Factura electrónica y reporte fiscal: ¿Qué ocurrirá con el SII?

Ministerio de Economía frente a Agencia Tributaria. Ley Crea y Crece frente a Suministro Inmediato de Información (SII). La digitalización fiscal en España está en pleno auge, y con ello surgen preguntas clave para los departamentos financieros: ¿Cómo convivirán la factura electrónica y el SII? ¿Sustituirá la nueva normativa al sistema actual?

Desde la implementación del Suministro Inmediato de Información (SII) en 2017, la gestión tributaria española ha dado pasos firmes hacia la modernización, permitiendo la transmisión de información en tiempo real a la Agencia Tributaria (AEAT).

Ahora, con la llegada de la Ley Crea y Crece y la obligatoriedad de la facturación electrónica, el sistema fiscal se encamina hacia una integración aún más completa.

Pero ¿Cómo afectará esto a las operaciones de tu empresa? Vamos a ver las casuísticas de ambas normas y cómo será su convivencia a partir de ahora.

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¿Qué es la Ley Crea y Crece?

La Ley Crea y Crece, aprobada en 2022, establece las bases para la obligatoriedad de la facturación electrónica en el entorno B2B. Su principal objetivo es modernizar el tejido empresarial, fomentando la transparencia, reduciendo la morosidad y combatiendo el fraude fiscal.

Cuando entre en vigor definitivamente, las facturas en PDF o escaneadas serán sustituidas por justificantes enviados y recibidos por medios telemáticos. De esta forma, se garantiza que los datos contenidos no van a ser alterados.

Principales características de la facturación electrónica según la Ley Crea y Crece

1. Obligatoriedad general

Todos los empresarios y profesionales deben emitir y recibir facturas electrónicas en sus transacciones comerciales, eliminando progresivamente el uso de documentos en papel y estandarizando los procesos administrativos.

2. Interconexión e interoperabilidad gratuita

Los sistemas de facturación deben garantizar una comunicación fluida y sin costes adicionales entre diferentes plataformas, mejorando la accesibilidad y usabilidad.

3. Conservación y acceso a las facturas

Las facturas electrónicas deben estar disponibles para su consulta durante al menos cuatro años, incluso si el contrato con el proveedor de servicios de facturación finaliza. Los destinatarios de las facturas tienen derecho a solicitar copias sin costes adicionales dentro de este periodo, lo que refuerza la transparencia y el acceso a la información financiera.

4. Trazabilidad y estados de las facturas

Tanto emisores como receptores están obligados a informar sobre el estado de las facturas, garantizando un control exhaustivo y una trazabilidad total de las transacciones.

Esto permite identificar claramente si una factura ha sido emitida, recibida, aceptada o rechazada, fortaleciendo la transparencia en las operaciones comerciales.

De esta forma, algunos estados de las facturas deberán ser comunicados de manera obligatoria, mientras que otros serán de carácter opcional:

• Estados obligatorios:

1. Aceptación o rechazo comercial de la factura.
2. Pago efectivo completo de la factura.

• Estados opcionales:

1. Aceptación o rechazo comercial parcial.
2. Pago parcial de la factura.
3. Cesión a un tercero para su cobro o pago.

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Objetivos principales

Estas medidas buscan optimizar los procesos administrativos y garantizar la seguridad en las operaciones comerciales. Al fomentar la eficiencia, la transparencia y la trazabilidad, la Ley Crea y Crece no solo beneficia a las empresas, sino que también fortalece el sistema tributario español y promueve un entorno empresarial más confiable y moderno.

Detalles técnicos de la factura electrónica

El 28 de octubre, el Boletín Oficial del Estado (BOE) publicó la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre. Esta normativa introduce cambios significativos en los requisitos para los sistemas de facturación electrónica en España (Real Decreto 1007/2023).

Uno de los puntos clave del reglamento es la obligatoriedad de que los sistemas de facturación electrónica garanticen la inalterabilidad, autenticidad e integridad de los registros.

Para lograrlo, cada registro deberá contar con un sistema de huellas digitales o “hash”, respaldado por una firma digital, lo que asegura la autenticidad y la seguridad de la información transmitida.

Asimismo, los sistemas deberán incluir la capacidad de verificar automáticamente la autenticidad de las firmas electrónicas, permitiendo detectar de forma inmediata cualquier intento de alteración o manipulación de los datos.

Principales novedades de la Orden HAC/1177/2024

Entre los principales aspectos técnicos y normativos que regulan la implementación de la factura electrónica en el ámbito empresarial destacan:

1. Requisitos técnicos y funcionales

Los sistemas de facturación deberán garantizar la integridad de los datos, evitando cualquier modificación sin dejar rastro. Esto asegura que las facturas puedan ser auditadas de manera confiable, reforzando el control fiscal y la seguridad en las transacciones.

2. Formato único para los registros de facturación

Se establece un formato estandarizado para los registros de facturación, lo que permitirá a la Agencia Tributaria Española (AEAT) procesar y verificar la información de manera eficiente. Este estándar asegura que todos los datos estén organizados de forma uniforme y facilita la interoperabilidad entre los sistemas de facturación.

Tipos de facturas electrónicas en España

En este punto hay que recordar que en España, actualmente existen dos tipos de facturas electrónicas:

• Factura electrónica de formato estructurado: Utilizan formatos como Facturae, UBL o EDIFACT, diseñados para integrarse automáticamente en sistemas de gestión.
• Factura electrónica de formato no estructurado: Incluyen documentos generados en PDF, Word o Excel. Aunque cumplen ciertos requisitos legales, no están diseñados para integrarse de forma automatizada en sistemas de gestión.

Con la nueva normativa, las facturas en formatos no estructurados (Word, Excel, PDF) ya no serán válidas para las transacciones B2B. Todas las empresas deberán emitir y recibir facturas en un formato estructurado, compatible con herramientas de automatización y con capacidad para asegurar la integridad de los datos.

Esquema de funcionamiento de la factura electrónica B2B

Para facilitar esta transición, se prevé la creación de un portal público para la entrega y recepción de facturas electrónicas. Aunque las redes privadas de facturación seguirán existiendo, estas deberán incluir a la Agencia Tributaria como parte del proceso de validación y registro. Adicionalmente, las facturas electrónicas deberán cumplir con un formato estándar, como Facturae, UBL o EDIFACT, para asegurar su compatibilidad y legibilidad.

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¿Quiénes están obligados a cumplir con la normativa de facturación electrónica?

La normativa de facturación electrónica está diseñada para abarcar a una amplia gama de entidades en el ámbito empresarial. Entre los principales afectados se encuentran:

• Contribuyentes del Impuesto de Sociedades.‍
• Empresas y profesionales que estén obligados a emitir y registrar facturas como parte de sus actividades comerciales.

En términos generales, toda entidad que emita o reciba facturas en el desarrollo de sus operaciones deberá cumplir con los nuevos requisitos técnicos establecidos.

¿Afecta a empresas extranjeras?

La última revisión del texto enviada por España a la Comisión Europea sugiere la posibilidad de que esta normativa también se extienda a empresas extranjeras que realicen actividades comerciales sujetas a facturación en el país. Esto amplía el alcance de la regulación, reforzando la trazabilidad y el control fiscal en un entorno globalizado.

Plazos y adaptación: ¿Qué debes saber? (H2)

Las empresas tendrán hasta el 1 de julio de 2025 para adaptar sus sistemas de facturación a las nuevas especificaciones técnicas establecidas por la Orden HAC/1177/2024. Este periodo de transición busca dar tiempo suficiente para que las organizaciones implementen los cambios necesarios en sus procesos y herramientas.

Por otra parte, la implementación de la facturación electrónica en el entorno B2B se llevará a cabo de manera gradual, con plazos diferenciados según el volumen de facturación de las empresas, tal y como establece el desarrollo reglamentario del artículo 12 de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, sobre creación y crecimiento de empresas.

1. Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: 1 año a partir de la aprobación del reglamento que regule esta normativa.
2. Empresas con facturación anual inferior a 8 millones de euros: 2 años desde la entrada en vigor del reglamento correspondiente.

Este enfoque escalonado tiene como objetivo facilitar la adaptación de las empresas, teniendo en cuenta su tamaño y capacidad operativa.

¿Qué consecuencias tendrá su incumplimiento?

El incumplimiento de esta normativa acarreará sanciones significativas. Según la ley, las empresas que no cumplan con las siguientes obligaciones estarán sujetas a apercibimientos o multas de hasta 10.000 euros.

Diferencias entre factura electrónica y SII

Aunque complementarios, el Suministro Inmediato de Información (SII) y la factura electrónica tienen objetivos  y características distintas:

• El SII centraliza información fiscal en tiempo real para la autoliquidación del IVA, incluyendo datos como CIFs, base imponible e IVA. Los registros de facturación deben ser enviados a la Agencia Tributaria en un plazo máximo de cuatro días,
• La factura electrónica B2B, por su parte, garantiza la emisión y recepción segura y automatizada de facturas, enfocándose en la integridad y trazabilidad de las transacciones.  A diferencia del SII, el envío de las facturas deberá realizarse “en el momento” de su emisión al cliente. Esto garantiza un control fiscal más riguroso y en tiempo real, promoviendo la transparencia y la trazabilidad de las operaciones.

¿Qué es el SII?

Como acabamos de decir, el SII es un sistema de gestión del IVA puesto en marcha por la Agencia Tributaria para mejorar el control de las obligaciones tributarias.  Lleva en vigor desde el año 2017 y ha supuesto un cambio en los procesos de gestión de las facturas.

Cada cuatro días, el sistema de reporte fiscal de las empresas adheridas añade los datos cargados en las facturas, conforme indica la ley. Dicha información se envía a la Agencia Tributaria para la autoliquidación del IVA.

A diferencia de la factura electrónica, que simplemente ofrece la información de servicio necesaria para monitorizar su pago, en el reporte fiscal se incluyen muchos más detalles (número de factura, el CIF emisor, el CIF receptor, la base imponible, el IVA y fecha de la misma).

Están obligadas a acogerse al Suministro Inmediato de Información del IVA las grandes empresas con facturación superior a 6 millones de euros. También las entidades acogidas al régimen especial de grupos del IVA (REGE) y las compañías inscritas en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA).

Importante: cumplir con el SII no implica estar facturando electrónicamente.

El SII antes de la facturación electrónica

El Suministro Inmediato de Información (SII) aportaba importantes beneficios a la gestión tributaria antes de la implementación de la facturación electrónica. Entre sus principales ventajas destacaban:

• Mayor control y precisión fiscal: La centralización digital de la información reducía errores administrativos y minimizaba el riesgo de sanciones fiscales.
• Trazabilidad completa de las operaciones: La digitalización del libro de facturas facilitaba auditorías internas y la preparación de informes financieros más exactos, mejorando la toma de decisiones estratégicas basada en datos fiables.

Sin embargo, también presentaba desafíos significativos:

• Requerimientos tecnológicos exigentes: El cumplimiento con los estrictos plazos del SII requería sistemas de gestión robustos, lo que suponía una inversión considerable, especialmente para empresas con un alto volumen de transacciones.
• Dificultades para las pymes: Estas enfrentaron retos financieros y operativos debido a los costos de modernización tecnológica y capacitación, en contraste con las grandes empresas que disponían de más recursos para adaptarse.

Convivencia entre factura electrónica y SII

La factura electrónica y el SII coexistirán, ya que la primera ofrece información sobre transacciones individuales, mientras que el SII aporta un panorama fiscal completo. La Agencia Tributaria cruzará los datos de ambos sistemas para garantizar el cumplimiento fiscal.

Beneficios del SII automatizado con la factura electrónica

La automatización del SII mediante la implementación de la factura electrónica ofrece importantes ventajas para empresas y la Agencia Tributaria, como:

• Eficiencia operativa: Reducción de errores y optimización de procesos internos.
• Cumplimiento en tiempo real: Eliminación de retrasos en la transmisión de datos fiscales.
• Mayor control y transparencia: Datos fiables para auditorías y análisis estratégico.

Además, las empresas podrán redirigir recursos hacia áreas clave, como la mejora de procesos productivos o el desarrollo de estrategias comerciales innovadoras, fomentando un enfoque más estratégico y menos operativo.

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