OCR de facturas: El relevo es oficial, la IA toma el mando

El OCR de facturas fue el trampolín que permitió dar el salto desde la introducción manual de la información de gastos a la digitalización de los justificantes. Y durante muchos años, ha sido un gran aliado para automatizar los procesos administrativos.

Pero ahora, con la llegada de la Inteligencia Artificial (IA), se empiezan a hacer patentes sus limitaciones.

OCR tradicional frente a Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR), captura de datos frente a interpretación del gasto, estandarización frente a personalización. ¿El relevo ha comenzado?

Del OCR de facturas al OCR inteligente: ¿Qué ha cambiado?

El OCR tradicional sigue siendo útil para optimizar la gestión de gastos profesionales, pero para algunas empresas ya no es suficiente. Estas son algunas de sus limitaciones:

• Puede fallar a la hora de reconocer caracteres que están borrosos.
• Requiere de configuraciones específicas para los diferentes tipos de documentos.
• En ocasiones necesita ajustes manuales.

Con la Inteligencia Artificial se han solucionado esas carencias. Ahora, los sistemas pueden aprender, adaptarse y automatizar los procesos sin intervención humana.

La IA como nueva aliada en la gestión financiera

¿Qué aporta la IA que el OCR de facturas tradicional no puede ofrecer?

• Aprendizaje continuo, con independencia de las variaciones en el formato o diseño. Esto elimina la necesidad de plantillas predeterminadas.
• Mayor precisión en la extracción de datos, incluso en documentos no estructurados.  
• Automatización avanzada que minimiza errores.

PelAIo: La IA de Okticket para la gestión de gastos de viaje profesionales

Mientras muchos OCR de facturas siguen ofreciendo capacidades básicas de digitalización, empresas como Okticket han integrado IA Generativa para la gestión de gastos.

Un ejemplo de esta evolución es PelAIo, la Inteligencia Artificial de Okticket. Nuestra tecnología interpreta la información del gasto, analiza patrones, detecta anomalías, y facilita la toma de decisiones financieras.

La siguiente tabla resume las principales diferencias entre un OCR de facturas y la IAG de Okticket.

En resumen. Mientras que el OCR tradicional necesita configuraciones específicas para cada tipo de documento, el motor inteligente de Okticket se adapta automáticamente a distintos formatos. PelAIo no solo reconoce la información, sino que aprende de cada documento escaneado para mejorar su precisión continuamente.

Además, un OCR convencional solo extrae datos de zonas predefinidas, lo que limita su flexibilidad. En cambio, PelAIo identifica campos nuevos y cambiantes en función del contenido del documento, permitiendo incluso a los usuarios personalizar qué información capturar mediante lenguaje natural.

Ventajas del OCR inteligente para el control de gastos empresariales

¿Qué características definen a la IA de Okticket?

• Captura precisa de datos clave de tickets y facturas, lo que permite a los responsables financieros tomar decisiones basadas en información fiable.
• Identificación de información específica como matrículas de vehículos en peajes, número de comensales en comidas de negocio o litros de combustible en informes de gastos.
• Interpretación y traducción automática de tickets en diferentes idiomas. Eso es especialmente útil para la gestión de gastos en empresas multinacionales.
• Detección de gastos fuera de política. Genera alertas o bloquea automáticamente gastos no permitidos (como tickets con alcohol).
• Adaptabilidad a diferentes modelos fiscales, monedas y sistemas de codificación de caracteres, sin importar el país de origen.
• Procesamiento en tiempo real, sin necesidad de postprocesado. Incluso en tickets deteriorados, mal impresos o escritos a mano.
• Generación de nueva información a partir de los datos digitalizados, fundamental para mejorar la analítica financiera.
• Integración fluida con los principales ERP y sistemas de gestión empresarial del mercado.

¿Por qué elegir Okticket para la gestión de gastos con IA?

Todo ello conlleva una serie de beneficios directos para los directores financieros. Estos son algunos indicadores del impacto en la productividad y en la mejora de procesos de la Inteligencia Artificial Generativa de Okticket:

• Ahorro del 80% del tiempo invertido en tareas administrativas.
• Reducción del 90% de los errores contables.
• Digitalización total del proceso de gestión de gastos.
• Trazabilidad desde cualquier dispositivo.
• Detección de anomalías y fraudes sin intervención manual.
• Rebaja del tiempo de auditoría en más de un 80%
• Cumplimiento normativo asegurado.

Conclusión: La IA domina la gestión financiera

La evolución tecnológica no espera por nadie. La IA está dejando atrás al OCR de facturas tradicional y soluciones como PelAIo demuestran que la gestión de gastos de empresa puede ser más ágil, precisa y eficiente que nunca.

¿Estás listo para dar el salto a la automatización inteligente? Descubre cómo la tecnología avanzada de Okticket puede revolucionar tus procesos.

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Preguntas frecuentes sobre los OCR inteligentes

¿Qué es un ICR?

El Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR) es una tecnología avanzada de OCR que permite extraer y digitalizar texto manuscrito utilizando IA y Machine Learning.

A diferencia del OCR tradicional, que reconoce solo caracteres impresos, el ICR aprende y mejora con el tiempo, adaptándose a diferentes estilos de escritura.

¿Cómo funciona el ICR?

El ICR permite digitalizar texto manuscrito con alta precisión, optimizando la gestión de documentos.  Su proceso incluye cuatro etapas:

1. Pre-procesamiento: Mejora la calidad de la imagen para facilitar la lectura.
2. Segmentación: Separa el texto en líneas, palabras y caracteres.
3. Reconocimiento: Identifica los caracteres usando una base de datos preentrenada.
4. Post-procesamiento: Corrige errores y valida los datos antes de almacenarlos.

¿Puedo combinar OCR e ICR?

Sí, usar ambas tecnologías permite procesar documentos con texto impreso y manuscrito, mejorando la eficiencia y precisión en la gestión de archivos.

¿Para qué se usa el ICR?

El Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR) es ideal para empresas en transición a flujos de trabajo digitales que aún manejan documentos manuscritos, como órdenes de compra o formularios.

Algunos de sus usos más comunes incluyen:

• Automatización de cuentas por pagar
• Conversión de imágenes en texto
• Entrada de datos automática
• Extracción de información de PDF
• Gestión de formularios digitalizados

¿Qué es el IDP?

El IDP o Procesamiento Inteligente de Documentos (Intelligent Document Processing) es una tecnología que combina OCR, ICR y NLP (Procesamiento del Lenguaje Natural) para gestionar datos no estructurados, mejorar la clasificación de documentos y optimizar la toma de decisiones.

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