¿Qué es la conciliación bancaria? Ventajas de automatizarla

Llevar al día la gestión de los gastos de empresa es fundamental para saber si tu organización goza de una buena salud financiera. Y para ello, es necesario controlar varios procesos. En este post nos centraremos en uno de los más importantes: la conciliación bancaria.

¿Qué es? ¿Cómo se hace? ¿Quién tiene que realizarla? ¿Puede automatizarse? Sigue leyendo para descubrir todas las respuestas a las dudas que suelen surgir en torno a la conciliación de tarjetas.

¿Qué es la conciliación bancaria?

El control financiero es clave para diagnosticar (y posteriormente, corregir) las posibles desviaciones en los libros de la empresa. Pese a ello, es bastante frecuente que se produzcan desajustes entre los movimientos registrados en el libro de contabilidad de la empresa y los extractos bancarios.

Pues bien, la conciliación bancaria es un proceso que permite comparar los movimientos de los apuntes contables con los movimientos bancarios. Al cotejar ambas informaciones, es posible detectar si los apuntes en cuestión coinciden o no.

¿Hay errores de registro? ¿Los asientos no se corresponden con los extractos bancarios? No hace falta decir que identificar la causa de ese descuadre se convierte en algo prioritario para poder realizar las correcciones oportunas en los libros de empresa.

¿Es obligatoria la conciliación de tarjetas?

Aunque lo recomendable es realizar este proceso al menos una vez al trimestre para poder detectar los desajustes en la contabilidad según van surgiendo y dar con la solución rápidamente, lo cierto es que la "conciliacion  bancaria" no es obligatoria.

Además, las conciliaciones bancarias periódicas aportan información muy útil para la toma de decisiones estratégicas. Incluso para afrontar posibles auditorías.

Se trata, por tanto, de un proceso necesario, pero no obligatorio.

Ventajas de la conciliación bancaria automatizada

Este ejercicio permite a las organizaciones obtener una serie de beneficios. Principalmente:

• Identificar el origen de los errores contables
• Realizar los ajustes necesarios para solucionar las irregularidades detectadas
• Manejar registros fiables
• Llevar la contabilidad al día (recordemos que los apuntes contables permanecen actualizados)
• Conocer el estado real de sus finanzas
• Disponer de información de calidad, real y actualizada
• Estar preparados frente a una auditoría o inspección fiscal

Gracias a todo ello, las organizaciones pueden optimizar el control de los recursos económicos y mejorar la toma de decisiones estratégicas.

Lo malo es que, cuando se realiza de forma manual, comparar los apuntes en los libros contables de la empresa con los extractos del banco se convierte en un proceso bastante tedioso. ¡Y largo!

De ahí la importancia de disponer de una herramienta que proporcione conciliación bancaria automática.

¿Cómo se hace la conciliación de cuentas bancarias?

A priori, el proceso de conciliación bancaria corresponde al departamento de contabilidad. Esta puede ser de dos tipos, y dependiendo de ello se realiza de una u otra forma.

Conciliación individual o aritmética

Lo habitual es que la persona responsable la haga de forma individual.  Esto quiere decir que la comparativa entre el saldo de los libros contables y el saldo de la cuenta bancaria se hace de forma periódica.

Conciliación conjunta o contable

No obstante, en algunas empresas se confecciona un documento en el que se anotan todos los asientos descuadrados. Posteriormente, el responsable del error es el encargado de hacer las correcciones correspondientes. Este tipo de conciliación se denomina contable (o conjunta).

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¿Qué documentos hacen falta?

Si vas a hacer la conciliación de forma manual, necesitarás el extracto del banco correspondiente a la cuenta bancaria y al periodo que vayas a conciliar. el libro mayor y el saldo final de la última conciliación realizada.

Pongamos el ejemplo de una empresa que realiza la conciliación todos los meses. En este caso, tendrá que seguir tres pasos:

1. Descargar el extracto bancario del mes correspondiente

2. Comprobar la información de cada cuenta bancaria a conciliar. Para ello, necesitará tener a mano los tickets de gastos, las facturas (recibidas y emitidas), los cheques (cobrados y emitidos), los depósitos recibidos, las retiradas de efectivo y la conciliación del mes anterior.

3. Cumplimentar el documento de conciliación bancaria.

En este punto es importante recordar la conveniencia de presentar las conciliaciones ante la Agencia Tributaria al cierre del trimestre para justificar los movimientos bancarios.

Errores frecuentes en una conciliación manual

Hablaremos de estas herramientas un poco más abajo, pero, antes, conviene repasar los errores más frecuentes que suelen repetirse cuando la conciliación se realiza de forma manual. Son, principalmente:

• Duplicar un apunte
• Olvidarse de contabilizar un movimiento
• Cambiar una coma de sitio por equivocación (escribir 13,55 en lugar de 135,5)
• Confundirse en el orden de un dígito en una cifra (poner 654 en lugar de 645, por ejemplo)
• Equivocarse al poner una fecha (se habla de inconsistencia temporal)

Normalmente, los desajustes son producidos por errores inintencionados tanto de la entidad bancaria como de los responsables de llevar a cabo la contabilidad de la empresa. Es el caso, por ejemplo, de los cheques emitidos por la empresa que todavía no han sido cobrados por los beneficiarios.

Sea cual sea el motivo, es recomendable comenzar la revisión por el saldo final de mes anterior. De esta forma es más rápido y sencillo poder detectar los posibles errores.

Una vez más, insistimos en que lo más efectivo es utilizar una herramienta que ofrezca conciliación bancaria automática.

Okticket: concilia los gastos de empresa en un click

Si quieres olvidarte de descargar ficheros desde la entidad bancaria y al mismo tiempo, optimizar los recursos, siempre puedes automatizar la conciliación bancaria.

¿Pagas con tarjeta de crédito? En Okticket nos conectamos con más de 100 entidades bancarias. En apenas unos segundos, puedes cotejar los gastos reportados con los movimientos bancarios. Desde una única plataforma, sin procesos intermedios ni necesidad de descargar ficheros desde la entidad bancaria.

Con ello, ahorrarás un montón de tiempo. Más beneficios inmediatos de nuestro módulo de conciliación mágica:

• Los pagos realizados con tarjeta de crédito de empresa están continuamente controlados. De esta forma, es muy difícil que se realicen compras indebidas.
• Se minimiza la posibilidad de que una compra realizada no se registre en la hoja de gastos.
• Los gastos profesionales pueden clasificarse por usuario. Por tanto, en caso de que se produzca un error sabrás con quién tienes que hablar.
• Los datos se actualizan en tiempo real, por lo que los errores se detectan rápidamente y se evitan los riesgos financieros.
• La información queda guardada en un entorno seguro.‍
• Es más fácil identificar las transacciones pendientes.

‍En definitiva, los datos que se reflejan en las cuentas permiten conocer la situación real de la empresa.

OKT Card: La conciliación automática que necesitas

Otra forma de disfrutar de una conciliación de forma automática es con la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket (está incluida con la licencia de usuario). Pagas, recibes una notificación en el móvil para digitalizar el gasto y asocias la foto del ticket a la notificación.

En cuanto el gasto se ha registrado, el movimiento se vincula automáticamente y el pago queda conciliado.

Se trata de una tarjeta de débito Mastercard, por lo que su funcionamiento es igual al de una tarjeta bancaria similar. La diferencia está en que puedes personalizar los límites de uso de forma individualizada: por usuario, por roles, por periodos de tiempo o por categorías de gasto.

Bloqueo del fraude interno, control del flujo de efectivo, información del gasto en tiempo real...

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