Evita el fraude interno en el reporte de gastos

Los trabajadores en movilidad te entregan los tickets in extremis, les echas un vistazo rápido y apruebas los gastos. Cuando por fin tienes un rato para revisar las notas de gasto, te percatas de que hay compras que no se ajustan a la política de gastos de la empresa. ¿Cuántas veces tu empresa habrá sufrido fraude interno sin que nadie se diese cuenta? 

A lo largo de este artículo ofreceremos algunos tips que te ayudarán a evitar y detectar el fraude interno en el reporte de gastos. Pero para poder saber a qué te enfrentas, lo primero es conocer cuáles son las irregularidades más frecuentes que se cometen con el reporte de gastos de viaje.

Tipos de fraude interno 

Fraude documental

¿Alguna vez te han colado un ticket que no sirve como justificante? Para que estos documentos sean válidos, deben contener la siguiente información:

• Fecha y lugar de emisión
• Numeración de la factura
• CIF/NIF, dirección y demás datos del emisor
• Importe con el tipo impositivo
• Moneda en la que se paga
• Descripción de los productos/servicios
• No tener datos borrosos que dificulten su lectura

Aquí también podemos incluir una práctica que ocurre más a menudo de lo que pensamos: los gastos duplicados. Vamos a plantear dos situaciones a modo de ejemplo:

1. Un empleado pasa el mismo ticket dos veces y en ambas ocasiones se le reembolsa el gasto.
2. Dos empleados van a comer con un cliente. Después, ambos piden un ticket y lo incluyen en sus respectivas notas de gastos. Una comida que, pongamos, le hubiese costado 100 euros a la empresa, acaba saliendo por 200 euros.

¿Y qué decir de los tickets con información borrosa o manipulada? Seguro que te has encontrado con más de un justificante así.

Fraude cronológico

Otra mala práctica es pasar gastos realizados fuera de la jornada laboral o en festivos. Los tickets antiguos presentados fuera del periodo máximo establecido por la empresa también se encuadrarían en esta tipología.

Fraude por exceso de gasto

Exceder el límite marcado en la política de gastos de la empresa es bastante frecuente.

Fraude por adquisición de artículos no reembolsables

Todos los trabajadores en movilidad son conscientes de los tickets que pueden pasar o no como gastos de viaje. No obstante, hay quien hace compras no compliance y carga el gasto a la empresa.

Consecuencias del fraude interno para las empresas

El fraude interno afecta a una de cada cuatro empresas españolas. Concretamente, al 41%, según se desprende del informe “EMEA Fraud Report 2019” de Experian, realizado por la consultora Forrester.

Estudios posteriores apuntan a cifras más altas. Por ejemplo, la edición del año pasado del “Fraud in the Wake of COVID-19: Benchmarking Report” elaborado por ACFE concluye que el porcentaje de fraude interno alcanzó en 2020 el 72% (un 35% más que un año antes).

¿Cuáles son los efectos negativos para las empresas que afectadas? Principalmente:

1. Un grave perjuicio económico. Un reciente estudio de ACFE que la organización antifraude ha remitido a las Naciones Unidas calcula que la pérdida anual media equivale al 5% de los ingresos.
2. Disminución de la competitividad.
3. Merma de reputación.
4. Como consecuencia de los tres anteriores, empeoramiento de la tasa de conversión y pérdida de clientes.

Consejos que te ayudarán a prevenir el fraude interno

Invertir en tecnología

Las estadísticas hablan de que siete de cada 10 organizaciones están dispuestas a invertir en herramientas antifraude. Pero la realidad es otra. El “Informe sobre el estado del fraude en España 2020-2021”, elaborado por la Asociación de Empresas Españolas Contra el Fraude, revela que uno de los principales problemas empresariales en la lucha contra el fraude es la inversión “insuficiente” en tecnología.

En este gran saco entrarían, por ejemplo, las soluciones para digitalizar gastos de viaje. Además de facilitar la gestión, mejoran el control.

Fomentar el bienestar laboral

Este punto, que puede parecer irrelevante, en realidad es muy importante. ¿Por qué? Porque una de las principales causas del fraude interno es que el trabajador siente que la empresa no le trata bien.

Retener el talento interno

La alta rotación de personal incrementa el riesgo de sufrir fraude interno porque los trabajadores no se sienten identificados con la empresa.

Llevar a cabo auditorías periódicas

Sirven tanto para detectar el fraude como para saber quién lo ha cometido. ¿Sabías que los empleados que más fraudes cometen son los de nivel bajo y medio, seguidos por los gerentes?

Los auditores están preparados captar los comportamientos sospechosos, pero eso no quita para que realices evaluaciones de riesgo.

Poner en marcha un canal de denuncias anónimo

los compañeros de trabajo son una buena fuente para saber quién está engañando a la empresa, pero nadie va a hablar si no se le garantiza anonimato.

Implantar códigos éticos internos...

... Y poner en conocimiento de la plantilla las sanciones que se impondrán en caso de detectar irregularidades en las notas de gastos. Dependiendo de la gravedad de la actuación, las sanciones pueden ir desde una amonestación hasta la puesta en marcha de un procedimiento legal.

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Okticket te ayuda a evitar el fraude interno

Los principales problemas relacionados con el reporte de gastos a los que se enfrentan las empresas suelen ser consecuencia de la gestión manual. Por tanto, parece lógico pensar que la gran mayoría de las irregularidades se solucionarían con la implantación de soluciones para digitalizar los gastos de viaje. A continuación, razones por las que deberías contratar Okticket:

1. Porque te olvidarás del fraude documental. Puedes configurar un número mínimo de campos a cumplimentar. Al sacar la foto al ticket para que el gasto quede registrado en la aplicación, nuestro potente motor de reconocimiento los extrae.

2. Porque no volverán a producirse fraudes cronológicos, ni a superarse umbrales de gasto, ni a colarse artículos no compliance. La herramienta permite establecer alertas personalizadas. Además, Okticket ha desarrollado un motor de revisión automática pensado para reducir la tarea de la revisión de gastos a la mínima expresión. Dicho sistema tiene inteligencia para la toma de decisiones de rechazo o aprobación de las hojas de gasto en base a la lógica personalizada establecida por el administrador. ¿Qué comportamiento de gasto te preocupa? Lo trasladamos al sistema de revisión automática.

3. Porque tus empleados cumplirán por fin con la política de gastos de viaje. ¿Conoces la OKT Card? La tarjeta para empresas de Okticket te proporciona una nueva forma de controlar los gastos de tus empleados. Puedes, entre otros, personalizar los límites de uso de la tarjeta de forma individual y por múltiples criterios. También ofrece conciliación automática. En cuanto tus empleados hagan un pago, les llegará una notificación al móvil para que suban la foto del ticket y este quede asociado al gasto.

4. Porque la analítica avanzada te permite extraer información fiable de los gastos de viaje.

¿Quieres conocer todas las posibilidades que puede ofrecerte Okticket para olvidarte del fraude interno en el reporte de gastos? 

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