Fraude interno: ¿Qué herramientas te ayudan a detectarlo?

Actualmente, el fraude interno afecta a más de la mitad de las empresas españolas. Y las cifras no paran de crecer. De hecho, seis de cada diez organizaciones reconoce que de un año para otro ha sufrido más casos (fuente: ACFE).

¿Por qué habiendo los medios que hay no se frenan las irregularidades en el reporte de los gastos profesionales? ¿Cuánto dinero pierden las organizaciones?  ¿Es posible recuperar el control de las notas de gastos?  Sigue leyendo para conocer las respuestas.

¿Qué es el fraude interno?

Antes de entrar al detalle, es importante explicar que el fraude interno es el ocasionado por los miembros de una organización. Va desde el robo de material hasta hacer trampas con la jornada laboral, pasando por la falsificación de los justificantes de gastos de empresa. En este post nos centraremos en las irregularidades que se comenten al reportar gastos de viaje profesionales.

Tickets pasados más de una vez, gastos duplicados, cantidades que exceden el límite de gastos establecido por la empresa o compras realizadas en los días en los que el empleado no está trabajando son las principales irregularidades que se cometen con los gastos de empresa.

Fraude documental

Mención aparte merecen los tickets y facturas que no sirve como justificante. También puede ocurrir que, al rellenar una nota de gastos de forma manual, el trabajador anote la compra, pero no adjunte el justificante.

En este punto es importante recordar que los justificantes solo son válidos si contienen, como mínimo, la siguiente información::

• Fecha y lugar de emisión
• Numeración de la factura        
• CIF/NIF, dirección y demás datos del emisor
• Importe con el tipo impositivo
• Moneda en la que se paga
• Descripción de los productos/servicios

También es fundamental que no haya datos borrosos que dificulten la lectura.

Las causas de las irregularidades en el reporte de gastos

Por norma general, el fraude interno suele ser consecuencia de la falta de control interno y de la gestión manual de las notas de gastos. Vamos a poner un ejemplo que seguro que te suena:

Un empleado sale de viaje por trabajo, hace compras, y va acumulando los tickets y facturas en el bolsillo. El último día del mes se acuerda de que tiene que pasar gastos, así que los deja encima de tu mesa, amontonados de cualquier manera. Con las prisas, solo los miras por encima. Posteriormente, cuando los revisas con calma, te encuentras con gastos que habías aprobado, pero que realmente no se ajustan a la política de gastos de la empresa.

¿Qué puedes hacer ante esta situación? Si todavía gestionas las notas de gastos a mano, poca cosa. Como veremos un poco más abajo, la solución está en la digitalización de gastos de empresa.

¿Cuánto dinero pierden las empresas por errores en las notas de gastos?

Invertir en tecnología podría hacerte ahorrar mucho dinero. Se calcula que el coste del fraude interno para las empresas es el equivalente al 5% de sus ingresos anuales (fuente: ACFE). Más datos:

• Las pérdidas totales superan los 3,6 billones de dólares a nivel mundial (unos 34.000 millones de euros).
• Los casos de fraude empresarial tardan un año en detectarse y causan una pérdida media de 8.300 dólares al mes (7.900 euros)
• Cada caso de fraude cuesta 117 dólares de media a las empresas (103 euros). En 2020 el coste medio era de 125 dólares.
• En las pequeñas empresas es donde se dan más casos de fraude interno (el coste medio sube hasta los 150 dólares).

Hablamos por tanto de miles de euros que pueden suponer la pérdida de competitividad, de reputación y, consecuentemente, de clientes.

Herramientas para detectar el fraude interno

De ahí la necesidad de tomar medidas enfocadas a la prevención como las encaminadas a la detección de irregularidades en las notas de gastos.

Ala hora de prevenir, detectar y atajar el fraude interno en los gastos de viaje, la tecnología es una gran aliada, y las compañías son conscientes. Por eso, las organizaciones están dispuestas a invertir en herramientas que acaban con los errores manuales. Como Okticket, la solución SaaS más rápida y potente para digitalizar y automatizar los gastos de viaje profesionales.

Además, las funcionalidades de Okticket están pensadas para ayudarte a detectar el fraude interno. ¿Todavía no conoces la OKT Card? ¿O la lógica personalizada? Te lo enseñamos sin compromiso.