Tarjetas corporativas vs Reembolsos: 7 preguntas para una decisión estratégica

Si hay algo que todos hemos vivido en algún momento es esa conversación incómoda con contabilidad: "¿Sigues sin pagarme el taxi del mes pasado?". O peor aún, ese correo que dice: "Nos falta el ticket del restaurante. No podemos procesar tu reembolso".

En la gestión de gastos corporativos hay dos tipos de empresa. Las que siguen con el proceso tradicional y las que han optado por facilitar la vida a todos: empleados, managers y departamento financiero.

Por una parte, tenemos tickets en papel y notas de gastos en Excel. Por otra, automatización sin apenas intervención manual.  

Y lo mismo se puede aplicar a los medios de pago: ¿Es mejor usar una tarjeta corporativa o mantener el modelo tradicional de reembolso de gastos? Depende del control financiero que quieras conseguir.

A continuación, te presentamos una guía donde incluimos los pros y los contras de ambas fórmulas. De esta forma, podrás tomar la decisión correcta según el tamaño, la madurez y las necesidades de tu empresa.

¿En qué punto está tu empresa ahora mismo?

Antes de entrar en comparativas, vale la pena hacer un ejercicio honesto: ¿Cómo funciona hoy la gestión de gastos en tu organización?

El flujo típico con reembolsos

Si usas principalmente reembolsos, probablemente reconozcas este flujo:

1. El empleado paga con su dinero personal
2. Guarda el ticket (si no lo pierde antes)
3. Rellena una hoja de Excel o un formulario
4. Espera la aprobación de su manager
5. Contabilidad revisa y valida
6. Finalmente, recibe el dinero semanas después

El flujo con tarjetas corporativas

Si ya trabajas con tarjetas bancarias, el proceso es otro:

1. El empleado usa la tarjeta de empresa
2. Fotografía el ticket desde su móvil
3. El gasto queda registrado automáticamente
4. El manager aprueba (o no) en tiempo real
5. Contabilidad tiene todo digitalizado desde el minuto uno

Uno de los dos sistemas escala mejor que el otro, y uno genera menos fricción tanto para empleados como para el departamento financiero.

Las 7 preguntas que debes hacerte antes de decidir

1. ¿Cuántos gastos gestionas realmente al mes?

No es lo mismo gestionar 10 notas de gastos al mes que 200. Los números importan, y mucho.

Por ese motivo, es importante que antes de elegir un modelo identifiques estas tres variables:

1. Número de empleados que reportan gastos regularmente
2. Frecuencia con la que presentan notas de gastos (viajes, comidas, suscripciones, transporte, etc.)
3. Importe medio por transacción

Un equipo comercial que viaja cada semana tiene necesidades muy diferentes a una startup de 5 personas con gastos ocasionales. La pregunta clave es: ¿dedicas más tiempo del que te gustaría a gestionar papeles y tickets?

Si los gastos son ocasionales, el reembolso puede funcionar por ahora, aunque no sea lo óptimo. Pero si los gastos son frecuentes y recurrentes, lo más efectivo es utilizar tarjetas corporativas.

2. ¿Cómo afecta el sistema actual a tus empleados?

Muchas empresas ignoran el coste invisible de la frustración del empleado, cuando es un punto importante a valorar.¿Cómo les afecta el medio de pago elegido por la empresa?

Con el modelo de reembolso de gastos:

• El empleado adelanta su dinero, por lo que pierde liquidez personal
• Espera semanas para recuperarlo
• Se genera frustración para el trabajador que ha adelantado el dinero
• Aumenta la carga administrativa para los equipos de back office

Con tarjeta corporativa:

• El empleado no tiene que adelantar dinero de su bolsillo
• Se centra en su trabajo, no en recopilar tickets
• La experiencia es comparable a usar una tarjeta personal: simple
• Mayor satisfacción y compromiso del equipo

Recuerda que la experiencia del empleado es un factor que impacta directamente en la retención de talento y en la productividad del equipo.

3. ¿Necesitas ver qué está pasando… ahora mismo?

En el control financiero en tiempo real es donde encontramos las grandes diferencias. La siguiente tabla muestra una comparativa clara:

En este punto hay que recordar que aplicaciones como Okticket permiten que tanto tarjetas de empresa (un poco más abajo hablaremos de la OKT Card) como gastos reembolsables se gestionen en un único entorno, facilitando el control financiero sin tener que saltar de una plataforma a otra.

4. ¿Cuánto te cuestan los errores?

Los errores en tickets, IVA o categorización cuestan tiempo y dinero. Más de lo que parece.

Cuando los gastos corporativos se gestionan de forma manual y aplican métodos como los reembolsos, estos problemas son frecuentes:

• Tickets perdidos, ilegibles o alterados
• Datos incompletos
• Gastos mal categorizados
• Errores contables y fiscales

En cambio, la combinación de tarjeta corporativa + captura digital del ticket reduce drásticamente los errores, las irregularidades en el reporte de gastos y los riesgos fiscales. ¿Cömo?

• El ticket se captura en el momento (no se pierde)
• El software identifica campos obligatorios (CIF, base imponible, IVA)
• La categorización puede automatizarse 
• Todo queda digitalizado y trazable 

Este aspecto cobra especial relevancia en países con normativa exigente en gastos deducibles, como España.

5. ¿Estás midiendo el coste real del proceso?

Muchas empresas comparan solo el coste directo de la tarjeta, pero olvidan el coste oculto del reembolso:

• Tiempo del empleado (calcula entre 15 y 30 minutos por nota de gastos)
• Tiempo del manager revisando y aprobando (entre 10 y 15 minutos
• Tiempo de contabilidad validando, categorizando y procesando el pago (entre 20 y 40 minutos)

¿Qué es más eficiente?

6. ¿Tu sistema aguantará el crecimiento?

Ha llegado el momento de hacerse esta pregunta: ¿Qué ocurrirá si pasas de 10 empleados a 30?

Te en cuenta que el reembolso manual enfrenta varios retos:

• No escala bien: Lo que funciona con 5 personas colapsa con 50
• Genera cuellos de botella: Todo depende de que alguien revise manualmente
• Depende demasiado de personas clave

Señales de que el reembolso no está escalando:

• Los empleados tardan más de 2 semanas en cobrar
• Contabilidad está saturada
• Hay errores recurrentes en categorizaciones
• El manager se queja de "vivir aprobando gastos"

Por el contrario, Las tarjetas de empresa integradas con software de gestión escalan mejor porque:

• No dependen de que una persona procese manualmente cada gasto
• Las reglas se aplican automáticamente (sin tener que recordárselo a nadie)
• Los datos se centralizan para análisis y proyecciones
• El sistema soporta 10 o 1000 empleados sin cambios sustanciales

Si tu empresa está en fase de crecimiento, piensa en el sistema que necesitarás dentro de 12 meses, no en el que te vale hoy.

7. ¿Necesitas elegir solo uno?

Puede que la respuesta sea no. Para muchas empresas, lo que funciona es el modelo híbrido:

• Tarjeta corporativa para gastos recurrentes y predecibles: viajes, suscripciones, comidas de representación, transporte
• Reembolso para gastos excepcionales, muy ocasionales o cuando no hay otra opción de pago

La flexibilidad es clave. No se trata de "todo o nada", sino de optimizar según cada caso.

¿Qué hace que una solución sea buena?

Más allá de si es tarjeta o reembolso, hay características que marcan la diferencia entre una solución básica y una que realmente aporta valor.

Lo básico (que debería ser estándar):

• Captura digital del ticket desde el móvil
• Aprobaciones automáticas o por flujos configurables
• Integración con el software contable
• Datos exportables y trazables

Lo que realmente diferencia:

• Límites de gasto personalizables (por persona, categoría, periodo)
• Alertas en tiempo real si se superan presupuestos
• Múltiples métodos de pago en una sola plataforma
• Procesamiento inteligente de datos que lee tickets en múltiples idiomas y divisas
• Visibilidad para CFOs sin necesidad de informes manuales
• Conciliación automática 

Por ejemplo, soluciones como Okticket permiten combinar la OKT Card (tarjeta corporativa inteligente) con reembolsos tradicionales en un único sistema. Esto significa que no tienes que elegir: puedes usar ambos y tener toda la información centralizada. en una sola plataforma.

Flexibilidad total con Okticket: Todos los medios de pago en una sola plataforma

Precisamente, una de las principales ventajas de Okticket es que no tienes que elegir un único método de pago. La plataforma  flexibilidad completa para que cada empresa diseñe la combinación que mejor se adapte a su realidad.

Gestión de anticipos: Para equipos que trabajan en efectivo

¿Tu equipo comercial viaja a  zonas donde el efectivo sigue siendo rey? No tienes por qué perder flujo de caja ni control.

Cómo funciona:

1. El empleado solicita un anticipo desde la app para su desplazamiento o proyecto. 
2. El manager lo aprueba 
3. El dinero se transfiere: en efectivo, por transferencia bancaria, en la divisa que necesite el trabajador.

Durante el viaje, el empleado fotografía cada ticket con el móvil. La app extrae automáticamente toda la información (importe, IVA, fecha, proveedor…) Si el ticket está en otro idioma o divisa, lo procesa igual y convierte automáticamente a euros usando el tipo de cambio del día.

Por tanto, todo queda digitalizado en el momento, no a final de mes. Esto reduce drásticamente:

• Tickets perdidos
• Errores de transcripción
• Tiempo de procesamiento
• Discrepancias en los cuadres

Y el proceso completo —desde la solicitud del anticipo hasta la contabilización en el ERP de la empresa— queda automatizado. 

Conciliación bancaria: Si ya tienes tarjetas corporativas tradicionales

Muchas empresas ya tienen tarjetas de crédito emitidas por su banco. En este caso, el problema no es la tarjeta en sí, sino la conciliación manual: cotejar extractos bancarios con tickets entregados semanas después.

La solución es la conciliación automática. Okticket permite sincronizar automáticamente los movimientos de tus tarjetas bancarias con los gastos reportados en la app.

OKT Card: La tarjeta inteligente diseñada para control real

Si prefieres una solución que integre pago y control desde el origen, la OKT Card es la respuesta.

¿Qué la hace diferente?

No es solo "otra tarjeta corporativa". Es una tarjeta Mastercard de débito que aplica automáticamente la política de gastos de tu empresa en cada transacción.

Mientras que con las tarjetas bancarias tradicionales solo puedes poner límites generales mensuales, con OKT Card tienes control granular sin complicaciones:

• Límites personalizables por usuario, rol, categoría de gasto o periodo de tiempo
• Bloqueo o activación instantánea desde la app
• Notificaciones en tiempo real de cada gasto
• Disponible en formato físico y virtual (para compras online o Apple Pay/Google Pay)
• Aceptada en miles de establecimientos de todo el mundo (red Mastercard)

Tarjeta corporativa contra reembolso de gastos: Preguntas Frecuentes

¿Qué es una tarjeta corporativa y cómo funciona?

Una tarjeta corporativa es una tarjeta de pago emitida a nombre de la empresa para que los empleados cubran gastos relacionados con su trabajo sin tener que adelantar dinero personal.

Los pagos se registran automáticamente en el sistema, se pueden limitar por categoría o importe, y se integran con software de gestión de gastos como Okticket, facilitando control financiero en tiempo real y trazabilidad completa de cada transacción.

 ¿Qué es el reembolso de gastos?

El reembolso de gastos es el proceso por el cual un empleado adelanta dinero de su bolsillo para cubrir gastos laborales (viajes, comidas de trabajo, transporte, etc.) y luego solicita a la empresa que se lo devuelva presentando los justificantes correspondientes.

Este método puede generar retrasos en el pago , errores contables por tickets perdidos o ilegibles, y mayor carga administrativa tanto para el empleado como para el departamento financiero.

¿Es mejor la tarjeta corporativa o el reembolso?

No hay una respuesta única. La tarjeta corporativa ofrece mayor control, visibilidad en tiempo real y mejor experiencia para el empleado, pero dependiendo de la frecuencia y del tipo de gasto, puedes optar por un modelo híbrido:

• Gastos frecuentes y recurrentes (más de 10 al mes): tarjeta corporativa
• Gastos ocasionales o excepcionales (menos de 5 al mes): reembolso

¿Qué ventajas tiene una tarjeta corporativa sobre el reembolso?

Las principales ventajas de las tarjetas de empresa son:

• No requiere que el empleado adelante dinero.
• Pagos inmediatos y trazables en tiempo real.
• Reducción de errores y riesgos fiscales.
• Escalable para empresas en crecimiento.
• Límites configurables
• Menos carga administrativa

 ¿Qué ventajas tiene el reembolso de gastos?

Las ventajas de los reembolsos son principalmente las derivadas de los pagos en efectivo, como pueden ser el no pagar comisiones o la posibilidad de poder pagar en todos los países y establecimientos comerciales.

También puede suponer un menor coste inicial para las empresas, pues no tienen que pagar por la emisión de tarjetas bancarias.

¿Los empleados no van a gastar más con tarjeta?

Esta es una preocupación común, pero injustificada si se configura correctamente.

Las tarjetas corporativas modernas (como OKT Card) permiten controlar exactamente cuánto, cuándo y en qué se gasta:

• Límites por día, semana o mes
• Límites por categoría de gasto
• Bloqueo de ciertas categorías (entretenimiento, efectivo, etc.)
• Alertas en tiempo real si se intenta superar un límite

De hecho, el control es mayor que con reembolsos, donde solo ves el gasto semanas después cuando ya está hecho. Con tarjeta corporativa, si alguien intenta gastar fuera de los límites, la transacción se rechaza en el momento.

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Conclusión: ¿Decisión financiera? No, decisión estratégica

Cuando elegimos entre tarjeta de empresa y reembolso de gastos la decisión va más allá de pagar gastos de viaje profesionales o corporativos. Estamos hablando de cinco pilares estratégicos que impactan en toda la organización:

1. Control financiero
2. Experiencia del empleado
3. Cumplimiento fiscal
4. Escalabilidad
5. Eficiencia operativa

Por tanto, las empresas que apuestan por la digitalización y automatización de sus gastos corporativos con herramientas como Okticket hacen más que ahorrar tiempo y dinero. Ganan control total en tiempo real, datos precisos para la toma de decisiones y agilidad.

Se trata de elegir lo que mejor se adapta a tu realidad actual, a tu ritmo de crecimiento proyectado y a tus prioridades estratégicas.

Y sobre todo, se trata de tener la flexibilidad para usar el método correcto en cada situación. Todo en una sola plataforma. Todo centralizado. Todo bajo control.

¿Listo para simplificar la gestión de gastos en tu empresa? Descubre cuánto tiempo (y dinero) puedes ahorrar.

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