Menos horas, más eficiencia: Cómo la automatización de procesos impulsa la productividad con la jornada de 37,5 horas

El mismo volumen de trabajo, pero menos horas para desempeñarlo. Cuando la reducción de jornada a 37,5 horas semanales se ponga en marcha, las empresas tendrán que estar preparadas para que la productividad no se vea afectada. 

Así que cuanto antes comiencen a rediseñar los procedimientos, mejor. ¿Por dónde empezar? Según los expertos, mantener la eficiencia pasa por impulsar la digitalización y automatización de procesos tanto administrativos como operativos.

De lo contrario, en departamentos como administración, finanzas o RRHH, donde las tareas son muchas veces manuales, esta reducción puede generar cuellos de botella.

En este artículo nos centraremos en la mejora de los procesos financieros, punto de partida para un modelo de trabajo más inteligente, ágil y sostenible.

¿Qué implica la jornada de 37,5 horas para los departamentos financieros?

Lo que nació como una medida pensada para mejorar la conciliación y el bienestar de los trabajadores, ha traído consigo una serie de desafíos para los departamentos de back office.

• Los plazos para cumplir con procesos críticos para el funcionamiento del negocio no varían (obligaciones fiscales, validación de facturas, gestión de gastos, control documental, conciliación contable, nóminas, etc.) Pero con la reducción de la jornada laboral tendrán todavía menos margen para llevar a cabo sus funciones.
• En momentos críticos del mes, las tareas pueden acumularse, lo que a su vez va a generar más tensión y roces entre compañeros.
• Al tratar de mantener el ritmo sin rediseñar los procesos, se corre el riesgo de cometer más errores.

Parte importante de la solución radica en ofrecer a los equipos herramientas que les descargue de tareas repetitivas y les permita trabajar de forma más ágil y eficiente. Aquí es donde la automatización de procesos entra en juego.

Automatización de procesos: una solución estratégica

¿Automatizar procesos es igual a prescindir de un determinado perfil de empleados? No necesariamente: la tecnología debería ser una aliada para empoderar a los equipos para enfocarse en tareas de más valor y liberarlos de tareas manuales, repetitivas y poco estratégicas.

Gracias a este “compañero de equipo”, los trabajadores de carne y hueso podrían dedicarse a analizar, supervisar y tomar decisiones estratégicas.

¿Qué aplicaciones tiene las herramientas de automatización en el entorno de back office?

Veamos algunos ejemplos concretos de lo que las soluciones de automatización de procesos como Okticket pueden hacer por la gestión financiera:

• Digitalización de tickets y facturas Vs seguimiento de los puntos y relaciones estratégicas generadas en un viaje de trabajo.
• Conciliación bancaria automática, sin necesidad de extractos bancarios.
• Validación automática de los gastos según las reglas predefinidas. ¿Cuántas veces se habrán hecho reembolsos de compras no permitidas por hacer la revisión a mano?
• Integración directa con el ERP o sistema de gestión empresarial.
• Reducción de errores e irregularidades. El fraude interno es común cuando se utilizan procesos obsoletos.
• Clasificación automática, almacenamiento seguro en la nube y acceso a la información en cualquier momento.
• Generación de reportes sin intervención manual.

Además, el software de automatización empresarial está evolucionando rápidamente. Muchas soluciones de gestión de gastos profesionales están incorporando inteligencia artificial, con lo que los procesos son todavía más autónomos, escalables y personalizables.

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Beneficios reales para la eficiencia operativa: Caso Okticket

Como estamos viendo, las herramientas de automatización administrativa tienen un impacto directo en la operativa diaria. Con Okticket, las ventajas son numerosas:

• Ahorro de tiempo en tareas administrativas: Concretamente, un 80% en comparación con procedimientos manuales.
• Reducción de un 90% de errores contables.
• Trazabilidad del gasto y visibilidad en tiempo real.
• Mayor foco en tareas de valor.
• Disminución del estrés operativo, lo que repercute en la mejora del clima laboral.

Cómo empezar a digitalizar la gestión de gastos de empresa

Lo mejor de todo es que la transición hacia este modelo más eficiente es más sencilla de lo que a priori pueda parecer. Tampoco requiere de una gran inversión. Vamos a repasar brevemente los pasos a seguir:

1. Audita los procesos actuales para poder detectar cuáles pueden y deben ser automatizados. Basta con responder a esta pregunta: ¿Qué tareas son repetitivas, manuales o propensas a errores?
2. Prioriza en función del impacto. Lo ideal sería comenzar por las tareas que consumen más tiempo, como puede ser la gestión de las notas de gastos. Si todavía utilizar hojas de cálculo o haces las aprobaciones a última hora, aprisa y corriendo, deberías empezar por ahí.
3. Elige herramientas que se integren con tus sistemas de gestión actuales, sin necesidad de meterse en desarrollos complejos. Hoy existen soluciones SaaS especializadas en gestión de gastos y digitalización de recibos que se integran fácilmente con tu ERP, sistema contable o CRM. 
4. Involucra al equipo desde el principio y ofrece formación. La reticencia al cambio es una realidad, muchas veces motivada por el desconocimiento de la herramienta. 
5. Por último, mide los resultados. 

Conclusión: Reducción de jornada, procesos más inteligentes

En definitiva. La reducción de jornada laboral a 37,5 horas no tiene por qué ser una amenaza para la productividad. Puede ser una oportunidad para evolucionar hacia procesos más eficientes con los que toda la empresa sale ganando.

Organizaciones como la tuya ya están automatizando sus procesos financieros. Si tú también crees que ya ha llegado la hora de avanzar hacia una gestión de gastos más ágil, escríbenos sin compromiso.

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