Cómo optimizar los procesos financieros con la integración de un software de gestión de gastos con el ERP

Cuando una empresa crece, también lo hacen sus procesos. Y con ello, la necesidad de contar con herramientas que mantengan todo bajo control.

Los ERP son esenciales para gestionar diversas operaciones. Pero para maximizar su potencial en el área financiera, hay que ir más allá y lleva a cabo una estrategia de integración de un software de gestión de gastos con el ERP.

¿Qué ventajas aportan los conectores? ¿Cómo sacarles el mayor rendimiento? ¿Cuál es la aplicación que mejor se integra con tu ERP? Lo veremos a lo largo de este artículo.

¿Por qué es importante la integración de un software de gestión de gastos con tu ERP?

Al integrar una aplicación de control de gastos con tu ERP, ambas herramientas se conectan, lo que garantiza un flujo continuo de información.

Esta unión permite que los datos de gastos, como tickets y facturas, se sincronicen automáticamente con los módulos de contabilidad, tesorería o reporting del sistema de gestión empresarial.

Ventajas de la integración de sistemas

Veamos algunos beneficios derivados de integrar una aplicación de control de gastos con el ERP de tu empresa.

• Automatización de procesos financieros. Olvídate de las tareas manuales y acelera el registro de gastos.
• Reducción de errores y discrepancias en la contabilidad y facturación.
• Visibilidad de los gastos en todo momento, ideal para decisiones rápidas y basadas en datos.
• Cumplimiento normativo. Facilita la generación de reportes conforme a las normativas fiscales locales.
• Eficiencia en la gestión del flujo de caja.  Controla los gastos corporativos de forma precisa, ayudando a optimizar el cash flow.
• Libera recursos del departamento financiero para centrarse en tareas estratégicas.‍
• Escalabilidad para empresas en crecimiento. Esta integración debería permitirte gestionar mayores volúmenes de datos sin aumentar la complejidad.

Un dato relevante: Empresas que han integrado soluciones como Okticket con sus ERP han logrado una reducción de hasta el 80% en el tiempo dedicado a tareas administrativas.

Cómo elegir el mejor software de gestión de gastos para integrarlo con tu ERP

Como estás viendo, elegir la solución Fintech adecuada para integrar con tu ERP es una decisión estratégica, por lo que conviene tener en cuenta varios criterios clave.

• El primero, evidentemente, es que tenga un conector compatible con la herramienta que utilices.
• Facilidad de configuración y uso. Un software con una integración sencilla reduce los tiempos de implementación y capacitación.
• Funcionalidades avanzadas. Busca opciones que incluyan OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), conciliación bancaria automática y visibilidad de los datos en tiempo real.
• Soporte técnico y actualizaciones frecuentes. Una atención postventa de calidad es esencial para garantizar el éxito a largo plazo.
• Cumplimiento legal.

Consejos prácticos para una integración de sistemas exitosa

Para garantizar que la integración con tu ERP sea un éxito, es preciso realizar una planificación previa. A continuación, enumeramos algunos pasos que conviene seguir.

1. Antes de comenzar con el proceso de integración, es importante que evalúes tus necesidades actuales. Verifica también que las herramientas de gestión que utiliza tu empresa estén preparadas para soportar la carga extra que supone una integración.
2. Asigna un responsable de proyecto que lidere la integración. Entres sus funciones estará la de informar a los responsables de los departamentos sobre los plazos y sistemas que se van a integrar.
3. Durante la implantación, lo ideal es que definas los flujos de trabajo para garantizar una transición sin problemas.
4. Justo antes de la puesta en marcha, es necesario que capacites a tu equipo para que pueda aprovechar al máximo la herramienta integrada.
5. Implementa la integración de forma gradual. Esto reduce riesgos y permite realizar ajustes en caso de ser necesario.
6. Revisa el rendimiento y ajusta los procesos según sea necesario.

Integración de sistemas: Ventajas clave para tu empresa

Ahora que ya tienes una idea de lo que necesitas, estás en posición de elegir la solución de gestión de gastos de empresa que mejor se integra con tu ERP.

Beneficios destacados de integrar Okticket con tu ERP

En Okticket, entendemos que cada empresa tiene necesidades únicas. Por ello, ofrecemos una solución adaptable que se integra con los principales ERP del mercado. Nuestra herramienta ofrece múltiples ventajas para el departamento financiero:

1. Transfiere automáticamente los gastos registrados en Okticket a tu sistema contable y ERP de forma ágil y sencilla. Sin necesidad de procesos manuales.
2. Nuestros conectores son bidireccionales y evolutivos, por lo que garantizan un flujo de datos continuo en ambas direcciones. Además, evolucionan con las actualizaciones de los ERP, garantizando compatibilidad y funcionalidad.
3. Okticket cuenta con integraciones certificadas por los partners tecnológicos más importantes.
4. Los conectores son configurables según las reglas contables y necesidades específicas de tu empresa.
5. Los gastos se integran directamente con los asientos contables, respetando el plan contable de tu empresa.
6. Accede a la información de gastos y contabilidad al instante.
7. La protección de datos está garantizada.

Además, contamos con soporte especializado para garantizar una integración exitosa y sin complicaciones.

Ejemplo de integración de Okticket + ERP

1. Un empleado sobe una foto del ticket a la app.
2. La herramienta extrae los datos con tecnología OCR y los organiza automáticamente.
3. Los datos se sincronizan con el ERP de la empresa (Sage, SAP, Microsoft Dynamics, Libra, Odoo, etc.)
4. Todo queda listo para la contabilidad en cuestión de minutos.

Gracias a esta integración, la gestión de notas de gasto se automatiza y se convierte en un proceso ágil, eficiente y sin errores.

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PREGUNTAS FRECUENTES

¿Es compatible Okticket con mi ERP?

Sí. Okticket se integra de forma nativa, bidireccional y evolutiva con tu ecosistema de software, sin necesidad de ficheros ni procesos intermedios. La integración puede realizarse mediante conectores homologados, usando la API de Okticket o, en caso de que tengas un desarrollo propio, con una integración a medida.

¿En qué se diferencia la integración que ofrece Okticket de la de otras soluciones?

En Okticket ponemos a tu disposición integraciones directamente desplegadas por nuestros expertos junto con los equipos técnicos de los desarrolladores. Esto garantizar la evolución del conector con tu ERP y que soporte todas sus actualizaciones.

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Conclusión

La integración de un software de gestión de gastos con tu ERP no solo mejora la eficiencia operativa. También optimiza el control financiero y facilita la escalabilidad de tu empresa.

En este sentido, Okticket ofrece una solución adaptable y fácil de implementar, diseñada para cumplir con las necesidades de las empresas modernas.

¿Quieres que tu ERP haga más por tu empresa? Descubre cómo Okticket puede optimizar tu gestión financiera al integrarse con los principales sistemas del mercado.

¿Listo para dar el siguiente paso? Solicita una demo personalizada.

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