Dietas laborales: ¿Cuándo se pagan y cómo se gestionan?

Restaurantes, hoteles, transporte, gasolina, kilometraje, peajes… Los equipos que se desplazan por trabajo incurren en una serie de gastos de viaje que las empresas deben compensar. . Dentrode estas compensaciones, las dietas laborales  son una de las máshabituales y, al mismo tiempo, generan más dudas.

¿Qué son las dietas de trabajo? ¿Cuándo se pagan? ¿Cómo se abonan? ¿Son obligatorias? A lo largo de este artículo, resolveremos estas y otras preguntas clave sobre las dietas y te mostraremos cómo gestionarlas de manera eficiente en tu empresa. Además, descubrirás cómo herramientas como Okticket pueden simplificar esta tarea.

¿Qué son las dietas laborales y cómo funcionan?

Lo primero que debemos entender es que las dietas de empresa son una de las principales compensaciones económicas que las empresas otorgan a sus empleados por gastos ocasionados durante los desplazamientos laborales.

Es habitual que los conceptos de gastos de viaje y dietas laborales se confundan, pero tienen diferencias importantes. De forma sencilla:

• Todas las dietas laborales son gastos de viaje, pero no todos los gastos de viaje son dietas laborales.

¿Qué cubren las dietas laborales?

La explicación es fácil. Las dietas incluyen:

• Gastos de alimentación durante el desplazamiento.
• Gastos de alojamiento, en caso de que sea necesario pernoctar fuera.

Estos viáticos se pagan en concepto de compensación cuando los trabajadores tienen que desplazarse fuera del lugar de su residencia o de la localidad del centro de trabajo.

Normalmente, las empresas abonan estas cantidades por adelantado y suelen ser importes fijos acordados en el convenio colectivo.

Formas de abono de los gastos de viaje

En cambio, otros gastos de viaje, como transporte o kilometraje, varían en función del desplazamiento. Destino, duración del viaje, tipo de transporte… Las organizaciones abonan esos gastos de diferentes fórmulas:

• Mediante anticipos.
• Con tarjetas de empresa que ponen a disposición de los empleados.
• Realizando reembolsos. En este caso, los trabajadores adelantan el dinero de su bolsillo y posteriormente rellenan una nota de gastos a la que adjuntan todos los justificantes.

¿A cuánto se pagan las dietas laborales en España?

Volviendo a las dietas, otra cuestión que conviene aclarar es que no existe una normativa general que establezca un importe fijo para las dietas laborales. Las cantidades y formas de pago se definen en los convenios colectivos de cada sector o empresa.

Si echamos un vistazo a diferentes convenios que son de dominio público, podemos ver que en nuestro país las dietas completas se mueven en una horquilla que va de los 30 a los 90 euros.

Que las cantidades sean mayores o menores, dependerá de varios factores. Entre ellos:

• La duración de viaje
• El destino
• Si se trata de un desplazamiento nacional o internacional
• Si hay que pasar o no la noche fuera de casa

¿Qué ocurre si los gastos superan el importe de las dietas? De nuevo, habría que mirar cada convenio.  Por ejemplo, en el último Convenio Colectivo de la Industria, Servicios e Instalaciones del Metal de la Comunidad de Madrid, se establece lo siguiente: “Si por circunstancias especiales los gastos originados por el desplazamiento sobrepasan el importe de las dietas, el exceso deberá ser abonado por la empresa, previo conocimiento de la misma y posterior justificación”.

Del texto también se desprende que la dieta completa para gastos de desplazamiento en 2021 era de 47,51 euros al día cuando el viaje duraba entre uno y siete días. La media dieta quedaba fijada en 9,74 euros. En 2022 el importe se incrementó un 1,5% y en 2023, otro 2% más.

¿Son obligatorias las dietas laborales para las empresas?

Aunque muchos convenios colectivos contemplan las dietas laborales como un derecho, no todas las empresas están obligadas a abonarlas. Según el artículo 40 del Estatuto de los Trabajadores, las dietas no son una obligación, salvo que estén incluidas en el convenio colectivo aplicable o se hayan acordado previamente.

Por tanto, cada organización puede decidir si ofrece o no dietas como compensación a los desplazamientos por motivos laborales.

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Dietas y gastos de kilometraje: costes y exenciones en 2024

¿Forman parte del salario?

No, las dietas laborales no se consideran parte del salario, ya que son compensaciones económicas y no retribuciones. Por tanto, no es necesario incluirlas en la declaración de la renta, aunque sí deben reflejarse en las nóminas en la sección de “percepciones no salariales”.

A la hora de contabilizar este gasto, hay que incluirlo en el grupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”).

¿Cuáles son las dietas exentas de IRPF en 2024?

Cuando las dietas laborales no superan los límites establecidos por la Agencia Tributaria (AEAT), están exentas de IRPF. Los límites actuales son:

Gastos de alimentación

‍En lo referente a gastos de manutención, las dietas exentas de IRPF por la AEAT en 2024 no pueden exceder las siguientes cantidades:

• Dentro de España, los importes máximos son 53,34 euros con alojamiento y 26,67 euros si el trabajador no tiene que pasar la noche fuera.
• Fuera de España, el límite asciende hasta los 91,35 euros con pernocta. Sin pernocta, baja hasta los 48,08 euros.

Gastos de hotel

Para el alojamiento, en cambio, no existen límites económicos siempre y cuando se acredite el día, el lugar y el motivo del viaje.

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El precio del kilometraje exento en 2024

En este punto es importante recordar que los límites para gastos de manutención llevan siendo los mismos desde hace varios años.

En cambio, los gastos de kilometraje que no están sujetos a retenciones sí que han sufrido cambios. Para 2024, el límite está fijado en 0,26 euros el kilómetro (antes eran 0,19 euros).

Por tanto, si por ejemplo tu empresa paga 0,30 euros por kilómetro, los empleados tendrán que tributar por esos cuatro céntimos de diferencia. La excepción la encontramos en Euskadi y en Navarra, donde el límite exento es de 0,29 euros y de 0,32 euros, respectivamente

Los requisitos que tienen que cumplir dietas y kilometraje para que estén exentas de IRPF vienen especificados en el Real Decreto 439/2007.

¿Es necesario justificar los viáticos laborales en empresas?

Otra cuestión que genera bastantes dudas con respecto a las dietas tiene que ver con la justificación. ¿Necesitan los empleados guardar los tickets y facturas?

Pues bien, la respuesta hay que buscarla en los convenios de cada empresa. Lo habitual es que las compañías ofrezcan una cantidad fija a modo de compensación para que el trabajador gaste ese dinero como quiera. Aunque puede ocurrir que los empleados deban conservar los justificantes.

¿A quién corresponde la justificación de las dietas?

Asimismo, conviene tener presente que la Seguridad Social puede reclamar los tickets o facturas para asegurarse de que las compañías no están cometiendo fraude (metiendo una parte del salario en concepto de dieta, por ejemplo).

En este caso, es la empresa quien tiene que facilitar la documentación requerida para justificar el abono de dietas a sus trabajadores.

La comunicación a la Seguridad Social se realiza mediante los ficheros CRA. También deben incluir esas cantidades en el modelo190 (Retenciones e ingresos a cuenta.)

Digitalización: la clave para gestionar dietas laborales

Gestionar dietas y gastos de viaje manualmente puede generar errores o pérdidas de justificantes. Esto supone un problema para las empresas, que son responsables de justificar todos los abonos realizados en concepto de dietas laborales.

Gestión de dietas laborales con Okticket

De aquí la importancia de contar con una buena aplicación para gestionar gastos de locomoción, dietas, kilometraje y demás gastos de viaje profesionales.

Soluciones como Okticket automatizan todo el proceso, desde el reporte hasta el cumplimiento de los requerimientos de la Agencia Tributaria, pasando por la supervisión, la aprobación y la contabilización.

Okticket simplifica la gestión de las dietas laborales al permitir:

• Registrar gastos en tiempo real con una foto del justificante.
• Categorizar los gastos según la política de empresa.
• Establecer diferentes tipos de dietas según empleado e importe

Su funcionamiento es tan sencillo como sacar una foto del justificante y seleccionar el tipo de gasto “Dieta” (o la que corresponda en cada caso).

¿Quieres mejorar la gestión de las dietas laborales en tu empresa?  Descubre cómo podemos ayudarte.

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