Automatización robótica de procesos: ¿Qué es y qué ventajas ofrece?

Minimizar las tareas tediosas y repetitivas para centrarse en procedimientos más estratégicos, que aporten un valor añadido. La automatización robótica de procesos (RPA) permite a las empresas impulsar al máximo su productividad empleando menos recursos.

De hecho, se calcula que la reducción de los costes operativos para las organizaciones que utilicen esta tecnología será de un 30% en 2024 (fuente: ComputerWorld).

Con una carta de presentación así, es fácil entender por qué la RPA (acrónimo de Robotic Process Automation) se ha convertido en una de las soluciones tecnológicas más demandadas por las empresas que quieren ser más competitivas.

Las cifras que maneja la consultora especializada McKinsey y hablan de que al menos el 65% de las empresas tienen algunos flujos ya automatizados. Por su parte, Gartner calcula que un 80 % de los responsables de finanzas ha implantado o tiene previsto implantar la automatización de procesos robotizados.

Y todo parece indicar que su popularidad seguirá aumentando. En uno de sus últimos informes, Gartner cifra este incremento en un 17,5% interanual.

Aplicaciones de la RPA en los procesos empresariales

Como adelantábamos al principio, una de las principales aplicaciones de la automatización robótica de procesos es la reducción de la carga de trabajo generada por las tareas mecánicas. Actividades especialmente frecuentes en los departamentos de back office, como son Finanzas y Recursos Humanos.

¿Qué procesos se pueden automatizar con la RPA? Entre otros:

• Gestión de talento: altas de nuevos empleados, onboarding, creación de cuentas, gestión de ausencias, control horario…
• Análisis de datos: buscar la información, filtrarla, extraerla, ordenarla, compararla… Todo se puede automatizar.
• Experiencia del consumidor: desde ofrecer respuestas rápidas a preguntas frecuentes hasta redirigir al usuario al departamento correspondiente, pasando por la recepción de correos, la apertura de tickets de incidencias, o el seguimiento de las solicitudes, la RPA permite realizar en tiempo real y bajo demanda las tareas orientadas a dar la mejor atención al cliente. Otra cuestión importante: los bots pueden operar las 24 horas, sin parar.
• Gestión de facturas: gracias a la automatización, se agiliza tanto el envío como la recepción o el pago.
• Gestión del inventario
• Seguimiento de entrega y envío de mercancías.
• Analítica de ventas.
• Procesamiento de las devoluciones
• Actualización de bases de datos
• Revisión y control de calidad
• Elaboración de ofertas a medida

La importancia de la automatización robótica de procesos en la gestión de gastos de empresa

Capítulo aparte merece la gestión de los gastos de empresa. Por una parte, tenemos la gran cantidad de tareas tediosas que los departamentos financieros siguen realizando a mano como. La gestión de las notas de gastos, la conciliación bancaria, la introducción de asientos contables en el ERP o la revisión de errores, entre otras.

Luego está el problema del papel. Con unos volúmenes que no paran de crecer (se calcula que el volumen de datos se habrá multiplicado por 45 para el año 2035), las herramientas de digitalización y automatización son un complemento indispensable en el área financiera.

Ventajas de la automatización de procesos robotizados

¿Qué ventajas aporta la automatización robótica de procesos en materia de gestión de gastos de empresa?

• Los procesos de escaso valor que hasta ahora necesitaban la intervención humana desaparecen.
• Al automatizar las funciones más transversales, el CFO puede dedicarse a tareas de más valor añadido.
• Es posible obtener datos de calidad y en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones. De esta forma, los directores financieros pueden pasar de participar a influir.
• Los usuarios pueden dedicar más tiempo a analizar y comprender los datos, en vez de limitarse a gestionarlos.
• Se eliminan los errores manuales.
• Los comportamientos de gasto inadecuados se reconocen rápidamente. Con ello se minimiza el riesgo de sufrir fraude interno o irregularidades en el proceso de reporte de gastos.
• Los procesos se vuelven más transparentes. En el caso de los gastos de viajes de negocios, por ejemplo, es posible obtener trazabilidad de los gastos y saber con exactitud quién ha realizado una compra, cuándo la ha hecho, el importe y en qué categoría (alojamiento, restaurante, gasolina, peaje, etc.).  
• El ahorro de costes relacionado con el tratamiento de los documentos se reduce notablemente. De ahí que el ROI de implantar soluciones como Okticket sea prácticamente inmediato.
• Posibilita el acceso a la información en tiempo real y de forma ordenada.
• Permite integrar las distintas plataformas. La solución para digitalizar los gastos de viaje profesionales con tu ERP, por poner un ejemplo.

Por tanto, para seguir siendo competitivas, las empresas deben evolucionar al mismo ritmo que lo hace la tecnología. ¿Quieres aprovechar todo el potencial de la automatización de procesos robotizados? Lo primero que deberías hacer es identificar los procesos susceptibles de ser automatizados.

¿Vas a empezar por la gestión de gastos de viaje profesionales? Con la ayuda de Okticket ahorrarás un 80% del tiempo dedicado a tareas administrativas. ¿Hablamos?