Todo en uno vs. todo conectado: cómo integrar RRHH y la gestión de gastos de forma segura

¿Simplicidad o máxima funcionalidad? ¿Que un software de gestión de procesos permita reducir costes significa que es el mejor para tu empresa? Entre los responsables de Recursos Humanos hay un debate que sigue abierto: ¿Suites all-in-one ("todo en uno") o soluciones "best-of-breed" (especializadas)?

Las estadísticas muestran un panorama mixto en el que conviven ambos modelos. Y las características diferenciadas de uno y otro no acaban de desequilibrar la balanza. 

Por una parte, tenemos la simplicidad de las plataformas integradas. Una única licencia, un único proveedor para gestionar nóminas, ausencias, formación, gastos y demás. 

Por otra, la precisión, personalización y control que ofrecen las soluciones especializadas. 

Pero ¿por qué elegir entre unas y otras? En áreas tan sensibles como la gestión de gastos corporativos y el tratamiento de los datos de los empleados, la solución podría estar en conectar las mejores herramientas de forma segura y eficiente.  

El problema real: demasiadas herramientas, poca conexión

En muchas organizaciones, la operativa diaria es esta: el departamento de Recursos Humanos gestiona lo relativo a los empleados en un sistema, mientras Finanzas utiliza otro para la contabilidad. Y entre ambos, nada. Desconexión de sistemas que se traduce en tareas poco operativas:                                                 

• Saltos constantes entre aplicaciones para validar información básica
• Duplicidad de datos introducidos manualmente en múltiples sistemas
• Errores que podrían evitarse 
• Exportaciones en Excel que circulan por email con datos sensibles

Además de ineficiente, este escenario supone un riesgo para la seguridad y el cumplimiento normativo. Y eso por no hablar de la pérdida de trazabilidad.

El "todo en uno": simplicidad aparente, rigidez real

Para acabar con este caos, las herramientas todo en uno esgrimen un argumento que a priori es bastante convincente. ¿Quién puede resistirse a un sistema que centraliza la gestión del tiempo, nóminas, formación, gastos y viajes? 

Para una pequeña empresa quizá sea suficiente, pero hay que tener en cuenta que la mayoría presenta una serie de limitaciones: funcionalidades básicas, rigidez o dependencia de un único proveedor, 

Al final, las organizaciones tienen que adoptar sus procesos a la tecnología.

Todo conectado: el enfoque inteligente para empresas en crecimiento

La alternativa a este modelo monolítico es el denominado enfoque “best of breed” (lo mejor de cada categoría), más flexible y potente. De esta forma, es posible construir un ecosistema tecnológico donde las diferentes herramientas especializadas se conectan entre sí.

Ventajas de integrar RRHH y gestión de gastos

Imagina que necesitas automatizar la gestión de Recursos Humanos y de gastos de viaje profesionales. Esta conexión te va a permitir: 

• Elegir un software especializado para cada necesidad. Por ejemplo, un sistema avanzado para gestionar los procesos de RRHH (nóminas, beneficios, registro de empleados, seguimiento de tiempo, etc.) y una aplicación para automatizar la gestión de gastos corporativos.
• Sustituir cada herramienta por separado sin desmantelar todo el stack tecnológico.
• Cuando un empleado se da de alta en el sistema de Recursos Humanos, automáticamente queda registrado en el de gestión de gastos. Y viceversa.
• Crear un único flujo de datos, evitando duplicidades y errores. 

Qué datos comparten RRHH y gestión de gastos

Por lo general, sistemas de RRHH y de gestión de gastos comparten una información específica: 

• Altas, bajas, cambios de departamento o ubicación de los empleados.
• Roles, managers y flujos de aprobación.
• Centros de coste y estructura organizativa
• Políticas internas, con los límites diferenciados por rol 

Caso práctico: de suite monolítica a ecosistema integrado

Vamos a verlo con un ejemplo ficticio, pero que bien podría ser real. El de una empresa de 200 empleados que lleva tres años usando una suite todo en uno. Al principio, cumplía su función de simplificar la gestión de procesos. Pero ahora, ha crecido y sus necesidades también han evolucionado: 

• Recursos Humanos necesita implementar una política de gastos de viaje diferenciado por rol, por país y por departamento. Pero se encuentra con que la suite no permite ese detalle de personalización.
• Mientras tanto, al equipo de Finanzas le frustra recibir informes básicos, que no le permiten analizar al detalle cada gasto.

La solución, por tanto, pasa por migrar a un ecosistema integrado que le permita mantener su HRIS (Human Resource Information System) actual, pero incorporando una aplicación especializada en la gestión de gastos de viaje profesionales. Con esto, va a conseguir:

• Que el equipo de RRHH pueda por fin implementar la política de gastos de viaje que lleva tiempo solicitando.
• Que Finanzas acceda a las capacidades analíticas demandadas: dashboards en tiempo real, detección de duplicados, análisis por proyecto y centro de coste, etc.
• Que se eliminen las hojas de Excel con los datos de los empleados que circulan entre los departamentos, las llamadas para ponerse de acuerdo en la aprobación de cada gasto y los errores en las notas de gastos.

El resultado: Mayor control, mejor experiencia de usuario, más flexibilidad y, paradójicamente, más seguridad que con la suite monolítica. Todo sin aumentar la complejidad operativa. Y sin poner en riesgo la seguridad.

La seguridad de las suites integradas

En este sentido, no es extraño que las empresas muestren preocupación ante la idea de compartir información entre sistemas. Si lo comparamos con las suites únicas, un ecosistema bien integrado ofrece claras ventajas de seguridad. 

• La automatización elimina la necesidad de que múltiples personas exporten, copien o introduzcan manualmente datos de empleados en diferentes sistemas.
• Existe control de accesos, con transferencia de datos a través de canales cifrados.
• Se eliminan las exportaciones en Excel que acaban en carpetas compartidas.
• Cada acceso queda registrado, por lo que es posible saber exactamente quién accedió a qué información y cuándo.
• Las integraciones pueden configurarse para compartir únicamente los datos estrictamente necesarios.  Por ejemplo, el software de gestión de gastos de viaje no necesita conocer el salario del usuario.
• Se pueden segregar los permisos por departamento, para que cada uno acceda solo a lo que necesita.

El papel de Okticket en un ecosistema conectado

Okticket se ha diseñado específicamente para gestionar equipos y gastos de viaje profesionales desde el mismo ecosistema digital. 

Para ello, ofrece integración nativa con sistemas de RRHH. Okticket se conecta con softwares de nóminas y con las principales plataformas de gestión de recursos humanos del mercado, sincronizando automáticamente la información necesaria.

• Sincronización automática de empleados y políticas. Cuando se da de alta un empleado en tu HRIS, está inmediatamente disponible en Okticket con su rol, departamento y políticas de gasto correspondientes. Cuando causa baja, sus accesos se revocan automáticamente.
• Gestión fácil de los programas de retribución flexible (tarjetas restaurante, transporte, productos exentos de impuestos…)
• Alertas y bloqueos de los gastos irregulares.
• Trazabilidad completa de los gastos corporativos por empleado, departamento o proyecto.
• Flexibilidad para crecer. A medida que tu organización evoluciona, puedes cambiar de software de Recursos Humanos si es necesario y sin que ello afecte a tu gestión de gast

Conclusión

Las empresas necesitan especialización, no soluciones básicas. Necesitan flexibilidad, no depender de un único proveedor. Y sobre todo, necesitan seguridad y compliance diseñados desde el principio, no como un parche posterior.

Por tanto, no se trata tanto de tenerlo todo en una sola herramienta, sino de tenerlo todo conectado, seguro y bajo control.

¿Tu organización está lista para evolucionar de herramientas aisladas a un ecosistema integrado? Solicita una demo personalizada y descubre cómo Okticket puede convertirse en tu solución especializada de gestión de gastos de viaje profesionales, perfectamente integrada con tu stack de RRHH existente.

Preguntas frecuentes sobre integración de RRHH y gestión de gastos profesionales

¿Es realmente más seguro integrar sistemas que usar una suite todo-en-uno?

Puede parecer contradictorio, pero sí. Cuando trabajas con una suite monolítica, todos los datos están en el mismo sitio, lo que complica mucho controlar quién accede a qué. 

En cambio, con un ecosistema integrado, cada herramienta mantiene sus propias barreras de seguridad y solo compartes lo imprescindible mediante conexiones cifradas.

Además, piensa en la realidad del día a día: sin integración, tu equipo acaba exportando Excel con datos de empleados que van y vienen por email. Eso sí que es un riesgo. Con una buena integración, esos archivos desaparecen por completo.

¿Cuánto tiempo lleva implementar una integración entre HRIS y gestión de gastos?

Menos de lo que imaginas. Con Okticket, lo habitual es tener todo funcionando en pocas semanas. Esto incluye configurar la conexión, mapear los campos que necesitas compartir, hacer las pruebas pertinentes y sincronizar el histórico.

Ahora bien, el tiempo exacto dependerá de lo compleja que sea tu estructura (si tienes muchas filiales, centros de coste o políticas muy específicas) y del grado de personalización que necesites.

¿Y si dentro de un tiempo quiero cambiar de HRIS?

Aquí está una de las grandes ventajas de no casarte con una suite única. Si mañana decides cambiar tu sistema de RRHH por otro que te guste más, solo tienes que reconfigurar la integración. Tu gestión de gastos en Okticket sigue exactamente igual: mismo histórico, mismos procesos, cero drama.

En una suite todo-en-uno, cambiar una pieza significa prácticamente empezar de cero. 

¿Necesitamos que IT esté constantemente pendiente de la integración?

Para nada. Una vez que está configurada (que es donde sí necesitarás a IT), la integración trabaja en piloto automático. Los equipos de RRHH y Finanzas siguen trabajando en sus herramientas como siempre, y la sincronización ocurre entre bambalinas sin que nadie tenga que hacer nada.

Solo necesitarás volver a involucrar a IT si hay cambios estructurales importantes, como una reorganización grande de la empresa.

¿Qué información de los empleados necesita realmente la herramienta de gastos?

Una herramienta de gestión de gastos bien diseñada solo necesita:  nombre, email de trabajo, en qué departamento está la persona, quién es su responsable (para las aprobaciones) y si está activa o no en la empresa.

Todo lo demás —salario, datos personales, número de la Seguridad Social, cuenta bancaria— no hace falta compartirlo. De hecho, no debería compartirse nunca. Esto es cumplimiento RGPD básico: solo los datos mínimos necesarios.

¿Cómo se gestionan las altas y bajas de empleados con la integración?

Automáticamente. Cuando RRHH da de alta a alguien en vuestro sistema, esa persona aparece automáticamente en la herramienta de gastos con todo configurado: su rol, sus límites según la política de empresa, quién le aprueba, etc.

Y cuando alguien se va de la empresa, sus accesos se cortan solos. Nada de que un exempleado siga metiendo notas de gastos semanas después porque nadie se acordó de desactivarlo manualmente.

¿Qué tiene Okticket que no tenga el módulo de gastos que ya viene en nuestra suite?

Okticket es una herramienta especializada en gestión de gastos corporativos, lo que permite funcionalidades avanzadas que los módulos genéricos no ofrecen: captura inteligente de tickets mediante IDP (procesamiento inteligente de documentos) de alta precisión, detección automática de duplicados, políticas de gasto granulares, análisis predictivo del gasto, y flujos de aprobación totalmente personalizables. 

Lo mejor es que al integrarse con tu HRIS actual, no pierdes nada de lo que ya tienes. Simplemente añades músculo donde más lo necesitas.

¿Qué pasa si la integración falla temporalmente?

Tranquilidad. Si hay algún problema técnico temporal, cada sistema sigue funcionando por su cuenta. RRHH puede seguir trabajando normalmente, y el equipo puede seguir reportando gastos.

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