El fraude interno cuesta a las empresas 8.000 euros al mes de media

¿Qué harías si tu empresa perdiera un 5% del importe de sus ingresos anuales? Probablemente no pararías hasta encontrar el motivo y pondrías todos los medios a tu alcance para que no se repitiera. Pues bien, se estima que ese es el coste empresarial del fraude interno.

¿De cuánto dinero hablaríamos en tu caso? ¿A pesar de todo sigues sin tomar medidas?

Uno de los informes más recientes es el “Global Study on Occupational Fraud and Abuse 2022”, elaborado por la ACFE (Association Certified Fraud Examiners) tomando como muestra casos de 133 países. En él se concluye que el fraude interno supone pérdidas de entre un 6% y un 7% a las compañías que lo sufren.

Las cifras hablan por sí solas:

• Los casos de fraude interno tardan un año en detectarse y causan una pérdida media de 8.300 dólares al mes (7.900 euros). La buena noticia es que la pérdida media ha bajado un 16% con respecto a 2020 (año del anterior informe de ACFE.
• El coste de las irregularidades para las empresas es de 3,6 billones de dólares a nivel mundial (34.000 millones de euros aproximadamente).

Los fraudes en notas de gastos más comunes

El fraude interno es el ocasionado por los propios trabajadores o directivos de una organización, y va desde el robo de material hasta hacer trampas con la jornada laboral, pasando por la falsificación de los justificantes de gastos de viaje profesionales.

Estos problemas relacionados con el reporte de gastos a los que se enfrentan las empresas suelen ser consecuencia de la gestión manual de las notas de gastos. ¿Cuáles son las irregularidades más frecuentes en este caso?

Errores documentales

Un ejemplo puede ser el de un empleado que presenta un ticket o factura que no sirve como justificante. Puede hacerlo de forma deliberada, o por desconocimiento. Por eso es importante recordar que estos documentos deben cumplir una serie de requisitos para considerarse válidos:

• Fecha y lugar de emisión
• Numeración de la factura
• CIF/NIF
• Dirección y demás datos del emisor
• Importe con el tipo impositivo
• Moneda en la que se paga
• Descripción de los productos/servicios
• No tener datos borrosos que dificulten su lectura.

También puede ocurrir que al rellenar una nota de gastos de forma manual, el trabajador anote la compra pero no adjunte el justificante.

Incluso que la información de los justificantes o se manipule manualmente. O más frecuente todavía, que el ticket se guarde durante varios días y la tinta se borre, con lo que la información se vuelve ilegible.

Gastos duplicados

No es extraño encontrarse con situaciones en las que dos trabajadores de la misma empresa van a comer juntos o comparten coche de alquiler y piden un ticket cada uno. Después, ambos lo incluyen en sus notas de gastos.

Irregularidades cronológicas

Una factura de un gasto realizado en festivo o fuera del horario laboral entraría dentro de esta tipología, al igual que un ticket antiguo que se ha pasado al departamento financiero cuando ya han transcurrido el periodo máximo establecido por la empresa o, simplemente, que no coincida con la fecha del viaje.

Exceso de gasto

Cuando el ticket/factura excede la cantidad marcada en la política de gastos de la empresa.

Adquisición de artículos 'no compliance'

El trabajador compra un artículo considerado como no reembolsable y aun así carga el gasto a la empresa.

Por regla general, es en las pequeñas empresas donde se dan más casos de fraude interno (el coste medio sube hasta los 150 dólares), probablemente porque hay menos control. Por departamentos, la mayoría de los casos se dan en Operaciones, Contabilidad, equipo directivo y Ventas.

Herramientas para prevenir el fraude interno

La consecuencia más inmediata del fraude interno es la pérdida de competitividad reputación y, consecuentemente, de clientes. Para no llegar a esta situación, las empresas deben tomar las medidas necesarias para prevenirlo y combatirlo.

Contratar tarjetas de empresa

Este producto te permitirá descubrir en el momento si uno de tus empleados hace un uso indebido de ella. Además, ofrecen diversas funcionalidades orientadas al cumplimiento de la política de gastos.

Las ventajas de este medio de pago son numerosas. Vamos a tomar como ejemplo la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket:

• Definir un límite de gasto para cada usuario
• Establecer unas fechas determinadas para que puedan ser usadas
• Restringir su validez a determinadas categorías de comercios
• Recibir automáticamente la solicitud de aprobación de los gastos según se vayan sucediendo las transacciones
• Agrupar todos los gastos de viaje generados: gasolina, restaurantes, hoteles, peajes, etc.
• Generar informes personalizados para saber cuánto dinero gasta cada empleado y en dónde realiza los pagos
• Realizar evaluaciones de riesgos
• Establecer códigos éticos internos
• Tratar de hacer una previsión de gastos para tener controlado el flujo de caja
• Contar con una única plataforma para gestionar los gastos.

Al mismo tiempo, deberías poner en marcha políticas de gastos para los trabajadores en movilidad o que trabajan en remoto.

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