OCR de facturas: ¿Por qué es clave la extracción rápida de datos?

Escalar el negocio, ahorrar costes, aumentar la facturación… Todas las organizaciones buscan rentabilidad. Para conseguirla, necesitan evolucionar, lo que implica echar mano de la tecnología para optimizar procesos. Y contar con un OCR de facturas es indispensable para automatizar el control y gestión de los gastos de empresa.

¿Todavía sigues recopilando la información de los gastos manualmente? Estás perdiendo el tiempo. El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR por sus siglas en inglés) permite extraer los datos de los tickets y facturas en papel de forma automática y transformarlos en información digital.

Las ventajas del Reconocimiento Óptico de Caracteres

Cada vez más empresas demandan el uso de un software OCR. El motivo puede encontrarse en que el procesamiento de facturas de forma digital es fundamental para dar el paso hacia la automatización de los procesos financieros. Pero tampoco podemos obviar las ventajas que ofrecen estos sistemas:

• Procesamiento inmediato de la información sobre los gastos de empresa.
• Velocidad en la subida de los tickets y facturas a la nube.
• Este almacenamiento on cloud redunda en una mejora de la seguridad y del sistema de búsqueda de información.
• El OCR permite buscar e indexar documentos que no se pueden buscar por medios tradicionales (por ejemplo, PDF). Esto resulta útil si quieres encontrar todas las menciones de una palabra o frase concreta en varios documentos o ubicaciones de una página web.
• Agilidad en el flujo de validación de los gastos.
• Posibilidad de exportar fácilmente los documentos escaneados en PDF o Excel.
• Reducción de errores humanos. Un buen lector OCR utiliza algoritmos avanzados para reconocer caracteres incluso cuando están distorsionados.
• Mejora de la productividad. El OCR para digitalizar facturas permite procesar gran cantidad de facturas recibidas en poco tiempo.
• Reducción del uso de papel.
• Toma de decisiones empresariales basándose en datos reales y fiables.

¿Cuál es el mejor Optical Character Recognition del mercado?

Hoy en día puedes encontrar en el mercado un montón de soluciones que incluyen el Reconocimiento Óptico de Caracteres. Pero… No todos ofrecen la misma eficiencia en el proceso de digitalización de tickets y facturas.

Imagínate que te pones a escanear facturas con una app de digitalización de gastos de empresa, que los datos no acaban de extraerse y en la pantalla aparece el típico símbolo de “cargando”.

¿Qué harías? Probablemente, guardar ese ticket. Y los siguientes. Y así hasta volver a la oficina y dejar todo el montón de tickets y facturas encima de la mesa del responsable de validar tus gastos. Total, que la empresa ha gastado el dinero en una herramienta que nadie utiliza.  

Conclusión: el mejor OCR de facturas es aquel que ofrezca tres características fundamentales:

1. ‍Rapidez. Si la extracción de datos es rápida, los usuarios van a utilizar la herramienta.
2. Fiabilidad. Tampoco sirve de nada que la información se vuelque en décimas de segundo si luego los datos no se corresponden con los del documento original en papel
3. Validez legal. Una herramienta que esté homologada por la Agencia Tributaria te ofrece la posibilidad de deshacerte del justificante en papel, ya que los formatos digitales tienen la misma validez legal que el original.

Además, un buen programa OCR debe ser capaz de aceptar una amplia variedad de formatos y un número de escaneos que se ajuste a las necesidades de tu empresa. Y si además, puedes hacerte con un OCR de facturas gratis o incluido en el plan básico, mucho mejor.

OCR de Okticket: La velocidad de lectura, la clave del éxito

¿Es posible encontrar un sistema de reconocimiento de caracteres que sea potente, rápido y efectivo? Por supuesto. Sin ir más lejos, en Okticket hemos desarrollado una tecnología propia. Nuestro motor de reconocimiento digitaliza los gastos al instante, sin esperas. Además, tiene la capacidad de aprender y mejorar día a día.

¿Qué conseguimos con ello?

• Que los trabajadores en movilidad no se frustren y utilicen la app para subir todos sus gastos de viaje profesionales en el momento, en lugar de procrastinar y dejar la digitalización para final de mes.
• Máxima calidad de la información. Como la foto del ticket se hace cuando este es más legible, se minimizan las incidencias relacionadas con la pérdida o deterioro de los justificantes en papel.
• Ahorro de tiempo. ¿Has calculado cuánto tiempo se tarda en meter a mano en un Excel la información de cada gasto (importe, concepto, CIF, fecha…)? ¿Y en revisar ticket a ticket si los datos metidos a mano en esa hoja de cálculo son correctos? Con Okticket ahorras el 80% del tiempo dedicado a tareas administrativas.
• Eliminación de errores de reporte asociados a la introducción manual de datos.
• Control en tiempo real. El departamento de back office no tiene que esperar a fin de mes a revisar los gastos de todos los empleados que se los entregan tarde, mal y nunca.
• Prevención del fraude. La app es capaz de reconocer tickets duplicados o que no se ajusten a la política de gastos de la empresa.

¿Cómo funciona un OCR de facturas? Ejemplo práctico

Del mismo modo, el funcionamiento depende del software que utilices. A modo de ejemplo, te explicaremos cómo es el proceso de extracción de datos con Okticket:

1. Abres la app (disponible para Android e iOS)y sacas una foto al ticket o factura.
2. El potente motor de reconocimiento extrae de forma automática la información más importante: Fecha, hora, importe, impuesto (IVA, IGIC, tasa de España, tasa de Portugal, tasa de México…), CIF del proveedor, razón social, número de ticket o factura… ¿Y si pagas en una divisa diferente al euro? Puedes seleccionar la moneda en la que has pagado y el cálculo a euros se realiza de forma automática.
3. Añade dicha información al sistema mediante procesos seguros de validación y alertas.
4. Toda la información de gastos queda almacenada en orden y accesible para los administradores en cualquier momento.

¿Quieres conocer todas las ventajas del motor de reconocimiento de Okticket? No esperes más. Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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