Desde que en noviembre de 2021 se presentase el programa Kit Digital, las informaciones al respecto se han ido sucediendo. Conocemos los fondos, los requisitos genéricos, los plazos… Pero van surgiendo dudas para las que no se han publicado respuestas.

Después de asistir a varios encuentros virtuales en los que participaban tanto empresas como organismos oficiales, hemos ido recopilando las preguntas que han ido lanzando los participantes, con las respectivas respuestas recibidas.

Así que este post no habla del Kit Digital en general (toda la información está publicada en la web oficial), sino de las preguntas frecuentes que se hacen tanto solicitantes de ayudas como agentes digitalizadores.

Iremos actualizando la información según vayan surgiendo cambios o novedades.

¿Cuál es el plazo para solicitar el Kit Digital?

Depende del segmento. Estos son los plazos indicados en la página de convocatorias de Red.es:

• Segmento III, de 0 a 3 empleados: Hasta el 31 de octubre de 2025‍
• Segmento II (3a10 empleados) y Segmento I (10 a 50 empleados): Hasta el 31 de  diciembre de 2024

• Segmentos IV (50 a 100 empleados): Hasta el 30 de junio de 2025

• Segmento V (100 a 250 empleados): Hasta el 30 de junio de 2025
• Empresas con menos de 50 empleados y una facturación de más de 10 millones de euros: Hasta el 30 de junio de 2025

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¿De qué tamaño son las empresas que pueden solicitar el Kit Digital?

El pasado mes de mayo de 2024, Red.es modificaba las bases y ampliaba la ayuda para el segmento III del Kit Digital (mediante la Orden TDF/435/2024, de 9 de mayo, por la que se modifica la Orden ETD/1498/2021, de 29 de diciembre).

En esta modificación se incluyen además las medianas empresas como nuevas beneficiarias de la ayuda de Kit Digital y se establecen dos nuevos segmentos en función del número de empleados:

• Segmento IV: 50 a 100 empleados
• Segmento V: 100 a 250 empleados

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¿Qué gastos son subvencionables?

Los gastos para la adopción de soluciones: Sitio web, comercio electrónico, gestión de redes sociales, gestión de clientes y/o proveedores, BI y analítica, servicios de oficina virtual, gestión de procesos, factura electrónica, comunicaciones seguras y ciberseguridad. Además, los segmentos IV y V pueden acceder a 4 nuevas categorías: Servicio de Ciberseguridad Gestionada, Gestión de clientes con IA asociada. Business Intelligence y Analítica de IA asociada y Gestión de procesos con IA asociada.

¿Qué gastos no son subvencionables?

La adquisición de hardware (a excepción del TPV), la conectividad, los impuestos o los servicios de consultoría entre otros.

¿Cuál es el importe de la ayuda del Kit Digital?

Depende del tamaño de la empresa y de la categoría de la solución digital (en gestión de procesos el limite son 18.000 euros). Para el segmento de microempresas y autónomos el importe se ha aumentado en 1.000 euros más, por lo que la nueva cuantía del bono digital es de 3.000 euros (Orden TDF/435/2024, de 9 de mayo).

¿Caduca el bono?

Sí. Las empresas tienen 6 meses para gastarlo.

Si solicito el bono para varias categorías, ¿puedo sumar los importes?

Sí, pero tiene que haber un acuerdo para cada categoría. También debes presentar una factura diferente para cada categoría, aunque el agente digitalizador sea el mismo.

¿Pueden acceder a este bono digital todos los sectores?

Algunas actividades han quedado excluidas. La convocatoria dice, textualmente: "Se excluyen de la financiación, en la medida en que resulten aplicables a los conceptos en que se realice el gasto al que se destinan las presentes ayudas:
a) Actividades relacionadas con los combustibles fósiles, salvo en los casos debidamente justificados conforme con la Comunicación de la Comisión Europea 2021/C 58/01.
b) Actividades cubiertas por el régimen de comercio de derechos de emisión de la UE (RCDE) en las cuales se prevean emisiones equivalentes de CO2 que no sean sustancialmente inferiores a los parámetros de referencia establecidos para la asignación gratuita de derechos.
c) Compensación de costes indirectos del sistema de comercio de derechos de emisión.
d) Actividades relacionadas con vertederos de residuos, incineradoras y plantas de tratamiento biológico mecánico que impliquen un aumento de su capacidad o de su vida útil.
e) Actividades en las que la eliminación de desechos puede causar daños a largo plazo al medio ambiente". 

¿Pueden pedir estas ayudas los autónomos en módulos?

Sí  (siempre y cuando cumplan con los requisitos).

¿Cuál es la antigüedad mínima de la empresa solicitante del bono digital?

6 meses.

¿Cuánto se tarda en recibir el bono?

No hay un plazo estipulado, pero sí se sabe que las peticiones se atienden por orden de llegada. Después, se comprueba si las empresas solicitantes cumplen los requisitos para recibir la subvención.

¿Cómo afecta el resultado del test de autodiagnóstico a la hora de acceder a los bonos?

No es vinculante, por lo que se pueden pedir las ayudas independientemente del resultado. El test solo es para conocer el nivel de digitalización de las empresas.

Importante señalar también que solo es obligatorio realizar el primer test (autodiagnóstico digital), los otros dos son voluntarios. Para desbloquearlos es necesario registrarse.

¿Quién le paga al digitalizador?

Una vez emitida la factura, el beneficiario tiene que abonar el IVA al proveedor, pues los impuestos no están incluidos. El resto lo abona Red.es en la cuenta del digitalizador una vez digitalizada la factura y subida a Red.es.

Las ayudas no se dan en forma de dinero, sino de servicios. Por tanto, si la solución es más barata que el importe al que tiene derecho la empresa, la cantidad restante se reintegra a los fondos globales del kit digital.

¿Cuándo tiene que pagar el beneficiario al digitalizador la parte que no cubre el bono digital?

Tanto el pago del IVA como de las cantidades que excedan del importe del bono deben abonarse al agente digitalizador cuando la solución haya sido implantada.  Este pago tiene que ser efectivo antes de que el agente presente la justificación correspondiente a la fase 1. 

¿Cuánto tiempo tardan en cobrar el bono los digitalizadores?

Las empresas digitalizadoras cobrarán el 70% a los tres meses, una vez implantada la solución. El 30% restante, a los 12 meses (en alguna categoría la distribución será 80%/20%).

Es importante señalar que se va a habilitar una línea ICO por si un agente digitalizador necesita financiación.

¿Se puede implementar una solución antes de la firma del acuerdo?

No. Las empresas tienen que esperar a que se abra la convocatoria del bono digital o, en su caso, a que se les conceda. Solo entonces puede llegar  a un acuerdo con el agente digitalizador  si quiere beneficiarse de las ayudas.

En la convocatoria se habilitará un modelo de aceptación y otro de representación voluntaria.

¿Hay que hacer un contrato privado previo al acuerdo de prestación de soluciones de digitalización?

Sí. Una vez recibido el bono y elegido el agente digitalizador, es obligatorio firmar un contrato previo a la formalización del Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización. No basta con pasar un presupuesto.

¿Qué ocurre si la empresa beneficiaria desaparece antes del año?

En principio, el agente digitalizador se quedaría sin cobrar el 30% restante. Hay que recordar que las empresas digitalizadoras se comprometen a implantar la solución en un periodo máximo de tres meses desde la firma del acuerdo y a dar un servicio durante 12 meses.

¿Es posible ser beneficiario y agente digitalizador?

No.

¿Un digitalizador puede ofrecer varias soluciones?

Sí. Del mismo modo, los beneficiarios pueden seleccionar distintos servicios hasta agotar el bono, siempre y cuando estos pertenezcan a categorías diferentes.

¿Qué ocurre cuando una empresa no cumple el requisito de facturación? ¿Puede unirse a otra?

No. No se permiten UTES.

¿Es compatible el Kit Digital con otras ayudas?

No. Estas ayudas previstas en esta convocatoria serán incompatibles con la percepción de otras subvenciones, ayudas, ingresos o recursos, que cubran el mismo coste, procedentes de cualquier Administración o entes públicos o privados nacionales, de la Unión Europea o de organismos internacionales, en aplicación del artículo 9 del Reglamento (UE) 2021/241 del Parlamento Europeo del Consejo de 12 de febrero de 2021 por el que se establece el Mecanismo de Recuperación y Resiliencia y se considerará para su valoración, las diferentes definiciones de empresa que se recogen en el artículo 3 del Anexo I del Reglamento (UE) n.º 651/2014, de la Comisión, de 17 de junio de 2014, por el que se declaran determinadas categorías de ayudas compatibles con el mercado interior en aplicación de los artículos 107 y 108 del Tratado.

La excepción es el Kit Consulting.

¿Qué ocurre si proveedor y cliente tienen discrepancias?

Desde Red.es han dejado claro que no van a hacer de intermediarios.

¿Cómo se calcula el número de empleados de las empresas cuya plantilla oscila en función de las temporadas?

Se realiza una media, según datos aportados por la Seguridad Social. Se tiene en cuenta el número de trabajadores existente en el último ejercicio cerrado. 

En el caso de los autónomos con empleados, estos también contabilizan como parte de la empresa.

¿Qué ocurre si hay algún error en la solicitud?

En ese caso, se enviará un requerimiento y se abrirá un proceso de subsanación con un plazo de 10 días.

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Minimizar las tareas tediosas y repetitivas para centrarse en procedimientos más estratégicos, que aporten un valor añadido. La automatización robótica de procesos (RPA) permite a las empresas impulsar al máximo su productividad empleando menos recursos.

De hecho, se calcula que la reducción de los costes operativos para las organizaciones que utilicen esta tecnología será de un 30% en 2024 (fuente: ComputerWorld).

Con una carta de presentación así, es fácil entender por qué la RPA (acrónimo de Robotic Process Automation) se ha convertido en una de las soluciones tecnológicas más demandadas por las empresas que quieren ser más competitivas.

Las cifras que maneja la consultora especializada McKinsey y hablan de que al menos el 65% de las empresas tienen algunos flujos ya automatizados. Por su parte, Gartner calcula que un 80 % de los responsables de finanzas ha implantado o tiene previsto implantar la automatización de procesos robotizados.

Y todo parece indicar que su popularidad seguirá aumentando. En uno de sus últimos informes, Gartner cifra este incremento en un 17,5% interanual.

Aplicaciones de la RPA en los procesos empresariales

Como adelantábamos al principio, una de las principales aplicaciones de la automatización robótica de procesos es la reducción de la carga de trabajo generada por las tareas mecánicas. Actividades especialmente frecuentes en los departamentos de back office, como son Finanzas y Recursos Humanos.

¿Qué procesos se pueden automatizar con la RPA? Entre otros:

• Gestión de talento: altas de nuevos empleados, onboarding, creación de cuentas, gestión de ausencias, control horario…
• Análisis de datos: buscar la información, filtrarla, extraerla, ordenarla, compararla… Todo se puede automatizar.
• Experiencia del consumidor: desde ofrecer respuestas rápidas a preguntas frecuentes hasta redirigir al usuario al departamento correspondiente, pasando por la recepción de correos, la apertura de tickets de incidencias, o el seguimiento de las solicitudes, la RPA permite realizar en tiempo real y bajo demanda las tareas orientadas a dar la mejor atención al cliente. Otra cuestión importante: los bots pueden operar las 24 horas, sin parar.
• Gestión de facturas: gracias a la automatización, se agiliza tanto el envío como la recepción o el pago.
• Gestión del inventario
• Seguimiento de entrega y envío de mercancías.
• Analítica de ventas.
• Procesamiento de las devoluciones
• Actualización de bases de datos
• Revisión y control de calidad
• Elaboración de ofertas a medida

La importancia de la automatización robótica de procesos en la gestión de gastos de empresa

Capítulo aparte merece la gestión de los gastos de empresa. Por una parte, tenemos la gran cantidad de tareas tediosas que los departamentos financieros siguen realizando a mano como. La gestión de las notas de gastos, la conciliación bancaria, la introducción de asientos contables en el ERP o la revisión de errores, entre otras.

Luego está el problema del papel. Con unos volúmenes que no paran de crecer (se calcula que el volumen de datos se habrá multiplicado por 45 para el año 2035), las herramientas de digitalización y automatización son un complemento indispensable en el área financiera.

Ventajas de la automatización de procesos robotizados

¿Qué ventajas aporta la automatización robótica de procesos en materia de gestión de gastos de empresa?

• Los procesos de escaso valor que hasta ahora necesitaban la intervención humana desaparecen.
• Al automatizar las funciones más transversales, el CFO puede dedicarse a tareas de más valor añadido.
• Es posible obtener datos de calidad y en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones. De esta forma, los directores financieros pueden pasar de participar a influir.
• Los usuarios pueden dedicar más tiempo a analizar y comprender los datos, en vez de limitarse a gestionarlos.
• Se eliminan los errores manuales.
• Los comportamientos de gasto inadecuados se reconocen rápidamente. Con ello se minimiza el riesgo de sufrir fraude interno o irregularidades en el proceso de reporte de gastos.
• Los procesos se vuelven más transparentes. En el caso de los gastos de viajes de negocios, por ejemplo, es posible obtener trazabilidad de los gastos y saber con exactitud quién ha realizado una compra, cuándo la ha hecho, el importe y en qué categoría (alojamiento, restaurante, gasolina, peaje, etc.).  
• El ahorro de costes relacionado con el tratamiento de los documentos se reduce notablemente. De ahí que el ROI de implantar soluciones como Okticket sea prácticamente inmediato.
• Posibilita el acceso a la información en tiempo real y de forma ordenada.
• Permite integrar las distintas plataformas. La solución para digitalizar los gastos de viaje profesionales con tu ERP, por poner un ejemplo.

Por tanto, para seguir siendo competitivas, las empresas deben evolucionar al mismo ritmo que lo hace la tecnología. ¿Quieres aprovechar todo el potencial de la automatización de procesos robotizados? Lo primero que deberías hacer es identificar los procesos susceptibles de ser automatizados.

¿Vas a empezar por la gestión de gastos de viaje profesionales? Con la ayuda de Okticket ahorrarás un 80% del tiempo dedicado a tareas administrativas. ¿Hablamos?

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El impulso de modelos de negocio más eficientes, la mejora del trato hacia el cliente, el establecimiento de nuevos canales de comunicación en los que los asegurados pueden informar de los siniestros o interponer reclamaciones de forma instantánea, la adaptación de la oferta hacia productos más innovadores y atractivos, que responden a las preferencias y necesidades de los clientes…

La digitalización del sector seguros ha traído consigo una serie de beneficios que han quedado plasmados en el ‘Informe sobre la digitalización en la industria aseguradora’ elaborado por AEFI (Asociación Española de Fintech e Insurtech) y Unespa, la patronal del sector.

El estudio también recoge una serie de retos que están ralentizando el proceso de transformación digital en esta industria. ¿A qué se enfrentan las aseguradoras? A una normativa obsoleta (algunas leyes tienen más de 40 años), principalmente.

De ahí que el sector considere urgente la actualización de la Ley de Contrato de Seguro “para adaptarla a las nuevas tecnologías y hábitos de los consumidores, permitiendo que los productos de seguros se transformen digitalmente y se ajusten a las necesidades de la sociedad”.

Al mismo tiempo, consideran que el desarrollo de nuevos proyectos que contribuyan a la digitalización del sector asegurador pasa por la adaptación de la normativa en materia de distribución y comercialización a distancia.

REDUCIR EL USO DEL PAPEL: EL GRAN RETO DE LAS ASEGURADORAS

Otra de las barreras con las que se encuentran las aseguradoras es el papel. El simple hecho de tener que desplazarse hasta una oficina para firmar una póliza ralentiza muchísimo el proceso de contratación. Por no hablar del coste que supone almacenar y custodiar la información.

Además, hay que tener en cuenta que el uso del papel va en contra de los objetivos de desarrollo sostenibles marcados por la Unión Europea.

Ha llegado, por tanto, el momento de sustituir el modelo de papel por defecto por el de digitalización por defecto. Y aquí es donde vuelve a ser necesaria la actualización de la normativa.

DIGITALIZACIÓN DEL SECTOR SEGUROS: TENDENCIAS

Muchos cambios en muy poco tiempo. La adopción de nuevas herramientas de digitalización ha supuesto la transformación social y económica en todos los sectores. Y el asegurador no iba a ser menos.

Durante los últimos años el avance en innovación ha sido notable. Se han asentado nuevos modelos de negocio y las nuevas tecnologías se ha adaptado para tener cabida en el mundo del seguro.

INTELIGENCIA ARTIFICIAL

Aplicada al sector seguros, esta tecnología ofrece múltiples posibilidades para empresas y consumidores.

• Reducción de costes, gracias a la automatización y a las predicciones derivadas del análisis de datos
• Optimización de la distribución
• Agilidad en la gestión de siniestros
• Mejora en la atención al cliente

En la siguiente tabla puedes ver un ejemplo de casos de uso de la IA (fuente: AEFI).

BLOCKCHAIN

Especial utilidad tiene en la lucha contra el fraude la cadena de bloques. Los datos integrados en esta tecnología pueden consultarse, pero nunca alterarse.

Del mismo modo, es de gran ayuda para cumplir con los requisitos regulatorios, así como para analizar el histórico de reclamaciones e identificar conductas fraudulentas.

Su uso va desde la redacción de smart contracts (se ejecutan automáticamente en cuanto se cumplen los requisitos establecidos en la configuración) hasta la tramitación de reclamaciones basadas en datos de terceros.

COLABORACIÓN ENTRE INSURTECH Y SECTOR TRADICIONAL

Las anteriores conclusiones están alineadas con las recogidas en el Libro Blanco de InsurTech 2.0, recientemente elaborado por la AEFI, con la colaboración de la firma CMS Albiñana & Suárez de Lezo.

La flexibilización del marzo normativo, junto con una mayor colaboración entre las Insurtech y los actores tradicionales, es una de las claves para avanzar en la digitalización del sector, para tender hacia la reducción del papel y la optimización de la gestión documental.

El impulso de la  APIficación en el sector asegurador posibilitaría, por ejemplo, que un cliente volcase sus datos de forma sencilla en un formulario y completase su propio perfil de riesgo. Con ello, recibiría una propuesta personalizada.

Todo lo anterior se conjuga con el uso de aplicaciones móviles y plataformas web para llegar a clientes de todos los perfiles. Pero siempre manteniendo opciones más tradicionales para no perjudicar a las personas mayores.

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La evolución de las necesidades empresariales ha obligado a las organizaciones a realizar una serie de cambios en muy poco tiempo. El gran objetivo sigue siendo aumentar los beneficios, pero cada vez es más complicado alcanzarlo sin abordar la transformación digital.

No solo eso. Aunque este proceso ya se haya empezado a adoptar, hay que renovarse continuamente. La actual situación marcada por la inestabilidad de los mercados, la pandemia y los problemas en la cadena de suministros hace necesario adoptar las herramientas más novedosas.

Si el año pasado las tendencias en transformación digital  apuntaban al blockchain, los entornos multicloud o a la toma de decisiones de crecimiento basadas en datos, para este 2023 los retos empresariales pasan por los gemelos digitales, las superapps o la computación cuántica, entre otros.

A lo largo de este artículo descubriremos las nuevas tendencias en transformación digital y repasaremos las que se están afianzando.

Los gemelos digitales: mucho más que un clon

Seguramente no es la primera vez que oyes hablar de esta tendencia tecnológica, pero las posibilidades que ofrece la sitúan en los primeros puestos de todos los rankings.

Poder tener una réplica virtual de un producto, sistema o proceso y hacer pruebas de forma más económica, sin correr grandes riesgos para aplicar solamente los que sean exitosos, supone un gran avance.

¿Te imaginas un avatar de tu talla que se pruebe la ropa por ti y así seas exactamente cómo te va a quedar? ¿O un cerebro virtual que permita descubrir el mejor tratamiento para enfermedades como el Alzheimer?

Estudios como los elaborados por Accenture prevén un crecimiento del 36% anual durante los próximos cinco años.

Las superapps: todo lo necesario en una plataforma

Todos los servicios que un usuario necesita en una misma aplicación. ¿Quiere pedir comida a domicilio, reservar un vuelo y hacer una transferencia? Las superapps lo ofrecen todo en una misma plataforma.

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Al tener acceso a una gran cantidad de datos de sus clientes, estas macro aplicaciones son capaces de anticiparse a sus necesidades. Un ejemplo de lo que estamos contando es WeChat.

Computación cuántica

Son supercomputadoras, cerebros electrónicos capaces de realizar más operaciones en menos tiempo y con menos recursos que los ordenadores tradicionales.

Algunas de sus aplicaciones son la prevención de la propagación de enfermedades, el despliegue de sistemas de detección del fraude, el desarrollo de nuevos materiales, el diseño de medios de transporte más eficientes.

Hiperautomatización

Ya no se trata simplemente de automatizar, sino de hacerlo de forma estratégica. Tomar decisiones basadas en datos extraídos en tiempo real es una de las estrategias digitales que perseguirán la mayoría de las empresas en este 2023.

Xaas

La evolución del Saas (Software as a Service) ofrece acceso a múltiples servicios ofrecidos por un solo proveedor. Amazon Web Services es un claro ejemplo de Xaas (Anything as a Service). 

¿Y el 6G? Probablemente el año que viene ya podamos hablar de ello más en profundidad. Mientras tanto, quedémonos con un dato: De aquí a 2026, las empresas gastarán 3,4 billones de dólares en su transición hacia la transformación digital (fuente: Statista). 

5 tendencias digitales en crecimiento

Otras tendencias em transformación digital de las que ya habíamos hablado en alguna ocasión pero que se mantendrán, e incluso afianzarán, a lo largo de este año son:

1. El Metaverso

Todavía queda mucho camino por recorrer, pero este universo virtual será uno de los grandes actores de la industria 5.0., la nueva revolución industrial en la que la mano del hombre y la tecnología se alían para conseguir una producción más eficaz, con más calidad y a menor coste.

2. El Machine Learning

Una de las aplicaciones de la Inteligencia Artificial es la posibilidad de otorgar a las máquinas la capacidad de adoptar comportamientos que hasta ahora tan solo teníamos las personas. Dicho aprendizaje ha facilitado la toma de decisiones estratégicas, impulsada principalmente por la rapidez en el análisis de la información. Sin errores humanos ni brechas seguridad.

3. La tecnología blockchain

Aplicada, fundamentalmente, a la ciberseguridad. Este modelo descentralizado se caracteriza por el almacenamiento cifrado de los datos. Tradicionalmente se utilizaba en el sector financiero y se relacionaba con las criptomonedas, pero ya se ha trasladado otros sectores.

Evitar cibertaques, acabar con los fraudes, acelerar los procesos de verificación, mejorar el análisis de datos, proteger patentes… Las aplicaciones de la tecnología blockchain son interminables.

4. No-code

Estos softwares están pensados para los trabajadores que no tienen conocimientos informáticos pero que necesitan utilizar herramientas digitales, incluso programar. La escasez de talento tecnológico no es nada novedoso, y cada mes que pasa aumenta la demanda de estos perfiles. Con las herramientas low-code y no-code se busca aliviar esta presión sobre los departamentos de IT.

5. Tecnología IoT

Se prevé que este año se utilicen 50 millones de dispositivos hiperconectados. Imagina los beneficios para las empresas que supondría el poder recopilar y analizar todos los datos aportados. De ahí que otro de los retos para este año sea asegurar la información intercambiada entre las redes inteligentes.

En definitiva, la transformación digital es el camino más directo para optimizar las operaciones internas, automatizar las tareas repetitivas, optimizar recursos, minimizar riesgos y mejorar la experiencia de usuario. 

¿Cuánto tiempo dedicas a gestionar los gastos de empresa? ¿Te resulta una tarea complicada y tediosa? Dependiendo de si cuentas o no con una app para gestionar gastos de empresa, la respuesta seguro que cambia.

¿Todavía sigues empleando los métodos de siempre? Te sorprenderá saber lo eficiente, rápida y sencilla que te resulta la gestión de las notas de gastos con una app.

¿No crees que sea para tanto? Puede que después de leer este artículo cambies de idea.

Ahora veremos las ventajas que tiene un software de gestión de gastos de empresa. Pero antes, es importante recordar que estas herramientas permiten controlar los gastos de los empleados en tiempo real, desde cualquier dispositivo móvil (también desde un ordenador).

Ventajas de usar una app de gastos de viaje profesionales

Cada app de gestión de gastos profesionales es diferente. Pero todas suelen tener unas características comunes que aportan ventajas para toda la compañía. Dirección Financiera, Recursos Humanos, Ventas… Todos salen ganando.

Más tiempo para tareas de valor

Retomemos la pregunta que hacíamos al principio de este artículo: ¿Cuánto tiempo dedicas a gestionar los gastos de empresa? Los empleados que viajan y tienen que reportar gastos de forma manual también invierten mucho tiempo en rellenar las notas de gastos.

Al digitalizar los tickets y facturas los procesos se agilizan. Todo ese tiempo que se invierte de menos en tareas monótonas, puede dedicarse a realizar tareas de mayor valor productivo.

Trazabilidad de los gastos de viaje

Los empleados pueden registrar los gastos en el momento. Gracias a eso, el área de finanzas puede rastrear todo el proceso. Tener un control detallado y en tiempo real de los movimientos ses muy sencillo.

¿Te imaginas saber al instante que un empleado ha hecho un gasto, dónde ha sido y por qué importe?

Además, al obtener trazabilidad, las empresa pueden atribuir un gasto a un área concreta, proyecto, centro de coste o empleado. Incluso hacer un seguimiento del flujo de aprobación de las hojas de gastos, desde el reporte hasta el reembolso.

Estos datos son sumamente valiosos a la hora de realizar un análisis avanzado de los datos y tomar decisiones basadas en datos reales.

Cumplimiento de la política de gastos

Las aplicaciones de control de gastos de empresa permiten dejar atrás los procesos manuales, que dan lugar a errores.

Puede ocurrir que las prisas por liquidar los gastos hagan que te despistes. Como consecuencia, podrían escaparse gastos que no se ajustan a la política de gastos de empresa.

Suele pasar con frecuencia con los gastos de viaje profesionales que todavía se gestionan a mano. Tickets pasados más de una vez o que exceden el límite de gastos fijado por la empresa son habituales. También pueden colarse recibos antiguos o compras efectuadas en los días en los que el empleado no está trabajando.

Gracias a las apps de gestión de gastos profesionales puedes tener una visión global y clara de los mismos. Gracias a eso, puedes localizar de forma rápida si alguna compra no se ajusta a la política de la empresa.

Toma de decisiones financieras

Con una app de gastos, la información se guarda de forma ordenada, accesible en todo momento. En el caso de los gastos de viaje, por ejemplo, las empresas pueden agruparlos por conceptos (kilometraje, gasolina, dietas, transporte público, alojamiento…).

Esto facilita la toma de decisiones financieras, como puede ser el presupuesto para viajes de empresa.

Mejor ambiente en el equipo

El momento de presentar las notas de gastos para que sean validadas puede ser fuente de conflictos entre el área de finanzas y los empleados.

Pero con las herramientas adecuadas, los usuarios pueden registrar los gastos según se vayan produciendo. Y en el caso de los viajes de empresa, no tienen que cargar con los tickets si utilizan una app homologada por la Agencia Tributaria.

Tampoco volverán a perder dinero por culpa de tickets perdidos o gastos pasados fuera de plazo.

‍Retorno RÁPIDO De la inversión 

Las aplicaciones móviles no suelen tener un coste muy elevado. De hecho, normalmente son SaaS (Software as a Service), es decir, ofrecen un modelo de coste por uso. Esto evita el gasto y la complejidad que supone comprar licencias de softwares.

Algunos servicios son gratuitos, pero en caso de que tengas que pagar, solo lo harás por lo que utilices.

Elegir una app para controlar los gastos de tu empresa

¿A estas alturas has empezado a cambiar de idea y te estás planteando utilizar una app de control de gastos? Antes de elegir una, verifica que cumple con una serie de requisitos:

• Si no es fácil de usar, los trabajadores no la van a utilizar, o lo harán de forma errónea.
• Permite el seguimiento por tipo de gasto.
• Se integra con tu ERP.
• Ofrece conciliación bancaria.
• Puede brindarte informes en tiempo real sobre los hábitos de gasto de los empleados.
• Se adapta a los requisitos de cada usuario.
• Cuando el gasto se realiza fuera de la zona Euro, la app tiene que ser capaz de hacer la conversión desde esa divisa al Euro.
• Funciona sin conexión a Internet.

Okticket te ofrece todo eso y mucho más. ¿Quieres conocer todas las ventajas de Okticket? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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Ni digitalización sin sostenibilidad ni sostenibilidad sin digitalización. Ambos procesos son necesarios para que las organizaciones puedan crecer.  Y ambos deben ir de la mano para lograr los objetivos de responsabilidad medioambiental exigidos. Afrontarlos de forma aislada es un error.

Los últimos estudios así lo corroboran. El informe “Digitalización, sostenibilidad y centros de datos” elaborado por Interxion en colaboración con Afi y Adigital, por ejemplo, concluye que, por cada punto que aumenta el índice de digitalización DESI, se consigue evitar la emisión de 142.000 toneladas de CO2.

En nuestro país, se podrían reducir en 4,8 millones las emisiones anuales de CO2. De este estudio se desprende que el teletrabajo, la digitalización de los servicios financieros o las reuniones virtuales son alternativas más sostenibles para el medioambiente, “especialmente al reducir las emisiones motivadas por los desplazamientos y el transporte”.

Recordemos que el número 13 de los 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas es precisamente la Acción por el Clima.  

En esta lucha contra el cambio climático, la digitalización de procesos es una de las principales armas con las que contamos. Y las empresas no deben quedarse a un lado. De hecho, 9 de cada 10 líderes de la C-Suite están comprometidos a abordar el cambio climático. Son datos de un reciente estudio de AVEVA.

Además de cumplir el objetivo de la rentabilidad financiera, las organizaciones deben hacer lo posible por cumplir los criterios ESG (por las siglas en inglés de Environmental, Social y Governance). Es decir, por ser sostenibles adquiriendo un compromiso medioambiental, social y de buen gobierno (políticas de transparencia en su información pública o sus códigos de conducta, por ejemplo).

¿Te preocupa la rentabilidad de la inversión? Hay acciones para las que no hace falta ser una gran empresa ni mucha inversión. A cualquier escala se puede contribuir para cumplir con los objetivos ODS y con los criterios ESG.  “Las empresas que actúen ahora para integrar la tecnología al servicio de los objetivos ESG generarán valor a largo plazo hasta 2050 y más allá”, concluye el estudio de AVEVA mencionado

Herramientas aplicadas a la sostenibilidad

En este punto es importante recordar que los clientes ya han comenzado a realizar sus compras solamente en compañías que sean socialmente responsables. (un 82% según IBM).

De ahí, que la sostenibilidad esté adquiriendo importancia en los procesos, ya sea seleccionando adecuadamente la materia prima, apostando por la descarbonización, sustituyendo materiales como el plástico por otros más sostenibles o reduciendo al mínimo el papel.

Formas para ser más responsables con el medio ambiente hay muchas, pero casi todas pasan por abordar la transformación digital. Por ejemplo, al implantar un software de digitalización de gastos de empresa, se ahorran cientos de toneladas de papel.

Además, existen herramientas creadas para gestionar las emisiones de gases de efecto invernadero, la reducción de la huella ambiental o la gestión de residuos.

¿Cómo puede ayudar la digitalización a avanzar hacia los criterios ESG?

Para empezar, las herramientas de digitalización posibilitan el seguimiento de los datos en tiempo real, lo que permite no solo identificar áreas de mejora, sino también conocer si están avanzando hacia los criterios ESG. Dicho esto, vamos a ver algunos ejemplos:

• Gracias a los sistemas cloud empresariales, las organizaciones pueden almacenar los datos en la nube y acceder a ellos desde cualquier dispositivo y lugar. Encontramos un claro ejemplo en los data centers. Por norma general, necesitan un alto consumo de energía. Pero al migrar a la nube, utilizan menos recursos y, como consecuencia, se reduce el impacto medioambiental. Un dato: Telefónica Tech calcula que las pymes pueden ahorrar entre un 60% y un 70% de energía gracias a la nube.
• Lo mismo ocurre al implantar un software de gestión de procesos, que permite automatizar tareas y mejorar la eficiencia. Además de reducir el uso de materiales como el papel, los procesos se vuelven más transparentes. De un plumazo estás cumpliendo los criterios E y G.
• El blockchain, por su parte, permite entre otras muchas opciones registrar la huella de carbono dejada por su actividad y actuar en consecuencia. La aplicación va desde la gestión de los desperdicios generados por una cadena hotelera hasta la optimización de las rutas en las compañías de logística.

Además de todo lo dicho, las empresas de nueva creación tienen la oportunidad de ajustarse a los criterios ESG tomando decisiones como la implementación de procesos sostenibles, la búsqueda de proveedores concienciados con el medio ambiente o la instauración de políticas de igualdad entre empleados.

La tecnología financiera continúa su escalada y las empresas FinTech siguen estando entre las más populares. En este escenario, España se ha abierto un hueco y ya ocupa la sexta posición de los países con mayor número de compañías del sector. En 2021 había en nuestro país casi 400 compañías categorizadas como FinTech (fuente: El Referente).

Este auge se traduce en un aumento de la inversión a nivel mundial. El año pasado se rompieron todos los récords. Solo durante el primer trimestre se firmaron 614 acuerdos. En ese periodo, las empresas del sector recaudaron 22.800 millones de dólares (un 98% más que un año antes). El 69% de la financiación total estuvo copada por las mega-rondas de más de 100 millones de dólares (fuente: Cbinsights).

En 2022 las cifras son ligeramente inferiores debido principalmente a la inflación y la incertidumbre geopolítica, pero continúan siendo sólidas. De momento solo se conocen los números del primer semestre. Según el último informe de KPMG, durante la primera mitad del año el volumen de inversiones ha sido de 107.800 millones de dólares, un 3% menos que en el semestre anterior.

Foco en los servicios financieros integrados

El segmento de pagos es la actividad que acapara la mayoría de las inversiones (43.600 millones de dólares durante los seis primeros meses del año), seguida de la industria relacionada con la criptografía y el blockchain (14.200 millones de dólares).

Otra prioridad para los inversores es la ciberseguridad. Recordemos la compra de la firma Mandiant por parte de Google por 5.400 millones de dólares (con ese importe se batió el récord de todo 2021 de inversión en ciberseguridad).

En aumento van también las inversiones dirigidas a la llamada “embedded finance”. Las finanzas integradas permiten, por ejemplo, comprar un producto que se muestra en un post con solo hace click sobre él.

A nivel europeo, las FinTech son las compañías más financiadas, principalmente por inversores chinos y estadounidenses. Ya hay más de 30 unicornios y el valor de las empresas de tecnología financiera duplica al de otros sectores tecnológicos.

Pero no hay que olvidar que los inversores quieren ganancias, y las quieren rápido. Es más, desde KPMG adelantan que las entidades financieras tradicionales estarían dispuestas a adquirir las FinTech que puedan ayudarlas a acelerar la transformación digital.

Tendencias Fintech en 2023

Con todo, las previsiones apuntan a que el sector seguirá creciendo y estableciendo nuevas tendencias. Con 2022 ya en su recta final, podemos hablar ya de las que se abordarán durante los próximos meses.

Pagos por voz

Cuando todavía se están adoptando los pagos contactless mediante la tecnología NFC, se habla ya de la posibilidad de realizar compras usando comandos de voz tanto para añadir artículos al carro de la compra como para autenticar pagos. Es la evolución a las instrucciones que ya les damos a los asistentes virtuales.

Del mismo modo, los usuarios demandan cashless, y de ahí la necesidad de plataformas que ofrezcan servicios de gestión de dinero digital.

Análisis de datos

Combinar la información proporcionada por el análisis de datos con el aprendizaje automático, la inteligencia artificial y los servicios automatizados es clave para librarse de las tareas repetitivas.

Incluso los estudios de solvencia se realizan mediante modelos de reconocimiento de patrones.

De la Web 2.0 a la Web3

Internet ha evolucionado hacia un modelo descentralizado, basado en la tecnología blockchain. A destacar:

• DeFi: las finanzas descentralizadas se caracterizan porque los propios usuarios son quienes intercambian servicios financieros sin necesidad de intermediarios. Los bancos son sustituidos por sistemas PSP (peer-to-peer). El reto es simplificar su acceso para hacerlas más accesibles al gran público.
• NFTs: del inglés Non-Fungible Token, hace referencia a activos que no pueden ser replicados ni reemplazados debido a que son piezas únicas.  

Atentos también hay que estar al Metaverso, un concepto que va más allá de la realidad virtual. Para poder desarrollarse, será necesario realizar grandes inversiones en tecnología.

Banking as a Service

Al igual que el Software as a Service ha supuesto una revolución porque las empresas ya no necesitan invertir grandes sumas de dinero en construir infraestructuras complejas, el Banking as a Service ofrece la ventaja de que el usuario solo paga por las aplicaciones y servicios financieros cuando los utilizan.

Open banking

Las estadísticas confirman que los clientes europeos están dispuestos a contratar soluciones financieras ofrecidas por empresas no financieras (fuente: Global FinTech Adoption Index).

Reducción de la huella de carbono

Las FinTech también buscan posicionarse como empresas sostenibles. Las opciones van desde la implementación de cadenas de suministro verdes utilizando Big Data e IA hasta la inversión en soluciones respetuosas con el Medio Ambiente.

Inversiones por un valor superior a los 5.000 millones de euros, la creación de más de 300.000 puestos de trabajo y una reducción de las emisiones anuales generadas por la Unión Europea cercana al 20%. Según se desprende del informe “La Sociedad Digital en España 2022” elaborado por la Fundación Telefónica, la transformación digital es una herramienta clave para el crecimiento económico y el cumplimiento de los objetivos de desarrollo sostenible.  

Y España es alumno aventajado en esta materia. En el último Índice de Economía y Sociedad Digital de la Comisión Europea, nuestro país se situaba en la novena posición dentro de la UE, dos puestos por delante del anterior informe.

La transformación digital de las empresas españolas

Si bien es cierto que somos líderes en conectividad, a las empresas todavía les queda camino por recorrer en la implantación de herramientas de Inteligencia Artificial, Big Data o Robótica. Incluso en la optimización de sus webs para lograr una mayor competitividad. Muy pocas ofrecen la posibilidad de realizar pedidos o reservas online, por ejemplo.

Preocupa también la dejadez en materia de ciberseguridad. Si bien la mitad de las organizaciones tienen definidas políticas de seguridad tecnológicas, solo una de cada cuatro realiza revisiones anuales.

Otra conclusión del informe “La Sociedad Digital en España 2022” es que las empresas españolas son poco innovadoras, “una de las causas de su baja productividad, que constituye un mal endémico del tejido empresarial de este país”. La solución pasaría, por tanto, por la búsqueda de modelos que aporten un valor añadido “basados en la innovación de procesos y de productos y servicios”.

A esto hay que añadir el hecho de que los pequeños negocios parecen haberse estancado. Tan solo el 9,7% de las empresas de menos de 10 empleados utilizan ERPs y demás aplicaciones digitales de gestión. El porcentaje sube hasta el 50% en el caso de las compañías con más de 10 empleados.

El uso del Big Data y de la Inteligencia Artificial también es minoritario (solo el 3% de las microempresas lo utilizan).

LAS FINTECH GANAN PESO

Importante también es el paso de gigante que han dado los servicios financieros, impulsado en gran medida por la llegada de las FinTech. En 2021 había 376 empresas FinTech operando en España (fuente: Ernest & Young).

La transformación digital del sector bancario ha cambiado incluso los hábitos de pago de los españoles. Cada vez se utilizan más las tarjetas y menos el dinero en efectivo. Esto ha provocado que disminuya el número de cajeros y de oficinas físicas, mientras que aumenta significativamente el número de TPVs (terminales de punto de venta).

Hoy en día, siete de cada diez pagos en tienda se realizan a través de medios de pago digitales.

Puedes ver el informe completo aquí.

¿Tienes un correo de Gmail, utilizas el Office 365, almacenas información en el Drive o has diseñado tu web en Wordpress? Todos ellos son modelos de negocio SaaS (Software as a Service). ¿A que te resultan muy útiles? Pues sus aplicaciones van mucho más allá de los ejemplos mencionados.

De hecho, el SaaS es una de las modalidades más conocidas del cloud computing. Asimismo, este tipo de soluciones son altamente demandadas por las organizaciones que apuestan por impulsar la transformación digital. ¿Por qué? Lo veremos en detalle más abajo, pero resumimos la respuesta en 5 palabras: rentabilidad, flexibilidad, escalabilidad, seguridad y movilidad.

Desde autónomos hasta grandes empresas…. Pagar una cuota mensual o anual por el uso de un software es más atractivo que invertir grandes sumas de dinero en infraestructuras complejas que pueden suponer un lastre de cara al futuro.

Las estadísticas lo corroboran. Algunas cifras:

• Se estima que a lo largo de este año, su uso se incrementará más de un 20% a lo largo de 2022 (fuente: Gartner).
• Actualmente, el 18% de las startups más importantes de Europa son B2B SaaS (fuente: McKinsey). Solo las superan en proporción las de Biotecnología y Salud.
• El 57%  de las empresas europeas y estadounidenses aumentaron el gasto en SaaS el año pasado (fuente: Finances Online)

Servicios Saas: Por qué son la mejor opción

Esta tendencia al alza no debería extrañarnos, dadas las ventajas que el modelo de negocio SaaS ofrece para las organizaciones:

• Evita el gasto y la complejidad que supone comprar licencias de softwares. Algunos servicios son gratuitos, pero en caso de que tengas que pagar, solo lo harás por lo que utilices.
• El proveedor se encarga del mantenimiento y de implementar las actualizaciones.
• Libera espacio en tu servidor, pues el software se aloja en la nube. Esto tiene la ventaja añadida de que puedes acceder a la herramienta estés donde estés, desde cualquier dispositivo.
• Es un modelo muy seguro y son los proveedores quienes se encargan de salvaguardar los datos de sus clientes.
• Se adapta a los negocios de todos los tamaños y crece con ellos.
• Es compatible con la gran mayoría de dispositivos.
• Se caracteriza por la rapidez y la facilidad de uso.
• Permite personalizar los servicios y optimizar los procesos al automatizar las tareas repetitivas.
• Al combinar servicios SaaS con la inteligencia artificial, el potencial se multiplica. Los procesos se aceleran, se detectan las amenazas de ciberseguridad mucho más rápido y se da una mejor y más pronta respuesta a los clientes
• Posibilita la adopción de aplicaciones sencillas específicamente diseñadas para un sector. Cada vez es más frecuente encontrar Micro-SaaS que desarrollan productos digitales para dar respuesta a nichos de negocio muy concretos o pequeños. Tienes soluciones orientadas a todo tipo de departamentos y sectores industriales: Contabilidad (Okticket es la solución SaaS Fintech más potente para digitalizar los gastos de viaje profesionales), Comunicación, Ventas, Marketing, Turismo, Salud, Transporte, Energía, Servicios Públicos… El abanico se abre más y más cada día.
• Ofrece integraciones con los ERPs y demás sistemas de gestión utilizados por las empresas.
• Es un facilitador para la adopción de tecnologías emergentes.

Tendencias Saas en 2022

Al principio de este artículo adelantábamos el gran impulso que van a experimentar a lo largo de este año los servicios SaaS. La extensión de su uso responde principalmente al aumento de las necesidades de mejora de la productividad y de las operaciones empresariales.

Los presupuestos destinados a implementar softwares se incrementarán, sobre todo si se ajustan a lo que las organizaciones están demandando: SaaS vertical, soluciones centradas en el cliente, herramientas modulares, interoperabilidad a través de las API, integraciones con otros sistemas, obtención de métricas, tecnologías emergentes (IA, IoT, blockchain, VR, AR...) o soluciones de ecommerce bajo demanda, entre otros.

¿Estás buscando un proveedor SaaS para optimizar la gestión de gastos de viaje? Te escuchamos.

Mejora de la productividad, aumento del retorno de la inversión, recopilación de datos más efectiva… Un software empresarial aporta muchas ventajas, pero para optimizar su eficiencia es necesario escogerlas con detenimiento y precisión.

¿Qué aspectos debes tener en cuenta antes de contratar un software de empresa? Lo primero es tener claro para qué sirve la herramienta, cuántas personas van a utilizarla y si es útil para todas ellas. A partir de ahí, ya puedes comenzar con la búsqueda.

1. ¿Quién es el proveedor?

Cuando te ofrezcan una nueva solución tecnológica y no conozcas al proveedor, trata de obtener información sobre la compañía. Puedes pedir referencias a otros clientes, leer las reseñas o echar un vistazo a los casos de éxito.

Asegúrate de que cumple la normativa. Por ejemplo, una solución para digitalizar gastos de empresa debería estar homologada por la Agencia Tributaria.

2. ¿Es fácil de utilizar?

La usabilidad es fundamental para que toda la plantilla pueda manejar el software sin necesidad de pasar por un proceso de formación largo. Cuanto más intuitiva sea la solución, menos malestar causará su implantación.

No obstante, siempre está bien tener acceso a un equipo de soporte que pueda asesorar a los empleados cuando les surjan dudas y solucionar las incidencias de forma rápida. Pregunta a tu proveedor qué está incluido y durante cuánto tiempo.

De hecho, lo ideal sería que la empresa que elijas ofrezca un servicio integral, que se ocupe tanto de la labor de consultoría previa como de ofrecer una formación inicial.

3. ¿El precio tiene letra pequeña?

En ocasiones nos fiamos de la publicidad más de lo que deberíamos. Comparar precios es lo normal, pero no debemos quedarnos solo con las ofertas. Suele suceder que un producto muy barato solo ofrezca funcionalidades básicas y haya que pagar por ampliarlas.

¿Tu proveedor incluye en el paquete básico servicios recurrentes como pueden ser soporte o mantenimiento?

4. ¿Se integra con otros sistemas de gestión?

Utilizar varios programas puede resultar un engorro. Por eso, siempre que puedas, opta por soluciones que puedan integrarse con tus sistemas de gestión actuales. En Okticket, por ejemplo, nos integramos con los principales ERP del mercado de forma rápida, bidireccional y evolutiva.

Descárgate gratis la guía del conector de Okticket con tu ERP

5. ¿El software empresarial es escalable?

Es habitual que el número de usuarios que utilizan un programa o aplicación aumente conforme pasa el tiempo. Eso implica, a su vez, un incremento en el número de datos. Para que el software no colapse, tiene que adaptarse a los nuevos requisitos.

6. ¿Están tus datos protegidos?

También es muy importante asegurarse de que la información queda guardada en un entorno seguro, a salvo de hackeos o fallos técnicos.

Algunas de las características que debe cumplir un desarrollo son las siguientes: encriptación en las conexiones (certificados SSL), cifrado de sesiones, uso de cookies, conexión a bases de datos, APIs encriptadas, protección de Inyección SQL, certificados de seguridad ISO27001 o SOC2, permisos de al menos dos niveles…

7. ¿Se pueden exportar informes?

La herramienta implantada no debe limitarse a almacenar la información. Todo buen software debería ofrecer la posibilidad de sacar informes para analizar los datos y con ello, tomar decisiones estratégicas.

8. ¿Cómo es la plataforma de desarrollo?

Diferentes empresas, diferentes necesidades. Para que un software empresarial se ajuste a cada usuario, lo ideal es que sea personalizable.

Esa flexibilidad es una de las características que diferencian a las herramientas on-premise de las cloud. Estas últimas, además, suelen ser más baratas.

En este punto es importante señalar que las aplicaciones de escritorio están siendo sustituidas por el SaaS (Software como Servicio), un servicio por el que el usuario paga una cantidad de forma periódica. Cuando se acaba el contrato, pueden optar por renovarlo o cancelarlo.

Entre las ventajas más destacadas está el hecho de que la empresa no tiene que preocuparse de las actualizaciones, ya que las mejoras las realiza la propia plataforma y las implementa de forma generalizada. Al mismo tiempo son flexibles, escalables y seguras, características que, como ya hemos dicho, son indispensables.

9. ¿Cómo es la implantación?

El proceso de implantación también debe ser tenido en cuenta. No se trata tanto de plazos, sino de procesos. Asegúrate de que el proveedor está preparado para solucionar los posibles errores que puedan ir surgiendo.

Si se escoge correctamente, un software puede ser una herramienta estratégica que ayude a las empresas a ser más competitivas.

10. ¿Ofrece información en tiempo real?

Departamentos como Ventas o Finanzas necesitan ver la información en tiempo real, y precisamente esa es una de las características más valoradas a la hora de comprar una nueva solución tecnológica.