Adopción de herramientas de gestión de gastos corporativos: el ticket que no se registra no existe

Cuando llega el momento de renovar licencias, toca repasar qué herramientas se usan y cuáles sobran. Con las soluciones de gestión de gastos corporativos, este dato es fácil de comprobar. Basta con mirar cuándo registra el equipo sus tickets.

Puedes tener una integración con el ERP estupenda y una política de gastos bien configurada, pero si tu equipo solo abre la app el día 30 para subir de golpe todos los tickets del mes, esa tecnología te sirve de poco. Si te enteras de lo que se ha gastado cuando ya no puedes hacer nada, es como seguir gestionando los gastos a mano.

Muchas veces, el retraso tiene que ver con lo que cuesta usar la herramienta. Si abrirla, entrar y fotografiar un ticket lleva más de unos segundos, la gente lo deja para luego. Para que registrar un gasto en el momento sea lo más cómodo posible, hemos incorporado a la app de Okticket el acceso con huella o con cara.

El ROI de las herramientas de gestión de gastos depende de su uso

Cuando comparamos proveedores, solemos fijarnos en el precio por usuario, en las funcionalidades o en si se integra con el ERP de la empresa. Pero casi nunca nos paramos a pensar si los empleados van a usar la herramienta, ni cuántos gastos se van a registrar el mismo día en que se producen. Y de eso depende buena parte de la rentabilidad.

Al final, lo que se paga con la licencia son los datos que la herramienta recoge. Un gasto que se sube al momento llega con su ticket, su categoría y su proyecto. Si se sube tres semanas después, falta el ticket o nadie se acuerda de a qué proyecto correspondía.

Lo que cuesta un gasto registrado tarde

Cuando un gasto se registra fuera de plazo, el problema afecta a Finanzas de varias formas:

• El cierre se retrasa, o se hace con estimaciones que luego hay que corregir.
• Las desviaciones de presupuesto se ven tarde, cuando un proyecto o departamento ya ha gastado más de lo previsto.
• Alguien del equipo tiene que perder tiempo en perseguir tickets ilegibles, revisar importes que no cuadran o detectar gastos sin justificar.
• Las decisiones sobre la política de viajes, los proveedores o la tesorería se toman con datos incompletos.

Todo eso tiene un coste. Según un estudio de Censuswide para Perk, el 34% de los empleados en España sigue declarando sus gastos de forma manual, y uno de cada cinco declara gastos incorrectos con regularidad. El coste medio es de 250 euros al año por cada trabajador que lo hace.

Por qué el ticket se queda en la cartera

Lo curioso es que muchas de esas empresas sí tienen una aplicación para controlar los gastos. Pero si digitalizar un gasto lleva más tiempo que rellenar una nota de gastos y grapar el ticket, la app se queda sin usar.

Pasa mucho con las apps que piden usuario y contraseña cada vez que entras. Vas con prisa, no recuerdas la contraseña y guardas el ticket para después. Ese después se convierte en días, y muchas veces en el último día del mes.

Cuantos más pasos haya entre el gasto y su registro, más fácil es que el dato llegue tarde o se pierda.

Acceso biométrico en Okticket: un segundo entre el gasto y el dato

En Okticket hemos quitado ese paso extra. Ya puedes entrar en la app con tu huella o con tu cara, usando Face ID, Touch ID o el lector de huella de tu móvil. Abres la app, miras la pantalla o apoyas el dedo, y ya puedes fotografiar el ticket.

En este punto es importante aclarar que Okticket no guarda datos biométricos. La lectura la hace el propio teléfono y la contraseña sigue protegiendo la cuenta. Si el móvil no te reconoce después de varios intentos, la app vuelve a pedirte la contraseña.

Cómo activar el acceso biométrico en Okticket

1. Actualiza la app a la última versión desde App Store o Google Play e inicia sesión como siempre.
2. Pulsa «Activar» cuando la app te proponga entrar con Face ID o huella. Si no aparece el aviso, ve a Perfil › Seguridad › Acceso biométrico y activa el interruptor.
3. Confirma con tu huella o tu rostro cuando te lo pida el móvil.

Se activa una sola vez por móvil y lleva menos de un minuto. Si cambias de teléfono, tendrás que activarlo de nuevo.

Seguridad y facilidad de uso: herramientas que IT aprueba y el equipo usa

El CFO quiere herramientas rentables, el responsable de IT exige que sean seguras y los empleados piden que sean fáciles de usar. Esto ocurre cada vez que toca elegir o renovar una herramienta de gestión de gastos corporativos.

En esta tabla tienes lo que suelen pedir Seguridad y el equipo, y qué preguntarle al proveedor para comprobar si lo cubre.

El acceso biométrico es una de esas mejoras que contenta a todos. El empleado entra en un segundo, IT mantiene la protección de la contraseña y del bloqueo del móvil, y Finanzas recibe los gastos antes.

5 preguntas para medir la adopción de las herramientas de gestión de gastos en tu empresa

Para saber si tu herramienta de gestión de gastos se usa como debería, hazte estas preguntas:

1. ¿Cuántos días pasan, de media, desde que se hace un gasto hasta que se registra? Es la forma más directa de medir el uso real.
2. ¿Qué parte de los gastos del mes entra en la última semana? Si hay un pico al final, el equipo está acumulando tickets.
3. ¿Cuántos gastos hay que revisar o devolver al empleado? Cada uno son minutos del equipo financiero.
4. ¿Cuánta gente usa la app móvil a diario? Si casi todo se registra desde el ordenador, lo normal es que se registre tarde.
5. ¿Qué pasos te ha quitado tu proveedor en el último año? Entrar con la huella en lugar de teclear la contraseña es uno de ellos.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la adopción de una herramienta de gestión de gastos?

Es la frecuencia con que la plantilla usa la herramienta en su día a día. Se mide por cuántas personas registran sus gastos en ella y cuánto tardan en hacerlo desde que se produce el gasto.

¿Cómo se mide la adopción de una herramienta de gestión de gastos?

Los indicadores más útiles son los días que pasan de media entre el gasto y su registro, el porcentaje de gastos que se registran en la última semana del mes, los gastos que hay que devolver al empleado y el uso diario de la app móvil.

¿Es seguro entrar en una app de gastos con la huella o la cara?

En Okticket, la lectura biométrica la hace el propio móvil y la app no almacena datos biométricos. La contraseña sigue protegiendo la cuenta y se vuelve a pedir si el móvil no reconoce al usuario.

¿Cómo se activa el acceso biométrico en Okticket?

Desde la propia app, en iOS y Android: pulsa «Activar» cuando te lo proponga al iniciar sesión, o ve a Perfil › Seguridad › Acceso biométrico.

Conclusión: la rentabilidad empieza en el móvil del empleado

Una herramienta de gestión de gastos se amortiza poco a poco, cada vez que alguien registra un ticket en el momento. Por eso, al evaluarla, conviene preguntar cuánto le cuesta al equipo usarla, además de qué funciones tiene.

El acceso biométrico es un cambio pequeño, pero va en esa línea. Significa menos pasos para el empleado, información que llega antes a Finanzas y más tiempo para analizar datos reales. ¿Quieres ver cómo funciona en tu empresa? Escríbenos.