Viáticos: Qué son, cómo gestionarlos y deducirlos correctamente

‍

"Prevención, en especie o en dinero, de lo necesario para el sustento de quien hace un viaje”. Esta es la definición de “viático” otorgada por la RAE. Por tanto, los gastos viáticos vienen a ser lo mismo que las dietas.

En el ámbito laboral español, se trata de una remuneración que se hace al trabajador en movilidad para compensar los gastos de alojamiento y/o manutención que tiene que soportar durante un desplazamiento fuera de su localidad de residencia o de la del centro de trabajo habitual.

Entender este concepto es clave para poder optimizar la gestión de estos gastos, asegurando el cumplimiento fiscal y maximizando las deducciones. En este artículo, analizamos cómo gestionar eficientemente los viáticos y el impacto de su digitalización en la rentabilidad empresarial.

Viáticos: Definición y marco legal (H2)

‍

Como decíamos, los viáticos son gastos que la empresa cubre para empleados en movilidad laboral, incluyendo alojamiento, manutención y transporte. Según el Estatuto de los Trabajadores (artículo 40.6) es un derecho laboral, pero cada empresa define sus condiciones económicas en el convenio colectivo.

Desde un punto de vista financiero, es importante:

• Determinar si los viáticos están exentos de IRPF.
• Garantizar que los gastos sean deducibles según la normativa fiscal.
• Contabilizar correctamente estos desembolsos para evitar problemas contables.

‍

También queda en manos de las empresas el procedimiento a seguir para el pago de las dietas. Estas cantidades suelen abonarse antes de los desplazamientos, aunque puede ocurrir que se reembolsen a posteriori y se incluyan en la nómina del trabajador (en la sección “devengos” con el concepto “percepciones no salariales”).

‍

Requisitos para deducir los viáticos (H2)

Las empresas pueden deducir ciertos gastos de viajes si cumplen con los siguientes criterios:

• Ser razonables. No se pueden deducir gastos de naturaleza lujosa o extravagante, ni aquellos con fines personales.

• Ser justificables. Deben estar directamente relacionados con actividades comerciales, como conferencias o reuniones de negocios.

Dietas exentas de pagar IRPF

‍

La Agencia Tributaria dice, textualmente: “Están exceptuados de gravamen las asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería que cumplan los requisitos y límites que se señalan en el artículo 9 del Reglamento del Impuesto”.

‍

A tener en cuenta: Cuando las cantidades a percibir por el trabajador no sobrepasen los límites indicados en la tabla de arriba, no será necesario que las incluyan en la declaración de la renta. Lo que sí deben hacer es justificar los gastos, tanto a efectos fiscales como de contabilidad para la empresa.

¿Cómo justificar y contabilizar los viáticos correctamente? (H3)

Para garantizar la deducibilidad de los gastos de manutención, así como de alojamiento y transporte, es necesario:

1. Pedir el justificante correspondiente. Es obligatorio solicitar facturas con todos los gastos fiscales necesarios: número de factura, nombre de la empresa, razón social, CIF, datos del restaurante, fecha, desglose de los conceptos, base imponible y tipo impositivo.
2. En el caso de las comidas de negocios, es importante recalcar que deben realizarse en un establecimiento hostelero.
3. Se deben contabilizar correctamente para evitar problemas. Las dietas y gastos de viaje se contabilizan en el grupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”).

• Los gastos de alojamiento y manutención van en la cuenta 627 (“Publicidad, propaganda y RRPP”). 
• Los de locomoción van en la cuenta 629 (“Otros servicios”).
• En el caso de incluir los viáticos en la nómina de los trabajadores, es importante identificar el concepto como percepción no salarial. La contabilidad se realizará en la cuenta 640.

‍

Cómo una gestión manual de viáticos afecta a la rentabilidad de la empresa

Un control inadecuado de los viáticos puede derivar en:

• Pérdidas fiscales provocadas por los gastos no deducibles a causa de la  falta de justificantes (los tickets se pierden o se estropean).
• Desperdicio de recursos, ya que los procesos manuales consumen mucho tiempo y generan errores. El tiempo que los empleados dedican a realizar tareas repetitivas para el control de gastos de viaje, es tiempo perdido para poder destinar a los procesos que sí van a reportarte beneficios empresariales.
• Mayor riesgo de fraude, puesto que se pierde la trazabilidad de los gastos. 
• Dificultad para lograr que la política de gastos de viaje se cumpla.

Según la Global Business Travel Association (GBTA), una mala gestión de gastos de viaje puede generar pérdidas de hasta un 30% en deducciones fiscales debido a errores administrativos y fraude interno.

‍

‍

‍Estrategias para optimizar la gestión de viáticos

Para evitar riesgos, gestionar eficientemente los viáticos y cumplir con la normativa fiscal vigente, los responsables financieros deben implementar unas prácticas claras:

1. ‍Establecer políticas claras en las que se definan las cuantías económicas y donde se detallen los gastos que se consideran razonables y necesarios.
2. Definir un protocolo de solicitud de dietas. Los empleados tienen que conocer cómo tienen que pedirlas, a quién y con cuánto tiempo de antelación
3. Del punto anterior se desprende que tiene que haber una persona responsable de gestionar los viáticos.‍
4. Capacitar al personal, de tal forma que comprendan las políticas y procedimientos de cobro. No puedes olvidarte tampoco de informar a los trabajadores sobre qué gastos se consideran dietas para que no haya malentendidos
5. Calcular el presupuesto. Y revisarlo de forma periódica por si fuera necesario realizar ajustes‍
6. Implementar un software de gestión de gastos de viaje profesionales para facilitar el seguimiento y la aprobación de viáticos.‍
7. Justificar cada gasto con comprobantes válidos.
8. Contabilizar los gastos según el Plan General de Contabilidad.

‍

Beneficios Financieros de digitalizar los viáticos

Una de las principales medidas que las empresas deberían tomar para gestionar los viáticos es implantar un software de digitalización de gastos.  ¿Cuáles son las ventajas de una app de gastos de viaje de empresa?

• Ahorro de tiempo y dinero gracias a la automatización de procesos.
• Simplicidad en la gestión de las notas de gastos.
• Cumplimiento con las obligaciones fiscales.
• Mejora en la toma de decisiones, gracias a la disponibilidad de datos en tiempo real.
• Reducción de los errores manuales y del riesgo de sufrir fraude interno.
• Aumento de la competitividad.

Okticket: ¿Cómo funciona y qué puede hacer por tu empresa? (H3)

En este punto es importante señalar que Okticket es la solución Fintech más rápida y potente para gestionar las notas de gastos.

La aplicación de gastos de viaje profesionales permite optimizar y cubrir todo el proceso, desde la captura del gasto hasta la validación y contabilización en el ERP de la empresa.

• Ahorro: Al estar homologada por la Agencia Tributaria, el justificante digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel. No volverás a perder más deducciones fiscales por culpa de tickets extraviados o con la información ilegible.
• Inmediatez: Con Okticket, el proceso de contabilización de las notas de gastos se simplifica y agiliza. Reduce el tiempo invertido en la gestión de viáticos hasta un 80%
• Trazabilidad: Rastrea todo el proceso de los gastos. Controla toda la información en una única plataforma y en cuestión de segundos. Sabrás al instante quién ha realizado un gasto, cuándo y dónde.  

Conclusión

En resumen, gestionar adecuadamente los viáticos implica comprender qué gastos son deducibles y llevar un control claro de los mismos. Esto asegura que la empresa pueda maximizar sus beneficios fiscales mientras mantiene un uso responsable de los recursos.

Implementar un software de digitalización como Okticket es clave para mejorar la trazabilidad, reducir errores y garantizar el cumplimiento normativo, impactando directamente en la rentabilidad de la empresa.

Descubre cómo Okticket puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero hoy mismo.

‍

‍