Dietas laborales: ¿Cuándo se pagan y cómo se gestionan?

Restaurantes, hoteles, transporte, gasolina, kilometraje, peajes… Los equipos que se desplazan por trabajo incurren en una serie de gastos de viaje que las empresas deben compensar. De todos ellos, los enmarcados en la tipología de dietas laborales son los que más dudas generan.

¿Qué son las dietas de trabajo? ¿Cuándo se pagan? ¿Cómo se abonan? ¿Hay que declararlas? ¿Cuáles son las claves para gestionarlas de forma eficaz? A lo largo de este artículo daremos respuesta a las preguntas más frecuentes sobre las dietas o viáticos.

¿Qué son las dietas en el trabajo?

Lo primero que hay que explicar es que las dietas en el trabajo son compensaciones que se abonan a los empleados que tienen que desplazarse fuera del lugar de su residencia o de la localidad del centro de trabajo.

Por eso, no es raro encontrarse con que gastos de viaje profesionales y dietas se meten en el mismo saco. Pero hay diferencias. A modo de resumen, podemos decir que todas las dietas laborales son gastos de viaje, pero no todos los gastos de viaje son dietas laborales.

La explicación es fácil. En los viáticos están incluidos los gastos de manutención y alojamiento de los empleados en movilidad. Normalmente, ese dinero se abona a los trabajadores por adelantado y el importe suele ser fijo.

Por su parte, los gastos de viaje de empresa varían en función de cada desplazamiento. Destino, duración del viaje, tipo de transporte… Las organizaciones abonan esos gastos de diferentes fórmulas:

• Mediante anticipos.
• Con tarjetas de empresa que ponen a disposición de los empleados.
• Realizando reembolsos. En este caso, los trabajadores adelantan el dinero de su bolsillo y posteriormente rellenan una nota de gastos a la que adjuntan todos los justificantes.

¿A cuánto se pagan las dietas laborales?

Volviendo a las dietas, otra cuestión que conviene aclarar es que no existe ninguna norma que establezca la cantidad concreta a pagar. Tanto el proceso de abono como el importe queda fijado en el convenio colectivo.

Si echamos un vistazo a diferentes convenios que son de dominio público, podemos ver que en nuestro país las dietas completas se mueven en una horquilla que va de los 30 a los 90 euros.

Que las cantidades sean mayores o menores, dependerá de varios factores. Entre ellos:

• La duración de viaje
• El destino
• Si se trata de un desplazamiento nacional o internacional
• Si hay que pasar o no la noche fuera de casa

¿Qué ocurre si los gastos superan el importe de las dietas? De nuevo, habría que mirar cada convenio.  Por ejemplo, en el último Convenio Colectivo de la Industria, Servicios e Instalaciones del Metal de la Comunidad de Madrid, se establece lo siguiente: “Si por circunstancias especiales los gastos originados por el desplazamiento sobrepasan el importe de las dietas, el exceso deberá ser abonado por la empresa, previo conocimiento de la misma y posterior justificación”.

Del texto también se desprende que la dieta completa por desplazamiento en 2021 era de 47,51 euros al día cuando el viaje duraba entre uno y siete días. La media dieta quedaba fijada en 9,74 euros. En 2022 el importe se incrementó un 1,5% y en 2023, otro 2% más.

¿Son obligatorias las dietas?

Pero que muchos convenios las contemplen no quiere decir que todas las compañías tengan que abonarlas. Según el Estatuto de los Trabajadores, son un derecho para los empleados, pero no son una obligación para las empresas.

Por tanto, cada organización puede decidir si ofrece o no dietas como compensación a los desplazamientos por motivos laborales.

Dietas y gastos de kilometraje: costes y exenciones en 2024

Importante también aclarar que las dietas laborales no forman parte del salario porque son gastos compensatorios, no retributivos. No obstante, el importe sí que debería ir reflejado en las nóminas (sección “devengos”; concepto “percepciones no salariales”), en una cuenta separada e individualizada por empleado..

A la hora de contabilizar este gasto, hay que incluirlo en el grupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”).

¿Cuáles son las dietas exceptuadas de gravamen?

Cuando no sobrepasan los límites marcados por la Agencia Tributaria, tampoco están sujetas a retención de IRPF. En lo referente a gastos de manutención, las dietas exentas de IRPF por la AEAT en 2024 no pueden exceder las siguientes cantidades:

• Dentro de España, los importes máximos son 53,34 euros con alojamiento y 26,67 euros si el trabajador no tiene que pasar la noche fuera.
• Fuera de España, el límite asciende hasta los 91,35 euros con pernocta. Sin pernocta, baja hasta los 48,08 euros.

Para el alojamiento, en cambio, no existen límites económicos siempre y cuando se acredite el día, el lugar y el motivo del viaje.

El precio del kilometraje exento en 2024

En este punto es importante recordar que los límites para gastos de manutención llevan siendo los mismos desde hace varios años.

En cambio, los gastos de kilometraje que no están sujetos a retenciones sí que han sufrido cambios. Para 2024, el límite está fijado en 0,26 euros el kilómetro (antes eran 0,19 euros).

Por tanto, si por ejemplo tu empresa paga 0,30 euros por kilómetro, los empleados tendrán que tributar por esos cuatro céntimos de diferencia. La excepción la encontramos en Euskadi y en Navarra, donde el límite exento es de 0,29 euros y de 0,32 euros, respectivamente

Los requisitos que tienen que cumplir dietas y kilometraje para que estén exentas de IRPF vienen especificados en el Real Decreto 439/2007.

¿Es necesario justificar las dietas?

Otra cuestión que genera bastantes dudas con respecto a las dietas tiene que ver con la justificación. ¿Necesitan los empleados guardar los tickets y facturas?

Pues bien, la respuesta hay que buscarla en los convenios de cada empresa. Lo habitual es que las organizaciones ofrezcan una cantidad fija a modo de compensación para que el trabajador gaste ese dinero como quiera. Aunque puede ocurrir que exijan los justificantes correspondientes.

Asimismo, conviene tener presente que la Seguridad Social puede reclamar los tickets o facturas para asegurarse de que las compañías no están cometiendo fraude (metiendo una parte del salario en concepto de dieta, por ejemplo). La comunicación ala Seguridad Social se realiza mediante los ficheros CRA. También deben incluir esas cantidades en el modelo190 (Retenciones e ingresos a cuenta.)

El lío viene cuando estos gastos se gestionan a mano, ya que pueden ocurrir que los justificantes en papel se pierdan o se deterioren. Si esto sucede, el problema es para la empresa, puesto que es quien debe aportar la documentación necesaria para demostrar que los gastos están relacionados con la actividad de la compañía (día, lugar, motivo del desplazamiento, etc.).

Cómo te ayuda Okticket en la gestión de dietas de viaje

De aquí la importancia de contar con una buena aplicación para gestionar dietas, kilometraje y demás gastos de viaje profesionales.

Soluciones como Okticket automatizan todo el proceso, desde el reporte hasta el cumplimiento de los requerimientos de la Agencia Tributaria, pasando por la supervisión, la aprobación y la contabilización.

Además, Okticket cuenta con una funcionalidad específica para registrar los gastos abonados en concepto de dieta. Su funcionamiento es tan sencillo como sacar una foto del justificante y seleccionar la categoría “Dieta” (o la que corresponda en cada caso).

Incluso puedes adaptar la configuración a la política de gastos de viaje de cada empresa y establecer diferentes tipos de dieta por empleado e importe. Con ello, no solo ahorrarás dinero a la empresa. También reducirás un 80% el tiempo dedicado a tareas administrativas.

¿Quieres mejorar la gestión de las dietas laborales?  No esperes más. Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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