¿Dónde se pierde el dinero de tu empresa? Cómo detectar los gastos hormiga que ahogan tu cash flow

Los gastos hormiga de una empresa son pagos pequeños y recurrentes que, uno a uno, no llaman la atención, pero que sumados restan liquidez.

Licencias que nadie usa, taxis sin ticket, tarjetas sin control, comisiones por cambio de divisa… Un sangrado silencioso, una fuga de dinero que en un año puede llegar a miles de euros.

Y como suelen ser pequeñas cantidades, son difíciles de ver. En las siguientes líneas repasamos dónde suelen esconderse, cuánto pueden llegar a sumar y cómo encontrarlos.

¿Qué son los gastos hormiga en una empresa?

Un gasto hormiga en una empresa es un pago de importe bajo que se repite con frecuencia y que nadie revisa porque, por sí solo, no parece importante. El problema viene cuando se suman muchos gastos innecesarios.

Comparten unos rasgos comunes:

• Son pequeños. Están por debajo de cualquier umbral de aprobación, así que pasan el filtro sin que nadie los mire.
• Se repiten. Cada mes, cada semana o cada viaje. Muchos se renuevan solos.
• No tienen dueño. Nadie es responsable de ellos, así que nadie se pregunta si siguen haciendo falta.

A diferencia de los gastos personales, que sí notamos en el bolsillo, en una empresa, el gasto lo hace una persona. Pero lo paga otra y lo revisa una tercera, si es que alguien lo revisa. Nadie ve el total. Por eso cuesta tanto detectarlos.

6 gastos innecesarios en una empresa que casi nadie ve

La fuga de dinero en una empresa suele colarse por los mismos sitios. En la siguiente tabla tienes los seis más habituales, por qué pasan desapercibidos y dónde buscarlos.

Este último tiene, además, el coste añadido de que sin factura no se puede recuperar el IVA y el gasto es más difícil de justificar ante Hacienda.

Lo explicamos en detalle en este artículo sobre los costes de los viajes de negocios.

Licencias que nadie usa: cuando el problema no es el software, sino el descontrol

Alguien del equipo contrata una herramienta, pero esa persona se va y la herramienta cae en el olvido, así que nadie la está usando. O, peor aún, la pagaba con su tarjeta personal y la pasaba cada mes por la nota de gastos.

Pasa más de lo que parece. Contratar una herramienta hoy cuesta dos minutos y una tarjeta. Darla de baja, en cambio, requiere que alguien se acuerde.

¿Gasto hormiga o inversión? Cuatro preguntas para saberlo

Antes de que te pongas a cancelar licencias a lo loco, diferencia lo que sobra de lo que puede ser rentable si se utiliza bien. Algunas preguntas que puedes hacer sobre cada herramienta:

1. ¿Cuánta gente la usa de verdad? Compara usuarios de pago con usuarios activos en los últimos 90 días.
2. ¿Ahorra trabajo que se pueda medir? Horas de tareas manuales, errores que evita, días que recorta en un proceso.
3. ¿Se conecta con el resto de sistemas? Si sus datos hay que copiarlos a mano en otro sitio, está creando trabajo en vez de quitarlo.
4. ¿Tiene un responsable? Alguien que sepa por qué se contrató y que revise si sigue haciendo falta.

Una herramienta que usa la mayoría del equipo, que elimina horas de trabajo y que está conectada al ERP no es un gasto hormiga. Una que se renueva sola, que tres personas abrieron una vez y de la que nadie se acuerda, sí lo es.

¿Por qué los gastos hormiga no aparecen en el balance?

¿Por qué es tan complicado darse cuenta de cuáles son los gastos hormiga? Hay varias causas, pero las principales son estas tres:

• Se diluyen en cuentas genéricas. Una licencia acaba en “servicios profesionales”, otra en “material de oficina” y una tercera, reembolsada a un empleado, en “otros gastos”. Cada partida, por separado, parece razonable.
• Nadie responde por ellos. Finanzas ve importes, no usos. El equipo que contrató la herramienta ve el uso, pero no el cargo. Y quien se marchó de la empresa ya no ve nada.
• Se revisan a toro pasado. Si la conciliación y la revisión de notas de gastos se hacen a final de mes o de trimestre, el dinero ya ha salido. Lo mismo ocurre con las irregularidades más graves: en este artículo explicamos por qué la detección tardía sale tan cara.

Al final, ocurre lo inevitable. La posición de caja que maneja el equipo financiero siempre va un paso por detrás de la real. Si te interesa cómo cerrar esa distancia, lo contamos en gestión de gastos y tesorería.

Cuánto suman de verdad: haz el cálculo anual

Para ver el peso real de un gasto hormiga, anualízalo: multiplica su importe mensual por 12. Un cargo de 90 euros al mes no inquieta a nadie; 1.080 euros al año, sí.

Pongamos una empresa de 80 personas con algunos de los gastos que hemos visto. Las cifras son un ejemplo para ilustrar el cálculo, no datos reales de ninguna compañía:

Ninguna de estas partidas habría llamado la atención en una reunión de presupuesto. Juntas, equivalen a casi 12.000 euros anuales de pérdida de liquidez.

Haz el mismo ejercicio con tus datos. Te bastan los extractos de los últimos tres meses para tener una primera cifra.

Cómo detectar la fuga de dinero en tu empresa en 5 pasos

Para encontrar los gastos hormiga basta con reunir los datos en un solo sitio, agruparlos por proveedor y preguntar quién responde por cada cargo.

1. Reúne doce meses de datos de todas las fuentes. Extractos de las tarjetas corporativas, movimientos bancarios y notas de gastos. Si cada fuente se mira por separado, los gastos que entran por reembolso se escapan.
2. Agrupa por proveedor y frecuencia. Lo que se repite cada mes con un importe parecido es candidato. Mira también los microgastos por categoría: taxis, parkings, comidas.
3. Pon un responsable a cada cargo recurrente. Pregunta quién lo contrató y para qué. Si nadie lo reclama, ya tienes una pista.
4. Comprueba el uso real. Usuarios activos, última vez que se usó o si hay otra herramienta que hace lo mismo. Para los gastos de viaje, busca patrones, como el mismo trayecto en taxi cada semana.
5. Decide y apunta el ahorro. Asigna a cada partida una decisión: mantener, cancelar, consolidar en una sola herramienta o renegociar. Anota el ahorro anual, ya que te servirá para justificar la siguiente revisión.

Cómo evitar que los gastos hormiga vuelvan

Puedes limpiar la casa, pero si no cambias nada, los gastos hormiga vuelven a acumularse. Algunas medidas preventivas que puedes tomar:

• Define quién puede contratar software. No hace falta un comité para cada herramienta, pero sí unas reglas claras. Quién aprueba, con qué tarjeta se paga y dónde queda registrado. Y nada de suscripciones con tarjeta personal y reembolso mensual.
• Incluye las licencias en la salida de cada empleado. El mismo día que se desactiva su correo, se dan de baja sus licencias o se reasignan.
• Ajusta los límites de las tarjetas. Límites por persona, por categoría y por periodo, en lugar de un tope general alto.
• Activa alertas en lugar de revisar a posteriori. Un aviso cuando un gasto se repite, supera un umbral o llega de un proveedor no previsto. Lo explicamos en alertas de gastos de empresa.
• Concilia de forma automática. Si los cargos de tarjeta se cruzan solos con los justificantes, los que no tienen ticket saltan a la vista. Más detalle en qué es la conciliación bancaria.
• Deja por escrito qué se reembolsa. Una política de gastos clara evita que los microgastos de viaje dependan del criterio de cada uno.
• Repite la revisión cada trimestre. Con la primera auditoría hecha, los cambios se ven en unas horas.

Cómo te ayuda Okticket a cerrar la fuga

Okticket hace visibles los gastos que pasan por las tarjetas y las hojas de gastos en el momento en que se producen, no a final de mes.

• Cada gasto, con su ticket. El empleado fotografía el justificante desde la app y los datos se extraen solos.
• Tarjetas con límites a medida. La OKT Card permite fijar límites por usuario, rol, periodo o categoría.
• Alertas que avisan a tiempo. Ticket similar, umbral de importe superado, importe sospechoso, artículos prohibidos (alcohol, por ejemplo), categoría limitada por proveedor o número máximo de gastos por día, entre otras.
• Conciliación automática de los pagos con tarjeta, con más de 100 entidades financieras.
• Datos conectados. Integración con los principales ERP y, gracias a la integración con Bankinplay, con la tesorería.

“El 100% del equipo usa la app y hemos logrado cerrar la contabilidad 7 días más rápido.” (MBA)

Preguntas frecuentes sobre los gastos hormiga en la empresa

¿Qué es un gasto hormiga en una empresa?

Es un pago pequeño y recurrente que nadie revisa porque, por sí solo, no parece relevante. Licencias sin uso, comisiones bancarias o trayectos en taxi con una alternativa más barata son ejemplos típicos. Su impacto está en la suma anual.

¿Cómo evitar gastos innecesarios en una empresa?

Primero, haz una auditoría. Reúne doce meses de cargos de tarjetas, banco y notas de gastos, agrúpalos por proveedor y asigna un responsable a cada uno. Después, evita que vuelvan con límites en las tarjetas, alertas automáticas y una revisión trimestral.

¿Cómo sé cuántas suscripciones paga mi empresa?

Busca en los extractos de las tarjetas corporativas los cargos que se repiten cada mes o cada año con un importe parecido. Revisa también las notas de gastos: muchas suscripciones se pagan con tarjeta personal y se reembolsan como un gasto más.

¿Quién debería responsabilizarse de las suscripciones de software?

Cada herramienta debería tener un responsable en el equipo que la usa, que justifique su uso. Finanzas, por su parte, necesita ver todos los cargos en un solo sitio para detectar duplicados y licencias sin uso.

¿Cada cuánto conviene revisar los gastos recurrentes?

Una vez al trimestre es suficiente para la mayoría de empresas. Además, conviene revisar las licencias cada vez que alguien deja la empresa.

Los pequeños gastos también suman

No es que los gastos hormiga vayan a hundir tu empresa, pero sí le restan liquidez mes a mes. Para no depender de que alguien se dé cuenta, lo ideal es que puedas ver cada gasto cuando ocurre, saber quién responde por él y revisarlo con regularidad.

¿Quieres ver cómo lo hace Okticket con los gastos de tu equipo? Solicita una demo y te lo enseñamos con tus propios casos.

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