Cómo evaluar un software de gestión de gastos en 2027: calendario, criterios y señales de alerta

2027 es un buen momento para elegir o cambiar de software de gestión de gastos. El 6 de octubre de 2027, la factura electrónica B2B será obligatoria para las empresas que facturan más de 8 millones de euros. Y en octubre de 2028 llegarán a la vez la factura electrónica para el resto de empresas y Verifactu, que Hacienda ha aplazado para que ambos calendarios coincidan.

Los próximos meses son el margen que queda para elegir herramienta, conectarla con el ERP y probarla sin prisas.

Calendario 2027-2028: qué cambia para la gestión de gastos en España

Entre octubre de 2027 y octubre de 2028 llegan tres cambios que afectan a cómo entran, se validan y se contabilizan los justificantes de gasto:

• 6 de octubre de 2027: factura electrónica B2B obligatoria para empresas que facturan más de 8 M€ (Orden HAC/1028/2026).
• 6 de octubre de 2028: llegará la factura electrónica B2B para el resto de empresas y autónomos.
• Octubre de 2028: Verifactu será obligatorio para sociedades y autónomos, según el nuevo calendario de Hacienda. Para entonces, los programas de facturación deberán estar adaptados. El nuevo plazo lo anunció el Ministerio de Hacienda el 5 de octubre de 2026 y está pendiente de publicarse en el BOE.

Por tanto, en unos meses van a convivir dos tipos de justificantes. Hoteles, agencias de viaje o empresas de alquiler de coches te enviarán facturas electrónicas estructuradas, mientras que el taxi o la comida con un cliente seguirán llegando en un ticket de papel. El software que elijas tiene que procesar ambos con la misma eficacia.

Checklist para comparar proveedores

Una interfaz bonita, una lista larga de funcionalidades o un precio por usuario bajo dicen poco. Lo que marca la diferencia es cómo responde la herramienta con tus tickets, tu ERP y tu política de gastos. Estos son los puntos que conviene comprobar:

1. Validez fiscal. ¿La digitalización está homologada por la Agencia Tributaria? Hacer una foto a un ticket no basta para poder tirar el original: hace falta una digitalización certificada. Pide que te enseñen la homologación.
2. Integración con tu ERP. Busca un conector nativo y bidireccional que el proveedor mantenga cuando tu ERP se actualice.
3. Política de gastos automática. Carga tu política real en la demo y comprueba que las reglas se aplican solas al registrar el gasto.
4. Adopción por parte de los empleados. Mide cuánto se tarda desde la foto del ticket hasta que el gasto queda registrado, y pregunta si la app funciona sin conexión.
5. Calidad de la lectura. ¿Qué porcentaje de tickets se leen bien sin que nadie tenga que corregir datos a mano?
6. Tarjetas corporativas. ¿Se concilian solos los movimientos de la tarjeta con sus tickets?
7. Varias sociedades y divisas. ¿Puedes gestionarlas desde un solo panel, con reglas distintas para cada una?
8. Seguridad y soporte. ¿Qué certificaciones de seguridad tiene el proveedor? ¿Dónde guarda los datos y firma contrato de encargado del tratamiento? ¿El soporte es en español?

Señales de alerta

• La integración con tu ERP es "por exportación a Excel" o está "en el roadmap".
• Dicen estar homologados por la AEAT, pero no pueden enseñarlo.
• La demo solo funciona con la política de ejemplo.
• La implantación y el soporte no entran en el precio, y te enteras tarde.
• No tienen referencias de clientes españoles de tu tamaño y sector.

Cómo responde Okticket a cada criterio

Okticket es un software español de gestión de gastos y notas de gastos para autónomos, pymes y grandes empresas. Así responde a la checklist anterior:

• Validez fiscal: digitalización homologada por la Agencia Tributaria para tickets y facturas.
• Integración con el ERP: integración nativa y bidireccional con los principales sistemas de gestión empresarial del mercado: Sage, SAP, Microsoft Business Central, Odoo, Libra, Solmicro u Oracle, además de API REST.
• Contabilidad en gestoría: exportación de hojas e informes de gastos en PDF y CSV para compartir con la asesoría.
• Automatización de la política: agente de IA que aplica la política al entrar el gasto: rechaza, detiene y escala al responsable o deja avanzar; flujos de aprobación configurables.
• Viajes y desplazamientos: categorías con umbrales, registro de kilometraje y notificaciones.
• Adopción del empleado: captura con foto desde la app, con lectura inteligente de documentos (IDP) que entiende tickets en cualquier idioma, moneda o formato; funcionamiento sin conexión.
• Pagos y conciliación: tarjeta OKT Card y conciliación automática de movimientos de tarjeta con los tickets.
• Grupos de empresas: gestión multiempresa y multidivisa.
• Seguridad y soporte: empresa certificada en ISO 27001 y ENS de nivel medio; soporte local por correo, chat y teléfono.
• Ecosistema IA: compatible con MCP, el estándar que permite a los asistentes de IA que ya use la empresa consultar los gastos o actuar sobre ellos.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el mejor software de gestión de gastos para empresas españolas en 2027?

Depende de tu ERP, tu tamaño y tu política de gastos, pero en España hay dos requisitos que descartan a muchos proveedores: la homologación de la AEAT para digitalizar justificantes y la integración nativa con ERP como Sage, SAP o Business Central. Okticket cumple ambos. Puedes ver la comparativa completa en nuestra guía del mejor software de gestión de gastos para empresas españolas.

¿Afecta Verifactu al software de gestión de gastos?

Verifactu regula los programas que emiten facturas, no las apps que registran gastos. Pero los datos de gastos acaban en el ERP, que sí debe cumplirlo a partir de octubre de 2028, según el nuevo calendario anunciado por Hacienda (pendiente de publicación en el BOE). Por eso, tener el ERP certificado en Verifactu no es suficiente: los gastos tienen que llegar a él de forma limpia y trazable.

¿Qué cambia con la factura electrónica B2B para los gastos de viaje?

Desde el 6 de octubre de 2027, las empresas que facturan más de 8 millones de euros recibirán muchas facturas de proveedores de viaje en formato estructurado. Los tickets simplificados quedan fuera, así que el software tiene que gestionar los dos formatos. Más detalle en nuestra guía de factura electrónica obligatoria B2B.

¿Es mejor una suite todo en uno o un software especializado en gastos?

Una suite simplifica la compra; un especialista suele ganar en automatización de la política y en adopción por parte de los empleados. Te lo explicamos en por qué las suites integradas están fallando en el control de gastos.

¿Se puede cambiar de software de gestión de gastos sin perder el histórico?

Sí, pero conviene planificarlo. Pide al nuevo proveedor cómo migra los gastos y justificantes anteriores, y asegúrate de poder seguir accediendo a los documentos digitalizados durante el plazo legal de conservación. Evita cambiar en mitad de un cierre trimestral.

Conclusión

Elegir un software de gestión de gastos en 2027 es, sobre todo, una decisión de proceso y de calendario. Las empresas que lo resuelvan este año llegarán a octubre de 2028 con la integración probada y los empleados acostumbrados. Las que esperen tendrán que hacerlo con prisas y a la vez que todas las demás.

No hace falta una evaluación eterna. Usa la checklist, descarta a quien dé señales de alerta y pon a prueba a tus finalistas con tus tickets, tu ERP y tu política de gastos reales.

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