Cómo agilizar la gestión de gastos de empresa con la automatización de los flujos de aprobación

La revisión manual de cada ticket o factura, la pérdida de trazabilidad, las discrepancias, las tardanzas en la aprobación… La validación de gastos profesionales puede llegar a ser un proceso lento y engorroso que lastra la productividad y la eficiencia financiera de tu empresa. Sobre todo, si no dispones de las herramientas adecuadas.

Cuando un gasto tiene que pasar por varios responsables antes de ser tramitado y reembolsado, los cuellos de botella son inevitables. Por tanto, sobra decir que la solución más rápida a esta problemática es la automatización de los flujos de aprobación.

En Okticket este workflow es totalmente personalizable y está pensado para mantener el control en cada etapa. Pasarás de tardar días en validar las notas de gastos a realizar la aprobación en pocos minutos, desde la propia aplicación.

Beneficios de la automatización en la aprobación de gastos

Los flujos de aprobación automatizados permiten definir reglas específicas dependiendo de las necesidades de cada empresa: según los roles de los empleados, la ubicación, los importes o las categorías de gasto, por ejemplo.

Enseguida notarás el impacto positivo:

• Lograrás tener visibilidad total de los gastos en tiempo real, fundamental para sacar más jugo a los presupuestos.
• Gracias a ese control inmediato, podrás detectar los errores y el fraude antes de que se conviertan en un problema financiero grave.
• Tendrás la garantía de que los justificantes validados, digitalizados y almacenados cumplen con la normativa española.
• Al reducir los tiempos de aprobación, también podrás agilizar los reembolsos, un asunto que suele generar bastantes fricciones.

Las empresas que automatizan la gestión de gastos reducen un 30% el tiempo dedicado a aprobaciones y mejoran la precisión de los reportes financieros en un 44% (The Aberdeen Group)

Casos de uso: Adaptación a cada empresa

Un sistema de aprobaciones flexible permite adaptar los flujos al tamaño y estructura de cada organización. Veamos un par de supuestos:

• Tienes un pequeño negocio y solo necesitas validar los gastos que superen un importe determinado (50 euros, por ejemplo). Pues bien, puedes configurar el workflow para establecer un umbral automático. De esta forma, los gastos menores a 50 euros se aprobarán automáticamente y el resto pasarán a un responsable para su validación.
• Eres el responsable financiero de una gran compañía y necesitas que los gastos pasen por varios niveles de aprobación. En ese caso, el flujo puede ser:

1. El trabajador envía el gasto a revisión.
2. Su supervisor comprueba que todo es correcto y lo aprueba.
3. Se lo pasa a un segundo responsable para que lo valide.
4. Finalmente, lo remite a contabilidad para que lo tramite y ordene el reembolso (si procede).

Este flujo puede variar para cada empresa. Incluso dentro de la misma compañía, ser diferente en función del departamento o del proyecto.

Tips para optimizar el proceso de aprobación de gastos

Un error común en la gestión de aprobaciones es añadir pasos innecesarios que solo ralentizan el flujo de validación.

Para optimizar el proceso, es clave contar con un sistema de notificaciones que informe en tiempo real sobre los cambios de estado de los gastos. Soluciones como Okicket ya integran esta funcionalidad.

Además, un sistema ágil debe equilibrar el control con la rapidez en la toma de decisiones. Para ello, es clave establecer una política de gastos clara y adaptada a la actividad de la empresa.

Este documento debe identificar, entre otros: los responsables de aprobación, sus sustitutos en caso de ausencia, los límites de gasto, los gastos reembolsables y el procedimiento de reembolso.

¿Quieres saber cómo funciona la automatización de los flujos de aprobación de Okticket? Escríbenos aquí y verás lo fácil que es lograr una gestión de gastos profesionales más ágil y eficiente.

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