Automatización de informes de gastos: Cómo crear reportes digitales de manera eficiente y rápida

Un ahorro del 60% en costes y del 50% en tiempo. La automatización de informes de gastos supone un montón de ventajas para las empresas que deciden digitalizar su gestión de gastos profesionales.

En este artículo repasaremos las más destacadas. Pero para poder entender la importancia de tener los informes de gasto en formato digital, hay que empezar por explicar qué son estos documentos.

¿Para qué sirven? ¿En qué se diferencian los reportes digitales de los manuales? ¿Es posible crear informes en segundos? Sigue leyendo para conocer las respuestas a estas preguntas.

Qué son los informes de gastos de empresa

Si hiciéramos una lista de las tareas más engorrosas para los departamentos financieros, la elaboración de los informes de gastos de empresa estaría sin duda en los primeros puestos.

Pero estos documentos son necesarios. Ya sean en papel o en formato digital, en ellos se detallan los gastos realizados por empleados o departamentos en el curso de sus actividades laborales.

Por tanto, suelen incluir información como fechas, importes, descripciones de los gastos y tickets o facturas asociados. Su objetivo: Ayudar a las empresas a llevar un control preciso de los desembolsos. De esta forma, es posible saber si los gastos están alineados con las políticas corporativas.

También facilitan el proceso de reembolso cuando los empleados adelantan dinero de su bolsillo.

Resultan especialmente útiles para gestionar los pagos en los viajes de empresa. En estos casos, se incluyen los diferentes gastos reembolsables asociados a los desplazamientos: alojamiento, comida, transporte, gasolina, kilometraje, peajes, etc.

Diferencias entre notas de gastos manuales y digitales

En función del método utilizado, el proceso puede ser más o menos eficaz. Si se hace de forma manual, se tarda más tiempo, se emplean más recursos y los errores son más frecuentes.

A diferencia de las notas de gastos en papel, los informes digitales se crean, completan y gestionan a través de un software especializado o de plataformas en línea.

Características clave de un informe digital

Estas son algunas de sus características clave:

• Digitalización de recibos a través de escaneos o fotos.
• Categorización y cálculo automático de gastos.
• Algunos sistemas permiten la integración con tarjetas corporativas, lo que facilita la importación automática de transacciones.
• Los informes de gastos digitales están disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar, a través de dispositivos móviles conectados a Internet.
• Esta accesibilidad permite a los empleados actualizar sus informes de gastos en tiempo real, incluso cuando están en movimiento, y a los supervisores revisar y aprobar los informes sin necesidad de estar físicamente presentes.
• Protección de datos mediante medidas de seguridad y almacenamiento seguro en la nube.

En definitiva, los reportes digitalizados permiten a las empresas recopilar y almacenar toda la información relacionada con los gastos corporativos de manera estructurada y accesible. Esto facilita el seguimiento, la aprobación y el reembolso del dinero.

Las empresas que han digitalizado su gestión de gastos reportan una reducción del 70% en errores administrativos y una mejora del 40% en la visibilidad y control de sus finanzas, lo que les permite tomar decisiones más informadas y estratégicas

Ventajas de la automatización de informes de gastos

¿Por qué es crucial tener los informes de gastos en formato digital? Los beneficios para las empresas van desde mejorar la eficiencia operativa hasta fortalecer el control financiero. A continuación, detallamos los principales beneficios.

1. Eficiencia y rapidez

Los informes digitales se pueden generar y enviar rápidamente, eliminando el papeleo y los retrasos asociados con los informes en papel.

2. Precisión y reducción de errores

La automatización reduce la posibilidad de errores humanos, como cálculos incorrectos o categorizaciones erróneas.

Además, las herramientas digitales pueden incluir validaciones automáticas que aseguran que los datos ingresados cumplan con las políticas de la empresa.

Todo ello mejora la precisión y garantiza que los datos sean consistentes y exactos.

3. Accesibilidad y conveniencia

Los reportes digitales pueden ser accesibles desde cualquier lugar, en cualquier momento, permitiendo a los empleados y gestores revisar y aprobar gastos de manera más ágil.

4. Más control

Las hojas de gastos digitales proporcionan a las empresas una visibilidad en tiempo real sobre los gastos que se están realizando, permitiendo un control más riguroso y una mejor gestión de los presupuestos.

5. Mejor visibilidad

Al mismo tiempo, los datos pueden ser analizados más fácilmente. Esto permite identificar tendencias de gasto, áreas de ahorro y posibles fraudes o incumplimientos de políticas internas.

6. Facilidad de integración y análisis

Los sistemas de informes de gastos digitales se pueden integrar fácilmente con otros sistemas de gestión empresarial, lo que mejora la eficiencia en la contabilidad general.

Un análisis más profundo de los datos puede ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas sobre su gestión financiera.

7. Sostenibilidad y reducción de costes

Al eliminar la necesidad de papel y de procesos manuales, los informes digitales contribuyen a una reducción de costes operativos y a disminuir el impacto ambiental, apoyando las iniciativas de sostenibilidad empresarial.

8. Mejora de la Experiencia de Usuario

Las plataformas digitales suelen ofrecer interfaces intuitivas que facilitan la creación y envío de informes, lo que mejora la experiencia del usuario y reduce la curva de aprendizaje.

Y como los informes digitales permiten una revisión y aprobación más rápida, el proceso de reembolso para los empleados se acelera.

9. Seguridad

Los informes de gastos digitales suelen estar protegidos por medidas de seguridad como encriptación y autenticación de usuarios, asegurando que la información sensible esté resguardada contra accesos no autorizados.

10. Cumplimiento normativo

Las herramientas digitales pueden ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones locales e internacionales al proporcionar un registro detallado y fácilmente accesible de los gastos.

Estos beneficios dejan claro que la digitalización y automatización de los informes de gastos sea una necesidad para las empresas que buscan optimizar su gestión financiera, mantener un control riguroso sobre sus gastos y seguir siendo competitivas en un entorno cada vez más digital.

¿Cómo crear reportes digitales en segundos?

A la hora de elaborar un informe de gastos de empresa debes tener en cuenta que no existe un modelo único. Puedes tener tu propia plantilla, adaptada a la política de gastos de tu empresa.

No obstante, hay una serie de conceptos que siempre deberías incluir: tipo de gasto, fecha, importe antes y después de impuestos, importe del IVA (o tasa equivalente), nombre número de identificación fiscal del proveedor, datos personales del empleado y firma de la persona que presenta el informe.

Casos de uso: Ejemplo Okticket

Como ya hemos mencionado, este proceso lleva bastante tiempo si lo realizas de forma manual. Pero será rapidísimo si utilizas una herramienta como Okticket. Solo tienes que seguir unos sencillos pasos:

1. Saca una foto al ticket o factura con la cámara de la aplicación. La herramienta automáticamente extrae y digitaliza la información clave, como la fecha, el importe y la categoría del gasto.
2. Asigna la categoría y añade cualquier detalle adicional que pueda ser relevante, como la finalidad del gasto o el número de comensales en una comida de negocios.
3. Asigna el gasto a una hoja de gastos.
4. Revisa que todos los datos son correctos antes de enviar a aprobación. Si tienes rol de administrador, puedes aprobar la hoja de gastos.
5. Descarga el informe de gastos (en formato PDF y CSV).

Además, puedes filtrar la información como quieras y desde la “Vista avanzada”, crear tus propios tableros con la información que necesites en cada momento.

"Con Okticket se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integradas en nuestro ERP SAP es toda una liberación, trabajamos con la seguridad de tener el control de los datos de gasto" (Cupa Group)

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