Tips para evitar errores al contabilizar gastos de viaje

Contabilizar los gastos de viaje profesionales de forma manual conlleva una serie de costes ocultos que no siempre son fácilmente identificables. Recopilar los tickets, revisar las notas de gastos, aprobarlas, realizar los asientos contables, hacer los reembolsos… Todo ello supone un montón de tiempo tanto para los trabajadores en movilidad como para el departamento de Administración.

No solo eso. Los errores también son frecuentes (se estima que el 80% de las notas de gastos contiene algún fallo). Unas veces son irregularidades inintencionadas. Otras, producto del fraude interno. En ambos casos, las consecuencias son las mismas: más tiempo y dinero perdidos para la empresa.

¿Es posible evitar los errores al contabilizar gastos de viaje? Si se toman las precauciones necesarias, se pueden reducir al mínimo. En un momento en el que los viajes de empresa está relanzándose, conviene implantar una serie de medidas preventivas.

Contabilizar los gastos de viaje: Cómo evitar los errores más frecuentes

En las notas de gastos suelen repetirse una serie de errores de los que muchas veces no somos conscientes. Pero eso no evita el perjuicio para las organizaciones. Para prevenirlos, lo mejor es empezar por aplicar una serie de medidas encaminadas a optimizar la gestión y control de gastos de viaje profesionales.

1. Predecir gastos y anticipar presupuestos

La falta de control sobre los desplazamientos empieza incluso antes de realizar la reserva. Es frecuente encontrarse con el caso de empresas que ven incrementarse los gastos porque aumenta el número de empleados en movilidad y no lo han tenido en cuenta a la hora de elaborar los presupuestos.

Con ello se dificulta el poder hacer un seguimiento fiable de la política de gastos (cumplimiento, desviaciones…).

2. Delimitar los gastos reembolsables

Del mismo modo, es conveniente establecer una política de gastos de viaje e informar a cada trabajador de cuáles son los gastos no reembolsables y de qué límites se aplican en su caso concreto (alojamiento, transporte, comidas…).

Pero todo ello no sirve de nada si no introduces la información en el software de contabilidad.

3. Asignar cada gasto al asiento contable correspondiente

¿Tienes claro el asiento contable al que debes imputar cada tipo de gasto? Los errores en este sentido también ocurren. Un pequeño recordatorio:

• Los gastos de los trabajadores son de dos tipos: retributivos y compensatorios. Cada uno tiene un tratamiento fiscal distinto.  Los gastos de viaje, como pueden ser alojamiento, manutención o estancia, estarían incluidos dentro de los compensatorios. Si se ajustan a los límites de Hacienda (Real Decreto 439/2007), no están sujetos a cotización. Además, no entran en la categoría de salario
• Los gastos de representación son exclusivamente los que están vinculados a relaciones públicas y comerciales. Se contabilizan en el grupo de cuentas 6 del Plan General de Contabilidad, en la número 627 concretamente (“Publicidad, propaganda y RRPP”)
• Por su parte, los gastos de viaje se asientan en la cuenta 629 (“Otros servicios”)
• En el caso de las dietas que se hayan incluido en la nómina, el importe debe contabilizarse en el asiento de la cuenta 640.

4. Tener en cuenta el cambio de divisa

En ocasiones puede suceder que un trabajador viaje al extranjero y que, a la hora de contabilizar los gastos, no se tenga en cuenta el tipo de cambio de divisa aplicado en el momento de realizar la compra.

5. Realizar auditorías

Otro error muy común es no realizar auditorías, cuando se trata de un mecanismo fundamental para detectar posibles irregularidades y prevenir el fraude interno.  

6. Digitalizar las notas de gastos

También puede ocurrir que los empleados nómadas rellenen las notas de gastos y no adjuntan el ticket o factura correspondiente. O sí lo meten, pero no incluye todos los datos exigidos por la Agencia Tributaria para considerarlos válidos. Con las prisas, apruebas los gastos y haces el reembolso. Ese error le cuesta dinero a la empresa.

Para evitar situaciones como esta, lo mejor es implantar una herramienta de digitalización y automatización de gastos de viaje.

Herramientas para gestionar las notas de gastos

Aprovechando que hablamos de digitalización, es el momento de recordar que en el mercado tienes varias herramientas pensadas para ayudarte a gestionar los gastos de empresa. Una de las más potentes es Okticket. En cuanto empieces a utilizar nuestra solución, comenzarán a minimizarse los errores asociados a la gestión manual de los gastos de viaje.

Para empezar, cada concepto incluido en una hoja de gastos va asociado a la foto del ticket correspondiente. Además, la app para gastos de viaje de empresa está homologada por Hacienda, lo que facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Al mismo tiempo, la herramienta ofrece productos y servicios que también son muy útiles en la lucha contra el fraude interno.

OKTICKET: ¿Cómo funciona?

Además de las ventajas que ya hemos mencionado, Okticket ofrece una serie de características que te ayudarán a optimizar el control y gestión de gastos profesionales de forma rápida y sencilla.

• Inmediatez: Reduce el tiempo invertido en la gestión de gastos de viaje hasta un 80%.
• Trazabilidad: Controla toda la información en una única plataforma y en cuestión de segundos.
• Validez legal La app está homologada por la Agencia Tributaria. El justificante digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel.
• Seguridad: La información de los tickets y facturas digitalizados se guardan en la nube, en un entrono seguro.

OKT CARD: Controla el gasto antes de que se produzca

Las tarjetas de empresa son muy útiles para controlar los gastos de viaje de los empleados nómadas. Como no tienes que lidiar con anticipos ni reembolsos, no hay riesgo de confundirse con las cantidades. ¿Te preocupa el cumplimiento de la política de gastos de tu empresa? La OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket, proporciona una nueva forma de controlar los gastos de los empleados..

Otras ventajas de la OKT Card:

• Puedes contratar una tarjeta para cada empleado y personalizar los límites de uso de forma individual (por periodo diario y mensual, por categoría de gasto, etc.).
• El control de los gastos de viaje profesionales se realiza desde una única plataforma.
• Los gastos realizados con la tarjeta se concilian automáticamente.
• Supervisarás en tiempo real las transacciones. Puedes ver quién ha realizado el gasto, dónde, cuándo y en qué.
• La activación y desactivación se realiza desde la app de Okticket.
• Al tratarse de una tarjeta Mastercard de débito, es un medio de pago seguro, transparente y aceptado en miles de establecimientos de todo el mundo.
• Puedes llevar la tarejta virtual en tu cartera física o en tu Wallet de Apple Pay o de Google Play.

Conciliación bancaria automática

La conciliación bancaria es uno de los procesos indispensables para saber si se están produciendo errores en la contabilización de gastos empresariales. Pero hacerlo a mano no es lo más recomendable, ya que pueden darse algunos errores. Por ejemplo:

• Duplicar un apunte
• Olvidarse de contabilizar un movimiento
• Cambiar una coma de sitio por equivocación (escribir 13,55 en lugar de 135,5)
• Confundirse en el orden de un dígito en una cifra (poner 654 en lugar de 645, por ejemplo)
• Equivocarse al poner una fecha (se habla de inconsistencia temporal)

De ahí la importancia de utilizar una herramienta que ofrezca conciliación bancaria automática. ¿Tu empresa ofrece tarjeta de crédito a los trabajadores? Te recordamos que en Okticket nos conectamos con más de 100 bancos.

El módulo de conciliación de Okticket permite cotejar de forma automática los movimientos de las tarjetas de crédito de empresa con los tickets subidos a la app. Sin exportación de extractos bancarios, ni procesos intermedios, ni errores de revisión.

Motor de revisión automática con lógica personalizada

Las alertas también son una herramienta ideal para detectar irregularidades en las notas de gastos. No es extraño que se contabilicen tickets duplicados, con gastos efectuados en festivo, importes ilegibles o que sobrepasan el límite marcado en la política de viajes de la empresa.

¿Necesitas ir más allá de las típicas alertas? Nuestro motor de revisión automática tiene inteligencia para la toma de decisiones de rechazo o aprobación de las hojas de gasto en base a la lógica personalizada establecida por el administrador.

¿Qué revisas habitualmente al gestionar una nota de gastos? El motor de alertas informa, aprueba o rechaza los gastos sin que tengas que revisar a ojo los conceptos. Incluso puedes rechazar de forma automática la presentación de una liquidación de gastos.

Si quieres conocer todas las ventajas de nuestra solución, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.

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