Gastos de representación: ¿Son deducibles?

Invitaciones a comer, regalos de empresa, habitaciones de hotel para un cliente… La gestión de los gastos de representación puede generar ciertas dudas.

¿Cómo se contabilizan? ¿Son deducibles? ¿Tengo que declararlos? A lo largo de este artículo daremos respuesta a esas preguntas y trataremos de disipar las dudas que suelen asaltar a empresas y autónomos cuando tienen que lidiar con estos gastos profesionales.

¿Qué son los gastos de representación?

Empezaremos por explicar brevemente qué son realmente los gastos de representación, ya que es bastante frecuente que se confundan con los gastos de viaje.

La diferencia principal entre ambos tipos de gastos de empresa está en la finalidad.

• Los gastos de viaje profesionales son los que se originan como consecuencia del desplazamiento de los empleados fuera del centro de trabajo habitual para realizar labores comerciales. Serían, por ejemplo, los gastos de transporte, alojamiento y comidas para acudir a una feria.

• Los gastos de representación, en cambio, son los que se producen para mejorar la imagen de la empresa, principalmente con el objetivo de captar o fidelizar a clientes y proveedores. Los regalos de empresa o las invitaciones para comer que haces a los clientes serían los ejemplos más típicos. Este tipo de gastos están contemplados en la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y en la Ley del Impuesto de Sociedades..

¿Dónde se contabilizan los gastos para actividades empresariales ?

Con los gastos de representación ocurre como con los gastos de viaje. Según la Agencia Tributaria, tiene que contabilizarse dentro del Grupo 6 del Plan General de Contabilidad, concretamente en el subgrupo 62 (compras y gastos de la actividad), donde encontramos:

• La cuenta 627, en la que se recogen los gastos en publicidad y relaciones públicas

•  La cuenta 629, en la que se recogen otro tipo de servicios.

¿Son deducibles los gastos de representación?

Para responder a esta pregunta, lo mejor es separar los diferentes tipos de impuestos.

Deducción del IVA de gastos profesionales

Al igual que los gastos de viaje deducibles, los gastos profesionales producidos para mejorar la imagen de la empresa frente a un cliente o proveedor pueden deducirse siempre y cuando cumplan una serie de requisitos:

• El gasto tiene que estar vinculado a la actividad económica de la compañía

• Es necesario aportar la factura completa original.

• Además, el gasto tiene que quedar registrado en la contabilidad

• El plazo máximo para solicitar la devolución es de cuatro años.

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Deducción del IRPF de los gastos de representación

Del mismo modo, los gastos de representación están exentos de tributar en el IRPF siempre y cuando se justifiquen debidamente. En el caso de una comida, por ejemplo, basta con demostrar que el potencial cliente ha recibido la invitación. Puede servir un correo electrónico informando de la invitación, un mensaje de WhatsApp o la inclusión del nombre del invitado en la lista de clientes.

Gastos de representación deducibles en el Impuesto de Sociedades

Más difícil es demostrar que los gastos de representación están relacionados con los ingresos. Pero si no se hace, podrían considerarse como liberalidades, y estas no son deducibles.

Entonces, ¿Cuáles son los gastos de representación deducibles? “Aquellos que cumplen con unas condiciones y finalidades que la empresa deberá justificar en una inspección tributaria”. Es decir, “los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios, así como los que se hallen correlacionados con los ingresos” según se desprende del artículo 14 Ley del Impuesto sobre Sociedades.

Si nos atenemos estrictamente a lo que dice la la Ley del Impuesto sobre Sociedades, podemos listar varios gastos comunes que son susceptibles de ser deducibles. Entre otros: el pago de estancias en hoteles a los clientes; los regalos de empresa (siempre dentro de unos márgenes de precio razonables); las invitaciones de clientes a restaurantes; las entradas a espectáculos culturales, de ocio o deportivos; las inscripciones en eventos e, incluso, el pago de sesiones de cuidado y bienestar.

También se incluyen los gasto que se efectúen con respecto al personal de la empresa con arreglo a los usos y costumbres.

Antes de pasar al siguiente punto, es importante recordar que el importe anual destinado a los gastos de representación deducibles no puede ser superior al 1% del importe neto de la cifra de negocios en ese mismo ejercicio.

Esto no quiere decir que no puedas superar ese porcentaje, pero todo lo que sobrepase el 1% ya no lo podrás deducir.‍

Cómo justificar los gastos de representación

Como has podido leer, para poder deducir los impuestos de los gastos de representación necesitarás justificarlos. Para que el ticket sea válido, debe contener una serie de datos:

• Número de ticket (y serie)
• Fecha de expedición
• Fecha de operación (si es distinta de la de expedición)
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del emisor como del destinatario
• Identificación de los bienes o servicios prestados
• Tipo impositivo
• Importe total

Además, los justificantes tienen que ser legibles y quedar guardados durante 5 años por si se produce una inspección. Por eso, cada vez son más las empresas que optan por digitalizar los gastos profesionales mediante aplicaciones móviles.

Estas soluciones tienen muchas ventajas: ahorran un montón de tiempo en el reporte, en la gestión y en la contabilización; almacenan los tickets en un entorno cloud seguro; la información del gasto es accesible en tiempo real; el gasto en papel es cero; ahorran espacio en el archivo; el documento digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel (siempre y cuando la app esté homologada por la Agencia Tributaria, como Okticket); evitan errores manuales; minimizan el riesgo de sufrir fraude interno; facilitan el análisis de los datos para la toma de decisiones estratégicas, etc.

Asimismo, resulta muy útil establecer una política de gastos y analizar detenidamente toda la información de gastos recopilada por  las herramientas que utilizas para la gestión y control de los gastos profesionales.

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