Travel and Expense: estrategias para conseguir que tu política de gastos de viaje se cumpla

Satisfacer las necesidades de los viajeros de negocio, pero mantener el control de los gastos de viaje de empresa. En el Travel and Expense, encontrar el equilibro es un gran reto.

Por eso es de gran importancia que los sistemas de T&E estén alineados con las políticas de gastos de viaje de las empresas. Es decir, con un documento en el que quede plasmada toda la información relativa a la reserva, limitación, reporte y aprobación de los gastos de viaje profesionales.

Cómo debe ser una política de viajes: Ejemplo

Lo importante es que esta política de viajes sea fácil de cumplir, por lo que debe ser muy clara.  ¿Qué puntos no pueden faltar para que sea realmente eficaz?

1. Descripción de los beneficios

Para que los empleados entiendan la importancia de cumplir la política de gastos de viaje, es recomendable comenzar por explicarles las ventajas que les ofrece este documento: asistencia en viaje, agilidad en los reembolsos, modo de proceder en caso de pérdida del vuelo o extravío de maletas, por ejemplo

2. Proceso de reserva

Si no cuentas con un Travel Manager, es probable que los empleados puedan realizar las reservas de sus viajes ellos mismos. Para que no pierdan el tiempo buscando opciones de transporte y hoteles que luego no pasan el filtro de administración, lo idea es que sepan a qué atenerse.

• ¿Trabajas con alguna plataforma de reserva de viajes? Incluye el nombre y los datos de contacto.
• Deja claro si es posible acumular puntos para programas de fidelización personales.
• Define también las normas que aplican al Bleisure. Es decir, qué gastos corren a cargo de los trabajadores que quieran alargar las estancias por motivo de ocio (como puede ser la diferencia de precio por poner la vuelta del avión un día diferente o las noches extra de hotel).

3. Límites y tipos de gastos reembolsables

¿Cuánto puedo gastar en el hotel? ¿A cuánto se pagaba el kilometraje? ¿Para las comidas hay que pedir un anticipo o nos dan dietas? Si no quieres tener que responder a estas preguntas una y otra vez, ponlo por escrito.

Puedes establecer los límites por categorías de gasto y definir la información más relevante para cada uno:

• Plataforma de reserva o proveedor autorizado.
• Importe máximo autorizado por noche de hotel. Si es diferente para desplazamientos nacionales e internacionales, indicarlo.
• Precio máximo reembolsable para el desayuno, comida y cena. O en caso de abonarse dietas, el importe diario asignado.
• Periodo de antelación para las reservas de vuelos y hoteles.
• Precio reembolsable por kilómetro cuando se utiliza un vehículo particular.
• Gastos de representación aceptables.
• Gastos reembolsables al margen de los habituales: parking en el hotel, servicio de lavandería o pago de la factura del teléfono personal utilizado para asuntos de empresa durante los viajes, por ejemplo.

4. Gastos no reembolsables

Del mismo modo que hay unos gastos reembolsables, hay otros que no lo son. Además, suelen ser causa de conflicto. Dejar claros los límites es fundamental para evitar problemas. Entre los más frecuentes encontramos los recargos por exceso de equipaje, los artículos del minibar del hotel, el servicio de lavandería o las multas de tráfico.

5. Mecanismos de reembolso

Todo lo relacionado con los medios de pago aceptados debe quedar bien claro. Lo mismo con los métodos que deben utilizarse para reportar las notas de gastos y solicitar los reembolsos. Responde a estas preguntas:

• ¿Cómo es el flujo de aprobación de gastos?
• ¿Qué justificantes son considerados válidos?
• ¿Qué datos mínimos deben cometer los tickets?
• ¿Se abonan los gastos de viaje cuando el trabajador pierde el justificante en papel?
• ¿Hay algún gasto que no sea necesario reportar?
• ¿Tienes una aplicación para digitalizar gastos de empresa? Indica su nombre y opciones de descarga. Tampoco estaría de más proporcionarles una breve guía de funcionamiento.
• ¿Cuál es la fecha límite para solicitar los reembolsos?
• ¿Cuánto tiempo va a tardar el trabajador en recibir el reembolso si adelanta dinero de su bolsillo?

6. Asistencia en viaje

Durante un viaje de negocios pueden surgir incidentes e imprevistos, desde perder el vuelo hasta necesitar ingreso hospitalario.  Ten en cuenta los posibles escenarios y establece un procedimiento a seguir por parte de los empleados.

No olvides compartir la información relativa al proveedor y a los seguros de viaje, con dirección de contacto y teléfonos de asistencia en destino.

Otros consejos de interés

Como ves, redactar una política de gastos de viaje pensada para que se cumpla requiere de un trabajo minucioso en el que tampoco pueden faltar varias cuestiones a tener en cuenta:

• Definir unos objetivos (reducir gastos, minimizar los errores, bloquear el fraude interno…) y ajustar la política a su cumplimiento es uno de los primeros puntos a abordar a la hora de diseñar la política de viajes. Dependiendo del propósito de viaje, los límites y el reporte también pueden variar.
• Adaptar el plan de gastos al tamaño de tu empresa y al comportamiento de los viajeros.
• La política de gastos debe ser rigurosa, pero no inamovible. Frecuencias de viajes, destinos habituales, medios de transporte más adecuados para cada desplazamiento… Las necesidades no son siempre las mismas, y eso hay que tenerlo en cuenta.
• Dicha flexibilidad también puede aplicarse a las reservas. Es lógico limitar el precio del alojamiento o de los billetes. Pero en ocasiones, es mejor dejar que los propios viajeros de negocios decidan el hotel que les viene mejor o el vuelo que quieren coger.
• Comunica la política de gastos al equipo y publícala en una plataforma a la que tengan acceso para que puedan consultarla en cualquier momento.
• Y muy importante: asegúrate de que el documento es claro y fácil de entender. Este es un problema común a la mayoría de empresas. Según un reciente estudio de Freenow for business, el 71% de los viajeros de negocios españoles no entienden la política de viajes.

Recuerda también la importancia de integrar la política de gastos con el ERP de la empresa o sistema de gestión empresarial.

Ventajas de la política de gastos

Al principio de este post adelantábamos algunos de los beneficios de este documento para los trabajadores, pero la empresa es la que mayores ventajas obtiene.

• Se minimiza el riesgo de aprobar gastos irregulares o que no se ajustan a los criterios de la empresa.
• El camino para reducir gastos se acorta. Desde elegir a los proveedores que ofrezcan las mejores tarifas hasta restringir los viajes de última hora que encarecen los precios, todo suma.
• Las fricciones entre empleados que viajan y departamento de back office disminuyen, puesto que los trabajadores que reportan gastos de viaje ya saben cuánto dinero pueden gastar en las diferentes categorías y qué gastos son reembolsables.

Todo ello redunda en una mayor competitividad, clave para conseguir el éxito empresarial.

Herramientas Travel and Expense para agilizar la gestión de gastos profesionales

Si a una buena política de gastos, le añades una herramienta de gestión alineada con los criterios establecidos, el proceso se optimiza al máximo.

Con Okticket, por ejemplo, ahorras el 80% de las horas dedicadas a la gestión de gastos de viaje profesionales. Además de olvidarte de un proceso tan tedioso, también aparcarás los errores asociados a una gestión manual de las notas de gastos.

Al mismo tiempo, te aseguras de que la política de gastos se cumple. En caso contrario, recibirás alertas que te pondrán sobre aviso.

Más ventajas de una solución como Okticket:

• Está homologada por Hacienda, lo que te garantiza que los tickets y facturas digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.
• Puedes personalizarla como quieras: límites de gasto por usuario o categoría, precio del kilometraje, flujo de aprobación, categorías de gasto, etc.
• Conciliación automática de los pagos efectuados con tarjeta.
• Integración con tu ERP o sistema de gestión empresarial.
• Tarjeta de empresa inteligente con límites de uso adaptados a tu política de gastos.

Como ves, encontrar el equilibrio entre lo que quiere la empresa y lo que demandan los equipos es posible.

¿Quieres descubrir todo lo que puede hacer por ti una herramienta alineada con tu política de gastos de viaje?  Pregúntanos lo que quieras, sin compromiso.

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