Contabilizar gastos de viaje profesionales: ¿Cómo se registran?

Una cuarta parte de los gastos de empresa los copan los viajes de negocios. Estamos hablando de miles de euros de inversión (una media de 70.000 euros al año por empresa). Por tanto, contabilizar los gastos de viaje profesionales de forma correcta es fundamental para aumentar los beneficios de cualquier compañía.

¿Dónde se contabilizan las dietas y los gastos de viaje? ¿Qué se incluye en la cuenta 629? ¿Cuándo se usa la cuenta 627? ¿Cómo cotiza el kilometraje en la nómina? A lo largo de las siguientes líneas trataremos de resolver las dudas más frecuentes en torno a la gestión contable de los gastos de viaje profesionales.

¿Dónde hacer el apunte de las dietas y gastos de viaje?

Cuando un trabajador se desplaza para realizar sus tareas a un lugar diferente al de su centro de trabajo habitual, incurre en una serie de costes. Si estos tienen que ver con el transporte, la comida o el hotel, hablamos de los gastos de viaje profesionales.

A su vez, estos gastos pueden ser de diferentes tipos, y todos ellos se consideran como gastos externos. Como tales, se contabilizan en el subgrupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”).

Las cuentas en las que se asientan dependen del tipo de gasto. Para contabilizar los gastos de viajes de empresa, normalmente se utilizan las cuentas 627 y 629. Veamos las diferencias entre ambas.

¿Qué gastos de empresa se anotan en la cuenta 627?

La cuenta 627 es la que corresponde a los gastos de “Publicidad, propaganda y relaciones públicas”. Se utiliza para contabilizar aquellos gastos necesarios para lograr un fin comercial.

Hablamos, por ejemplo, de los gastos de representación, es decir, de aquellos gastos derivados de acciones orientadas a captar o fidelizar a clientes y proveedores. Aquí se incluyen los regalos de empresa o las invitaciones para comer a clientes, entre otros.

¿Que se incluye en la cuenta 629?

Por su parte, la cuenta 629 del Plan General Contable (“Otros servicios”) es donde se anotan todos los gastos que no encajan en otra cuenta contable. Por eso es una de las que más dudas genera.

Aquí se suelen recoger los gastos de viaje del personal de la empresa. Los gastos de transporte, incluidos peajes y parkings,  así como los viáticos o el alojamiento se asientan aquí.

Cómo incluir los gastos de viaje en la nómina

Otra opción es meter los gastos de viaje en la nómina de los empleados siempre teniendo en cuenta que no forman parte del salario.  Por eso, lo ideal es contabilizar los importes en una cuenta separada por empleado.

Cuando las dietas se abonan en nómina, el apunte contable va a la cuenta 640.

La importancia de registrar las notas de gastos de forma correcta

Las cuentas contables son importantes para optimizar la contabilidad de la empresa. Cuando la cuentas están bien ordenadas, la empresa tiene una visión más fiable y real de la situación financiera en la que se encuentra.

Además, de la correcta gestión contable de los gastos de viaje depende que la empresa pueda deducir los importes a los que tiene derecho.

En artículos anteriores ya hemos hablado de las deducciones para las empresas y de las exenciones a las que tiene derecho el trabajador. Pero nunca está de más insistir. Sobre todo, ahora que hay novedades con respecto al kilometraje.

Recordemos que el pasado mes de julio, el Ministerio de Hacienda aumentaba un 37% el importe del kilometraje exento de pagar el IRPF. De 0,19 euros ha subido a 0,26 euros por kilómetro.

Los límites para deducir el resto de los gastos de viaje siguen igual:

• Gastos de transporte y de alojamiento: no hay límites‍
• Gastos de comida:

- 58,34 euros en los viajes por España con pernocta

- 26,67 euros en los desplazamientos por España sin pernocta

- 91,35 euros en los traslados temporales fuera de España con pernocta

- 48,08 euros en los viajes fuera de España sin pernocta

Justificar los gastos de viaje de negocios

Con independencia de si son deducibles o no, todos los gastos de empresa deben anotarse en los libros contables, siguiendo la normativa contable vigente. Además, es necesario justificar que se han producido. De esta forma, es más fácil demostrar que los gastos están ligados a la actividad de la compañía.

De ahí la importancia de contar con una solución de digitalización y automatización de gastos de viaje profesionales como Okticket. Las ventajas de hacerlo son numerosas. Estas son algunas de las más destacadas::

• Los gastos de empresa se mantienen al día, algo fundamental para afrontar ciertos procesos (una auditoría contable, por ejemplo).
• La información está disponible en tiempo real, lo que ayuda a la toma de decisiones informadas.
• Se obtiene trazabilidad de los gastos. Es posible analizar fácilmente las hojas de gastos de las diferentes categorías por fecha, por usuario o por área, por ejemplo.
• Se controla mucho mejor el flujo de efectivo.
• Facilita el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales.
• Se optimizan los recursos. Las horas ganadas por el equipo pueden dedicarse a otros procesos de mayor valor productivo.
• Los gastos que no son necesarios y los errores asociados a la gestión manual se minimizan. Esto supone un importante ahorro de dinero para la empresa.
• El pago de los salarios en tiempo y forma contribuye a mejorar el ambiente laboral. A su vez, mejora el rendimiento y la lealtad del equipo.
• Todos los gastos deducibles quedan registrados, así que te puedes beneficiar de las ventajas fiscales.
• Se facilita la detección de fraudes y errores de registro.

A todo esto hay que añadir la posibilidad de integrar l soluciones de digitalización con el resto de sistemas de la empresa.

La importancia de automatizar la conciliación bancaria

Además, Okticket facilita el proceso de conciliación bancaria automatizada. Gracias a que estamos conectados con más de un centenar de entidades financieras, puedes conciliar todos los gastos efectuados con tarjeta de crédito.

En este punto es importante recordar que la conciliación bancaria es un proceso que permite comparar los movimientos de los apuntes contables con los movimientos bancarios.

Al cotejar ambas informaciones, es posible detectar desajustes en la contabilidad. De esta forma te olvidarás de los errores de registro y de asientos que no se corresponden con los extractos bancarios

¿Quieres conocer un poco mejor nuestro módulo de "conciliacion bancaria"? ¿Te gustaría empezar a ahorrar recursos en el proceso de gestión de gastos de viajes de empresa? Escríbenos sin compromiso y una persona de nuestro equipo te responderá todas tus dudas.

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