viáticos como un derecho laboral, pero no especifica las condiciones económicas (artículo 40.6). Son las propias empresas las que tienen que definir las cantidades a abonar en su convenio colectivo.

También el procedimiento a seguir para pagar las dietas. Estas cantidades suelen abonarse antes de los desplazamientos, aunque puede ocurrir que se reembolsen a posteriori y se incluyan en la nómina del trabajador (en la sección “devengos” con el concepto “percepciones no salariales”).

REQUISITOS PARA DEDUCIR LOS VIÁTICOS

Donde no existen apenas diferencias entre viáticos y gastos de viaje es a efectos fiscales. La Agencia Tributaria dice, textualmente: “Están exceptuados de gravamen las asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería que cumplan los requisitos y límites que se señalan en el artículo 9 del Reglamento del Impuesto”.

A tener en cuenta: Cuando las cantidades a percibir por el trabajador no sobrepasen los límites indicados en la tabla de arriba, no será necesario que las incluyan en la declaración de la renta. Lo que sí deben hacer es justificar los gastos, tanto a efectos fiscales como de contabilidad para la empresa.

Para los gastos de manutención, así como de alojamiento y transporte, es necesario pedir la factura. En el caso de las comidas de negocios, es importante recalcar que deben realizarse en un establecimiento hostelero. A la hora de pedir la factura, no pueden faltar una serie de datos: número de factura, nombre de la empresa, razón social, CIF, datos del restaurante, fecha, desglose de los conceptos, base imponible y tipo impositivo.

Además, hay que contabilizarlos correctamente para evitar problemas. Las dietas y gastos de viaje se contabilizan en el grupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”). Los gastos de alojamiento y manutención van en la cuenta 627 del (“Publicidad, propaganda y RRPP”). Por su parte, los de locomoción van en la cuesta 629 (“Otros servicios”).

En el caso de incluir los viáticos en la nómina de los trabajadores, es importante identificar el concepto como percepción no salarial. La contabilidad se realizará en la cuenta 640.

PROBLEMAS DE GESTIONAR A MANO LOS VIÁTICOS

• Se tarda mucho tiempo en reportar, supervisar y validar las notas de gastos.
• El tiempo que los empleados dedican a realizar tareas repetitivas para el control de gastos de viaje, es tiempo perdido para poder destinar a los procesos que sí van a reportarte beneficios empresariales.
• Los tickets se pierden o se estropean.
• Se pierde la trazabilidad de la información de gastos.
• Es más fácil sufrir fraude interno.
• Se dificulta el cumplimiento de la política de gastos de viaje.

TIPS PARA CONTROLAR LOS GASTOS DE VIAJE PROFESIONALES

Para optimizar la gestión de las dietas laborales lo ideal es implantar un procedimiento interno. Algunos consejos:

• Calcula el presupuesto. Y revísalo de forma periódica por si fuera necesario realizar ajustes
• Establece un protocolo de solicitud de dietas. Los empleados tienen que conocer cómo tienen que pedirlas, a quién y con cuánto tiempo de antelación
• Del punto anterior se desprende que tiene que haber una persona responsable de gestionar los viáticos
• Informa a los trabajadores sobre qué gastos se consideran dietas para que no haya malentendidos
• Refleja los importes y los requisitos en la política de gastos de viaje de la empresa

VENTAJAS DE DIGITALIZAR LAS NOTAS DE GASTOS

Una de las principales medidas que las empresas deberían tomar para gestionar los viáticos es implantar un software de digitalización de gastos.  ¿Cuáles son las ventajas de una app de gastos de viaje de empresa?

• Simplifican la gestión de las notas de gastos.
• Los trabajadores desplazados no tendrán que acumular tickets, ni dejarán de recuperar el dinero adelantado por culpa de tickets perdidos o deteriorados.
• Ayudan a cumplir con las obligaciones fiscales.
• Se reducen los errores manuales y el riesgo de sufrir fraude interno.
• Las empresas ahorran tiempo y dinero.
• Los trabajadores pueden dedicar más tiempo a tareas de mayor valor productivo.
• Posibilitan el análisis de los datos.
• Al ganar en eficacia, aumenta la competitividad.

OPTIMIZA LA GESTIÓN DE LAS DIETAS CON OKTICKET

Como ya hemos dicho, la mejor forma de optimizar la gestión de los viáticos es implantar una herramienta de digitalización. En este punto es importante señalar que Okticket es la solución Fintech más rápida y potente para gestionar las notas de gastos.

La aplicación de gastos de viaje profesionales está pensada para optimizar y cubrir todo el proceso de gestión de notas de gasto, desde el momento en que se efectúa el pago, hasta los procesos de validación, control e integración con el ERP de la empresa.

OKTICKET: ¿CÓMO FUNCIONA Y QUÉ PUEDE HACER POR TI?

• Ahorro: Al estar homologada por la Agencia Tributaria, el justificante digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel. No volverás a perder más deducciones fiscales por culpa de tickets extraviados o con la información ilegible.
• Inmediatez: Con Okticket, el proceso de contabilización de las notas de gastos se simplifica y agiliza. Reduce el tiempo invertido en la gestión de viáticos hasta un 80%
• Trazabilidad: Rastrea todo el proceso de los gastos. Controla toda la información en una única plataforma y en cuestión de segundos. Sabrás al instante quién ha realizado un gasto, cuándo y dónde.  

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