(Publicado originalmente el 7 de noviembre de 2023. Actualizado el 5 de octubre de 2026)

Llevamos años escuchando que la obligatoriedad de la factura electrónica era inminente, pero siempre quedaba algo pendiente. Ahora todo parece apuntar a que estamos en el tiempo de descuento.

El Real Decreto 238/2026 se publicó en el BOE del 31 de marzo de 2026 y marca un antes y un después para la facturación entre empresas en España. A partir de ahora, emitir facturas en PDF, Word o Excel dejará de ser válido para las transacciones B2B.

Todas las operaciones entre empresarios y profesionales deberán realizarse con facturas en formato estructurado (Facturae, UBL o EDIFACT), lo que garantiza que los datos fiscales no puedan alterarse y que exista trazabilidad completa de cada transacción. 

Con la entrada en vigor de la Orden Ministerial del 2 de octubre de 2026, la cuenta atrás ya ha es oficial. 

El marco legal: de la Ley Crea y Crece al RD 238/2026

La factura electrónica no es nueva en España. Quienes facturan a la administración pública están obligados a hacerlo en formato electrónico desde 2015, a través de FACe, en virtud de la Ley 25/2013. Lo que cambia ahora es que ese modelo se extiende a las operaciones entre empresas.

La obligatoriedad de la facturación electrónica entre empresas tiene su origen en la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), aprobada para modernizar el tejido empresarial español, combatir el fraude fiscal y reducir la morosidad. Sin embargo, aquella ley solo establecía el mandato: faltaba el desarrollo reglamentario que concretara los detalles técnicos.

Ese paso llegó el 31 de marzo de 2026, cuando el BOE publicó el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, que regula el sistema español de factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. El reglamento establece:

• Los formatos válidos para las facturas electrónicas (Facturae, UBL, EDIFACT)
• Los requisitos exigibles a las plataformas privadas de intercambio
• La solución pública de facturación electrónica, gestionada por la AEAT
• Las obligaciones de informar sobre los estados de cada factura

¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica en España? Los plazos clave

El RD 238/2026 ya estaba en vigor. Ahora, con la publicación en el BOE de la Orden Ministerial, se ha activado la obligación efectiva de emitir facturas electrónicas. Los plazos de adaptación son estos dos:

1. Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: 12 meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial (6 de octubre de 2027).
2. Empresas con facturación anual inferior a 8 millones de euros: 24 meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial (6 de octubre de 2028).

 ¿A quién afecta la factura electrónica obligatoria?

La normativa afecta a todos los empresarios y profesionales establecidos en España cuando el destinatario de la factura sea también un empresario o profesional con sede o establecimiento en nuestro país. En la práctica, esto incluye a:

• Contribuyentes del Impuesto de Sociedades
• Autónomos que facturen a otras empresas o profesionales
• Pymes y grandes empresas de cualquier sector

También se prevé que la normativa pueda extenderse a empresas extranjeras que realicen actividades comerciales sujetas a facturación en España, lo que amplía su alcance en un entorno cada vez más globalizado. 

Excepciones

Las facturas simplificadas (tickets) quedan excluidas de esta obligación, salvo que sean facturas simplificadas cualificadas conforme al Reglamento de Facturación.

Las facturas dirigidas a la administración pública mantienen su propio circuito (FACe y los puntos generales de entrada autonómicos), regulado por la Ley 25/2013.

¿Qué exige técnicamente el nuevo sistema?

Para garantizar que las facturas electrónicas no puedan manipularse una vez emitidas, el RD 238/2026 establece que cada factura debe incluir un sistema de huellas digitales o "hash" respaldado por firma digital. Esto asegura la autenticidad e integridad de la información en todo momento.

Los sistemas de facturación deberán cumplir tres principios:

1. ‍Integridad de los datos fiscales. Cualquier modificación en una factura debe dejar rastro. Esto permite auditar las facturas de forma fiable y refuerza el control fiscal.
2. Formato estandarizado. Un formato único para todos los registros facilita que la AEAT procese la información de forma eficiente y que distintas plataformas puedan comunicarse entre sí.
3. Trazabilidad de estados. Emisores y receptores deberán informar sobre el estado de cada factura, lo que permite saber en todo momento si ha sido emitida, recibida, aceptada o rechazada.

Algunos estados son obligatorios y otros opcionales:

•  Estados obligatorios:‍

- Aceptación o rechazo comercial de la factura

- Pago efectivo completo

• Estados opcionales:

- Aceptación o rechazo parcial

- Pago parcial

- Cesión a tercero para cobro o pago

Cómo funciona el sistema: Plataformas y solución pública

Para intercambiar facturas electrónicas, las empresas podrán conectar su programa de facturación a una de estas dos vías: 

• Plataformas privadas homologadas, que deberán incluir a la AEAT en el proceso de validación y registro.
• La solución pública de la Agencia Tributaria, un servicio de la administración pública pensado especialmente para facilitar el acceso a pymes y autónomos que no quieran depender de un proveedor externo.

En ambos casos, las facturas deberán estar en uno de los formatos estructurados aprobados: Facturae, UBL o EDIFACT.

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¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento?

No cumplir con la normativa tiene consecuencias económicas directas. Las empresas que no emitan o reciban facturas electrónicas conforme a la ley, o que no informen correctamente sobre los estados de las facturas, pueden enfrentarse a multas de hasta 10.000 euros. 

¿Qué ocurre con el SII?

Una de las preguntas más frecuentes es qué pasará con el Suministro Inmediato de Información (SII), el sistema por el que las grandes empresas reportan datos de IVA a la AEAT desde 2017. La respuesta corta es que no desaparece: ambos sistemas conviven porque tienen objetivos distintos. 

• El SII centraliza los datos fiscales necesarios para la autoliquidación del IVA (CIF, base imponible, cuota de IVA...) con un plazo máximo de cuatro días desde la emisión.
• La factura electrónica B2B garantiza la emisión y recepción de forma segura y automatizada, con envío inmediato al destinatario en el momento de la emisión.

La Agencia Tributaria cruzará los datos de ambos sistemas para garantizar el control fiscal. Y hay un matiz importante que conviene no olvidar: cumplir con el SII no equivale a estar emitiendo facturas electrónicas. Son obligaciones independientes.

Con la integración de ambos sistemas, las empresas adheridas al SII ganarán en eficiencia: menos errores administrativos, eliminación de retrasos en la transmisión de datos y mayor trazabilidad para auditorías y toma de decisiones. Eso sí, la adaptación tecnológica requerirá una inversión, especialmente para quienes todavía gestionen el SII con sistemas poco automatizados.

Beneficios de la factura electrónica B2B para tu empresa 

La transición a la factura electrónica no es solo una obligación. Bien implementada, supone una ventaja competitiva real.

• Reducción de costes: menos papel, menos gestión manual, menos errores administrativos
• Cobros más rápidos: la trazabilidad de estados permite detectar retrasos en los pagos de forma inmediata
• Cumplimiento fiscal automatizado: la integración con la AEAT reduce el riesgo de sanciones, mantiene tus datos fiscales coherentes y simplifica las obligaciones tributarias
• Emisión y recepción de forma segura: los sistemas homologados garantizan la integridad de cada factura
• Mejor toma de decisiones: datos fiables en tiempo real para una gestión financiera más estratégica.

Cómo prepararte para la factura electrónica paso a paso

Independientemente del tamaño de tu empresa, hay acciones que puedes tomar hoy mismo para no ir a contrarreloj cuando llegue la Orden Ministerial: 

1. Evalúa tu programa de facturación actual. ¿Es compatible con los formatos Facturae, UBL o EDIFACT? ¿Puede integrarse con la plataforma de la AEAT?
2. Identifica en qué tramo estás. Si tu facturación supera los 8 millones de euros anuales, tu plazo es más corto.
3. Habla con el proveedor de tu programa de facturación o ERP. La adaptación puede requerir actualizaciones o cambios de herramienta.
4. Forma a tu equipo. Los procesos de emisión, recepción y comunicación de estados van a cambiar.
5. Elige una solución homologada. Trabajar con una herramienta certificada por la AEAT te permite gestionar la facturación de forma segura y sin riesgo de incumplimiento.

Okticket: gestiona tus facturas de forma segura

Okticket es una solución homologada por la AEAT que simplifica la gestión de gastos corporativos. Con Okticket puedes automatizar todo el proceso, integrar los datos con tu ERP o programa de facturación y adaptarte a los requisitos del RD 238/2026 de forma segura, sin tener que cambiar tus procesos desde cero.

¿Listo para preparar tu empresa? Solicita una demo y descubre cómo Okticket puede ayudarte a cumplir con la nueva normativa.

Las apps que más ayudan a reducir costes en viajes de negocios son cuatro: plataformas de reserva con la política de viajes integrada, tarjetas de empresa con límites configurables, apps de movilidad corporativa y software de gestión de gastos. Juntas eliminan gastos fuera de política, errores manuales y horas de trabajo administrativo.

Cada vez se viaja más por trabajo, y la inversión crece al mismo ritmo. Según la Global Business Travel Association (GBTA), el gasto mundial en viajes de empresa crecerá un 7,2% en 2026, hasta 1,71 billones de dólares. Por eso muchas empresas buscan cómo reducir costes de viajes de empresa sin frenar la actividad, y las aplicaciones para viajes corporativos son una de las formas más directas de conseguirlo.

¿Cómo ayudan las apps de reserva a reducir costes?

Las plataformas de reserva corporativa más avanzadas integran la política de viajes de la empresa. Al sacar los billetes de avión o reservar el hotel, los empleados tienen que ajustarse a las tarifas que entran dentro de los límites permitidos. Si alguien necesita gastar más, un responsable tiene que aprobarlo.

Además, la plataforma de reservas centraliza los datos de proveedores. Con ese histórico, la empresa puede negociar tarifas con aerolíneas y hoteles basándose en su volumen real.

El ahorro es mayor cuando la herramienta de reservas se integra con la de gestión de gastos, ya que el coste de la reserva y los gastos en destino quedan en el mismo informe. Lo explicamos en detalle en el post "Automatizar la gestión de gastos empresariales: lo que cambia cuando reservas y gastos dejan de vivir separados".

Cuándo priorizarla: empresas con muchos viajes con reserva anticipada.

¿Qué papel tienen las tarjetas de empresa con app?

Las tarjetas de empresa asociadas a una app de gestión reducen costes porque el gasto se controla en tiempo real. Los límites se configuran según la política y los movimientos se ven al instante.

Al mismo tiempo, las tarjetas para gastos corporativos eliminan los anticipos y los reembolsos a los empleados, dos procesos que consumen mucho tiempo administrativo.

Cuándo priorizarla: empresas con empleados desplazados que realizan muchos pagos en destino.

¿Cómo reducen costes las apps de movilidad corporativa?

Las apps de movilidad corporativa (taxis, VTC, coche compartido) reducen costes porque registran cada trayecto y centralizan el pago. De esta forma, desaparecen los trayectos sin justificar, los tickets de taxi perdidos y las liquidaciones de kilometraje infladas.

Cuándo priorizarla: empresas con equipos comerciales o técnicos que se desplazan continuamente por la ciudad.

¿Por qué las apps de gestión de gastos generan el mayor ahorro?

Las apps de gestión de gastos corporativos son las que generan el mayor ahorro, puesto que atajan de raíz los costes ocultos de los viajes de negocios. Esos que pasan desapercibidos en una gestión manual porque no aparecen en ninguna factura.

Una buena app de gastos de viaje extrae los datos de cada ticket y los registra sin errores. Las reglas de gasto se aplican solas, así que los gastos irregulares se detectan al momento, y el cierre de mes se acorta porque todo pasa directamente al ERP.

Cuándo priorizarla: siempre, para evitar que se acumulen los costes ocultos.

Costes ocultos que un software de gestión de gastos de viaje profesionales puede eliminar

El billete y el hotel son solo la parte visible del coste de un viaje de negocios. Hay otros que se escapan en una gestión manual:

• Horas de gestión: tiempo del empleado para rellenar notas y del responsable para revisarlas.
• Tickets perdidos: gastos reales que no se pueden justificar ni deducir.
• IVA no recuperado: facturas incompletas o mal clasificadas que impiden deducir el impuesto.
• Gastos duplicados o fuera de política: errores que nadie detecta sin una revisión automática.
• Cierres de mes lentos: conciliaciones bancarias manuales que retrasan la contabilidad.

Cómo elegir apps de viajes de negocios: checklist para CFOs

Antes de contratar una aplicación para ahorrar costes en viajes de negocios, conviene comprobar estos criterios:

• ¿Se integra con el ERP y el software contable de la empresa?
• ¿La digitalización de tickets está homologada por la AEAT?
• ¿Permite configurar la política de viajes y aplicarla automáticamente?
• ¿Funciona sin conexión y en varios idiomas y divisas?
• ¿Los responsables pueden aprobar gastos desde el móvil?
• ¿Concilia automáticamente los pagos con tarjeta?
• ¿Cumple el RGPD y cuenta con certificaciones de seguridad como ISO 27001 o ENS?
• ¿Se conecta con la herramienta de reservas o la agencia de viajes?

Okticket: gestión de viajes y gastos en una sola plataforma

Okticket es una plataforma española de travel & expense que reúne en una sola solución todas estas formas de ahorro. Las empresas controlan y automatizan el viaje completo, desde que el empleado hace la solicitud hasta la contabilidad, pasando por la reserva y la conciliación automática de los pagos realizados con tarjeta.

Así ayuda Okticket en cada caso:

• Gestión de gastos: captura de tickets con foto (también sin conexión), digitalización homologada por la AEAT, motor de revisión según la política y detección de duplicados.
• Contabilidad: integraciones nativas con ERP como Sage 200, Sage X3, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Odoo y otros.
• Pago en destino: efectivo, tarjeta bancaria u OKT Card, una tarjeta de débito Mastercard con límites por usuario, rol, periodo o categoría, compatible con Apple Pay y Google Pay.
• Tarjetas bancarias: conciliación automática con más de 100 entidades.
• Reservas: Okticket Travel, integrado con agencias de viajes corporativas.
• Seguridad: certificaciones ISO 27001 y ENS.

“El 100% del equipo usa la app y hemos logrado cerrar la contabilidad 7 días más rápido.” (MBA)

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Preguntas frecuentes sobre apps de viajes de negocios

¿Qué aplicaciones móviles ayudan a reducir costes de viajes de negocios?

Las principales son las de reserva corporativa, las tarjetas de empresa con app, las de movilidad corporativa y las de gestión de gastos. Estas últimas suelen generar el mayor ahorro porque eliminan horas de trabajo administrativo.

¿Qué app es mejor para controlar los gastos de viaje de los empleados?

Una app de gestión de gastos que digitalice los tickets con homologación de la AEAT, valide cada gasto contra la política de la empresa y se integre con el ERP.

¿Se pueden eliminar los tickets en papel legalmente en España?

Sí, si se digitalizan con un software homologado por la Agencia Tributaria. Tras la digitalización certificada, el original en papel puede destruirse.

¿Las apps de viajes de negocios sirven para pymes?

Sí. Cualquier empresa con empleados que viajan con frecuencia ahorra tiempo al digitalizar gastos, y muchas soluciones tienen planes adaptados a equipos pequeños.

¿Cuánto se ahorra digitalizando las notas de gastos?

Depende del volumen de gastos y de empleados. El mayor ahorro está en las horas de gestión manual, que una app con validación automática reduce en buena parte.

Conclusión: qué apps priorizar para reducir costes

Cada tipo de app ataca un coste distinto, y juntas cubren el viaje de principio a fin. De todas ellas, la gestión de gastos es la que concentra más costes ocultos (tiempo de gestión, tickets perdidos, IVA sin recuperar y cierres de mes lentos), así que es el mejor punto de partida para cualquier empresa que quiera ahorrar.

Para ahorrar de verdad, las apps tienen que estar conectadas entre sí y con la contabilidad. En España, además, conviene elegir soluciones homologadas por la AEAT y que cumplan el RGPD.

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“La inteligencia artificial acabará con…” El titular es el mismo, solo cambia la posible víctima. Pocos sectores parecen escapar a esa amenaza, pero hay uno que puede estar tranquilo: los viajes de negocios.

Con cada nueva ola tecnológica su fin se ha dado por hecho. Y, sin embargo, siempre han salido reforzados. La razón es sencilla: ninguna tecnología sabe todavía sustituir las relaciones humanas.

Cerrar una venta importante. Negociar un contrato. Ganarse la confianza de un cliente nuevo. Resolver una crisis con un proveedor. Todo esto sigue funcionando mejor cara a cara que a través de una pantalla.

La IA puede procesar datos, resumir informes y automatizar procesos enteros. Pero no puede darse un apretón de manos ni leer el lenguaje corporal en una sala de reuniones.

Cómo aprovechar la IA en los viajes de negocios: aplicaciones reales

La automatización no es una amenaza para los viajes de empresa. Es una oportunidad. Bien aplicada, hace que cada desplazamiento profesional sea más eficiente, más medible y más rentable.

La clave está en combinar la inteligencia tecnológica con la inteligencia humana. Mientras que la IA se encarga de la parte operativa y predictiva, el criterio humano sigue decidiendo dónde, cuándo y por qué merece la pena viajar.

Así es como empresas y proveedores del sector ya están aplicando ese potencial:

Asistentes virtuales que resuelven al momento

Cada vez más organizaciones incorporan asistentes inteligentes para ciertas tareas. Gestionan inscripciones a eventos, responden dudas en tiempo real y ajustan la agenda según el perfil de cada participante.

Personalización sin coste añadido

Durante años, adaptar la experiencia de cada viajero ha sido un lujo reservado a perfiles VIP. Hoy, la IA permite ajustar itinerarios, contenidos o agendas a los intereses de cada persona sin multiplicar el trabajo manual que hay detrás.

Viajes que se justifican por la experiencia

Si una reunión puede resolverse por videollamada, el desplazamiento físico tiene que aportar algo que la pantalla no da. La IA ayuda a identificar qué formatos generan ese motivo real para coger un avión, y cuáles no.

Elección automática de proveedores

La IA puede emparejar automáticamente a organizadores y proveedores (hoteles, espacios, transporte o catering) según ubicación, tamaño del grupo, fechas o público objetivo. Ya no hace falta comparar opciones una a una a mano.

Presupuestos que se anticipan

En lugar de revisar gastos ya ejecutados, la IA permite prever cómo va a evolucionar el presupuesto de viajes antes de que el dinero salga de la cuenta.

Coste estimado antes de reservar

No es lo mismo prever el presupuesto trimestral que saber cuánto va a costar un viaje concreto antes de que el empleado reserve nada.

A partir de sus requisitos, la IA puede calcular una estimación del coste total. Así, la aprobación se da (o se deniega) con esa cifra ya sobre la mesa, en lugar de descubrirla después.

Medir el retorno real de cada viaje

El ROI de un viaje de negocios se ha medido casi siempre por intuición. Con más datos estructurados y disponibles en tiempo real, eso está cambiando. Cada vez es más fácil saber qué desplazamientos generan resultados de negocio y cuáles no, y ajustar la política de viajes en consecuencia.

Sostenibilidad que se puede demostrar con números

La presión por reducir la huella de carbono corporativa aumenta. Las herramientas digitales ya permiten calcular con precisión el impacto ambiental de cada desplazamiento. Eso facilita tomar decisiones más responsables. Y, sobre todo, reportarlas con datos concretos ante clientes, inversores o auditorías de sostenibilidad.

Lo único que sí puede, y debe, desaparecer

Lo que ya no tiene sentido es seguir gestionando los gastos de viaje profesionales a la manera tradicional. El empleado que vuelve con un sobre lleno de tickets de papel. Las horas perdidas rellenando hojas de gastos a mano. Las semanas de espera hasta que llega el reembolso. El equipo financiero revisando justificante por justificante para que las cuentas cuadren a final de mes.

Nada de esto aporta valor al negocio. Y es exactamente lo que la inteligencia artificial puede resolver.

Sobre todo, si se tiene en cuenta que los viajes de negocios siguen auemntando. Según el último informe de la Global Business Travel Association (GBTA), el gasto en viajes de empresa crecerá un 7,2% en 2026, hasta 1,71 billones de dólares, mientras que el número de desplazamientos aumentará un 1,3%.

Eso significa más tickets, más justificantes y más aprobaciones.

Gestión de gastos de viaje profesionales con IA: el papel de Okticket

Con una plataforma como Okticket, ese crecimiento no tiene por qué traducirse en más trabajo para el equipo financiero. La automatización cubre todo el ciclo del gasto de viaje, de principio a fin.

• Los tickets se digitalizan al instante, en el momento en que se generan.
• El propio sistema reconoce y categoriza el gasto automáticamente. El empleado no tiene que rellenar una hoja de cálculo después de un vuelo de madrugada o entre reunión y reunión.
• Los flujos de aprobación siguen las reglas que la propia empresa ha definido. Cada gasto llega a quien tiene que revisarlo, sin que nadie tenga que perseguir un email o recordar quién aprueba qué.
• Los gastos aprobados se vuelcan automáticamente en el ERP para su contabilización.

En definitiva, la IA no le va a quitar protagonismo al viaje de negocios. Se lo va a dar a la parte que realmente lo merece.

Preguntas frecuentes sobre IA y viajes de negocio

¿La IA va a sustituir los viajes de negocio?

No. Cerrar ventas, negociar contratos o construir confianza con un cliente sigue funcionando mejor cara a cara que por videollamada, así que los viajes de negocio siguen siendo necesarios. La IA no reemplaza esa relación humana. Lo que sí puede automatizar es todo lo que rodea al viaje: presupuestos, gestión de gastos, reporting…

¿En qué partes del viaje de negocios ya se aplica la IA?

Ya se aplica en varios frentes: elección de proveedores (hoteles, espacios, transporte), personalización de itinerarios, previsión de presupuestos, medición del ROI de cada desplazamiento, cálculo de la huella de carbono de cada viaje y gestión de notas de gasto.

¿Qué parte de la gestión del gasto de viajes se puede automatizar ya con IA?

Digitalización de tickets, categorización automática, flujos de aprobación y conciliación contable, entre otras. Es la parte con menos valor añadido y la que más tiempo consume a empleados y equipos financieros, y es justo la que plataformas como Okticket ya resuelven.

Conclusión

Los viajes de negocios no están en peligro de extinción por culpa de la IA. Al contrario, siguen creciendo. Lo que sí tiene fecha de caducidad es la forma en que muchas empresas todavía gestionan ese gasto: a mano, con papel, con retrasos que no aportan nada a nadie.

Con Okticket puedes automatizar todo el proceso de principio a fin, y dejar que la IA se encargue de lo que nunca debió ser trabajo manual. ¿Te lo mostramos?

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Se habla mucho de la automatización de los procesos financieros. Comidas de trabajo, webinars, eventos del sector, Linkedin, newsletters… Las presentaciones quedan muy bien, pero lo que de verdad convence es ver que la tecnología existe. Y que funciona.

Eso es justo lo que va a pasar los próximos 28 y 29 de octubre en Marbella. Okticket estará en FinanForum 2026, el evento de referencia para líderes financieros en España, como patrocinador platinum.

Iremos a hablar de la gestión end-to-end de gastos de viaje profesionales con IA. Pero, sobre todo, iremos a mostrarla en acción.

Qué es FinanForum 2026 y por qué es una cita clave para CFOs

FinanForum es un evento exclusivo dirigido a CFOs y líderes financieros. Esta edición cuenta con un consejo asesor formado por 24 expertos procedentes de 20 organizaciones de investigación líderes a nivel global.

Su formato apuesta por el contacto directo, con reuniones One2One que permiten a los participantes hablar cara a cara con proveedores y decisores, sin intermediarios ni el ruido de los formatos masivos.

En esta edición, la conversación girará en torno al impacto de la inteligencia artificial y los datos en la gestión financiera, con especial atención a la automatización de procesos, la mejora de la experiencia del cliente y una exigencia cada vez mayor en transparencia y regulación del uso de la IA en el sector.

Agenda FinanForum 2026 

El evento se celebrará los días 28 y 29 de octubre en el hotel Kimpton Los Monteros, en Marbella.

En FinanForum no hay stands ni pasillos de feria. Las conversaciones son las que marcan el ritmo del evento. 

Entre los ponentes confirmados destaca la presencia de Justo Hidalgo, director Sénior de Tecnología y Gobernanza de Adigital, la asociación española de la economía digital, centrada en IA, computación cuántica y otras tecnologías estratégicas. Hidalgo moderará el panel de debate “IA aplicada en finanzas” (miércoles 28 de octubre a las 15:45 horas).

¿Nos vemos en FinanForum 2026?

Si formas parte de un equipo financiero y quieres ver de primera mano cómo la automatización puede transformar la gestión de gastos de tu empresa, nos encantará coincidir contigo en una reunión One2One y enseñarte en directo cómo funciona nuestra solución de gestión de gastos con IA.

Y si no puedes esperar al evento, déjanos tus datos y te ayudamos a automatizar la gestión de gastos de tu empresa.

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Iván Aitor Lucas del Amo se une a Okticket como Chief Operating Officer (COO). Anteriormente, ocupaba el cargo de Director General de Innovación, Investigación y Transformación Digital del Principado de Asturias.

Iván conoce bien el ecosistema asturiano y cómo se mueven la administración y las empresas tecnológicas de la región, un valor añadido para esta nueva etapa. Viene de trabajar desde dentro para impulsar la innovación en Asturias, y ahora se suma a una scale-up nacida aquí que ya compite en mercados internacionales.

Una trayectoria con proyección internacional

Antes de su etapa al frente de la innovación pública asturiana, Iván acumuló una amplia trayectoria en consultoría, formación y transformación digital, con un fuerte componente internacional. Dirigió empresas de consultoría y formación especializadas en nuevas tecnologías e innovación empresarial, así como proyectos dedicados al desarrollo integral de recursos y herramientas para el aprendizaje y la capacitación.

Su expertise le ha llevado a impartir formación en materia de nuevas tecnologías, innovación y consolidación empresarial, Big Data y seguridad informática en instituciones como la Universidad de Oviedo, el Banco Interamericano de Desarrollo, el Centro de Formación Técnica de la Universidad de Valparaíso (Chile) o la Universidad Iberoamericana de la República Dominicana.

Además, ha liderado proyectos tecnológicos y de transformación digital para universidades y empresas en Latinoamérica, colaborando con organismos como el Banco Iberoamericano de Desarrollo y la Cámara de Comercio de México. 

Esta experiencia, sumada a su especialización en seguridad de la información, le aporta una visión especialmente valiosa para el momento de expansión internacional que vive Okticket.

"Me atrae especialmente la oportunidad de incorporarme a un proyecto tecnológico nacido en Asturias, con ambición y capacidad para competir a nivel internacional. Llego con mucha ilusión por aportar mi experiencia, pero también con ganas de aprender de un gran equipo y contribuir a construir juntos la siguiente etapa de crecimiento de Okticket”

Qué significa este fichaje para Okticket

La incorporación de Iván como COO llega en un momento de crecimiento para la compañía, tanto en Europa como en LatAm, y refuerza el equipo directivo con un perfil que combina visión estratégica, experiencia en gestión pública y un conocimiento profundo del ecosistema de innovación asturiano.

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Prácticamente todo el mundo puede usar Inteligencia Artificial para gestionar los gastos corporativos, pero hacerlo de forma correcta es otra historia.

Según la Encuesta de Referencia para Directivos 2026 de Workiva, el 84% de los directivos confía en los resultados de la IA sin revisión humana. Pero uno de cada cuatro reconoce que sus auditorías internas ya han detectado errores de la IA que llegaron al consejo de administración o a ojos externos.

Es decir: se confía más de lo que se supervisa. Y ese desajuste es el verdadero riesgo. 

¿Quién revisa lo que decide? ¿Qué pasa con los datos que sube tu equipo? ¿Quién los procesa y dónde acaban? 

Una IA de gestión de gastos puede ser completamente segura, pero solo si cumple una serie de condiciones muy concretas. Vamos a repasarlas.

El riesgo de usar una IA genérica sin ninguna capa de control contable

El dato de Workiva habla de directivos, pero el problema empieza con acciones que nadie identifica como un riesgo. Subir una factura a ChatGPT para sacar el importe rápido, o pegar el contenido de una hoja de gastos en cualquier IA para que le ordene la información, es algo que hacen muchos empleados sin que su responsable financiero llegue a saberlo.

A esto se le conoce como shadow AI y conlleva varios riesgos:

• Datos personales o sensibles (de empleados, clientes, proveedores) procesados por terceros sin control ni acuerdo de confidencialidad.
• Información que puede acabar usándose para entrenar modelos de acceso público.
• Cero trazabilidad sobre qué decisión tomó la IA ni por qué
• Falta de contexto normativo y fiscal: Extraer texto de un ticket (OCR puro) no es lo mismo que interpretar un gasto. Una IA genérica no sabe si una comida en sábado es deducible o si incumple la política de dietas de tu empresa.

El "efecto alucinación" en los importes y fechas

Los modelos de IA genéricos están diseñados para dar siempre una respuesta, aunque no la tenga clara. Si un ticket está arrugado, borroso o mal iluminado, una IA sin calibrar podría completar un campo con una cifra que no es correcta . Y en contabilidad, un número erróneo implica liquidaciones incorrectas, descuadres en el IVA, problemas con la AEAT y pérdidas directas de dinero.

Muchos de estos riesgos se producen porque nadie decidió conscientemente, con qué herramienta se procesan esos datos ni bajo qué condiciones. Y ahí está la diferencia entre una IA insegura y una que no lo es.

Qué debe cumplir una IA de gestión de gastos corporativos para ser segura 

1. Supervisión humana en lo que la ley exige

Una IA de gestión de gastos debe automatizar el flujo completo: captura, validación y conciliación. Pero tiene que poder configurarse para que, cuando detecta algo fuera de lo normal (un importe atípico, un posible duplicado o una desviación de política), la decisión pueda escalarse a una persona del equipo financiero. ‍

2. No entrena modelos con tus datos

Es importante utilizar una IA especializada que opere en un entorno cerrado, donde los datos financieros no alimentan sistemas de terceros.

3. Trazabilidad y explicabilidad

Si la IA aprueba o rechaza un gasto, tiene que poder explicar por qué. Por ejemplo: “gasto aprobado: cumple política, ticket dentro de horario laboral, importe dentro de límite".‍

4. Certificaciones de seguridad reconocidas

El tratamiento de datos personales en tickets y facturas tiene que respetar los principios de minimización y finalidad del RGPD.. Certificaciones como la ISO 27001 o el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) son garantías verificables.

5. Cumplimiento del Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial 

Desde que entraron en vigor las obligaciones de transparencia del AI Act, cualquier decisión automatizada que afecte a un empleado tiene que poder justificarse.  (Si quieres el detalle normativo completo, lo desarrollamos en este artículo.)

Okticket+: IA diseñada con seguridad y precisión

Okticket+ está construido sobre ese equilibrio: trazabilidad, automatización con margen para la revisión humana, protección de datos y las certificaciones de seguridad que exige cualquier departamento financiero. Así blindamos la gestión de gastos de nuestros clientes:

• El responsable financiero sigue siendo quien decide. La IA de Okticket actúa como copiloto: detecta, alerta y propone, pero las personas pueden seguir estando a los mandos para tomar la decisión final si quieren.
• Los datos de tus tickets y facturas no entrenan modelos públicos. Todo lo que procesa Okticket+ se queda dentro de tu entorno, cifrado y cumpliendo de forma rigurosa con el RGPD y los estándares ISO de seguridad de la información.
• Precisión en la extracción de datos. El IDP (OCR inteligente) de Okticket+ lee e interpreta tickets y facturas con un margen de error mínimo, algo clave cuando de esa lectura depende una decisión automatizada.

Preguntas frecuentes sobre la seguridad de la gestión de gastos con IA

¿Okticket usa mis datos para entrenarse?

‍No. Tus datos financieros no se usan para entrenar modelos de terceros ni de acceso público.

¿Puedo saber por qué la IA aprobó o rechazó un gasto?

‍Sí. La solución ofrece la posibilidad de registrar comentarios, que puedes consultar en cualquier momento.

¿Es compatible con el RGPD?

‍Sí, el tratamiento de datos personales cumple los principios de minimización y finalidad exigidos por la normativa.

¿La IA sustituye al responsable financiero?

‍No. Detecta, alerta y agiliza. Pero si la empresa lo prefiere, la decisión final sobre cualquier gasto la puede tomar una persona del equipo.

La IA no es el riesgo, la falta de control sí

Conclusión. Usar IA para gestionar gastos corporativos es seguro, pero siempre y cuando se utilicen softwares certificados.

Elegir una solución como Okticket significa dotar a tu equipo de la potencia de la inteligencia artificial más avanzada, respaldada por la tranquilidad de un entorno certificado.

¿Quieres comprobar la seguridad de tus procesos actuales? Descubre cómo Okticket+ aplica IA a la gestión de gastos de viaje profesionales sin comprometer la seguridad de tus datos.

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