En un momento en el que las organizaciones aceleran su digitalización, podría pensarse que los viajes de empresa están perdiendo relevancia. Sin embargo, la realidad es muy distinta.

Como veremos a lo largo de este artículo, la rentabilidad de los viajes de negocios está más que demostrada.  A esto hay que añadir el hecho de que estos desplazamientos son cruciales para el crecimiento y la expansión empresarial.

ROI de los viajes de negocios: una inversión que se multiplica por seis

Según informes recientes, por cada euro invertido en viajes de negocios, las empresas obtienen un retorno de hasta seis veces esa cantidad. Este ROI del 600% se debe a factores clave como:

• Aumento en las ventas gracias a negociaciones más efectivas.
• Reducción de tiempos en los procesos de cierre de acuerdos.
• Fidelización de clientes al fortalecer relaciones cara a cara.

Este impacto positivo se traduce en:

• Cierre más rápido de acuerdos clave.
• Fortalecimiento de las relaciones con los clientes.
• Una mejor comprensión de los mercados emergentes.

Los ejecutivos son conscientes de ello. De hecho, el 81% considera que los viajes de empresa son esenciales para el bienestar y expansión de la compañía (fuente: Oxford Economics).

¿Los principales motivos?

1. El poder conectar personalmente con socios y clientes les ofrece una ventaja competitiva significativa.

2. Estos encuentros permiten negociaciones más efectivas y la oportunidad de cerrar acuerdos en entornos más personales y directos.

La efectividad de las reuniones presenciales

Las estadísticas respaldan que las reuniones cara a cara tienen un impacto notablemente superior al de las virtuales. Un estudio de Harvard Business Review revela que los encuentros presenciales son 34 veces más efectivos que los digitales.

¿Qué factores contribuyen a esta efectividad del tú a tú?

• Mejor comunicación. Permiten interpretar el lenguaje corporal y las señales no verbales.
• Construcción de confianza. La interacción personal genera relaciones más profundas y significativas.
• Mayor enfoque. Las reuniones presenciales suelen ser más productivas, ya que reducen distracciones comunes en entornos virtuales.

Así que ya lo sabes. Si tu empresa busca expandirse en un mercado emergente, tienes mayores probabilidades de éxito si el equipo ejecutivo se reúne directamente con socios locales.

Viajes de empresa en España: Un mercado en crecimiento en 2025

Otra muestra de que los viajes de trabajo continuarán siendo un pilar importante para las empresas españolas son las proyecciones positivas que se manejan. Según GEBTA, en 2025:

• Los viajes de negocio moverán 15.600 millones de euros en España.
• La inversión en viajes profesionales alcanzará los 5.500 millones de euros.
• Estos desplazamientos generarán 550.000 millones de euros en oportunidades de negocio.

Con una tasa de crecimiento acumulada del 22%, es evidente que las tendencias en business travel 2025 apuntan hacia un aumento significativo en el gasto empresarial. De hecho, el Business Travel Monitor en España (AEGVE) ya ha adelantado que las empresas españolas aumentarán un 3,6% sus presupuestos para viajes de negocios de cara a 2025.

Estos datos son un claro indicativo de que las empresas españolas siguen confiando en la rentabilidad y el valor estratégico de los viajes de negocios

Sin embargo, este crecimiento también plantea un desafío: cómo maximizar la eficacia de cada euro gastado.

Herramientas estratégicas para maximizar la rentabilidad de los viajes de negocios

Para obtener el mayor retorno de inversión, es fundamental adoptar tecnologías y herramientas que optimicen la gestión de estos desplazamientos. Las aplicaciones de gestión de gastos de viaje profesionales como Okticket ofrecen beneficios tangibles:

• Proporcionan un control detallado y en tiempo real de los gastos. El seguimiento exhaustivo garantiza que cada euro invertido está justificado y alineado con las políticas de gasto corporativas.
• Simplifican la planificación y aprobación de estos desplazamientos. Esto puede ahorrar hasta un 80% del tiempo dedicado a la gestión manual de notas de gastos. Gracias a eso, los trabajadores pueden concentrarse en sus objetivos de negocio sin preocuparse por la logística y los pormenores financieros. Con Okticket, por ejemplo, el ahorro es de 120 horas por empleado y año.  
• Aportan análisis detallados del coste-beneficio de las reuniones presenciales. De esta forma, las empresas pueden tomar identificar oportunidades de ahorro y tomar decisiones informadas sobre cuándo y cómo invertir en viajes futuros. Esto ayuda a mantener liquidez y evitar sorpresas financieras.
• Cuentan con funcionalidades como la integración con sistemas de contabilidad, aprobación de gastos en movilidad y cumplimiento normativo.

‍

En esta tabla, realizada con datos extraídos a partir de nuestra base de datos, puedes ver el coste medio de gestionar las notas de gastos a mano.

‍

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el ROI promedio de los viajes de negocios?

El ROI promedio de los viajes de negocios alcanza hasta un 600%, lo que significa que por cada euro invertido, las empresas obtienen un retorno de seis euros. Este beneficio se genera gracias a la mejora en la efectividad de las negociaciones, el fortalecimiento de relaciones con clientes y el cierre más rápido de acuerdos clave.

¿Qué estrategias se pueden utilizar para maximizar el ROI en business travel?

Para optimizar la rentabilidad de los viajes de negocios, es clave implementar estrategias como:

• Implantación de aplicaciones de gestión de gastos corporativos.
• Análisis del coste-beneficio de las reuniones presenciales.
• Capacitación de los equipos en la elección de los viajes más rentables.

El uso de software para optimizar viajes de empresa resulta clave para maximizar el retorno de inversión. Además, seguir de cerca las tendencias en business travel 2025 permitirá identificar nuevas oportunidades para mejorar la gestión de viajes de negocios.

¿Cómo medir el ROI de los viajes de negocios?

Para evaluar la rentabilidad de los desplazamientos corporativos, las empresas deben considerar indicadores como:

1. Incremento en las ventas generadas tras reuniones presenciales.
2. Coste por oportunidad cerrada.
3. Reducción de tiempos en los ciclos de venta.
4. Satisfacción de los clientes tras encuentros en persona.

El uso de software para optimizar viajes de empresa también facilita este análisis, proporcionando datos detallados sobre gastos y beneficios asociados a cada desplazamiento.

¿Qué herramientas usar para gestionar gastos en viajes de empresa?

El éxito de las reuniones presenciales no solo depende del contacto directo, sino también de una buena gestión de los recursos. Herramientas como Okticket permiten:

• Control detallado y en tiempo real de los gastos.
• Planificación y aprobación ágil de los desplazamientos.
• Integración con sistemas contables para cumplir normativas y optimizar la logística.

El uso de software para optimizar viajes de empresa también facilita este análisis, proporcionando datos detallados sobre gastos y beneficios asociados a cada desplazamiento.

Okticket se adapta a nuestras políticas internas de gasto. Su potente motor de revisión automática, facilita la revisión de gastos por parte de nuestro equipo financiero. Ahora dedicamos  tan solo varios minutos al mes, en vez de horas, al proceso de gestión de notas de gastos profesionales. (TSK)

‍

Conclusión

Los datos son claros: los viajes de negocios son una inversión valiosa y estratégica que puede catalizar el éxito de una empresa. En este contexto, es crucial planificar cuidadosamente y aprovechar cada oportunidad que estos viajes ofrecen.

Además, Integrar herramientas como Okticket y adoptar estrategias basadas en datos permite maximizar el ROI de cada desplazamiento.

Las empresas que entiendan esta realidad estarán mejor posicionadas para liderar en una economía global cada vez más competitiva.

¿Quieres maximizar el ROI de tus viajes de negocio? Descubre cómo Okticket puede ayudarte a optimizar cada euro invertido.

‍

‍

¿Pasas más tiempo en los aeropuertos que en tu propia casa? Cuando las terminales se convierten en tu segunda oficina, es complicado seguir con tu ritmo de trabajo. Pero mantener la productividad en viajes de empresa es necesario.

Y sí ¡Es posible! Desde las salas de embarque hasta la selección de asientos, pasando por las apps descargadas en tu móvil o la ropa que llevas puesta influyen en tu capacidad para trabajar sobre la marcha.

¿Cómo lograr que una oficina móvil se viable? Veamos algunos tips.

Dónde hacer networking en los aeropuertos

Cuando hablamos de ser productivo durante un viaje de empresa no nos referimos solo a estar sentados frente al ordenador. Como seguro que sabes, de las conversaciones con otros profesionales salen muchos negocios.

Pues bien, en los aeropuertos también es posible hacer networking. Cafeterías, lounges y espacios de trabajo son espacios frecuentados por otros viajeros de negocios como tú.

En Madrid, por ejemplo, tienes el área de trabajo de la T4S, con espacios equipados para conectarse. Y la terminal T2 cuenta con varias salas de reuniones.

En Barcelona, las meeting rooms se encuentran situadas en la T1. Y hay espacios similares en todos los grandes aeropuertos.

Salas VIP con acceso libre

Pero sin duda, los mejores lugares para hacer contactos profesionales son las salas VIP. Si no cuentas con un billete de clase Business, siempre puedes acceder a las salas VIP independientes.

Estas no están operadas por ninguna aerolínea y el acceso es mediante el pago por uso.  La sala VIP Cibeles del Aeropuerto Adolfo Suárez Madrid-Barajas es independiente, al igual que las Colomer y Canudas del Aeropuerto Josep Tarradellas Barcelona-El Prat.

En la página web de Aena puedes echar un vistazo a las salas VIP de los aeropuertos españoles.

Un consejo: si tienes pensado mantener reuniones durante los trayectos, es importante que vayas vestido para la ocasión, con prendas cómodas pero profesionales.

¿Cuál es el mejor asiento en el avión para trabajar?

Una vez en el aire, la elección del asiento puede influir en la capacidad de concentración. Si necesitas trabajar durante un vuelo y la Primera Clase no es una opción, lo ideal es que selecciones una ubicación tranquila.

Las mejores filas son las de la parte delantera del avión, donde el sonido de los motores no se percibe con tanta intensidad. Además, si eliges el asiento de la ventanilla tendrás menos interrupciones por parte de tus compañeros de viaje.

En este sentido, un estudio publicado por el comparador de vuelos Skyscanner revelaba que la mejor butaca es la 6A. La peor, la 31E.

¿Y qué ocurre con las salidas de emergencia o las filas que están detrás de una mampara? También son una buena opción si necesitas espacio para las piernas, pero debes tener en cuenta los inconvenientes. Los asientos de las salidas de emergencia no suelen ser reclinables.

Detrás de una mampara también estarás más cómodo, pero probablemente te toque al lado un bebé o un niño pequeño.

A evitar: las últimas filas, el asiento del centro y áreas cercanas al baño y la cocina.

Además, es importante que te asegures de que el asiento tiene acceso a un enchufe.

Puedes echar un vistazo al mapa de asientos de tu vuelo en páginas como SeatMaps o SeatGuru.

Mantener la productividad en viajes de empresa: Consejos para vuelos largos

Ya estás en el avión, en el asiento que has escogido y toca sacar el portátil. ¿Es posible trabajar en el aire? Estas son algunas de las técnicas empleadas por los viajeros de negocios para aprovechar el tiempo en los viajes largos.

• Para que no te afecten esos momentos en los que los dispositivos tienen que estar en “modo vuelo”, antes de embarcar es recomendable que descargues todos los documentos y archivos que vayas a necesitar. Del mismo modo, comprueba que todas las aplicaciones que utilices funcionan sin necesidad de conexión a Internet.
• Asegúrate de que tus dispositivos móviles tengan la carga completa. No obstante, no está de más que lleves una batería portátil también cargada.
• Durante el vuelo, te vendrán muy bien unos auriculares con cancelación de ruido.
• Comienza por las tareas más importantes y deja las más sencillas para el final del vuelo.

Y muy importante. Una persona cansada y deshidratada no es productiva. Así que tómate algún descanso y asegúrate de beber agua.

Aplicaciones móviles imprescindibles para viajeros de negocios

Al principio de este post hablábamos de las posibilidades de networking que ofrecen las salas VIP. Pues bien, aplicaciones como LoungeBuddy ofrecen la información que necesitas sobre estos espacios. Incluye un buscador y la opción de comprar pases de acceso.

Tampoco pueden faltar herramientas que faciliten la organización y productividad.  Aplicaciones de gestión de tareas, como puede ser Trello, son de gran ayuda. Por su parte, Evernote es útil para tomar notas y organizar ideas sobre la marcha.

La mejor solución para la gestión de gastos de viaje profesionales

Un viajero de negocios necesita realizar ciertas compras durante los desplazamientos. Para poder solicitar el posterior reembolso, tiene que guardar los tickets y facturas. ¿Sabes el tiempo que va a tardar en hacer el reporte de todos esos gastos?

Por eso, no podemos terminar este post sin hablar de la necesidad de contar con una herramienta para simplificar la gestión de las notas de gastos. Y en este sentido, Okticket cuenta con la tecnología más rápida y potente para gestionar los gastos de viaje profesionales.

Recordemos algunas de sus ventajas:

• El ahorro en tareas administrativas es del 80% si se compara con la gestión manual.  Esta capacidad de escanear y registrar gastos rápidamente permite a los viajeros dedicar más tiempo a sus actividades principales.
• La información de gastos está ordenada, categorizada y visible para los responsables financieros.
• Integración con los principales sistemas de contabilidad y gestión empresarial.
• Tarjeta de empresa inteligente, alineada con la política de gastos de tu empresa.
• Conciliación automática de los gastos efectuados con tarjeta.
• Compatibilidad con múltiples idiomas y monedas, lo que la hace ideal para empresas con operaciones internacionales.
• La funcionalidad multi divisa convierte automáticamente en euros los gastos en monedas extranjeras.

En definitiva, Okticket se destaca como una de las herramientas más eficientes y potentes en el mercado para la gestión de gastos de viaje profesionales. Gracias a las funcionalidades diseñadas para optimizar el tiempo y reducir la carga administrativa, la herramienta ofrece una gran mejora en la productividad y el control financiero.

¿Quieres comprobarlo? Ponte en contacto con nosotros.

‍

Satisfacer las necesidades de los viajeros de negocio, pero mantener el control de los gastos de viaje de empresa. En el Travel and Expense, encontrar el equilibro es un gran reto.

Por eso es de gran importancia que los sistemas de T&E estén alineados con las políticas de gastos de viaje de las empresas. Es decir, con un documento en el que quede plasmada toda la información relativa a la reserva, limitación, reporte y aprobación de los gastos de viaje profesionales.

Cómo debe ser una política de viajes: Ejemplo

Lo importante es que esta política de viajes sea fácil de cumplir, por lo que debe ser muy clara.  ¿Qué puntos no pueden faltar para que sea realmente eficaz?

1. Descripción de los beneficios

Para que los empleados entiendan la importancia de cumplir la política de gastos de viaje, es recomendable comenzar por explicarles las ventajas que les ofrece este documento: asistencia en viaje, agilidad en los reembolsos, modo de proceder en caso de pérdida del vuelo o extravío de maletas, por ejemplo

2. Proceso de reserva

Si no cuentas con un Travel Manager, es probable que los empleados puedan realizar las reservas de sus viajes ellos mismos. Para que no pierdan el tiempo buscando opciones de transporte y hoteles que luego no pasan el filtro de administración, lo idea es que sepan a qué atenerse.

• ¿Trabajas con alguna plataforma de reserva de viajes? Incluye el nombre y los datos de contacto.
• Deja claro si es posible acumular puntos para programas de fidelización personales.
• Define también las normas que aplican al Bleisure. Es decir, qué gastos corren a cargo de los trabajadores que quieran alargar las estancias por motivo de ocio (como puede ser la diferencia de precio por poner la vuelta del avión un día diferente o las noches extra de hotel).

3. Límites y tipos de gastos reembolsables

¿Cuánto puedo gastar en el hotel? ¿A cuánto se pagaba el kilometraje? ¿Para las comidas hay que pedir un anticipo o nos dan dietas? Si no quieres tener que responder a estas preguntas una y otra vez, ponlo por escrito.

Puedes establecer los límites por categorías de gasto y definir la información más relevante para cada uno:

• Plataforma de reserva o proveedor autorizado.
• Importe máximo autorizado por noche de hotel. Si es diferente para desplazamientos nacionales e internacionales, indicarlo.
• Precio máximo reembolsable para el desayuno, comida y cena. O en caso de abonarse dietas, el importe diario asignado.
• Periodo de antelación para las reservas de vuelos y hoteles.
• Precio reembolsable por kilómetro cuando se utiliza un vehículo particular.
• Gastos de representación aceptables.
• Gastos reembolsables al margen de los habituales: parking en el hotel, servicio de lavandería o pago de la factura del teléfono personal utilizado para asuntos de empresa durante los viajes, por ejemplo.

4. Gastos no reembolsables

Del mismo modo que hay unos gastos reembolsables, hay otros que no lo son. Además, suelen ser causa de conflicto. Dejar claros los límites es fundamental para evitar problemas. Entre los más frecuentes encontramos los recargos por exceso de equipaje, los artículos del minibar del hotel, el servicio de lavandería o las multas de tráfico.

5. Mecanismos de reembolso

Todo lo relacionado con los medios de pago aceptados debe quedar bien claro. Lo mismo con los métodos que deben utilizarse para reportar las notas de gastos y solicitar los reembolsos. Responde a estas preguntas:

• ¿Cómo es el flujo de aprobación de gastos?
• ¿Qué justificantes son considerados válidos?
• ¿Qué datos mínimos deben cometer los tickets?
• ¿Se abonan los gastos de viaje cuando el trabajador pierde el justificante en papel?
• ¿Hay algún gasto que no sea necesario reportar?
• ¿Tienes una aplicación para digitalizar gastos de empresa? Indica su nombre y opciones de descarga. Tampoco estaría de más proporcionarles una breve guía de funcionamiento.
• ¿Cuál es la fecha límite para solicitar los reembolsos?
• ¿Cuánto tiempo va a tardar el trabajador en recibir el reembolso si adelanta dinero de su bolsillo?

6. Asistencia en viaje

Durante un viaje de negocios pueden surgir incidentes e imprevistos, desde perder el vuelo hasta necesitar ingreso hospitalario.  Ten en cuenta los posibles escenarios y establece un procedimiento a seguir por parte de los empleados.

No olvides compartir la información relativa al proveedor y a los seguros de viaje, con dirección de contacto y teléfonos de asistencia en destino.

Otros consejos de interés

Como ves, redactar una política de gastos de viaje pensada para que se cumpla requiere de un trabajo minucioso en el que tampoco pueden faltar varias cuestiones a tener en cuenta:

• Definir unos objetivos (reducir gastos, minimizar los errores, bloquear el fraude interno…) y ajustar la política a su cumplimiento es uno de los primeros puntos a abordar a la hora de diseñar la política de viajes. Dependiendo del propósito de viaje, los límites y el reporte también pueden variar.
• Adaptar el plan de gastos al tamaño de tu empresa y al comportamiento de los viajeros.
• La política de gastos debe ser rigurosa, pero no inamovible. Frecuencias de viajes, destinos habituales, medios de transporte más adecuados para cada desplazamiento… Las necesidades no son siempre las mismas, y eso hay que tenerlo en cuenta.
• Dicha flexibilidad también puede aplicarse a las reservas. Es lógico limitar el precio del alojamiento o de los billetes. Pero en ocasiones, es mejor dejar que los propios viajeros de negocios decidan el hotel que les viene mejor o el vuelo que quieren coger.
• Comunica la política de gastos al equipo y publícala en una plataforma a la que tengan acceso para que puedan consultarla en cualquier momento.
• Y muy importante: asegúrate de que el documento es claro y fácil de entender. Este es un problema común a la mayoría de empresas. Según un reciente estudio de Freenow for business, el 71% de los viajeros de negocios españoles no entienden la política de viajes.

Recuerda también la importancia de integrar la política de gastos con el ERP de la empresa o sistema de gestión empresarial.

Ventajas de la política de gastos

Al principio de este post adelantábamos algunos de los beneficios de este documento para los trabajadores, pero la empresa es la que mayores ventajas obtiene.

• Se minimiza el riesgo de aprobar gastos irregulares o que no se ajustan a los criterios de la empresa.
• El camino para reducir gastos se acorta. Desde elegir a los proveedores que ofrezcan las mejores tarifas hasta restringir los viajes de última hora que encarecen los precios, todo suma.
• Las fricciones entre empleados que viajan y departamento de back office disminuyen, puesto que los trabajadores que reportan gastos de viaje ya saben cuánto dinero pueden gastar en las diferentes categorías y qué gastos son reembolsables.

Todo ello redunda en una mayor competitividad, clave para conseguir el éxito empresarial.

Herramientas Travel and Expense para agilizar la gestión de gastos profesionales

Si a una buena política de gastos, le añades una herramienta de gestión alineada con los criterios establecidos, el proceso se optimiza al máximo.

Con Okticket, por ejemplo, ahorras el 80% de las horas dedicadas a la gestión de gastos de viaje profesionales. Además de olvidarte de un proceso tan tedioso, también aparcarás los errores asociados a una gestión manual de las notas de gastos.

Al mismo tiempo, te aseguras de que la política de gastos se cumple. En caso contrario, recibirás alertas que te pondrán sobre aviso.

Más ventajas de una solución como Okticket:

• Está homologada por Hacienda, lo que te garantiza que los tickets y facturas digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.
• Puedes personalizarla como quieras: límites de gasto por usuario o categoría, precio del kilometraje, flujo de aprobación, categorías de gasto, etc.
• Conciliación automática de los pagos efectuados con tarjeta.
• Integración con tu ERP o sistema de gestión empresarial.
• Tarjeta de empresa inteligente con límites de uso adaptados a tu política de gastos.

Como ves, encontrar el equilibrio entre lo que quiere la empresa y lo que demandan los equipos es posible.

¿Quieres descubrir todo lo que puede hacer por ti una herramienta alineada con tu política de gastos de viaje?  Pregúntanos lo que quieras, sin compromiso.

‍

‍

Una inversión de 5.500 millones de euros que generará más de 550.000 millones de euros de negocio. Si tomamos como referencia las cifras que maneja GEBTA España para los próximos meses, la inversión en viajes de empresa se recupera con creces.

¿Así de fácil? Sería estupendo poder decir que sí, pero lo cierto es que un viaje de negocios rentable y exitoso conlleva una planificación detallada. Desde la planificación del itinerario hasta la gestión de gastos, todo el proceso impacta en los resultados.

¿Quieres sacar el máximo rendimiento a los gastos de viaje profesionales? A lo largo de este artículo iremos desgranando las estrategias para organizar viajes corporativos con el foco puesto en el retorno de inversión.

Tips para una planificación eficiente de los gastos de viaje de empresa

Después de los salarios, los gastos de viaje suponen el mayor desembolso para las empresas. De ahí la importancia de administrarlos de forma eficiente.

¿Por dónde empezar? Pues por el principio. Es decir, por la planificación del desplazamiento. Aquí no nos vamos a detener demasiado, porque a estas alturas ya sabrás el impacto que tienen cuestiones tan básicas como ajustar el presupuesto a las tendencias del momento, elegir al proveedor en función de las necesidades de cada viaje o planificar los diferentes desplazamientos teniendo en cuenta los objetivos a perseguir.

¿Se trata de un viaje para aumentar el volumen de negocio? ¿Para visitar a clientes? ¿Para crear alianzas con otras empresas? Desde el itinerario hasta la duración del desplazamiento, pasando por la organización de la agenda, el seguimiento del protocolo o la preparación del material necesario depende del tipo de viaje a realizar.

Evitar los errores de cálculo que cuestan dinero

Parece sencillo, pero con los viajes de negocios se siguen cometiendo errores que acaban ocasionando pérdidas para las organizaciones. Uno de los más frecuentes es calcular solamente los costes directos, como pueden ser los billetes, los hoteles o las dietas de manutención. Pero hay otra serie de gastos que pueden ser todavía más elevados.

¿Has calculado cuánto dinero te cuestan los imprevistos? ¿O las pólizas de seguros? ¿Y el coste del tiempo empleado por los departamentos de back office en gestionar las notas de gasto?

¿Qué papel juega la política de gastos de viaje en una empresa?

En lo que sí vamos a hacer hincapié es en la importancia de que todo el trabajo de planificación previo esté alineado con la política de gastos de viaje de tu empresa.

¿Sabías que un programa de viajes bien diseñado puede ayudar a las empresas a ahorrar entre un 5 y un 15% de su presupuesto en viajes? (fuente: Consultia Business Travel)

Recuerda que este documento sirve como guía para que los viajeros de negocios sepan cuánto dinero pueden gastar, qué es lo que pueden comprar y cómo deben hacerlo.

Hay ciertos aspectos que tienen que quedar por escrito y explicados de forma clara si quieres evitar conflictos.  Los relacionados con límites y medios de pago no deben dejar lugar para interpretaciones libres:

• Cuáles son los gastos reembolsables y no reembolsables
• A cuánto se paga el kilometraje
• ¿Se abonan dietas laborales o se fija un límite máximo en concepto de manutención?
• ¿Se facilitan tarjetas de empresa o el trabajador tiene que adelantar el dinero de su bolsillo?
• Cómo es el proceso de reporte, revisión y validación de gastos de viaje
• Los requisitos que deben cumplir los justificantes aportados: ¿Qué datos mínimos debe tener el ticket? ¿Qué ocurre si un ticket se pierde o se borra?
• Cómo es el procedimiento de reembolso de los gastos. ¿Los asume la empresa? ¿Se da una dieta a los trabajadores? ¿Los empleados tienen que adelantar el dinero de su bolsillo? ¿Se ofrecen anticipos?

Además, la política de gastos de viaje tiene que marcar las pautas a seguir en caso de que ocurra un incidente durante el viaje (pérdida de un vuelo, extravío de maletas, enfermedad…)

Automatizar para rentabilizar la inversión en viajes de empresa

Tras la planificación, llega la etapa más complicada: la gestión de los gastos. Controlar, aprobar, tramitar, contabilizar… En cualquier momento de este proceso es fácil cometer errores. Sobre todo, cuando las tareas se realizan de forma manual.

¿Qué pasa si un empleado sobrepasa los límites de gasto, si entrega la nota de gastos fuera de plazo o si pierde los justificantes? La mejor forma de optimizar la gestión de los gastos de viaje es implantar una herramienta específica para digitalizar los justificantes en papel y automatizar la contabilización en tu ERP.

Otra medida muy efectiva es ofrecer tarjetas de empresa a los empleados que viajan. Por regla general, este producto permite establecer límites de uso.

Las ventajas que ofrecen las aplicaciones de gestión de gastos profesionales son numerosas. Para explicarlas, lo mejor es poner un ejemplo concreto. A continuación, enumeramos algunos de los beneficios de Okticket.

Okticket: La app que te da el ROI inmediato que buscas

Empleados que viajan, departamento financiero, Recursos Humanos, IT… Okticket beneficia a diferentes áreas de la empresa. Pero si nos centramos exclusivamente en el retorno de la inversión, que es el tema que nos ocupa, podemos asegurar que es prácticamente inmediato.

Gracias a que nuestra aplicación cubre todo el proceso de gestión de notas de gasto, el ahorro del tiempo dedicado a este trámite es de un 80% (si lo comparamos con un proceso manual). Y como bien sabes, este ahorro de tiempo se traduce en menos costes.

Flujo de aprobación personalizado, conciliación bancaria automática, integración con tu ERP o sistema de gestión empresarial (también con agencias de viajes online y servicios de transporte), bloqueo del fraude interno, tarjeta inteligente alineada con tu política de gastos de viaje… Imagínate cuánto se simplificaría el proceso de gestión de gastos profesionales si contaras con todas esas ayudas.

¿Quieres conocer al detalle el ahorro económico que supone utilizar nuestra tecnología? Te invitamos a que leas el artículo "Ahorra miles de euros en la gestión de gastos de viajes de negocios con Okticket".

De la micro gestión a herramientas todo en uno

Y si quieres ir todavía un paso más allá, siempre puedes echar manos de herramientas integradas end to end, que agrupen todo el proceso, desde la reserva online hasta el momento en que los gastos de viaje son aprobados y pasan a contabilizarse en los sistemas de gestión de la empresa.

En Okticket, por ejemplo, nos integramos con varias de estas soluciones. De esta forma, tu equipo o los empleados que viajan pueden reservar su propio alojamiento y transporte.  

Ahorra en el pago de impuestos: Gastos de viaje deducibles

Además de todo lo dicho, estas herramientas facilitan la identificación de los gastos de empresa deducibles, fundamental para recuperar parte del dinero invertido.

En este punto es importante recordar que los gastos de alojamiento y manutención, así como las dietas y el kilometraje, están exentos de tributación en el IRPF.

Repasamos los límites brevemente:

• Los gastos de alojamiento no están sometidos a retención en el IRPF siempre y cuando el hotel está en un municipio diferente al de residencia del trabajador. Además, la estancia no puede prolongarse durante más de 9 meses de forma ininterrumpida.
• Por su parte, el límite de los gastos de comida depende del país de destinos. Si el viaje es por España, el máximo para no tributar son 53,34 euros al día si se pasa la noche fuera y 26,67 euros si no hay pernocta. Cuando el desplazamiento es al extranjero, el límite son 91,35 euros al día con pernocta y 48,08 sin pernocta.

Asimismo, los gastos de representación (regalos de empresa o invitaciones para comer a clientes, por ejemplo) se pueden deducir del Impuesto de Sociedades. Para ello, el gasto tiene que estar vinculado a la actividad económica de la compañía y debidamente justificado. En este post tienes información más detallada.

Los negocios demandan presencialidad

‍

Antes de terminar, es importante recordar que el retorno de la inversión en viajes de empresa no siempre tiene por qué traducirse en dinero. Hay aspectos igual de importantes, como la mejora de la imagen de marca, la ampliación de la red de posibles clientes o la mejora de la relación con los actuales.

¿Qué pueden ofrecer los viajes de negocios que no se consiga con una videollamada? Las respuestas las da Oxford Economics:

• Las ferias, congresos y demás eventos presenciales generan la llegada de hasta el 20 % de los nuevos clientes. Esto nos lleva a pensar que una empresa que no acude a eventos importantes de su sector puede estar perdiéndose actividades comerciales muy relevantes.
• Cuando se realiza una reunión presencial, el 50% de los clientes potenciales se convierte en cliente real. El porcentaje baja hasta el 31% cuando la interacción se produce de forma virtual.
• El 38% de los clientes potenciales se iría a otra empresa si las reuniones dejaran de ser presenciales. Esto supondría una pérdida del 37% en las ventas anuales.
• En términos económicos, se calcula que se obtienen 12 euros en ingresos por cada euro invertido en viajes de empresa.

Si quieres maximizar la inversión en viajes de empresa, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.

Desde la planificación hasta el reporte de gastos pasando por la ejecución. A lo largo de estos últimos cinco años, los viajes de empresa han experimentado una profunda transformación.

Las tendencias evolucionan cada año para adaptarse a las necesidades de los viajeros de negocios, quienes a su vez se han vuelto más exigentes.

El objetivo hoy en día es sacar el máximo partido a los viajes profesionales. Y para ello es indispensable acompañarse de las nuevas tecnologías.

Gastos digitalizados: La importancia de la contabilización automática

Entre las herramientas que pueden ofrecer una experiencia mejorada a los empleados desplazados destacan las que están enfocadas a la digitalización de gastos de viajes de negocios.

Esta es una de las principales conclusiones del informe Tendencias en Viajes Corporativos 2024, elaborado por Globetrender y Cytric Easy by Amadeus.

¿Por qué es tan importante implantar soluciones como Okticket? La respuesta la encontramos en el propio documento:

“Los gastos digitalizados impulsarán la personalización y mejorarán la experiencia del usuario, al tiempo que garantizarán la seguridad de los datos y el cumplimiento de la política de gastos de viaje en una empresa”

A esto podemos añadir otra serie de ventajas. La más destacada es sin duda el adiós definitivo a la gestión manual de las notas de gastos. No más tareas tediosas, ni justificantes perdidos, ni persecuciones para poder liquidar gastos a fin de mes, ni incumplimiento de la política de gastos de viaje…

Tendencias en viajes de empresa 2024

El informe destaca otros seis factores que marcarán el futuro de los desplazamientos por motivos laborales:

1. Asistentes Personales de IA para una mejor experiencia de cliente

Trabaja todo el día, es paciente y tiene todas las respuestas. La Inteligencia Artificial Generativa (Gen-AI) es el asistente ideal para los viajeros de negocios.

Su aplicación va desde el asesoramiento a la hora de realizar la reserva hasta el recordatorio de las condiciones de la política de gastos de viaje de la empresa.

Preguntes lo que le peguntes, siempre tendrá la respuesta oportuna. Y si surge una incidencia durante el desplazamiento, también la soluciona.

2. Los eventos de “team building” se alargan

Las jornadas fuera de la oficina para hacer equipo llevan año celebrándose. Pero ahora van un paso más allá. Una tendencia en auge es la de realizar viajes más largos, a veces incluso fuera del país.

Las experiencias inmersivas, muchas veces en entornos naturales, cobran protagonismo. Rafting en aguas bravas, senderismo, yoga, voluntariado o bushcraft tropical son algunos ejemplos.

3. Un viaje, varios objetivos

Todo parece apuntar a que los viajes de empresa cortos y frecuentes están dejando paso a desplazamientos más espaciados en el tiempo, pero con mayor duración.

De esta forma, en lugar de coger un avión simplemente para asistir a una reunión, los empleados tendrán que aprovechar ese viaje para, por ejemplo, visitar a otros clientes de la zona, cerrar acuerdos, asistir a un evento, explorar el mercado, analizar a la competencia o, incluso, cerrar acuerdos.

"Al analizar el futuro de los viajes de negocios en 2024, está claro que se están produciendo dos grandes cambios en paralelo: la tecnología está facilitando cada vez más la planificación y la ejecución de los viajes; pero también hay un deseo de “volver a lo básico”, como demuestran los retiros corporativos en la naturaleza y el regreso de los “almuerzos de trabajo”. Esto pone de relieve el valor duradero de la conexión humana en la construcción de buenas relaciones empresariales. En última instancia, cada viaje debe optimizarse para justificar el rendimiento de la inversión y el impacto de carbono del avión.” (Jenny Southan, CEO y Fundadora de Globetrender)

4. Itinerarios combinados para optimizar el presupuesto

Si bien las políticas de gastos se han vuelto más estrictas, los viajes de negocios se han flexibilizado para adaptarse a las necesidades de los empleados.

Con el fin de cuidar a los viajeros de negocios, el bleisure del que tanto se ha hablado ha evolucionado hacia una forma distinta de combinar ocio y negocio.

Ya no solo se añaden días a los desplazamientos laborales para poder conocer el destino. Ahora también se empieza a ofrecer la posibilidad de realizar itinerarios combinados con destinos distintos, modos de transporte diferentes y cambio de alojamiento.

5. Foco en la neutralidad en carbono

Los compromisos de sostenibilidad se refuerzan para lograr el objetivo de alcanzar las emisiones netas de carbono cero de cara a 2050. Recordemos que esto incluye el compromiso de alejarse del consumo de combustibles fósiles y aumentar la producción de energías limpias.

Pues bien, según una encuesta realizada por Amadeus, el 90% de las empresas de viajes contaba con una estrategia para alcanzar objetivos de sostenibilidad medioambiental o tenía previsto ponerla en marcha en 2024.

Tanto la acumulación de compromisos en destino como los itinerarios combinados de los que hablábamos más arriba están alineados con esta estrategia para lograr los objetivos de sostenibilidad.

En este sentido, Jenny Southan, CEO y Fundadora de Globetrender, afirma lo siguiente: “Si hay una palabra que resuma los viajes de negocios en 2024, esa será "discernimiento". Los empleados ya no quieren sacrificar áreas de su vida personal para estar constantemente de viaje, y las empresas necesitan equilibrar el cumplimiento de los objetivos financieros y de ESG, lo que significará que todas las partes deberán ser más selectivas sobre los viajes a los que se comprometen."

“Las reuniones cara a cara tienen muchos beneficios, desde el aumento del capital social hasta el fomento de ideas y la participación conjunta en reflexiones más complejas. El contacto en persona proporciona una ventaja competitiva a la hora de reunirse con clientes y consumidores, ya que las conversaciones reales pueden generar interacciones más eficaces, eficientes y que fomenten la confianza.” (Deborah Mahoney, Directora de Ventas y Desarrollo de Negocio – Americas Amadeus Cytric Solutions)

6. Networking, networking, networking

¿Te suena esa imagen en la que un directivo sale a escondidas de una conferencia para reunirse con otro en privado? Pues cada vez será menos frecuente. El poder del networking está calando y los eventos son la oportunidad perfecta para fortalecer alianzas profesionales y hacer nuevos contactos.

Antes de terminar, un recordatorio. Se espera que en 2024 el mercado de los viajes de negocios supere los niveles de 2019.

Según el Instituto Nacional de Estadística (INE), el turismo de negocios se disparó por encima de un 20% en 2023, cuando se registraron más de 9,5 millones de viajes.

Y los últimos datos aportados por Braintrust revelan que el turismo MICE (reuniones, incentivos, congresos y eventos) alcanzó el año pasado una cifra de negocio de 13.367 millones de euros, lo que supone un crecimiento del 8,5% respecto a 2019 y un 28,1% sobre el año 2022. Para 2024, se prevé que España roce los 15.000 millones de euros.

‍

Las previsiones más esperanzadoras señalaban 2026 como el año de la recuperación de los viajes de empresa. Ahora, todo parece apuntar a que llegará mucho antes. A lo largo de este año, probablemente.

Solo hay que echar un vistazo a las últimas publicaciones del Instituto Nacional de Estadística (INE). Según el organismo, el turismo de negocios se disparó por encima de un 20% en 2023. Entonces, se registraron más de 9,5 millones de viajes.

Otro reciente informe de la Comisión Europea de Viajes (CET) concluye que algunos países europeos ya han superado o están a punto de mejorar los niveles de gasto en viajes de negocios de 2019.  España se encuentra entre los aventajados, junto con Francia y los países nórdicos.

La misma tendencia al alza se observa en el turismo MICE (reuniones, incentivos, congresos y eventos). Un ejemplo es el monográfico Hosteltur 2024 que acaba de publicarse. En el informe, los expertos aseguran  que este año "se espera un crecimiento tanto en el número de reuniones como de asistentes”.

Ya el 2023 registró un incremento notable de la actividad. Y pone el ejemplo de los palacios de congresos españoles, que superaron el año pasado la cifra de asistentes registrada en 2019.  Con ello se vuelve a dejar claro que los encuentros presenciales “son fundamentales para el desempeño de empresas y organizaciones”.

Tendencias en viajes de empresa 2024

De la citada guía se desprende además la importancia que tienen las nuevas tecnologías para el desarrollo y la eficiencia de los viajes de negocios. La Inteligencia Artificial y el compromiso con la sostenibilidad seguirán marcando la actualidad de los viajes de empresa durante los próximos meses.

¿Qué elementos caracterizarán a los desplazamientos profesionales en 2024?

Inteligencia Artificial para los programas de viajes

Eficacia, velocidad, precisión a los procesos, automatización de tareas, análisis predictivos, aprendizaje automático… Gracias a la Inteligencia Artificial, los viajes profesionales viven una nueva revolución. Son más predecibles, los procesos se agilizan y los datos recopilados más fiables.

Además, las aplicaciones de IA se pueden utilizar para obtener ayuda en las reservas o mejorar la experiencia de los viajeros. Algunos casos de uso:

• Ofrecer recomendaciones personalizadas basadas en las preferencias y necesidades de los usuarios
• Proporcionar información en tiempo real sobre el estado de los vuelos o las condiciones meteorológicas.

No podemos olvidarnos tampoco de su utilidad para optimizar la atención al cliente.  Los chatbots cognitivos, por ejemplo, pueden servir para atender las dudas de los clientes en un primer momento y a cualquier hora. Esto facilita que las agencias de viajes para empresas puedan dar una atención personalizada a las solicitudes más complejas.

Y gracias a su capacidad para analizar grandes volúmenes de datos, ayuda a predecir tendencias y comportamientos de gasto. También a identificar oportunidades de ahorro.

‍

La importancia de contar con una app de gastos de viaje profesionales

Entre los beneficios más inmediatos de incorporar la IA en la gestión de viajes corporativos está la mejora de la eficiencia operativa. Y su consiguiente reducción de costes, por supuesto. Eso es lo que tiene saber con seguridad cuándo y a dónde es más económico viajar.

De ahí que los directores financieros de las compañías vean en la Inteligencia Artificial el aliado ideal para automatizar los procesos repetitivos, como pueden ser la gestión de las notas de gastos.

Aparte de ahorrar tiempo, las herramientas de digitalización y automatización de gastos de viaje profesionales permiten obtener información muy valiosa para optimizar la toma de decisiones:

• Saber cuánto dinero gastan los empleados que viajan en gastos de representación, dietas, kilometraje y demás gastos de viaje.
• Obtener información en tiempo real de cuándo se ha producido un gasto, dónde, quién lo ha hecho y por qué importe.
• Identificar tendencias y realizar predicciones.
• Los comportamientos de gasto inadecuados se reconocen rápidamente. Con ello se minimiza el riesgo de sufrir fraude interno o irregularidades en el proceso de reporte de gastos.
• Obtener informes de gastos de empresa basados en datos reales y fiables.
• Tener controlados los gastos de viaje deducibles. Esto es fundamental para recuperar parte del dinero invertido.

.¿Qué pasaría si a las tecnologías mencionadas les sumamos los servicios basados en la localización, la Realidad Extendida (RX) o el blockchain? Pues que el sector logrará contar con una oferta turística más atractiva, eficiente, integradora y sostenible.

Aplicación del estándar NDC de IATA

También se espera que los costes se reduzcan con el uso del New Distribution Capability (NDC) o Capacidad de Nueva Distribución. Este estándar de comunicación ha sido desarrollado por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA) para mejorar la distribución eficiente de las tarifas de las aerolíneas.

De esta forma, se pretende solucionar la pérdida de estandarización y transparencia provocada por la proliferación de las reservas online. Más ventajas que ofrece el NDC para los viajes corporativos:

• Mejora de la personalización de los servicios ofertados. Cada empleado podrá diseñar el viaje según sus necesidades específicas.
• Flexibilidad para que las agencias d viajes para empresas puedan ofrecer paquetes adaptados a cada cliente. El abanico de tarifas, opciones de vuelos gestión de reservas es muy amplio.  
• Adaptación a las políticas de gastos de viaje de cada empresa.
• Información en tiempo real del estado de los vuelos, horarios, servicios adicionales, precios y promociones especiales.

El Duty of Care recobra importancia

Hace ya algún tiempo hablábamos de la importancia de Deber de Protección al trabajador en movilidad. Pues bien, el Duty of Care recobra protagonismo.

Una de las herramientas que resulta de gran ayuda para garantizar esta protección de los equipos desplazados es un software de gastos de viaje profesionales como Okticket.

En este punto es importante recordar que esta herramienta permite saber en dónde están los trabajadores en cada momento. Esta funcionalidad es muy útil si surge alguna incidencia y necesitan asistencia. Y como la información de gasto es accesible en tiempo real, también puedes ver en dónde realizó el trabajador la última compra.

Además, la información queda guardada en un entorno seguro. Por tanto, la seguridad de los usuarios no queda comprometida cuando utilizan la aplicación.

Volvemos a hablar en este punto de la necesidad de poner en valor la experiencia del usuario. El Duty of Care está muy ligado al bienestar laboral. Y precisamente las aplicaciones de gestión de gastos de empresa están pensadas para facilitar la vida a los empleados en movilidad. Son rápidas, intuitivas y fáciles de utilizar, estén donde estén.

Tarjetas de crédito virtuales para empresas

También ganan protagonismo entre los viajeros de negocios los pagos virtuales. Para responder a las demandas de sus equipos, pero sin perder control financiero, las organizaciones cuentan con herramientas que se ajustan a las políticas de gastos de viaje.

¿Conoces la OKT Card? La tarjeta inteligente de Okticket te permite abonar cualquier gasto de viaje tanto en España como en el extranjero. Incluso en compras online, puesto que puedes llevar la OKT Card en tu cartera física o en tu Wallet de Apple Pay o de Google Play.

Y muy importante: ofrece la posibilidad de configurarla según la política de viajes de tu empresa. Puedes definir un límite de gasto para cada usuario o de personalizar los límites de uso de la tarjeta por roles, por periodos de tiempo o por categorías de gasto.

Más énfasis en la Sostenibilidad, si cabe

A estas tendencias hay que añadir el diseño de estrategias más sostenibles. No son pocos los informes que lo reflejan (el último de CESAE Business & Tourism School recogido por Europa Press es uno de ellos)

Es más, el turismo sostenible será el tema central de la próxima edición Fitur 2024. La feria pretende ser este año “un altavoz para las buenas prácticas y el impulso de estrategias orientadas a fomentar un turismo respetuoso con el que potenciar el desarrollo de una economía cada vez más sostenible”.

Pero ya no se trata solamente de buscar opciones de transporte y alojamiento que sean respetuosas con el medio ambiente (vuelos con bajas emisiones de carbono o preferencia por hoteles que implementan prácticas sostenibles).

La apuesta por la sostenibilidad pasa por incorporar herramientas de medición de huellas de carbono. Incluso por desarrollar vehículos impulsados por IA.

También es necesario implantar aplicaciones para digitalizar y automatizar los gastos de viajes de empresa.

También es necesario implantar aplicaciones para digitalizar y automatizar los gastos de viajes de empresa. Por una parte, se minimiza el consumo de papel. Por otra, al almacenar los datos en la nube se reduce el impacto medioambiental. El ahorro es de entre un 60% y un 70% según cálculos de Telefónica Tech.

‍

Fomentan la cultura empresarial, impulsan el desarrollo profesional, estimulan la colaboración, aumentan el compromiso de los empleados, fortalecen los vínculos entre compañeros y avivan el sentimiento de pertenencia a la organización. Las ventajas de los viajes de negocios van más allá de lo que a priori pueda pensarse.

Estas son algunas de las conclusiones que se desprenden del informe “Investing in Travel to Strengthen Culture and Increase Engagement” elaborado por American Express Global Business Travel (Amex GBT) y Harvard Business Review Analytic Services para el que se han encuestado a más de 400 directivos.

En este documento se detallan las claves para que una organización pueda funcionar y prosperar cuando los equipos se encuentran en diferentes lugares. Y los viajes de negocios parecen ser la herramienta para lograrlo.

Aunque muchas compañías prefieren invertir el presupuesto en desplazamientos que les vayan a reportar unos ingresos (visitar a clientes, por ejemplo), lo cierto es que los viajes para reuniones internas también pueden aportar un valor significativo en términos de cultura empresarial y compromiso.

De hecho, “las empresas pueden obtener incluso mayores beneficios de estas inversiones en viajes internos”, concluye el estudio.

Los viajes corporativos como nexo entre equipos

Además, según el estudio, existe un vínculo entre los viajes de negocios y un entorno de trabajo estable. Destaca la eficacia de las reuniones presenciales a la hora de llevar a cabo formaciones de equipo, poner ideas en común y realizar entrevistas a candidatos que van a cubrir puestos clave.

“La amplia adopción del teletrabajo puede crear obstáculos para construir la cultura corporativa y el compromiso, por lo que los viajes de negocios se han vuelto aún más críticos para unir a los equipos”, asegura Alex Clemente, director general de Servicios Analíticos de Harvard Business Review, en este sentido.

Más ventajas de los viajes de negocios internos para la organización:

• La mejora de las relaciones entre empleados y equipos (74%)
• Mayor colaboración (60%)
• Cultura organizacional más sólida (55%)
• Más compromiso de los empleados (54%)
• Sentimiento de pertenencia para los trabajadores remotos y los equipos dispersados (46%)

Todo ello contribuye a reconstruir el capital social y reforzar la cultura empresarial perdida en los meses posteriores a la pandemia, cuando la mayoría de las interacciones se limitaban a ser virtuales.

Además, los viajes de negocios juegan un papel importante en el desarrollo profesional (así lo creen el 60% de los encuestados).

Y muy importante: Ocho de cada diez encuestados asegura que ha adquirido “una mayor conciencia y empatía hacia sus compañeros y clientes” gracias a los viajes de negocios.

Rentabilidad demostrada de los viajes de negocios

Las previsiones apuntan a un incremento de los desplazamientos por motivos laborales de cara a 2024, principalmente para celebrar reuniones internas (fuente: ‘2024 Global Meetings and Events Forecast’ de Amex).

Entre los motivos, la rentabilidad que obtienen las empresas. Por ejemplo, GSK explica en el informe que durante la pandemia logró superar sus previsiones de facturación. Pero todavía ha conseguido mayor crecimiento este último año, en el que han aumentado la inversión en viajes de negocios.

Por último, el documento repasa algunas de las tendencias en viajes de negocios: una nueva política de viajes mejor alineada con la estrategia empresarial, un mayor énfasis en la sostenibilidad, la accesibilidad, la salud y el bienestar del viajero, así como la apuesta por el "bleisure" (la combinación de ocio y negocios).

En conclusión, dadas las ventajas de los viajes de negocios, estos deben ser contemplados no como un gasto, sino como una inversión para obtener rentabilidad comercial. Incluso como una oportunidad para reforzar la cultura empresarial y construir relaciones positivas a largo plazo.

La curva de la recuperación de los viajes de negocios va subiendo y bajando según la fuente de las informaciones que vayan surgiendo. Puede que todavía no se hayan alcanzado los niveles prepandemia, pero los signos de la mejoría  a nivel global son claros.

La Encuesta de Perspectivas de Viajes de Negocios del primer trimestre de 2023 publicada hace unos días por la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA) apunta a un crecimiento del Business Travel durante los próximos meses.

De los 600 profesionales encuestados, un 78% asegura que sus empresas prevén realizar más viajes profesionales que en 2022. Por su parte, los proveedores también esperan que el gasto de sus clientes corporativos se incremente con respecto al año pasado. Casi 9 de cada 10 confían en ello. Esta cifra mejora en 10 puntos las previsiones de la anterior encuesta, publicada en octubre de 2022.

El aumento tanto del número de desplazamientos como de la cantidad a invertir dependerá de la actividad a la que se dedique la compañía.

¿Qué sectores tirarán del carro? Finanzas y Seguros, seguidos de los Servicios Profesionales y Consultoría. Software, Hardware y Tecnología ocupan la tercera posición.

¿Cuáles son los motivos de los desplazamientos? Aquí hay pocas sorpresas. Reuniones con clientes actuales o potenciales, encuentros internos con colegas, conferencias, ferias y eventos de la industria son las principales razones.

De hecho, las previsiones del sector apuntan a un aumento del peso del MICE. Si actualmente el gasto copa el 20% del total, en una par de años alcanzará el 30% (fuente: Braintrust).

Lee también: Digitalización de notas de gasto para viajes de negocios más responsables

MÁS INVERSIÓN PARA DIGITALIZAR LOS VIAJES DE NEGOCIOS

Este repunte de los viajes de negocios en 2023 se produciría a pesar de la amenaza actual de una posible recesión económica y de la incertidumbre que todavía hay en torno al mercado más grande del mundo para los desplazamientos por motivos profesionales: China.

Importante también señalar que el citado informe es optimista con respecto a la recuperación de los niveles previos a la pandemia. Si bien es cierto que todavía no hemos llegado al cien por cien, las reservas ya se encuentran al 67% para los viajes de negocios nacionales (el gasto está en el 68%). Esto es un 4% más con respecto a los datos recogidos en la última edición de esta misma encuesta (octubre de 2022).

Para 2025, se espera que el volumen de mercado de los viajes de empresa en España alcance los 15.200 millones de euros anuales, frente a los 12.500 millones registrados en 2018.  El escenario más optimista situaría al mercado en cifras ligeramente superiores a los 15.600 millones de euros, lo que supondría un aumento del 25%. (fuente: GEBTA).

En cuanto a los viajes internacionales, hay que recordar que hace un año estaban prácticamente paralizados. En cambio, ahora el gasto ha vuelto al 58%.

A tenor de estas cifras, los proveedores de viajes esperan poder aumentar su personal a lo largo de 2023. Las empresas también dicen que van a tener más trabajadores viajando. Algunas incluso, aseguran que el número será mayor que en 2019.

Esto implicará aumentar el presupuesto para los programas de viaje. Y eso incluye la inversión en tecnología. En este punto es interesante mencionar que los últimos informes apuntan a la necesidad de digitalizar la gestión de los gastos de viaje profesionales como paso imprescindible para que las empresas instauren políticas de viajes más responsables.

Algo que sí parece que ha llegado para quedarse a más largo plazo es un proceso de aprobación más estricto. Lo que en un principio era para gestionar el riesgo, ahora sirve también para controlar los gastos o facilitar la elección de prácticas de viaje más sostenibles.

‍

Los viajes de negocios responsables pasan por digitalizar las notas de gastos. En un momento en el que la sostenibilidad aplicada al Business Travel es uno de los principales retos a los que se enfrenta el sector, las acciones encaminadas al cuidado del medio ambiente cobran especial relevancia.

Con el objetivo de ayudar a las empresas a diseñar “una política de viajes más responsable y sostenible, con una orientación hacia el medio ambiente, la conciencia social y el buen gobierno corporativo”, la plataforma Forum Business Travel acaba de publicar una guía práctica (puedes descargarla aquí).

El texto aporta las pautas para abordar este desafío “con indicadores y acciones concretas antes, durante y después del viaje”. Y precisamente, uno de los indicadores de gestión que miden el compromiso de las organizaciones con la sostenibilidad es la digitalización de las notas de gastos de viaje profesionales.

En este punto es importante recordar que se calcula que un kilo de papel, el equivalente a 200 hojas DIN A-4 de 80gr/m2, produce la emisión de 3 Kg de CO2 (fuente: OVACEN).

¿Quieres saber cuántas emisiones genera tu organización por el uso de papel? Existen calculadoras online para ello, como esta de STEINBEIS Paper.

Preferencia por hoteles y medios de transporte más sostenibles

La citada guía, desarrollada en colaboración con la consultora Genéthico,  pretende ser un manual para que las empresas puedan dar pasos hacia los objetivos de la Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible, un compromiso de Naciones Unidas firmado por 193 países, entre ellos España.

Para que tomemos conciencia, sus autores nos recuerdan que la industria de los viajes y el turismo causa el 8% de las emisiones globales de CO2.

La parte positiva es que las organizaciones están cada vez más concienciadas. Del estudio se desprende que el 88% de las empresas se están planteando tomar medidas a corto plazo para reducir el impacto ambiental en sus viajes de negocios.

Las preferencias de los viajeros empiezan a decantarse hacia los hoteles con sellos ecológicos y los medios de transporte más sostenibles, como pueden ser los coches eléctricos. También ganan peso las tarjetas de pago virtuales.

LA “LIMITACIÓN DE LAS REUNIONES VIRTUALES” RELANZA LOS VIAJES DE NEGOCIOS

‍

Áreas de actuación

El manual también identifica seis áreas de actuación en el Business Travel “para contribuir a un mundo más sostenible y seguro para todos”:

1. La descarbonización del sector turístico.
2. La movilización de toda la cadena de valor.
3. La redacción de informes.
4. La creación de políticas de viaje sostenibles.
5. La formación de empleados.
6. La reducción del impacto negativo de los desplazamientos o, en todo caso, su compensación.

“Entre las acciones que se pueden plantear las empresas está reducir la resistencia al cambio, lograr que los empleados sean prescriptores de los valores corporativos, fortalecer los vínculos entre los distintos departamentos y proponer medidas de una forma transparente y honesta”, explica Natalia Ros, socia fundadora de Forum Business Travel.

Para Óscar García, socio fundador de Forum Business Travel, las medidas “ son muchas y muy variadas, desde evaluar cuántas personas deben viajar o priorizar los vuelos directos, hasta optar por restaurantes con productos de Km. 0, utilizar las nuevas tecnologías para reducir el uso de papel o analizar el impacto del viaje para detectar las prácticas menos sostenibles”.

Las claves de los viajes de negocios sostenibles

Si quieres apostar por viajes de negocios sostenibles, tienes que empiezan a aplicar medidas antes del desplazamiento. Algunas acciones que puedes llevar a cabo:

• Evaluar el número de personas que deben viajar.
• Valorar la duración óptima del viaje.
• Apostar por medios de transporte que utilicen biocombustibles.
• Priorizar los vuelos sin escalas.
• Trabajar con proveedores sostenibles homologados.

Durante el viaje lo ideal sería apostar por el uso del transporte público, comunicar en el hotel que no es necesario el cambio diario de toallas,  priorizar los restaurantes que ofrezcan productos de kilómetro 0, utilizar tarjetas de pago virtuales o solicitar justificantes de pago en formato electrónico.

¿Y después del viaje? Una de las medidas más efectivas es gestionar los gatos de viaje de los empleados mediante herramientas digitales como Okticket. Calcular el ROI del viaje, medir el impacto o compensar el CO2 emitido son otras acciones recomendadas por los expertos.

Además de seguir una estrategia, la guía destaca la importancia de darla a conocer externamente para mejorar la reputación de marca y, consecuentemente, acceder a nuevos mercados y contribuir al crecimiento de la empresa.

¿Preparado para perder los papeles en la gestión de notas de gasto?

Para 2025, se estima que la inversión en viajes de negocios ascienda hasta cerca de los 16.000 millones de euros. La cifra supera con creces a los 12.500 millones de euros anuales registrados en 2018. Además, según el último Observatorio del Business Travel de GEBTA, el volumen de viajes empresariales ya está alcanzando al contabilizado en 2019.

La clave la encontramos en las siguientes palabras de Marcel Forns, director general de GEBTA, durante su intervención en el XIV Congreso Nacional de Business Travel 2023 de IBTA, en el marco de Fitur Business Travel: “Estos dos años seguidos de pandemia han venido a poner de manifiesto las limitaciones de las reuniones virtuales para el cumplimiento de los objetivos de las empresas. El largo compás de espera ha servido para que las corporaciones interiorizasen el valor de los viajes y las reuniones presenciales para el desarrollo del negocio, la innovación, creatividad y la preservación de la cultura empresarial”.

El “buen comportamiento del segmento MICE” también ha logrado que se superen las previsiones. De hecho, coparán el 30% de la inversión de la que hablábamos al principio.

Pero este incremento no es gratuito. Los retos a superar también son mayores. Hay dos que están protagonizando el escenario de los viajes de negocios y el turismo MICE (reuniones, incentivos, conferencias y eventos).

Reducir las emisiones

Hace mucho que se viene hablando de la sostenibilidad en el Business Travel, pero diversos estudios apuntan a que más de la mitad de las organizaciones están concienciadas con la reducción de emisiones de carbono.

Por eso, medidas como los vuelos sin escalas, los medios de transporte sostenibles, los catering con ingredientes de “kilómetro cero”, el uso de envases reciclables o los alojamientos con un uso eficiente del agua y la energía pueden hacer que las compañías decanten la balanza a la hora de elegir un proveedor para sus eventos o viajes de empresa.

Un ejemplo de iniciativa relacionada con la sostenibilidad es la anunciada por Viajes El Corte Inglés y South Pole durante la última edición de FITUR. “NOW2030” consiste en el desarrollo de una herramienta digital con la que los clientes podrán conocer el impacto de sus viajes y compensar sus emisiones de CO2 mediante su contribución con proyectos de protección ambiental.

Contrarrestar el aumento de los costes

La inflación no es un secreto para nadie, pero la subida de costes afecta especialmente a los viajes en avión por la apreciación del dólar.  Las tarifas aumentan, pero limitar los viajes profesionales por ese motivo no está entre los planes a medio plazo.

Pero… Las empresas tienen que compensar esa diferencia de precio con estrategias que maximicen el retorno de la inversión, y la aceleración de la digitalización se sitúa entre las medidas prioritarias.

En este punto es importante recordar que la implantación de herramientas digitales, so bre todo especializadas en la gestión de viajes profesionales, ofrecen múltiples opciones de ahorro:

• Ayudan a analizar el comportamiento de los viajeros de negocios, a saber en qué categorías se realizan más gastos (kilometraje, gasolina, dietas, alojamiento…) o a calcular la ruta de carretera más barata en base a variables como el precio del combustible en las gasolineras que hay en ese trayecto.
• La explotación de la información es fundamental para preparar una estrategia para optimizar el presupuesto. Las oportunidades de ahorro van desde conseguir tarifas más ventajosas (negociando con los proveedores habituales, por ejemplo) hasta el aprovechamiento de las ventajas fiscales, pasando por buscar alternativas más económicas de productos y servicios (tarjetas sin comisiones por uso en el extranjero o líneas móviles con las que no se dispare el uso de datos fuera de la UE).
• Además de lo anterior, proporcionan analíticas avanzadas que permiten mejorar el proceso de compra, sacar proyecciones de futuro, corregir posibles errores antes de que se produzcan, incluso anticiparse a cambios, tendencias e imprevistos.

“El 2023 se presenta como un año crucial para dar el salto hacia esas soluciones digitales que faciliten la conciliación de los viajes corporativos con la reducción de costes. Sólo a través de esa combinación se impedirán unos recortes que podrían comprometer la eficiencia de las compañías”, asegura Forns en este sentido.