Estrategias para maximizar la inversión en viajes de empresa: Planificar para rentabilizar

Una inversión de 5.500 millones de euros que generará más de 550.000 millones de euros de negocio. Si tomamos como referencia las cifras que maneja GEBTA España para los próximos meses, la inversión en viajes de empresa se recupera con creces.

¿Así de fácil? Sería estupendo poder decir que sí, pero lo cierto es que un viaje de negocios rentable y exitoso conlleva una planificación detallada. Desde la planificación del itinerario hasta la gestión de gastos, todo el proceso impacta en los resultados.

¿Quieres sacar el máximo rendimiento a los gastos de viaje profesionales? A lo largo de este artículo iremos desgranando las estrategias para organizar viajes corporativos con el foco puesto en el retorno de inversión.

Tips para una planificación eficiente de los gastos de viaje de empresa

Después de los salarios, los gastos de viaje suponen el mayor desembolso para las empresas. De ahí la importancia de administrarlos de forma eficiente.

¿Por dónde empezar? Pues por el principio. Es decir, por la planificación del desplazamiento. Aquí no nos vamos a detener demasiado, porque a estas alturas ya sabrás el impacto que tienen cuestiones tan básicas como ajustar el presupuesto a las tendencias del momento, elegir al proveedor en función de las necesidades de cada viaje o planificar los diferentes desplazamientos teniendo en cuenta los objetivos a perseguir.

¿Se trata de un viaje para aumentar el volumen de negocio? ¿Para visitar a clientes? ¿Para crear alianzas con otras empresas? Desde el itinerario hasta la duración del desplazamiento, pasando por la organización de la agenda, el seguimiento del protocolo o la preparación del material necesario depende del tipo de viaje a realizar.

Evitar los errores de cálculo que cuestan dinero

Parece sencillo, pero con los viajes de negocios se siguen cometiendo errores que acaban ocasionando pérdidas para las organizaciones. Uno de los más frecuentes es calcular solamente los costes directos, como pueden ser los billetes, los hoteles o las dietas de manutención. Pero hay otra serie de gastos que pueden ser todavía más elevados.

¿Has calculado cuánto dinero te cuestan los imprevistos? ¿O las pólizas de seguros? ¿Y el coste del tiempo empleado por los departamentos de back office en gestionar las notas de gasto?

¿Qué papel juega la política de gastos de viaje en una empresa?

En lo que sí vamos a hacer hincapié es en la importancia de que todo el trabajo de planificación previo esté alineado con la política de gastos de viaje de tu empresa.

¿Sabías que un programa de viajes bien diseñado puede ayudar a las empresas a ahorrar entre un 5 y un 15% de su presupuesto en viajes? (fuente: Consultia Business Travel)

Recuerda que este documento sirve como guía para que los viajeros de negocios sepan cuánto dinero pueden gastar, qué es lo que pueden comprar y cómo deben hacerlo.

Hay ciertos aspectos que tienen que quedar por escrito y explicados de forma clara si quieres evitar conflictos.  Los relacionados con límites y medios de pago no deben dejar lugar para interpretaciones libres:

• Cuáles son los gastos reembolsables y no reembolsables
• A cuánto se paga el kilometraje
• ¿Se abonan dietas laborales o se fija un límite máximo en concepto de manutención?
• ¿Se facilitan tarjetas de empresa o el trabajador tiene que adelantar el dinero de su bolsillo?
• Cómo es el proceso de reporte, revisión y validación de gastos de viaje
• Los requisitos que deben cumplir los justificantes aportados: ¿Qué datos mínimos debe tener el ticket? ¿Qué ocurre si un ticket se pierde o se borra?
• Cómo es el procedimiento de reembolso de los gastos. ¿Los asume la empresa? ¿Se da una dieta a los trabajadores? ¿Los empleados tienen que adelantar el dinero de su bolsillo? ¿Se ofrecen anticipos?

Además, la política de gastos de viaje tiene que marcar las pautas a seguir en caso de que ocurra un incidente durante el viaje (pérdida de un vuelo, extravío de maletas, enfermedad…)

Automatizar para rentabilizar la inversión en viajes de empresa

Tras la planificación, llega la etapa más complicada: la gestión de los gastos. Controlar, aprobar, tramitar, contabilizar… En cualquier momento de este proceso es fácil cometer errores. Sobre todo, cuando las tareas se realizan de forma manual.

¿Qué pasa si un empleado sobrepasa los límites de gasto, si entrega la nota de gastos fuera de plazo o si pierde los justificantes? La mejor forma de optimizar la gestión de los gastos de viaje es implantar una herramienta específica para digitalizar los justificantes en papel y automatizar la contabilización en tu ERP.

Otra medida muy efectiva es ofrecer tarjetas de empresa a los empleados que viajan. Por regla general, este producto permite establecer límites de uso.

Las ventajas que ofrecen las aplicaciones de gestión de gastos profesionales son numerosas. Para explicarlas, lo mejor es poner un ejemplo concreto. A continuación, enumeramos algunos de los beneficios de Okticket.

Okticket: La app que te da el ROI inmediato que buscas

Empleados que viajan, departamento financiero, Recursos Humanos, IT… Okticket beneficia a diferentes áreas de la empresa. Pero si nos centramos exclusivamente en el retorno de la inversión, que es el tema que nos ocupa, podemos asegurar que es prácticamente inmediato.

Gracias a que nuestra aplicación cubre todo el proceso de gestión de notas de gasto, el ahorro del tiempo dedicado a este trámite es de un 80% (si lo comparamos con un proceso manual). Y como bien sabes, este ahorro de tiempo se traduce en menos costes.

Flujo de aprobación personalizado, conciliación bancaria automática, integración con tu ERP o sistema de gestión empresarial (también con agencias de viajes online y servicios de transporte), bloqueo del fraude interno, tarjeta inteligente alineada con tu política de gastos de viaje… Imagínate cuánto se simplificaría el proceso de gestión de gastos profesionales si contaras con todas esas ayudas.

¿Quieres conocer al detalle el ahorro económico que supone utilizar nuestra tecnología? Te invitamos a que leas el artículo "Ahorra miles de euros en la gestión de gastos de viajes de negocios con Okticket".

De la micro gestión a herramientas todo en uno

Y si quieres ir todavía un paso más allá, siempre puedes echar manos de herramientas integradas end to end, que agrupen todo el proceso, desde la reserva online hasta el momento en que los gastos de viaje son aprobados y pasan a contabilizarse en los sistemas de gestión de la empresa.

En Okticket, por ejemplo, nos integramos con varias de estas soluciones. De esta forma, tu equipo o los empleados que viajan pueden reservar su propio alojamiento y transporte.  

Ahorra en el pago de impuestos: Gastos de viaje deducibles

Además de todo lo dicho, estas herramientas facilitan la identificación de los gastos de empresa deducibles, fundamental para recuperar parte del dinero invertido.

En este punto es importante recordar que los gastos de alojamiento y manutención, así como las dietas y el kilometraje, están exentos de tributación en el IRPF.

Repasamos los límites brevemente:

• Los gastos de alojamiento no están sometidos a retención en el IRPF siempre y cuando el hotel está en un municipio diferente al de residencia del trabajador. Además, la estancia no puede prolongarse durante más de 9 meses de forma ininterrumpida.
• Por su parte, el límite de los gastos de comida depende del país de destinos. Si el viaje es por España, el máximo para no tributar son 53,34 euros al día si se pasa la noche fuera y 26,67 euros si no hay pernocta. Cuando el desplazamiento es al extranjero, el límite son 91,35 euros al día con pernocta y 48,08 sin pernocta.

Asimismo, los gastos de representación (regalos de empresa o invitaciones para comer a clientes, por ejemplo) se pueden deducir del Impuesto de Sociedades. Para ello, el gasto tiene que estar vinculado a la actividad económica de la compañía y debidamente justificado. En este post tienes información más detallada.

Los negocios demandan presencialidad

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Antes de terminar, es importante recordar que el retorno de la inversión en viajes de empresa no siempre tiene por qué traducirse en dinero. Hay aspectos igual de importantes, como la mejora de la imagen de marca, la ampliación de la red de posibles clientes o la mejora de la relación con los actuales.

¿Qué pueden ofrecer los viajes de negocios que no se consiga con una videollamada? Las respuestas las da Oxford Economics:

• Las ferias, congresos y demás eventos presenciales generan la llegada de hasta el 20 % de los nuevos clientes. Esto nos lleva a pensar que una empresa que no acude a eventos importantes de su sector puede estar perdiéndose actividades comerciales muy relevantes.
• Cuando se realiza una reunión presencial, el 50% de los clientes potenciales se convierte en cliente real. El porcentaje baja hasta el 31% cuando la interacción se produce de forma virtual.
• El 38% de los clientes potenciales se iría a otra empresa si las reuniones dejaran de ser presenciales. Esto supondría una pérdida del 37% en las ventas anuales.
• En términos económicos, se calcula que se obtienen 12 euros en ingresos por cada euro invertido en viajes de empresa.

Si quieres maximizar la inversión en viajes de empresa, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.