Métodos de validación de gastos profesionales: ¿Con cuál te quedas?

Puede ser un proceso rápido, sencillo y transparente o una tarea larga, tediosa y con algunas sombras. En toda empresa, cualquier gasto que se realice viene precedido de su correspondiente proceso de aprobación.

¿Cómo es este proceso? ¿Qué métodos de validación de gastos profesionales son los más efectivos? Lo veremos a lo largo de este artículo.

Cómo optimizar el proceso de aprobación de gastos

Una de las primeras medidas a adoptar para optimizar el proceso de gestión y validación de gastos es establecer una política de gastos adaptada a la actividad de cada organización y compartirla con los empleados para que conozcan los límites, el procedimiento de solicitud y los criterios de aprobación de gastos. ¿Qué es lo que no puede faltar en este documento?

• Un listado de las personas o cargos que pueden dar de paso las compras, las contrataciones de servicios o la realización de viajes profesionales, por poner algunos ejemplos.
• La delegación de funciones en caso de que los responsables estén de vacaciones o de baja laboral.
• Los tipos de gastos que se consideran reembolsables: gastos de viaje profesionales, dietas, kilometraje, gastos de representación…
• Los métodos de pago: efectivo, tarjeta bancaria personal, tarjeta de empresa…
• Los límites de gasto por empresa, por usuario y por categoría de gasto.
• El flujo de validación.
• La información que debe incluirse en las notas de gastos.
• Los justificantes válidos: soporte admitido, plazo de presentación, datos obligatorios…
• El procedimiento de reembolso en caso de que el trabajador adelante el dinero de su bolsillo.

Vamos a ver algunos de estos puntos más en detalle.

Lee también: «LA IMPORTANCIA DE ESTABLECER UNA POLÍTICA DE GASTOS DE VIAJE»

Establecer un flujo de aprobación

Puede ocurrir que el proceso de validación de gastos de empresa requiera la supervisión de más de un responsable, lo que implica destinar más tiempo y recursos. Entre que el empleado realiza el gasto y el responsable del departamento de administración lo da de paso pueden pasar semanas.

Por eso, lo ideal en estos casos es contar con una herramienta que permita automatizar un workflow de aprobación. Funciona más o menos de esta forma:

1. El empleado realiza un gasto.

2. Lo registra, comprueba que todos los datos son correctos y lo envía a revisión.

3. Su supervisor lo abre y si todo es correcto,  lo aprueba.

4. Una vez aprobado, otro responsable se encarga de validarlo.

5. Cuando esté validado, la persona con el rol establecido lo tramita y procede al reembolso, si el empleado ha adelantado el dinero.

Dicho flujo puede variar en función de variables como el departamento, el cargo o los proyectos.

En este punto es importante recordar que un error común es alargar el flujo de aprobación con capas innecesarias que ralentizan el proceso. De ahí la importancia de establecer un sistema de notificaciones que avise de los cambios de estado de los gastos. Algunas herramientas de digitalización de gastos profesionales cuentan con esta funcionalidad

Definir un criterio de justificación

A la hora de justificar los gastos pueden ocurrir dos cosas: que te inunden de datos innecesarios o que los documentos no cuenten con la información básica requerida para que sean válidos de cara a Hacienda.

Por eso es importante informar a los empleados de que no todos los comprobantes son válidos como justificantes de pago. Estos deben ser legibles e incluir una serie de datos para demostrar que los gastos están relacionados con la actividad de la empresa: número de ticket/factura y serie, CIF del proveedor, fecha de expedición y de operación (en caso de que esta sea distinta), nombre del proveedor, concepto del bien o servicio prestado, tipo impositivo e importe total.

Luego están conceptos como el soporte admitido. Si en tu empresa la aprobación es manual, lo habitual es que los tickets o facturas se presenten en papel. En este caso, debes tener especial cuidado con los datos ilegibles y asegurarte de que el concepto y el importe se corresponden con lo anotado en la nota de gastos.

Pero si la gestión está digitalizada y quieres que los registros sean a través de la app correspondiente, tendrás que informar a los empleados de que, por regla general, solo se admitirán justificantes digitalizados.

¿No quieres que los empleados pasen gastos antiguos? En ese caso también deberás fijar los plazos de presentación de justificantes.

Además de esto, las compañías pueden establecer que las hojas de gastos incluyan información como el motivo del gasto, la categoría de gasto, el centro de coste o el número de comensales (por ejemplo, en una comida de negocios) o el cliente (en caso de los gastos de representación).

De nuevo, las herramientas de digitalización de gastos profesionales hacen que esta parte del proceso de validación sea mucho más rápida y sencilla. Eso sí. Asegúrate de que la solución está homologada por la Agencia Tributaria. Solo así el justificante digitalizado tendrá la misma validez legal que el original en papel.

Implantar una política de reembolso

¿La empresa tiene establecido algún procedimiento para el reembolso de las notas de gastos? ¿El ingreso se realiza en la nómina? ¿Cuánto tienen que esperar los trabajadores para recibir la devolución del dinero adelantado?

Para que el reembolso de los gastos profesionales no se convierta en un caos, es fundamental definir el procedimiento a seguir: periodo de tiempo máximo para hacer las devoluciones, forma de pago, listado de gastos reembolsables y no reembolsables, etc. Las normas deben ser claras y compartidas con todo el equipo.

Especialmente importantes es definir bien cuáles son los gastos profesionales reembolsables. No existe un listado oficial, pero por norma general se aceptan:

• Los gastos derivados de los viajes de negocios: desplazamiento (transporte, kilometraje, aparcamiento. peajes), alojamiento y manutención.
• Los gastos de representación (regalos y comidas con clientes).
• Los materiales de oficina y los necesarios para realizar un trabajo.
• Los gastos de artículos de telefonía e informática.

Luego hay empresas que deciden abonar conceptos como la lavandería del hotel en estancias de varios días.

Importante también dejar claro cuáles son los gastos no reembolsables. Están los típicos, como las multas de tráfico aunque el coche sea de empresa, las compras de artículos personales o las comidas fuera del horario laboral. Pero hay empresas que añaden sus propias restricciones, como pueden ser los gastos cuyos justificantes se hayan extraviado o tengan los datos ilegibles.

¿Qué modelo de gestión de gastos utilizas?

Dependiendo del modelo de gestión de gastos empleado, la validación se simplifica más o menos. Vamos a ver los pros y contras de los tres tipos:

1. Modelo fijo: el trabajador recibe una cantidad de dinero fija cuando tiene que salir de viaje o realizar alguna compra para la empresa. Lo bueno es que el empleado no tiene que adelantar el dinero y el proceso de aprobación se simplifica. Lo malo es que se pierde el control del gasto. Pongamos el ejemplo de una empresa que dé a un empleado una dieta diaria de 50 euros para los gastos de manutención. Al no tener que rendir cuentas, puede destinar el dinero a compras que en otras circunstancias serían gastos no reembolsables.

2. Modelo por gasto: los empleados tienen que guardar los tickets o facturas y presentar una hoja de gastos, tanto si ha recibido un anticipo como si ha adelantado el dinero de su bolsillo. En este caso, el departamento de finanzas tiene más control sobre los gastos. Pero… el proceso de aprobación se alarga y se vuelve más complejo.

3. Modelo mixto: La empresa combina los dos modelos anteriores. Puede hacerlo por tipo de gastos, por rol, por departamentos… Dependiendo de cuál emplee en cada momento la validación se simplifica o se complica. Un ejemplo frecuente de este modelo es el de una empresa que ofrece a sus empleados en movilidad una cantidad fija en concepto de dietas, pero que exige que se le entreguen los justificantes correspondientes.

En definitiva, si tu organización dispone de una política de gastos, la validación manual es una pérdida de tiempo y de recursos absoluta. Por no hablar de todos los errores que se producen y del riesgo de sufrir fraude interno.

Lo más operativo es automatizar el proceso mediante una herramienta de gestión de notas de gastos que te permita configurar reglas y límites de gasto, asignar gastos a categorías y centros de coste y establecer alertas, además de ofrecer conciliación bancaria e integración con el ERP de tu empresa.

Otra opción es ofrecer a tus empleados tarjetas de empresa que ofrezcan conciliación automática o la posibilidad de personalizar los límites de uso por categorías, incluso por días.  Así te olvidarás del engorro que supone gestionar anticipos y reembolsos pero seguirás teniendo la trazabilidad del gasto.

Cómo crear un proceso de aprobación de gastos con Okticket

Para que veas lo fácil e intuitivo que resulta validar un gasto mediante una app, te ponemos el ejemplo de Okticket.  ¿Qué pasos hay que seguir?

1. El primer paso es que el empleado entre en la app y registre el gasto. Para ello, solo tiene que sacar una foto al ticket, seleccionar la categoría, asignarlo a una hoja de gastos y a un centro de coste si procede. Posteriormente, pasa la hoja de gastos a revisión.

2. Desde la app y el gestor web, la persona responsable puede ver las hojas de gastos creadas por su equipo.

3. Para realizar los cambios de estado tienes que entrar en la hojas de gastos desde el gestor web. Si por ejemplo eres un validador de primer nivel, puedes coger las hojas que pongan “Pendiente de revisión” para pasarlas a revisión.

4. Cuando la hoja esté revisada, y si tienes rol para ello, puedes aprobarla o rechazarla. Si la apruebas, pasará al siguiente nivel de validación hasta que se marque como “tramitada”.

Si quieres recibir notificaciones en la app y/o en tu correo electrónico cuando el estado de las hojas de gastos haya cambiado,  puedes hacerlo desde tu perfil.