Auditoría contable: Cómo mantener al día los gastos de empresa

Ya sea de manera voluntaria o por obligación legal, las compañías tienen que pasar por una auditoría contable para certificar que las cuentas están en orden. Además, contar con una información financiera al día y transparente, es fundamental para poder tomar decisiones estratégicas.

¿Tienes que enfrentarte a una auditoría contable? Como sabes, el proceso consta de varias fases.

• Planificación. Algunas cuestiones a tener en cuenta antes de la auditoría:       

- El  departamento financiero debe asegurarse de que la contabilidad está al día y cerrada.

- Es recomendable reunirse con el auditor para hacer un check list de todo lo que vas a necesitar. ¿Qué documentación debes tener preparada? Por regla general: Las escrituras de constitución de los estatutos sociales, declaraciones de impuestos, el balance de sumas y saldos, el de situación, la cuenta de resultados, los modelos de liquidación del ejercicio a auditar, el estado de flujo de efectivo y el de cambios en el patrimonio neto, entre otros.

- Si tienes actas del Consejo de Administración y de la Junta de Accionistas, debes verificar que están al día.

• Recopilación de pruebas.
• Organización de la información.
• Procesamiento y evaluación de los datos. En este punto, el auditor puede solicitar documentación complementaria o pedir que le entregues justificantes de ciertas operaciones. 
• Presentación de conclusiones. 

La importancia de las herramientas digitales para las auditorías contables

Mantener al día todos los gastos de empresa, junto con la documentación que los respalde, es fundamental para superar una auditoría contable. Sobra decir el impacto que puede tener un informe favorable a la hora de obtener financiación bancaria, negociar con inversores o ser puntuado por las agencias de calificación.

¿Es posible llevar un control efectivo?  Sí. ¿Cómo? La respuesta es: Tecnología. 

Llegados a este punto es importante señalar que muchas compañías todavía gestionan los trámites administrativos de forma manual. Como consecuencia, es más difícil llevar a cabo una auditoría contable. Al mismo tiempo, aumenta el riesgo de que se produzcan irregularidades y de sufrir fraude interno.

Automatización de procesos robóticos (RPA), Big Data e Inteligencia Artificial (incluyendo Deep Learning y Machine Learning) son tecnologías que deberías aplicar si quieres mejorar los procesos de auditoría. Cada una aporta unos beneficios específicos. Todas juntas, forman un equipo perfecto.

VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ROBÓTICOS

En esta clasificación encontramos, entre otras, las soluciones de digitalización y automatización de gastos de empresa. ¿Qué ofrece esta tecnología?

• Los procesos se pueden realizar de forma automática y desde cualquier lugar. Solo necesitarás Internet y un dispositivo móvil para acceder a los datos.
• Las tareas operativas y rutinarias se reducen al mínimo. En el caso concreto de las auditorías, la RPA permite la optimización de tareas como las pruebas de control interno, la extracción de información de las muestras o la conciliación de saldos.
• Facilitan la trazabilidad de los gastos y el seguimiento de las operaciones en tiempo real.
• Generan informes personalizados, por empleados y categorías. Y tan detallados que incluso es posible hacer predicciones de futuro.
• El ahorro de tiempo con respecto a realizar la gestión de forma manual es considerable, llegando hasta el 80% según la solución implantada. Con ello, los auditores pueden dedicar más tiempo a analizar los datos.
• Las herramientas de automatización ofrecen diversas opciones de integración con el resto de los sistemas de gestión empresariales.
• Los sistemas OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) sirven para digitalizar imágenes. Los textos se pueden almacenar en formatos editables, lo que evita a los auditores perder tiempo transcribiendo documentos. Estas herramientas también permiten hacer búsquedas por palabras clave. De esta forma, el auditor puede encontrar lo que necesita rápidamente.

• Los ERP cloud ofrecen información de los principales departamentos. Gestión de impuestos, de contabilidad, de logística, de personal, de gastos de viaje… Los auditores obtienen con estos softwares una visión global de todos los procesos productivos y administrativos sin tener que afrontar un proceso tan costoso ni complejo como venía siendo habitual hasta no hace mucho. De todas formas, en el mercado existen ERPs adaptados al tamaño y a los requerimientos de cada empresa.
• Gracias a la gestión de gastos inteligente, es posible establecer alertas personalizadas, como pueden ser las de gastos duplicados o que superen el límite marcado en las políticas de la empresa.
• No es necesario tener grandes conocimientos tecnológicos, puesto que muchas de las soluciones que hay en el mercado están pensadas para que puedan ser utilizadas por todo tipo de usuarios.
• La inversión no es muy elevada. Si optas por servicios SaaS como el que te ofrecemos en Okticket, el ROI es casi inmediato.
• Al combinar la RPA con la IA, es posible detectar los procesos que requieren mejoras. También facilita el análisis profundo de grandes volúmenes de información, ya que prácticamente la tecnología hace el trabajo por los auditores.

Como consecuencia de todo lo anteriormente listado, aumenta la productividad, la eficiencia y la calidad en los procesos de auditoría contable. 

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Aplicación del Big Data y la IA en una auditoría contable

Y al utilizar adecuadamente el Big Data y la Inteligencia Artificial, los auditores pueden identificar el nivel de riesgo de la compañía incluso durante la fase de planificación.

Estas tecnologías facilitan también la identificación de anomalías por departamentos. No solo eso. Los datos pueden inspeccionarse continuamente, según se van recopilando. De esta forma, se minimiza el riesgo de que se produzcan irregularidades contables, ya sea por errores inintencionados o por fraude interno.

Al final, todo ello redundará en la elaboración de un informe mucho más objetivo, completo y preciso, sin que por ello tengas que pagar más dinero.

Acortar los flujos de aprobación y limitar los medios de pago permitidos también pueden ayudar a los departamentos financieros a estar preparados ante una auditoría contable. De hecho, lo ideal sería contar con tarjetas de empresa, ya que es posible saber quién ha gastado cuánto, dónde y en qué.