La rentabilidad de los viajes de negocios: Claves para entender su impacto en el éxito empresarial

En un momento en el que las organizaciones aceleran su digitalización, podría pensarse que los viajes de empresa están perdiendo relevancia. Sin embargo, la realidad es muy distinta.

Como veremos a lo largo de este artículo, la rentabilidad de los viajes de negocios está más que demostrada.  A esto hay que añadir el hecho de que estos desplazamientos son cruciales para el crecimiento y la expansión empresarial.

ROI de los viajes de negocios: una inversión que se multiplica por seis

Según informes recientes, por cada euro invertido en viajes de negocios, las empresas obtienen un retorno de hasta seis veces esa cantidad. Este ROI del 600% se debe a factores clave como:

• Aumento en las ventas gracias a negociaciones más efectivas.
• Reducción de tiempos en los procesos de cierre de acuerdos.
• Fidelización de clientes al fortalecer relaciones cara a cara.

Este impacto positivo se traduce en:

• Cierre más rápido de acuerdos clave.
• Fortalecimiento de las relaciones con los clientes.
• Una mejor comprensión de los mercados emergentes.

Los ejecutivos son conscientes de ello. De hecho, el 81% considera que los viajes de empresa son esenciales para el bienestar y expansión de la compañía (fuente: Oxford Economics).

¿Los principales motivos?

1. El poder conectar personalmente con socios y clientes les ofrece una ventaja competitiva significativa.

2. Estos encuentros permiten negociaciones más efectivas y la oportunidad de cerrar acuerdos en entornos más personales y directos.

La efectividad de las reuniones presenciales

Las estadísticas respaldan que las reuniones cara a cara tienen un impacto notablemente superior al de las virtuales. Un estudio de Harvard Business Review revela que los encuentros presenciales son 34 veces más efectivos que los digitales.

¿Qué factores contribuyen a esta efectividad del tú a tú?

• Mejor comunicación. Permiten interpretar el lenguaje corporal y las señales no verbales.
• Construcción de confianza. La interacción personal genera relaciones más profundas y significativas.
• Mayor enfoque. Las reuniones presenciales suelen ser más productivas, ya que reducen distracciones comunes en entornos virtuales.

Así que ya lo sabes. Si tu empresa busca expandirse en un mercado emergente, tienes mayores probabilidades de éxito si el equipo ejecutivo se reúne directamente con socios locales.

Viajes de empresa en España: Un mercado en crecimiento en 2025

Otra muestra de que los viajes de trabajo continuarán siendo un pilar importante para las empresas españolas son las proyecciones positivas que se manejan. Según GEBTA, en 2025:

• Los viajes de negocio moverán 15.600 millones de euros en España.
• La inversión en viajes profesionales alcanzará los 5.500 millones de euros.
• Estos desplazamientos generarán 550.000 millones de euros en oportunidades de negocio.

Con una tasa de crecimiento acumulada del 22%, es evidente que las tendencias en business travel 2025 apuntan hacia un aumento significativo en el gasto empresarial. De hecho, el Business Travel Monitor en España (AEGVE) ya ha adelantado que las empresas españolas aumentarán un 3,6% sus presupuestos para viajes de negocios de cara a 2025.

Estos datos son un claro indicativo de que las empresas españolas siguen confiando en la rentabilidad y el valor estratégico de los viajes de negocios

Sin embargo, este crecimiento también plantea un desafío: cómo maximizar la eficacia de cada euro gastado.

Herramientas estratégicas para maximizar la rentabilidad de los viajes de negocios

Para obtener el mayor retorno de inversión, es fundamental adoptar tecnologías y herramientas que optimicen la gestión de estos desplazamientos. Las aplicaciones de gestión de gastos de viaje profesionales como Okticket ofrecen beneficios tangibles:

• Proporcionan un control detallado y en tiempo real de los gastos. El seguimiento exhaustivo garantiza que cada euro invertido está justificado y alineado con las políticas de gasto corporativas.
• Simplifican la planificación y aprobación de estos desplazamientos. Esto puede ahorrar hasta un 80% del tiempo dedicado a la gestión manual de notas de gastos. Gracias a eso, los trabajadores pueden concentrarse en sus objetivos de negocio sin preocuparse por la logística y los pormenores financieros. Con Okticket, por ejemplo, el ahorro es de 120 horas por empleado y año.  
• Aportan análisis detallados del coste-beneficio de las reuniones presenciales. De esta forma, las empresas pueden tomar identificar oportunidades de ahorro y tomar decisiones informadas sobre cuándo y cómo invertir en viajes futuros. Esto ayuda a mantener liquidez y evitar sorpresas financieras.
• Cuentan con funcionalidades como la integración con sistemas de contabilidad, aprobación de gastos en movilidad y cumplimiento normativo.

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En esta tabla, realizada con datos extraídos a partir de nuestra base de datos, puedes ver el coste medio de gestionar las notas de gastos a mano.

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Preguntas frecuentes

¿Cuál es el ROI promedio de los viajes de negocios?

El ROI promedio de los viajes de negocios alcanza hasta un 600%, lo que significa que por cada euro invertido, las empresas obtienen un retorno de seis euros. Este beneficio se genera gracias a la mejora en la efectividad de las negociaciones, el fortalecimiento de relaciones con clientes y el cierre más rápido de acuerdos clave.

¿Qué estrategias se pueden utilizar para maximizar el ROI en business travel?

Para optimizar la rentabilidad de los viajes de negocios, es clave implementar estrategias como:

• Implantación de aplicaciones de gestión de gastos corporativos.
• Análisis del coste-beneficio de las reuniones presenciales.
• Capacitación de los equipos en la elección de los viajes más rentables.

El uso de software para optimizar viajes de empresa resulta clave para maximizar el retorno de inversión. Además, seguir de cerca las tendencias en business travel 2025 permitirá identificar nuevas oportunidades para mejorar la gestión de viajes de negocios.

¿Cómo medir el ROI de los viajes de negocios?

Para evaluar la rentabilidad de los desplazamientos corporativos, las empresas deben considerar indicadores como:

1. Incremento en las ventas generadas tras reuniones presenciales.
2. Coste por oportunidad cerrada.
3. Reducción de tiempos en los ciclos de venta.
4. Satisfacción de los clientes tras encuentros en persona.

El uso de software para optimizar viajes de empresa también facilita este análisis, proporcionando datos detallados sobre gastos y beneficios asociados a cada desplazamiento.

¿Qué herramientas usar para gestionar gastos en viajes de empresa?

El éxito de las reuniones presenciales no solo depende del contacto directo, sino también de una buena gestión de los recursos. Herramientas como Okticket permiten:

• Control detallado y en tiempo real de los gastos.
• Planificación y aprobación ágil de los desplazamientos.
• Integración con sistemas contables para cumplir normativas y optimizar la logística.

El uso de software para optimizar viajes de empresa también facilita este análisis, proporcionando datos detallados sobre gastos y beneficios asociados a cada desplazamiento.

Okticket se adapta a nuestras políticas internas de gasto. Su potente motor de revisión automática, facilita la revisión de gastos por parte de nuestro equipo financiero. Ahora dedicamos  tan solo varios minutos al mes, en vez de horas, al proceso de gestión de notas de gastos profesionales. (TSK)

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Conclusión

Los datos son claros: los viajes de negocios son una inversión valiosa y estratégica que puede catalizar el éxito de una empresa. En este contexto, es crucial planificar cuidadosamente y aprovechar cada oportunidad que estos viajes ofrecen.

Además, Integrar herramientas como Okticket y adoptar estrategias basadas en datos permite maximizar el ROI de cada desplazamiento.

Las empresas que entiendan esta realidad estarán mejor posicionadas para liderar en una economía global cada vez más competitiva.

¿Quieres maximizar el ROI de tus viajes de negocio? Descubre cómo Okticket puede ayudarte a optimizar cada euro invertido.

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