Control de viáticos empresariales: Tips para reducir costes y cumplir normativas

Está pasando. Las empresas vuelven a confiar en los viajes de negocios para lograr sus objetivos comerciales. Según las previsiones de Gebta, este 2025 la inversión aumentará un 22%, así que es el momento ideal para revisar y mejorar los mecanismos de control de viáticos empresariales.

Como ya hemos comentado en entradas anteriores, la gestión ineficiente de las dietas y gastos de viaje impacta negativamente en la rentabilidad empresarial. Además, es fácil que derive en incumplimientos normativos sancionables.

¿Cuáles son las mejores prácticas para gestionar viáticos de forma eficiente? Como veremos a continuación, la clave está en implementar políticas de gastos claras y herramientas digitales que automaticen los procesos.

Estrategias para un control de viáticos empresariales eficiente

1. Implementación de una política de gastos sólida

El punto de partida para lograr la trazabilidad que toda organización necesita es reforzar la política de gastos de viaje. Esta debe estar bien planificada, ser los más clara posible y no dejar margen a diferentes interpretaciones.

¿Cuáles son los imprescindibles de este documento?

Umbrales de gasto por destino

No tiene mucho sentido ser inflexible en los límites de gasto, puesto que los precios varían en función del destino. Los costes de alojamiento y restaurantes no serán los mismos en Madrid que en Cáceres o en Santiago de Compostela.

Hay empresas que también establecen diferentes umbrales según el rol del viajero dentro de la organización.

Protocolo de solicitud y reembolso estructurado

Es inevitable que de vez en cuando surjan compromisos de última hora que obliguen a hacer reservas sobre la marcha. Por eso la flexibilidad es importante.

Pero el procedimiento estándar debería ser que los empleados realicen una solicitud de viajes con margen suficiente como para que el departamento correspondiente pueda comparar diferentes tarifas y contratar la mejor opción.

Lo ideal es estandarizar el formato de solicitud para que incluya información como el motivo del viaje, el destino (local, nacional o internacional) y la duración.

De igual manera, el proceso de reembolso debe ser claro y estructurado, para evitar fricciones entre departamentos. Hay tres puntos que tienen que quedar bien definidos:

• Documentación requerida para la justificación de gastos.
• Plazos y formatos de presentación de las notas de gastos.
• Tipos de gastos que son reembolsables.

Información requerida para deducir gastos de viaje

Sin justificantes válidos no hay reembolsos ni deducciones fiscales. Así que conviene dejar claro cuáles son los imprescindibles. En el caso de las facturas completas, estas deben cumplir los requisitos fiscales establecidos por ley.

En este punto es importante recordar que existen una serie de límites para que las dietas estén exentas de tributar.

• Dietas con pernocta: Hasta 53,34 € diarios en territorio nacional y 91,35 € en el extranjero.
• Dietas sin pernocta: Hasta 26,67 € en España y 48,08 € en el extranjero.  
• Gastos de alojamiento: los importes justificados están exentos, sin límites

Para que estas asignaciones queden exentas de IRPF, deben cumplir con los requisitos de desplazamiento a un municipio distinto al centro de trabajo habitual y no extenderse más de nueve meses continuados.

“Los gastos deducibles y las deducciones que se practiquen, cuando estén originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales, deberán justificarse, de forma prioritaria, mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación que cumpla los requisitos señalados en la normativa tributaria.” Ley General Tributaria

Definición de gastos reembolsables

Del mismo modo, conviene dejar claros qué gastos son reembolsables y qué gastos no lo son para evitar confusiones.

Otra buena práctica es incluir la fecha límite para entregar las notas de gastos, sin excepciones.

2. Digitalización y automatización del proceso

Pero de nada sirve realizar todos los ajustes de los que hemos hablado si luego nadie se ocupa de controlar que las políticas internas se cumplen. La falta de tiempo es una de las principales causas de que eso suceda, por lo que lo más operativo es implantar una solución especializada. El uso de herramientas como Okticket permite simplificar el proceso.

Registro y aprobación en segundos

Por una parte, facilitan el reporte de gastos por parte de los empleados. Por otra, automatizan el cumplimiento de las políticas internas y minimizan errores administrativos.

Integración con sistemas de gestión empresarial

A su vez, los equipos de administración pueden revisar, aprobar y contabilizar los gastos en tiempo real mediante integraciones con sistemas de gestión empresarial.

Recuerda que en Okticket disponemos de una funcionalidad específica para gestionar las dietas o viáticos sin salir de la aplicación. Así el proceso es mucho más sencillo.

Supervisión del gasto en tiempo real

Y gracias a nuestro módulo de solicitud de viajes, tendrás una visión 360º de cada desplazamiento laboral. Esta funcionalidad permite a los empleados generar peticiones con los datos básicos de cada desplazamiento, como fechas, destinos y presupuestos estimados.

Una vez aprobada la solicitud, la empresa obtiene visibilidad total de los conceptos incluidos en la hoja de gastos, lo que permite detectar discrepancias o cargos no autorizados en tiempo real.

3. Formación y Auditoría: Claves para un control riguroso de las dietas

No obstante, para que la política de viáticos sea efectiva, es fundamental que los empleados comprendan las reglas de gasto y sepan cómo utilizar las herramientas digitales disponibles. La capacitación periódica y la realización de simulaciones pueden contribuir a mejorar la adherencia a las normativas internas.

Por otro lado, llevar a cabo auditorías regulares ayuda a detectar posibles irregularidades, optimizar recursos y garantizar el cumplimiento fiscal.

En definitiva. Con soluciones como Okticket, las empresas pueden optimizar el control de viáticos y mejorar la rentabilidad. ¡Descubre cómo!

Control de viáticos empresariales: Preguntas frecuentes

¿Qué son las dietas laborales?

Son compensaciones para cubrir gastos adicionales cuando un trabajador se desplaza fuera de su lugar habitual de trabajo. Estos gastos deben ser asumidos por la empresa y pueden variar según las políticas internas.

¿Cómo afectan los viáticos a la nómina?

Si cumplen los límites exentos de IRPF, las dietas no afectan la base reguladora ni las retenciones. Se reflejan en la nómina como "percepciones no salariales".

¿En qué se diferencia el importe para dietas del tique restaurante?

Ambos conceptos están pensados para cubrir los gastos de manutención de los empleados, pero las dietas están asociadas a los viajes de empresa. En cambio, los tiques restaurante son beneficios que cubren comidas diarias sin necesidad de desplazamiento.