Gasto en viajes de empresa 2026: cómo gestionar un business travel que no deja de crecer 

El business travel sigue ganando peso. El gasto en viajes de empresa crecerá un 7,2% en 2026 y alcanzará los 1,71 billones de dólares (unos 1,54 billones de euros, aproximadamente). El último informe de la Global Business Travel Association (GBTA) confirma que las empresas están invirtiendo más que nunca en desplazamientos profesionales. 

¿Por qué ocurre esto? El estudio apunta a varios factores combinados: costes de transporte al alza, tensiones geopolíticas que están trastocando rutas y precios aéreos, y una demanda corporativa que, pese a todo, no da signos de que vaya a frenar. 

”Las empresas no se han alejado de los viajes, pero son cada vez más selectivas y están más pendientes de la productividad de cada desplazamiento” (Suzanne Neufang, CEO de GBTA)

El número de desplazamientos profesionales también crece, solo que a un ritmo muchísimo más lento que el gasto. La  GBTA calcula que este año serán unos 1.840 millones a nivel mundial, un 1.3% más que en 2025. 

En este artículo vemos cómo controlar el aumento del gasto en viajes de empresa sin frenar ese crecimiento, y qué tipo de gestión necesita para que las empresas puedan aprovecharlo sin perder agilidad. 

Qué implica para Finanzas gestionar un business travel que crece

Cuando el gasto crece, también lo hace todo lo que hay alrededor de él. Un ticket que se pierde, una aprobación que se demora tres días, un gasto que se sale de política y nadie lo detecta hasta el cierre de mes... Con un business travel en expansión, este tipo de situaciones dejan de ser anécdotas puntuales para convertirse en parte del día a día de cualquier equipo financiero. 

Para los responsables de Finanzas, el reto es claro: acompañar ese crecimiento sin que se traduzca en más carga manual para el equipo. Los viajes siguen siendo necesarios para cerrar operaciones, mantener relación con clientes o supervisar proyectos.  Así que ponerlos en modo pausa no es una opción.

La propia GBTA lo confirma con datos concretos . El 74% de los viajeros de negocios afirma haber viajado en 2025 tanto o más que el año anterior, y un 28% espera viajar todavía más en 2026. 

Más actividad significa más complejidad para Finanzas

Aquí conviene pararse un momento, porque el problema no es solo que el gasto suba. Es que sube todo lo que hay alrededor del gasto.

Más viajes se traduce en más tickets que revisar, más facturas que conciliar, más usuarios generando gasto desde distintos países y monedas, más categorías que clasificar, más proveedores con los que negociar y más procesos de aprobación corriendo en paralelo. 

Cada una de esas variables, por separado, es manejable. Todas a la vez, y creciendo al mismo tiempo que la actividad de la empresa, es donde un proceso manual empieza a quedarse corto. 

Por qué los viajes de empresa seguirán creciendo

Hay otro elemento que explica por qué no parece razonable pensar en una reducción de los viajes corporativos. La inversión empresarial en inteligencia artificial y tecnología está generando nuevos desplazamientos vinculados a proyectos, clientes y colaboración internacional. Infraestructura digital, centros de datos, despliegues tecnológicos... todo eso requiere personas sobre el terreno.

Es decir, el business travel no va a desaparecer. Lo que tiene que cambiar es cómo las organizaciones controlan cada euro que gasta en viajes de empresa.

El business travel en España: viajes más cortos y más selectivos 

Esta tendencia no es solo una previsión global. En España ya se está viendo en los datos reales de las empresas.

Un reciente informe de Okticket sobre movilidad corporativa confirma exactamente el mismo patrón que apunta la GBTA: las compañías viajan, pero están optando por desplazamientos cada vez más ajustados a las necesidades de cada actividad. 

El 77% de los desplazamientos corporativos dura una noche o menos, y más de la mitad se hace sin pernoctar. 

La lectura es la misma que la del informe GBTA: no se trata de viajar menos, sino de que cada viaje esté justificado y bien gestionado desde el primer minuto. Y ahí es donde el control del gasto se coloca como la pieza que hace posible esa selectividad sin perder agilidad.

10 claves para gestionar con agilidad el crecimiento del gasto en viajes 

Con el software de gestión de gastos adecuado, acompañar este crecimiento no exige más recursos: exige más automatización.  Además, puede que haya llegado el momento de dar una vuelta a tu política de gastos de viaje. Estas son las diez palancas que marcan la diferencia: 

1. Justificar el ROI de cada viaje

¿Qué objetivo de negocio cumple el viaje? ¿Hay una alternativa igual de eficaz? Antes de sacar los billetes toca preguntarse qué aporta cada desplazamiento. El criterio ya no es "ir", sino "por qué ir" y "qué se obtiene a cambio". 

2. Definir políticas de viaje claras y bien comunicadas

Una política de viajes que solo conoce el departamento de finanzas no sirve de mucho. El viajero tiene que saber, antes de reservar el vuelo o elegir el hotel, qué está dentro de norma y qué no. Cuanto más clara y accesible sea esa política, menos desviaciones habrá que corregir después.

3. Automatizar las aprobaciones 

Un flujo de aprobación que frena al viajero durante días no sirve de mucho. Pero uno que aprueba todo sin filtro tampoco. La solución está en el punto intermedio: aprobaciones automáticas para lo que entra dentro de política, y una alerta sólo cuando algo se sale de la norma. 

4. Establecer límites por categoría

Fijar un tope de gasto por empleado, por tipo de desplazamiento o por categoría de comercio evita tener que revisar cada ticket uno a uno. 

5. Detectar las desviaciones a tiempo

Identificar una desviación cuando el gasto ya está en el ERP es tarde: el dinero ya ha salido. Detectarla en el momento en que se produce permite corregir a tiempo, hablar con el empleado, o simplemente entender por qué ha ocurrido antes de que se repita en el siguiente viaje. Cuanto más tarda una empresa en detectar el riesgo de fuga de gasto en viajes corporativos, más difícil es corregirlo sin que se convierta en un patrón. 

6. Tener visibilidad del gasto en tiempo real

Del mismo modo, la capacidad de reacción de un departamento financiero cambia por completo cuando sabe cuánto se está gastando en el mismo momento en que se produce el gasto. Con el gasto por viaje al alza, esperar al cierre mensual para tener una foto real de la situación es un lujo que la mayoría de empresas no puede permitirse.

7. Integrar los gastos con contabilidad

Cada vez que un gasto se teclea dos veces hay una oportunidad de error, y supone una tarea que no es necesaria. La integración directa entre la herramienta de gestión de gastos y el sistema contable elimina ese paso manual y asegura que lo que llega al ERP es exactamente lo que se aprobó.

8. Automatizar el reporting

Cada hora que el equipo de finanzas dedica a montar informes de gasto a mano es una hora que no dedica a analizar esos datos y tomar decisiones con ellos. Automatizar la generación de reportes libera al equipo para que se centre en esa tarea.

9. Analizar el gasto por proyecto o cliente

Con un business travel cada vez más orientado al retorno, entender qué proyecto o qué cliente está generando ese gasto —y qué resultado ha dado— se vuelve mucho más relevante. Esa trazabilidad es lo que permite ver el viaje como inversión, no solo como coste. 

10. Conciliar automáticamente las tarjetas corporativas 

Cuando el pago con tarjeta corporativa se concilia solo con el gasto registrado, desaparece uno de los cuellos de botella clásicos del cierre de mes: cuadrar el extracto bancario con los tickets uno por uno. El dato queda cerrado desde el momento del pago hasta el asiento contable, sin que nadie tenga que perseguir facturas.

Cómo ayuda Okticket a controlar el gasto de viaje

Todo lo anterior no es una lista de buenas intenciones. Es, literalmente, lo que hace Okticket todos los días para cientos de empresas que ya se han enfrentado a este mismo problema.

• Visibilidad en tiempo real, no a fin de mes. Cada gasto queda registrado en el momento en que se produce, con foto del ticket y extracción automática de datos. El equipo financiero no espera al cierre para saber cuánto se ha gastado: lo sabe mientras ocurre.
• La OKT Card, para controlar el gasto desde el origen. Es una tarjeta Mastercard de débito con límites configurables por empleado, por categoría de comercio y por periodo. Funciona con Apple Pay y Google Pay, así que un equipo desplazado no depende de llevar la tarjeta física encima. Y si alguien paga en efectivo o con su tarjeta personal porque no queda otra, el gasto se registra igual, sin perder trazabilidad.
• Conciliación automática, para que cuadrar la tarjeta con el gasto no sea una tarea manual de final de mes, sino algo que ya está hecho cuando llega el cierre.
• Integración nativa y bidireccional con los ERP más usados en España, para que cada gasto aprobado llegue contabilizado correctamente, sin doble tecleo ni revisiones manuales.
• Integración de viaje y gasto, gracias a la conexión con plataformas de reserva. La política de viajes se aplica desde el momento de la reserva, no después, y las desviaciones se detectan antes de que el dinero haya salido.

En conjunto, esto es lo que permite pasar de perseguir tickets a final de mes a tener el control del gasto de viaje resuelto desde el primer euro.

El reto del business travel en 2026 es gestionar mejor

Las previsiones de la GBTA apuntan a un escenario muy claro: las empresas van a seguir viajando y el business travel seguirá moviendo cada vez más dinero. 

En 2026 se esperan 1.840 millones de viajes de negocios y un gasto global de 1,71 billones de dólares.

Para las empresas, esto significa más actividad, más oportunidades de negocio y también más gastos que gestionar.

Esa tendencia no es un problema que resolver, sino una realidad a la que hay que adaptarse con las herramientas adecuadas. 

La tecnología Travel & Expense permite convertir esa gestión en un proceso automatizado, conectado y mucho más útil para la toma de decisiones. 

Si quieres ver cómo se aplicaría todo esto a la realidad de tu empresa, solicita una demo y te lo mostramos con tus propios números.

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