Diferencias entre dietas y otros gastos de viaje: Gestión y tratamiento fiscal

Con frecuencia se utilizan como sinónimos, pero dietas de trabajadores y gastos de viaje no son lo mismo. ¿En qué se diferencian? ¿Cómo se gestionan? ¿Tienen el mismo tratamiento fiscal?

A lo largo de este artículo veremos las principales diferencias entre dietas y gastos de viaje.

¿Qué son las dietas laborales?

Empezaremos por explicar que las dietas laborales son las compensaciones económicas que recibe un trabajador para su sustento cuando tiene que hacer desplazamientos fuera de su localidad de residencia o de la del centro de trabajo habitual por motivos laborales.

También reciben el nombre de “viáticos” y el Estatuto de los Trabajadores reconoce las dietas como un derecho laboral. El artículo 40 dice, textualmente:  “Por razones económicas, técnicas, organizativas o de producción, o bien por contrataciones referidas a la actividad empresarial, la empresa podrá efectuar desplazamientos temporales de sus trabajadores que exijan que estos residan en población distinta de la de su domicilio habitual, abonando, además de los salarios, los gastos de viaje y las dietas”.

Se entiende, por tanto, que el importe que reciben los trabajadores en concepto de dieta laboral no forma parte del sueldo.

Gestión de gastos de viaje de empresa: Métodos y estrategias eficientes

Otra diferencia importante entre las dietas y los gastos de viaje es que, en las dietas, el importe a abonar es fijo. Normalmente, este se calcula haciendo una estimación de lo que van a costar los gastos de manutención del empleado durante los desplazamientos.

Kilometraje (incluye el mantenimiento del vehículo), gasolina, alojamiento, comidas, gastos de desplazamiento, peajes, aparcamiento… Todas estas categorías se incluyen dentro del concepto “gastos de viaje”. Y si la empresa abona dietas, también se añade.

Los gastos de viaje de empresa varían según cada desplazamiento, incluyendo factores como el destino, la duración del viaje y el tipo de transporte. Las organizaciones pueden gestionar estos gastos de diferentes formas:

1. Mediante anticipos: Las empresas proporcionan fondos por adelantado para cubrir los gastos de viaje.
2. Con tarjetas de empresa: Los empleados disponen de tarjetas corporativas para realizar pagos durante el viaje.
3. Realizando reembolsos: En este caso, los empleados adelantan el dinero de su bolsillo, completan una nota de gastos y adjuntan todos los justificantes para recibir el reembolso posteriormente.

La elección del método adecuado para gestionar los gastos de viaje puede mejorar la eficiencia y el control financiero de la empresa.

¿Quieres saber más sobre las dietas laborales? A continuación, daremos respuesta a las dudas más frecuentes planteadas por las empresas.

¿Qué importe se paga en concepto de viáticos?

Aunque el Estatuto de los Trabajadores reconozca este derecho, no hay una norma que establezca el importe. Los tipos de dietas laborales, su importe y el procedimiento de abono dependerán del convenio colectivo de cada empresa. En este punto también es importante aclarar que las empresas no están obligadas a abonarlas.

Si echamos un vistazo a los convenios colectivos publicados, vemos que la dieta completa va desde los 30 euros hasta más de 90. Las medias dietas bajan hasta una horquilla de entre 8 y 25 euros.

Las cantidades pueden variar en función de los días de duración del viaje y de si el viaje es dentro o fuera de España.

El Convenio Colectivo de la Industria del Metal de Madrid, por ejemplo, contempla un importe de 46,12 euros por día si el viaje es inferior a una semana y de 39,91 euros si dura más de 7 días. En caso de que los gastos superen el importe de esa dieta, “la empresa tendrá que pagar la diferencia, previa justificación".

¿Hay que justificar las dietas?

Si bien los gastos de viaje exigen justificación para que la empresa los apruebe, en el caso de las dietas no siempre es obligatorio.  Lo normal es ofrecer una cantidad fija a modo de compensación para que el trabajador gaste ese dinero como quiera. Pero eso no quita para que algunas organizaciones exijan los tickets y facturas correspondientes.

¿Es necesario declarar las dietas?

Ya hemos dicho que las dietas laborales no forman parte del salario, pero su importe debe ir reflejado en las nóminas de los trabajadores (sección “devengos”; concepto “percepciones no salariales”). No obstante, si los importes no sobrepasan los límites establecidos por la Agencia Tributaria, no están sujetas a retención de IRPF.

Actualmente, están exentas de tributación las dietas que no superen estas cantidades:

• 53,34 euros para viajes dentro de España con pernocta.
• 91,35 euros para viajes en el extranjero con pernocta.
• 26,67 euros para viajes dentro de España sin pernocta.
• 48,08 euros para viajes en el extranjero sin pernocta.

Del mismo modo, están exentos de tributar los kilometrajes que no superen los 0,26 euros por kilómetro (antes de 2023 eran 0,19 euros). Para gastos de alojamiento, peaje, billetes o bonos de transporte público y aparcamiento no hay límites. 

Las claves para gestionar las dietas de trabajo

Llevar al día las dietas laborales de los empleados puede llegar a ser complicado si no se cuenta con las herramientas adecuadas. Sobre todo, cuando las compañías quieren tener los justificantes de los gastos controlados.

Es importante recordar que la Seguridad Social puede reclamar los tickets o facturas para asegurarse de que no se está cometiendo fraude y metiendo una parte del salario en concepto de dieta.

Y cuando estos gastos se gestionan a mano, es frecuente encontrarse con tickets deteriorados, borrosos o que se han perdido.

De ahí la importancia de contar con un software de digitalización de gastos de viaje como Okticket, que cuenta con una funcionalidad específica para registrar los gastos abonados con ese dinero.

Cuando un usuario saque una foto del justificante, solo tiene que seleccionar la categoría “Dietas”. Además, puedes configurar la aplicación en función de la política de gastos de viaje y establecer diferentes tipos de dieta por empleado e importe.

Pongamos el caso de una dieta que incluye los gastos de alojamiento. El administrador puede establecer un importe prefijado que el usuario no puede modificar. Cuando el usuario registre el gasto, la cantidad que quedará reflejada será la establecida por defecto, aunque el importe del ticket o factura no coincida.

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