Cómo optimizar los procesos financieros con una app de control de gastos de empresa

Aumentar los beneficios y reducir costes. La clave para que una empresa escale no es ningún misterio. En este camino al éxito, es muy importante gestionar los recursos de forma adecuada. También hacer lo posible para optimizar los procesos financieros. Para esto último es fundamental contar con una app de control de gastos de empresa.

¿Cómo funcionan estas herramientas? ¿Qué beneficios aportan para los departamentos de back office?¿En qué debes fijarte para escoger la que mejor se ajusta a tus necesidades?¿Cuáles son las mejores? A lo largo de este artículo responderemos todas tus dudas.

La importancia de contar con un software de gestión de gastos de empresa

Dar seguimiento a los gastos profesionales es una tarea complicada, máxime cuando no se cuenta con las herramientas adecuadas. ¿Te imaginas poder controlar al detalle todos los pagos efectuados por los trabajadores? ¿Rastrear cada transacción? ¿Tener los gastos ordenados por categorías y departamentos?

Muchas ventajas, una sola herramienta

1. Al digitalizar y automatizar la gestión de las notas de gastos ahorrarás un montón de horas. Podrás invertirlas en realizar tareas que aporten más valor. Analizar datos, por ejemplo. ¿De cuánto tiempo hablamos? Depende de la herramienta que implantes. Lo que sí te podemos asegurar es que con Okticket dedicarás un 80% menos del tiempo a tareas administrativa. Calcula cuánto tiempo tardas ahora en realizar ese mismo proceso de forma manual.
2. Pasarás de no saber a dónde se ha ido el dinero a controlar hasta el último céntimo en tiempo real. En cuanto un empleado haga una compra y la registre en la app de gastos, ya podrás visualizar el movimiento. Fecha, hora, importe, lugar, categoría de comercio… La trazabilidad es absoluta.
3. ¿Y qué me dices de la posibilidad de atribuir un gasto a un determinado departamento, proyecto, centro de coste o empleado?
4. Si te preocupa el cumplimiento de la política de gastos, si te encuentras con errores derivados de la gestión manual de las notas de gastos o si has sufrido algún caso de fraude interno, es porque las medidas que has tomado no son suficientes. ¿Sabías que las aplicaciones de control de gastos permiten dejar atrás las irregularidades en el reporte y gestión de gastos profesionales? Y si por casualidad se produce alguna compra que no se ajusta a la política de empresa, podrás localizarla rápidamente. Eso si antes no has recibido una notificación alertándote de los comportamientos de gasto no deseados.
5. El control se intensifica si la solución elegida también ofrece tarjetas de empresa con límites que se ajusten a la política de gastos empresariales.
6. ¿Necesitas controlar todo el proceso de validación? Desde el envío a revisión hasta la liquidación, lo normal es que puedas personalizar el flujo de aprobación de los gastos.
7. Todo lo que hemos mencionado hasta ahora supone una mejora importante. Pero si hay algo que los directores financieros realmente valoran es tener la información guardada de forma ordenada, en un entorno completamente accesible. ¿Te imaginas tener todos los gastos agrupados por categorías? Esto te permitirá identificar patrones de gasto y áreas de oportunidad de mejora, lo que ya de por sí es una gran ventaja.

10 claves para elegir una app de control de gastos de empresa

¿Todavía sigues gestionando las notas de gastos de forma manual? ¿Ya cuentas con una solución de control de gastos, pero no acaba de convencerte? Tanto si estás pensando en contratar una herramienta de gestión de los gastos de tu organización como en cambiar la actual, debes tener en cuenta una serie de consejos que te ayudarán a encontrar la mejor.

¿Qué características son innegociables?

1. Usabilidad. Si la app que implantes no es fácil de utilizar, los trabajadores no van a querer usarla.  Concusión, te habrás gastado el dinero para nada.
2. Inmediatez. Asegúrate de que el proceso de implantación va a ser rápido, sencillo y con acompañamiento por parte del proveedor.
3. Integración con tu ERP o sistema de gestión empresarial. Asegúrate de que hay un conector que te permita pasar los gastos de la app a tu software de contabilidad de forma simple y automatizada.
4. Del mismo modo, te resultará muy útil disponer de conciliación bancaria automática.
5. Flexibilidad. Ninguna empresa es igual, y por eso es importante decantarse por una aplicación que se adapte a las necesidades de cada usuario.
6. Multidivisa. Si tus equipos viajan fuera de la zona Euro, asegúrate de que la app es capaz de hacer la conversión desde la divisa correspondiente al Euro.
7. Seguimiento de los gastos en tiempo real, por usuario y por categoría.
8. Validez legal. Probablemente uno de los objetivos sea digitalizar los tickets y facturas para deshacerte del papel,. En este caso, comprueba que la app de control de gastos está homologada por la Agencia Tributaria.  Solo así te asegurarás de que el justificante digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel.
9. Seguridad: ¿La información de los gastos de tu empresa se van a guardar en un entorno seguro?
10. Soporte telefónico local e interlocución con personas.

Okticket: Cómo funciona la app de gastos de viaje profesionales más rápida y potente del mercado

¿Existe alguna aplicación que reúna tantos requisitos? Nosotros conocemos al menos una. Okticket ofrece todo eso, y mucho más. ¿Por ejemplo?

• Velocidad en la digitalización de tickets y facturas. La potente tecnología desarrollada por Okticket consigue que tus empleados reporten los gastos de sus viajes de negocios al momento, en lugar de dejarlo para final de mes. Con una simple foto, la información queda digitalizada al instante y accesible para el departamento financiero.
• Integración con los principales ERP, softwares de RRHH y sistemas de Business Intelligence del mercado.
• Lógica personalizada para tomar decisiones de aprobación o rechazo de hojas de gasto, basándonos en los criterios establecidos por tu departamento financiero.
• Conciliación bancaria automática de los pagos realizados con tarjeta.
• Tarjeta de empresa física o virtual. La OKT Card te permite configurar límites por usuario, por categoría o por periodo de tiempo.  
• Flujo de aprobación ágil y personalizado, generación de informes de una forma rápida y envío de alertas ante comportamientos de gasto que no se ajusten a la política de viajes de la empresa.
• Cobertura global. Gracias a la funcionalidad multidivisa, puedes gestionar gastos en múltiples monedas. Una vez fotografiado el ticket, solo tienes que seleccionar la moneda en la que quieres registrar el gasto. Si eliges euros, por ejemplo, el importe se pasará al equivalente a esta moneda. Para ello, se toma como referencia el tipo de cambio oficial del Banco Central Europeo.
• Retorno rápido de la inversión. Empezarás a recuperar tu dinero desde el primer momento.
• Garantía legal. Okticket está homologado por la Agencia Tributaria, por lo que tus tickets y facturas tendrán la misma validez que si los presentaras en papel.

¿Quieres conocer todas las ventajas de Okticket? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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