Previsión de tesorería con IA: de las facturas y los gastos a un forecast fiable

Acertar con la previsión de tesorería es relativamente sencillo mientras solo haya que tener en cuenta los saldos del banco, las facturas emitidas y los pagos a proveedores. El problema llega cuando las notas de gastos entran en la ecuación.

En empresas con equipos que viajan, un retraso en la presentación de los informes de gasto es suficiente para descuadrar la previsión del mes.

La inteligencia artificial ayuda a conocer tu posición de caja real. Actúa antes de las proyecciones, justo en el momento en que un gasto se convierte en un dato.

A continuación repasamos qué datos necesita una previsión de tesorería, en qué fases del proceso interviene la IA y cómo encaja Okticket.

Qué es la previsión de tesorería y en qué se diferencia del presupuesto

La previsión de tesorería es la estimación de cuánto dinero va a entrar y salir de la empresa en un periodo concreto, con su fecha correspondiente. La clave está en el cuándo.

Con ella, las empresas pueden saber si tendrán dinero suficiente para pagar nóminas, proveedores, impuestos y demás gastos en cada momento. Es algo que la cuenta de resultados no indica.

Una empresa con beneficios puede tener problemas de liquidez si cobra a 90 días y paga a 30.

El presupuesto fija los objetivos de ingresos y gastos del año y se revisa pocas veces. En cambio, la previsión se actualiza cada semana o cada mes con los movimientos reales.

PresupuestoPrevisión de tesoreríaPregunta que responde¿Cuánto vamos a gastar e ingresar?¿Cuánto dinero tendremos y cuándo?Horizonte habitualAnualDe semanas a meses, según la empresaFrecuencia de revisiónTrimestral o semestralSemanal o mensualDatos de partidaObjetivos y supuestosFacturas, cobros, pagos y gastos reales

Por qué fallan las previsiones de tesorería

Los errores más habituales tienen que ver con los datos de entrada, más que con el cálculo. Estos son los motivos que más se repiten:

• Las notas de gastos llegan tarde porque los empleados acumulan los tickets y no los presentan hasta el último momento. Eso provoca que la previsión no contemple un dinero que ya ha salido. En un artículo anterior hablamos de por qué los tickets llegan tarde y cómo evitarlo.
• Los datos llegan incompletos o con errores. Por ejemplo, tickets sin categoría, facturas sin centro de coste o importes tecleados a mano. Cada corrección obliga a escribir al empleado y esperar su respuesta.
• El gasto está repartido en varios sitios. Tarjetas corporativas, anticipos, kilometraje, dietas y facturas de proveedores se gestionan por separado, y alguien tiene que reunirlos en una hoja de cálculo.

Además, el equipo financiero dedica buena parte del cierre a perseguir justificantes y le queda poco tiempo para analizar la previsión.

Qué datos necesita una previsión de tesorería fiable

Una buena previsión comienza por disponer de la información a tiempo, completa y en un formato con el que se pueda trabajar.

Para las entradas hacen falta las facturas emitidas, sus vencimientos y el histórico de cobro de cada cliente, que no siempre coincide con lo que dice la factura.

En el lado de las salidas se necesitan las facturas de proveedores, las nóminas, los impuestos, las cuotas de deuda y el gasto de empleados en viajes, dietas, kilometraje, anticipos y tarjetas. Esta última partida varía con la actividad comercial y es la que más tarda en registrarse.

También conviene identificar los gastos recurrentes, los estacionales y los ligados a proyectos o eventos concretos. Los cargos pequeños y recurrentes son los que más se pasan por alto. Lo explicamos en el artículo sobre gastos hormiga en la empresa.

Cómo ayuda la IA, del ticket a la previsión

Cuando se habla de IA en tesorería se piensa en modelos predictivos, pero la IA resulta útil bastante antes de predecir nada e interviene en varias fases del proceso.

1. Captura del gasto

El empleado fotografía el ticket o la factura con el móvil y el sistema extrae automáticamente la fecha, el importe, el IVA, el proveedor y el tipo de gasto. Si te interesa la parte técnica, lo detallamos en nuestro artículo sobre el OCR de facturas.

Okticket lo hace desde su app móvil. Como está homologada por la Agencia Tributaria, el justificante digitalizado tiene validez legal. Nadie tiene que guardar tickets en un cajón ni enviarlos por mensajería a la oficina.

2. Clasificación y control

Una vez capturado, el gasto se asigna a una categoría, un proyecto o un centro de coste y se compara con la política de gastos de la empresa. Los duplicados, los importes que superan los límites y los tickets ilegibles se detectan en ese momento y no durante el cierre. El equipo financiero deja de recopilar y pasa a revisar lo que el sistema ya ha marcado.

3. Todo el gasto en una sola plataforma

Okticket reúne tickets, facturas, tarjetas corporativas, anticipos y kilometraje, y los envía a contabilidad o al ERP. Con todo el gasto visible desde un mismo panel, resulta mucho más fácil prever la tesorería.

4. Conexión con la tesorería

La previsión parte del saldo disponible hoy. Si esa cifra se calcula con el último extracto y con notas de gasto pendientes de conciliar, el error se arrastra a las semanas siguientes.

Okticket se integra con Bankinplay, software especializado en tesorería. Cada gasto aprobado en Okticket se concilia con su movimiento bancario, se contabiliza y se refleja en la posición de caja de forma automática. Nadie tiene que cuadrar a mano la nota de gastos con el extracto.

Con esta integración, la previsión arranca de una posición de caja actualizada, y los reembolsos de notas de gasto ya aprobadas figuran como salidas conocidas, con su fecha.

5. Proyección

Con datos completos y actualizados, las herramientas de análisis y los modelos predictivos pueden identificar qué gastos se repiten, cómo varían según la temporada y qué aumentos se deben a ferias o campañas comerciales.

La calidad de esas proyecciones depende de los datos que reciben. Okticket se encarga de que el gasto de la empresa llegue a ellas a tiempo, completo y revisado.

Límites de la IA en la previsión de tesorería

La IA trabaja con datos históricos y no conoce decisiones que todavía no se reflejan en ellos, como la apertura de una oficina, las dificultades de un cliente importante o la congelación de viajes que acaba de aprobar la dirección. Eso lo sabe el equipo financiero.

Tampoco puede compensar un histórico corto o incompleto. Si hay lagunas en los datos, cualquier proyección heredará esos huecos. La previsión necesita siempre una revisión humana que añada el contexto del negocio y valide las cifras antes de decidir.

Primeros pasos

1. Mide cuánto tarda en llegar el gasto

Calcula los días que pasan de media entre que alguien paga y el equipo financiero lo contabiliza. Es un buen indicador de la fiabilidad de tu previsión.

2. Digitaliza la captura

La idea es que tickets y facturas se registren el mismo día, desde el móvil y con validez legal.

3. Unifica las fuentes

Haz que tarjetas, anticipos, kilometraje y facturas se registren en una sola plataforma, conectada con la contabilidad y con la herramienta de tesorería.

4. Fija una cadencia

Decide cada cuánto vas a actualizar la previsión y qué periodo va a cubrir, según el tamaño de tu empresa y lo ajustada que esté la caja. Mantener esa frecuencia evita que la previsión se quede desfasada.

5. Compara previsión y realidad

Revisa periódicamente dónde te desviaste y por qué. Esas desviaciones te indican qué corregir en la siguiente previsión.

Una previsión de tesorería fiable depende menos de la herramienta con la que se calcula que de los datos con los que se alimenta. Cuando el gasto se registra el mismo día, completo y conectado con la tesorería, la previsión deja de ir por detrás de la realidad.

Si quieres ver cómo encaja Okticket en tu proceso, te lo mostramos sin compromiso.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto hay que actualizar la previsión de tesorería?

Lo habitual es actualizarla cada semana para el corto plazo y cada mes para el horizonte anual. Si la caja está ajustada, conviene revisarla con más frecuencia.

¿Qué diferencia hay entre previsión de tesorería y flujo de caja?

El flujo de caja registra el dinero que ha entrado y salido en un periodo ya cerrado. La previsión estima los cobros y pagos futuros y usa el flujo de caja histórico como base. Es decir, el primero mira hacia atrás y la segunda, hacia delante.

¿La previsión de tesorería con IA sirve para una pyme?

Sí. En una pyme cualquier desfase de caja se nota rápido, y la primera medida, digitalizar el gasto, requiere poca inversión.

¿Por qué importa el gasto de empleados en la previsión?

Porque es el que más tarda en aparecer. Una factura de proveedor tiene fecha de vencimiento, mientras que un viaje comercial puede llegar a contabilidad semanas después si la nota de gastos se presenta tarde.

¿Se puede hacer la previsión de tesorería en Excel?

Sí, y es lo más habitual al empezar. Pero su fiabilidad depende de los datos que se introducen. Si los gastos llegan tarde o se teclean a mano, esos errores se trasladan a la previsión.