En pocos segundos, tus empleados podrán solicitar un viaje y el departamento financiero aprobarlo y hacer un seguimiento.
Descubre cómo el OCR inteligente de Okticket simplifica la gestión de gastos internacionales. ¡Optimiza tu tiempo y elimina barreras lingüísticas!
Los viajes de empresa fuera de España suelen traer consigo retos importantes, como la gestión de gastos internacionales. Uno de los mayores desafíos es traducir tickets extranjeros, enfrentándose a términos incomprensibles, cifras desconocidas y formatos que complican la tarea.
Descifrar tickets y facturas internacionales con caracteres extraños, diferentes formatos de fecha, divisas con las que no estás familiarizado o abreviaturas propias de cada país puede ser una tarea frustrante, agotadora y propensa a errores.
Con Okticket, este problema queda en el pasado. Gracias a nuestra tecnología avanzada, ya no importa si el ticket es de un restaurante en Japón, una tienda en Alemania o un taxi en Brasil. PelAIo, nuestro OCR inteligente, lo procesa y lo traduce en tiempo real, simplificando tu día a día.
La clave para acabar con la complejidad de la gestión de gastos internacionales está en el OC (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Esta tecnología convierte textos impresos o manuscritos en datos digitales.
Aplicado a la gestión de gastos, el OCR extrae la información clave de tickets y recibos, como fechas, importes, IVA o CIF del establecimiento. Al mismo tiempo, la ordena en datos en datos estructurados que pueden ser utilizados en aplicaciones de control de gastos.
Pero… Quienes han utilizado un sistema de reconocimiento de caracteres tradicional saben que tienen ciertas limitaciones. Sobre todo, cuando se enfrentan a tickets en otros idiomas o con formatos complejos.
Aquí es donde la Inteligencia Artificial aplicada a la tecnología desarrollada por Okticket marca la diferencia. PelAIo no solo reconoce el texto, sino que también interpreta su contexto y traduce los datos al idioma que necesites, todo en tiempo real. Esto garantiza una gestión de gastos más rápida, precisa y sin errores.
El OCR avanzado de Okticket está diseñado para adaptarse a las necesidades de un mundo globalizado. Entre sus funcionalidades clave destacan:
Un empleado de una multinacional se desplaza a Tokio por trabajo y necesita justificar los gastos de viaje. Pero su supervisor está en España y el equipo financiero en Estados Unidos. Pues bien, con Okticket puede capturar una foto de los tickets en japonés y obtener al instante una versión traducida al español para su supervisor y otra en inglés para el equipo financiero.
De esta forma, todos los interesados, estén donde estén y hablen el idioma que hablen, pueden acceder a la información de forma rápida y precisa.
En resumen. La gestión de gastos internacionales nunca ha sido tan sencilla como con PelAIo. El OCR inteligente de Okticket para traducción de tickets ofrece una solución completa para leer, procesar y traducir tickets extranjeros de forma rápida y precisa
Repasemos sus funciones clave:
¿Estás listo para transformar la manera en que gestionas los gastos de tu empresa?
¡Prueba ahora Okticket y descubre cómo nuestra tecnología puede hacer tu día a día más eficiente!
En pocos segundos, tus empleados podrán solicitar un viaje y el departamento financiero aprobarlo y hacer un seguimiento.
En el mundo de los viajes de negocios, la eficiencia y la organización son claves para el éxito. Planificar, autorizar y gestionar desplazamientos corporativos puede ser un desafío para las empresas.
Los gastos de viaje pueden surgir en cualquier momento, incluso antes de que el viaje comience. Esto supone enfrentarse a procedimientos largos, falta de visibilidad y problemas de conciliación de gastos.
¿Quieres simplificar el proceso y tener una visión 360ª de los gastos de viaje?
El módulo de solicitud de viajes corporativos de Okticket es una herramienta innovadora que facilita la planificación de viajes de trabajo, siempre respetando la política de viajes de cada organización.
El funcionamiento del módulo de solicitud de viajes es muy sencillo. En pocos segundos, tus empleados podrán solicitar un viaje. Solo necesitan introducir la información necesaria para generar la solicitud:
Una vez que se realiza una solicitud de viaje, se inicia el flujo de aprobación. Los responsables de la empresa reciben una notificación automática para revisar y decidir si aprueban o rechazan la solicitud, garantizando que todas las reservas cumplan con las políticas internas y los presupuestos establecidos.
En cuanto la solicitud se aprueba, se genera de forma automática una hoja de gastos asociada a ese viaje en concreto, donde los empleados podrán cargar los tickets digitalizados en el momento de realizar el pago.
A partir de ahí, la gestión de viajes corporativos es la habitual. Incluso es posible integrar la plataforma de gestión de viajes con tu agencia de viajes. De esta forma, la información generada en Okticket se vuelca automáticamente en la plataforma de la agencia.
Cada campo de dicha hoja de gastos sigue las reglas definidas, evitando gastos no autorizados. Tickets fuera de las fechas del viaje o importes que sobrepasan los umbrales establecidos, por ejemplo.
Con Okticket obtienes una visión clara y un control de gastos de viaje en tiempo real, sin necesidad de esperar la contabilidad final.
Desde la solicitud inicial hasta la conciliación final, cada etapa del proceso puede automatizarse y quedar bajo control.
Nuestro software de gestión de viajes empresariales te permite gestionar todo esto de manera centralizada, facilitando un control eficiente de los gastos de viajes de negocios desde una única plataforma.
En definitiva, el módulo de solicitud de viajes corporativos de Okticket centraliza todas las solicitudes de viaje en un solo lugar.
Los beneficios incluyen mejor eficiencia operativa, ahorro de costes, y una experiencia de usuario fluida.
¿Buscas una gestión de viajes empresariales más efectiva? Prueba Okticket y descubre cómo una visión global de los gastos puede ser una ventaja competitiva.
¿Sabías que muchas empresas terminan pagando más en gastos de kilometraje debido a registros inexactos? Aprende a evitar errores comunes y mejorar el control de los gastos de desplazamiento.
El redondeo al alza en los gastos de viaje de empresa sigue dándose. Ocurre, sobre todo, con los conceptos para los que no existen tickets o facturas. El caso del kilometraje es uno de los más claros.
Aunque el departamento financiero pueda sospechar que está pagando kilómetros de más, es complicado demostrar que los empleados están inflando el número de kilómetros recorridos para cobrar más dinero.
Especialmente cuando los cálculos son manuales y no hay un sistema que lo automatice.
Algunas de las principales dificultades para controlar el kilometraje de los empleados son:
Llegados a este punto es importante recordar que registrar correctamente el kilometraje de los empleados que utilizan vehículos propios es esencial para garantizar tanto el cumplimiento legal como una gestión eficaz de los gastos de la empresa.
La Dirección General de Tributos emitió recientemente una consulta vinculante (V0540-24) que detalla la forma adecuada de registrar y justificar el kilometraje para cumplir con las normativas y estar preparado ante posibles inspecciones fiscales.
El organismo recuerda que las compensaciones por gastos de locomoción para desplazamientos laborales pueden estar exentas de impuestos, siempre que se cumplan ciertos requisitos.
A esta cantidad se pueden añadir los gastos de peaje y aparcamiento siempre que se justifiquen, aunque no se consideran parte del concepto de “kilometraje” de manera estricta. De hecho, en soluciones de gestión de gastos de viaje corporativos como Okticket, estos gastos se registran en categorías separadas.
Por tanto, registrar y justificar correctamente los gastos de kilometraje no solo mejora el control financiero. También evita posibles sanciones.
Por esta razón, es fundamental conservar todos los documentos que acrediten los desplazamientos: facturas de combustible, recibos de peaje y cualquier otro comprobante que evidencie los gastos realizados durante el viaje.
Contar con un software homologado por la Agencia Tributaria que incluya una categoría específica para el kilometraje es clave para una gestión eficiente de los gastos de desplazamiento.
Con Okticket puedes:
Los usuarios tienen dos opciones para registrar y certificar sus desplazamientos:
El gasto se añade a una hoja de gastos y, si es necesario, a un centro de coste, para luego ser enviado a aprobación rápida.
Registrar correctamente el kilometraje permite a los empleados:
Para las empresas, un software de kilometraje ofrece las siguientes ventajas:
Además, hay que tener en cuenta que el seguimiento manual del kilometraje es un proceso lento que puede aumentar el riesgo de errores humanos o de introducir datos de viaje falsos.
En este sentido, un software de gestión de kilometraje como Okticket permite:
¿Te preocupa estar pagando de más en kilometraje? Con Okticket, puedes optimizar la gestión de los gastos de desplazamiento, asegurando un control preciso y cumpliendo con las normativas fiscales.
Solicita una demostración gratuita y descubre cómo tu empresa puede beneficiarse.
Cómo la integración de productos financieros en interfaces digitales con las que los usuarios interactúan a diario están transformando la manera de ofrecer productos y servicios.
La evolución tecnológica ha traído consigo un cambio radical en la gestión financiera de las empresas. Las finanzas embebidas o integradas son un claro ejemplo de servicios que han llegado para simplificar procesos y generar nuevas oportunidades.
¿Qué son las finanzas embebidas (embedded finance)? ¿Son seguras? ¿Cuáles son los casos de uso más frecuentes? ¿Cómo están revolucionando la gestión financiera empresarial? Vamos a verlo.
Estás leyendo una noticia online y de repente se reproduce un vídeo de YouTube que la ilustra. Para que eso ocurra, ha sido necesario “embeber” el contenido.
Pues bien, algo similar ocurre con las finanzas embebidas. Se denomina de esta forma a la integración de servicios financieros dentro de productos o plataformas no financieras.
Esto significa que las empresas que no están tradicionalmente en el sector financiero (por ejemplo, e-commerce, marketplaces o SaaS), pueden ofrecer servicios como pagos, préstamos, seguros o inversiones dentro de sus propias plataformas.
De esta manera, los usuarios pueden acceder a servicios financieros dentro del mismo entorno, sin tener que salir de la aplicación para interactuar con un banco o una institución financiera separada.
Es cierto que la idea no es nueva. Hace años que negocios no bancarios ofrecen sus propias tarjetas de crédito, o que los concesionarios de coches gestionan la financiación.
La esencia del embedded finance radica en la integración de la tecnología con los servicios financieros
Pero de lo que hablamos en este post es de una nueva generación en la que la integración de productos financieros se realiza en interfaces digitales con las que los usuarios interactúan a diario.
Generalmente estas integraciones se realizan mediante APIs que garantizan la seguridad de las transacciones y la transmisión de datos.
Las empresas tecnológicas, en particular las fintechs, están utilizando su conocimiento en software y análisis de datos para ofrecer soluciones financieras a medida.
¿En qué plataformas no financieras puede el usuario final acceder a servicios financieros?
Diversos sectores están transformando la experiencia de pago de los usuarios, permitiéndoles acceder a servicios financieros integrados al momento de pagar por productos y servicios. Algunos de los más destacados son los siguientes.
Al comprar en comercios electrónicos o grandes marketplaces como Amazon, los usuarios pueden pagar directamente sin tener que abrir la aplicación de su banco.
También tienen la opción de acceder a opciones de crédito instantáneo o pagos a plazos, embebidos directamente en la experiencia de compra.
Aplicaciones como Uber permiten realizar pagos directamente desde la app. En algunos mercados incluso ofrecen opciones de crédito o financiación para conductores.
Algunas plataformas de software empresarial pueden integrar servicios de pagos y financiación para facilitar la gestión de gastos y cobros de sus usuarios.
Okticket, por ejemplo, te ofrece una tarjeta de empresa inteligente para viajes de empresa.
No obstante, cada vez son más las industrias que están adoptando soluciones de finanzas integradas. Abarcan campos tan dispares como pueden ser la salud o el entretenimiento.
A medida que su uso aumenta, los ingresos que se generan son más altos.
Si tenemos en cuenta el informe "Embedded finance: Who will lead the next payments revolution?", elaborado por McKinsey Group, en 2021 el mercado alcanzó los 20 mil millones de dólares en Estados Unidos.
La cifra ya era importante, pero es que se calcula que esa importe puede multiplicarse por cuatro en menos de una década. Según un estudio de Future Market Insights, para el año 2033, los ingresos del mercado europeo de finanzas integradas alcanzarán los 94.000 millones de dólares, (aproximadamente el 25% del mercado global).
Oracle va más allá en sus predicciones. Espera que el valor del mercado global de finanzas integradas supere los 7 trillones de dólares en la próxima década. Eso significa el doble del valor combinado de los 30 bancos más grandes del mundo.
Lo que sí es una realidad es que las empresas que integran embedded finance están transformando la manera de ofrecer productos y servicios. Ahora pueden mejorar la experiencia del cliente, agilizar los procesos y conseguir nuevas vías de ingresos.
Las finanzas integradas proporcionan a las empresas múltiples beneficios que mejoran su competitividad y eficiencia. A continuación, destacamos los principales.
Por su parte, los clientes también salen beneficiados:
Al principio de este artículo ya adelantábamos que las plataformas SaaS como Okticket son un claro caso de uso de las finanzas integradas.
Retomamos ese punto para explicar con más detalle cómo esta integración puede ayudarte a optimizar la operativa empresarial.
¿Qué ofrecen a las empresas soluciones como Okticket?
En un mundo donde la conveniencia lo es todo, las finanzas embebidas se han convertido en un motor silencioso que impulsa a empresas de todos los tamaños.
Pero para adoptarlas con éxito es importante seguir una serie de pautas. Entre otras:
¿Estás listo para unirte a esta revolución?
¿Qué beneficios conlleva ser transparente en Comunicación Interna? ¿Existe un código de buenas prácticas? Sigue leyendo para conocer las respuestas | Por Natalia Delgado, Marketing Manager de Dialenga.
La transparencia en la Comunicación Interna se refiere a la capacidad de una organización para compartir información de manera abierta, clara y honesta con sus empleados, sin ocultar o distorsionar datos que son relevantes para ellos. Este tipo de comunicación permite que los empleados conozcan los éxitos y los desafíos de su organización, generando un ambiente de confianza.
Ser transparente no significa compartir absolutamente toda la información, sino seleccionar de manera estratégica lo que es relevante y necesario para que los empleados puedan desempeñar sus roles de manera efectiva. Implica la voluntad de los líderes de ser honestos acerca de las decisiones empresariales, los cambios en la estructura de la organización o las dificultades que puedan surgir.
Además, un enfoque transparente exige claridad en los mensajes, evitando el uso de lenguaje ambiguo, técnico o corporativo que pueda ser difícil de entender para los empleados.
Esta transparencia resulta indispensable para construir una cultura organizacional sólida, en la que los empleados se sientan valorados en el papel que juegan dentro de la empresa.
Si fomentamos un ambiente transparente, ofrecemos múltiples beneficios que impactan positivamente en el rendimiento general de la empresa. A continuación, detallamos algunos de los principales beneficios.
Al ser transparentes, creamos un entorno de confianza entre los trabajadores y los líderes de la organización. Cuando los líderes son abiertos y sinceros en la manera en que comparten información, los empleados sienten que se les respeta y valora como piezas fundamentales de la empresa. Esta confianza se traduce en una mayor disposición a colaborar y a comprometerse con los objetivos de la compañía. Además, los empleados que confían en sus líderes tienden a ser más leales y menos propensos a buscar otras oportunidades laborales, reduciendo la rotación de personal.
Un clima positivo depende en gran medida de la calidad de la Comunicación Interna. La transparencia fomenta un ambiente de apertura, que genera una mayor satisfacción en el lugar de trabajo, reduce el estrés y mejora las relaciones. Cuando los empleados se sienten bien informados, el ambiente laboral se vuelve más colaborativo y productivo, impactando directamente en el rendimiento global de la empresa.
La falta de información o la comunicación poco clara suelen ser fuentes comunes de conflicto dentro de las organizaciones. La transparencia, por definición, minimiza los malentendidos y las suposiciones incorrectas. Si el empleado tiene acceso a la información adecuada, es más fácil que comprenda las razones detrás de decisiones difíciles. Además, una comunicación abierta facilita el diálogo entre las partes involucradas, haciendo que los problemas se resuelvan más rápida y eficazmente.
Un buen flujo de información rompe las barreras que muchas veces existen entre departamentos o niveles jerárquicos. Cuando los empleados comprenden los objetivos generales de la organización, trabajan juntos de manera más eficiente hacia metas comunes. La transparencia elimina los "silos" dentro de la empresa y crea un entorno donde mejoran los resultados colectivos.
Ya sabemos la importancia de ser transparentes y honestos, pero ponerlo en práctica puede suponer todo un reto. Uno de los pasos fundamentales, y el primero de todos ellos, es compartir la información relevante de manera oportuna y clara. Hablamos de datos sobre la situación financiera de la empresa, cambios organizativos y decisiones estratégicas.
De esta forma, los empleados comprenden el por qué de ciertas decisiones. Es importante ser transparente en los éxitos y en los desafíos, ya que los trabajadores valoran la honestidad y son más propensos a colaborar en momentos de dificultad cuando están al tanto de la situación.
Ahora bien, ¿Cómo podemos hacer llegar esta información a todos nuestros colectivos? Actualmente, existen muchas herramientas tecnológicas para promocionar la transparencia, por lo que debemos implantar las herramientas adecuadas. Establecer canales de comunicación accesibles y bidireccionales permiten que la información fluya tanto desde la dirección hacia los empleados como en sentido inverso.
La transparencia se trata de generar un diálogo continuo. Los líderes deben estar dispuestos a recibir retroalimentación y responder de manera clara y oportuna.
Plataformas de colaboración en línea, apps de Comunicación Interna como Dialenga y otros sistemas de gestión facilitan la comunicación en tiempo real y el acceso a la información por parte de todos los empleados, independientemente de su ubicación. Estas herramientas permiten que la información fluya de manera rápida y sin barreras.
Además, debemos capacitar a los líderes. La transparencia empieza desde arriba, y los líderes deben ser un ejemplo de transparencia en su comunicación cotidiana. Es fundamental que los gerentes de la organización estén formados para comunicar de manera abierta y clara. Las habilidades de comunicación ayudan a que los líderes adopten un enfoque más abierto y accesible, generando una cultura más positiva en toda la empresa.
Otro aspecto crucial es la gestión adecuada de los recursos económicos, como los gastos de viaje y otras asignaciones de la empresa. Contar con una política clara de gastos de viaje es esencial para evitar malos entendidos o percepciones de injusticia entre los empleados. Esta política debe detallar qué gastos son reembolsables, cómo se deben documentar y cuál es el proceso de aprobación, asegurando que todos los empleados reciban el mismo trato.
La implementación de soluciones de gestión de gastos de empresa es la siguiente fase para promover la transparencia. Hablamos de herramientas como Okticket, que permiten a los empleados registrar y gestionar sus gastos de manera clara y accesible. Además de agilizar el proceso, también proporciona visibilidad completa sobre los gastos en tiempo real. Esta solución ayuda a reducir la carga administrativa, lo que permite a los empleados centrarse en tareas más productivas, mejorando el bienestar laboral y la satisfacción general en el entorno de trabajo.
El próximo 9 de octubre tenemos una cita en el Finance Meeting 2024. Pasa a visitarnos por el stand número 23 y conoce en primicia las nuevas funcionalidades que hemos desarrollado.
El Finance Meeting 2024 vuelve un año más a Madrid. Y en Okticket repetimos aportación por tercer año consecutivo. Pasa a visitarnos por el stand número 23 y conoce en primicia las nuevas funcionalidades que hemos desarrollado.
El próximo 9 de octubre de 2024, Kinépolis Ciudad de la Imagen acogerá la octava edición del encuentro profesional para los responsables financieros que buscan soluciones novedosas enfocadas a la mejora de la gestión financiera.
La agenda de la jornada incluye más de una docena de mesas redondas en las que se tratarán interesantes temas de actualidad para el sector. Entre otros:
A destacar el coloquio "CFO as a strategic business partner", que contará con la participación de nuestro compañero Víctor Carrasco, experto en digitalización financiera (10:45 horas en la Sala Lumiére).
La mesa redonda se centrará a tres ideas clave.
La función del CFO ha experimentado una notable evolución, posicionándose cada vez más como un partner estratégico del CEO y un colaborador clave con el resto de áreas de la compañía. La digitalización ha jugado un papel crucial en esta transformación, facilitando una mayor integración y comunicación entre departamentos, así como con los stakeholders externos. ¿Cómo ha impulsado la digitalización este cambio? ¿Qué beneficios ha traído la mayor apertura y colaboración entre el CFO y el resto de la organización?
El CFO tiene el potencial de generar un alto valor estratégico dentro de la empresa, pero este crecimiento puede verse limitado si no se le brinda el apoyo necesario. Para evitar frenar su evolución, es esencial comprender sus principales frustraciones: ¿Cuáles son los obstáculos más comunes que enfrenta un CFO en su día a día? ¿Qué soluciones existen para empoderarlo y permitirle desempeñar su rol de manera más efectiva?
En muchas empresas, el CFO es visto como el sucesor natural del CEO debido a su profundo conocimiento del negocio y su visión estratégica. Sin embargo, para asumir este rol, debe superar ciertos obstáculos. ¿Cuáles son los principales retos que enfrenta un CFO en su camino hacia la dirección general? ¿Cómo puede prepararse para liderar una organización en un futuro cercano?
Acompañan a Okticket en este coloquio Juan Contreras, Solutions Lead de InnoQubit y Alejandro Salvador, Director de Exact Iberia y Polonia. Modera: Valvanera Lecha, directora de comunicación Financiera de LLYC
Si todavía no te has inscrito, puedes hacerlo en este enlace.
En la siguiente galería puedes ver algunas imágenes de los momentos vividos por el equipo de Okticket durante el Finance Meeting 2023.
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