Cómo mantener la productividad en viajes de empresa cuando los aeropuertos son tu segunda oficina

¿Pasas más tiempo en los aeropuertos que en tu propia casa? Cuando las terminales se convierten en tu segunda oficina, es complicado seguir con tu ritmo de trabajo. Pero mantener la productividad en viajes de empresa es necesario.

Y sí ¡Es posible! Desde las salas de embarque hasta la selección de asientos, pasando por las apps descargadas en tu móvil o la ropa que llevas puesta influyen en tu capacidad para trabajar sobre la marcha.

¿Cómo lograr que una oficina móvil se viable? Veamos algunos tips.

Dónde hacer networking en los aeropuertos

Cuando hablamos de ser productivo durante un viaje de empresa no nos referimos solo a estar sentados frente al ordenador. Como seguro que sabes, de las conversaciones con otros profesionales salen muchos negocios.

Pues bien, en los aeropuertos también es posible hacer networking. Cafeterías, lounges y espacios de trabajo son espacios frecuentados por otros viajeros de negocios como tú.

En Madrid, por ejemplo, tienes el área de trabajo de la T4S, con espacios equipados para conectarse. Y la terminal T2 cuenta con varias salas de reuniones.

En Barcelona, las meeting rooms se encuentran situadas en la T1. Y hay espacios similares en todos los grandes aeropuertos.

Salas VIP con acceso libre

Pero sin duda, los mejores lugares para hacer contactos profesionales son las salas VIP. Si no cuentas con un billete de clase Business, siempre puedes acceder a las salas VIP independientes.

Estas no están operadas por ninguna aerolínea y el acceso es mediante el pago por uso.  La sala VIP Cibeles del Aeropuerto Adolfo Suárez Madrid-Barajas es independiente, al igual que las Colomer y Canudas del Aeropuerto Josep Tarradellas Barcelona-El Prat.

En la página web de Aena puedes echar un vistazo a las salas VIP de los aeropuertos españoles.

Un consejo: si tienes pensado mantener reuniones durante los trayectos, es importante que vayas vestido para la ocasión, con prendas cómodas pero profesionales.

¿Cuál es el mejor asiento en el avión para trabajar?

Una vez en el aire, la elección del asiento puede influir en la capacidad de concentración. Si necesitas trabajar durante un vuelo y la Primera Clase no es una opción, lo ideal es que selecciones una ubicación tranquila.

Las mejores filas son las de la parte delantera del avión, donde el sonido de los motores no se percibe con tanta intensidad. Además, si eliges el asiento de la ventanilla tendrás menos interrupciones por parte de tus compañeros de viaje.

En este sentido, un estudio publicado por el comparador de vuelos Skyscanner revelaba que la mejor butaca es la 6A. La peor, la 31E.

¿Y qué ocurre con las salidas de emergencia o las filas que están detrás de una mampara? También son una buena opción si necesitas espacio para las piernas, pero debes tener en cuenta los inconvenientes. Los asientos de las salidas de emergencia no suelen ser reclinables.

Detrás de una mampara también estarás más cómodo, pero probablemente te toque al lado un bebé o un niño pequeño.

A evitar: las últimas filas, el asiento del centro y áreas cercanas al baño y la cocina.

Además, es importante que te asegures de que el asiento tiene acceso a un enchufe.

Puedes echar un vistazo al mapa de asientos de tu vuelo en páginas como SeatMaps o SeatGuru.

Mantener la productividad en viajes de empresa: Consejos para vuelos largos

Ya estás en el avión, en el asiento que has escogido y toca sacar el portátil. ¿Es posible trabajar en el aire? Estas son algunas de las técnicas empleadas por los viajeros de negocios para aprovechar el tiempo en los viajes largos.

• Para que no te afecten esos momentos en los que los dispositivos tienen que estar en “modo vuelo”, antes de embarcar es recomendable que descargues todos los documentos y archivos que vayas a necesitar. Del mismo modo, comprueba que todas las aplicaciones que utilices funcionan sin necesidad de conexión a Internet.
• Asegúrate de que tus dispositivos móviles tengan la carga completa. No obstante, no está de más que lleves una batería portátil también cargada.
• Durante el vuelo, te vendrán muy bien unos auriculares con cancelación de ruido.
• Comienza por las tareas más importantes y deja las más sencillas para el final del vuelo.

Y muy importante. Una persona cansada y deshidratada no es productiva. Así que tómate algún descanso y asegúrate de beber agua.

Aplicaciones móviles imprescindibles para viajeros de negocios

Al principio de este post hablábamos de las posibilidades de networking que ofrecen las salas VIP. Pues bien, aplicaciones como LoungeBuddy ofrecen la información que necesitas sobre estos espacios. Incluye un buscador y la opción de comprar pases de acceso.

Tampoco pueden faltar herramientas que faciliten la organización y productividad.  Aplicaciones de gestión de tareas, como puede ser Trello, son de gran ayuda. Por su parte, Evernote es útil para tomar notas y organizar ideas sobre la marcha.

La mejor solución para la gestión de gastos de viaje profesionales

Un viajero de negocios necesita realizar ciertas compras durante los desplazamientos. Para poder solicitar el posterior reembolso, tiene que guardar los tickets y facturas. ¿Sabes el tiempo que va a tardar en hacer el reporte de todos esos gastos?

Por eso, no podemos terminar este post sin hablar de la necesidad de contar con una herramienta para simplificar la gestión de las notas de gastos. Y en este sentido, Okticket cuenta con la tecnología más rápida y potente para gestionar los gastos de viaje profesionales.

Recordemos algunas de sus ventajas:

• El ahorro en tareas administrativas es del 80% si se compara con la gestión manual.  Esta capacidad de escanear y registrar gastos rápidamente permite a los viajeros dedicar más tiempo a sus actividades principales.
• La información de gastos está ordenada, categorizada y visible para los responsables financieros.
• Integración con los principales sistemas de contabilidad y gestión empresarial.
• Tarjeta de empresa inteligente, alineada con la política de gastos de tu empresa.
• Conciliación automática de los gastos efectuados con tarjeta.
• Compatibilidad con múltiples idiomas y monedas, lo que la hace ideal para empresas con operaciones internacionales.
• La funcionalidad multi divisa convierte automáticamente en euros los gastos en monedas extranjeras.

En definitiva, Okticket se destaca como una de las herramientas más eficientes y potentes en el mercado para la gestión de gastos de viaje profesionales. Gracias a las funcionalidades diseñadas para optimizar el tiempo y reducir la carga administrativa, la herramienta ofrece una gran mejora en la productividad y el control financiero.

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