Automatización de informes de gastos: Cómo crear reportes digitales eficientes y sin errores

Un ahorro del 60% en costes y del 50% en tiempo de procesamiento. La automatización de informes de gastos permite a las empresas controlar mejor el gasto, reducir tareas manuales y acelerar procesos clave como solicitar reembolsos, aprobaciones internas y cierres contables.

Por tanto, no es simplemente una cuestión operativa: es una herramienta de control financiero, auditoría y planificación presupuestaria.

En este artículo, te mostraremos los principales beneficios de este proceso. Pero primero, es importante entender qué son los informes de gastos y por qué son esenciales para una buena gestión financiera.

¿Para qué sirven? ¿En qué se diferencian los reportes digitales de los manuales? ¿Es posible crear informes en segundos? Sigue leyendo para conocer las respuestas a estas preguntas.

¿Qué son los informes de gastos de empresa y por qué son fundamentales?

Si hiciéramos una lista de las tareas más engorrosas para los departamentos financieros, la elaboración de los reportes de gastos relacionados con la actividad empresarial de empresa estaría sin duda en los primeros puestos.

Un informe de gastos es un documento estructurado donde se registran los gastos realizados por los empleados en nombre de la empresa durante un periodo concreto. Su función es múltiple:

• Controlar y analizar el gasto corporativo.
• Garantizar el cumplimiento de políticas internas.
• Facilitar auditorías y revisiones contables.
• Detectar errores, duplicidades o posibles fraudes.
• Mejorar la previsión y optimización de costes.

Cuando el proceso es manual, aparecen errores, retrasos y falta de visibilidad. La automatización elimina estos problemas desde el origen.

¿Qué debe incluir un informe de gastos completo?

Para que un informe de gastos sea útil y válido a nivel fiscal y contable, debe incluir al menos:

• Periodo del informe (fechas de inicio y fin).
• Datos del empleado y, si aplica, del departamento.
• Información del proveedor: Nombre de la empresa. CIF y  dirección comercial.
• Detalle de cada gasto:: Fecha de la transacción; Categoría del gasto: restaurante, alojamiento, transporte, kilometraje, etc.; Precio antes de aplicar impuestos; Importe total incluyendo impuestos; Desglose del IVA o impuestos equivalentes; Método de pago (tarjeta corporativa, efectivo, etc.); Descripción detallada del concepto.
• Justificantes: tickets o facturas digitalizados.
• Estado del informe: enviado, en revisión, aprobado o reembolsado.

Un software de automatización centraliza toda esta información y la valida automáticamente según las reglas de la empresa.

La importancia crítica para viajes de negocios

Los informes de gastos adquieren especial relevancia en el contexto de los desplazamientos corporativos. Durante un viaje de negocios, los empleados generan múltiples gastos reembolsables que deben documentarse meticulosamente:

• Alojamiento en hoteles o apartamentos
• Comidas y dietas diarias
• Transporte público o privado
• Gasolina y peajes
• Kilometraje cuando se utiliza vehículo particular
• Aparcamiento
• Conexiones a internet
• Llamadas telefónicas profesionales

La correcta gestión de estos gastos no solo garantiza el reembolso justo al trabajador, sino que también asegura el cumplimiento de las políticas de viajes corporativos establecidas por la empresa.

Diferencias entre notas de gastos manuales y digitales

La forma en que se elaboran los informes puede impactar directamente en la eficiencia de una empresa..

El método tradicional y sus limitaciones

Los informes de gastos manuales han sido durante décadas el estándar en las empresas. Este proceso tradicional implica:

1. Recopilación física de tickets en papel
2. Cumplimentación manual de formularios o plantillas
3. Cálculos aritméticos realizados a mano
4. Envío físico o por email de la documentación
5. Revisión manual por parte del supervisor
6. Archivo físico de la documentación

Este método presenta serios inconvenientes que afectan directamente a la productividad empresarial. A destacar: el consumo excesivo de tiempo, la alta tasa de errores, la pérdida de documentación o la falta de visibilidad en tiempo real.

Características y ventajas del informe digital

En cambio, los informes digitales se crean, completan y gestionan a través de un software especializado o de plataformas en línea. Con ello, se mejora significativamente el proceso.

Las principales ventajas incluyen:

• Escaneo y digitalización automática de recibos.
• Categorización automática de los gastos.
• Accesibilidad en tiempo real desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Esto permite a los empleados actualizar sus informes de gastos en tiempo real, incluso cuando están en movimiento, y a los supervisores revisar y aprobar los informes sin necesidad de estar físicamente presentes.
• Algunos sistemas permiten la integración con tarjetas corporativas, lo que facilita la importación automática de transacciones.
• Protección de datos mediante medidas de seguridad y almacenamiento seguro en la nube.

En definitiva, la digitalización elimina papeleo, mejora la consistencia de los datos y ofrece historiales detallados por método de pago. Esto facilita el seguimiento, la aprobación y el reembolso del dinero.

Las empresas que han digitalizado su gestión de gastos reportan una reducción del 70% en errores administrativos y una mejora del 40% en la visibilidad y control de sus finanzas, lo que les permite tomar decisiones más informadas y estratégicas

Beneficios reales de automatizar informes de gastos

¿Por qué es crucial tener los informes de gastos en formato digital? Los beneficios para las empresas van desde mejorar la eficiencia operativa hasta fortalecer el control financiero.

Utilizar aplicaciones de gestión de gastos es esencial para un CFO (Chief Financial Officer), ya que obtienen información clave para tomar decisiones estratégicas que impactan la salud financiera de la empresa.

1. Eficiencia y rapidez

La automatización reduce el tiempo de procesamiento, desde la captura hasta la aprobación del reembolso.

2. Precisión y reducción de errores

La extracción automática de datos minimiza los errores humanos, como cálculos incorrectos o categorizaciones erróneas.

Además, las herramientas digitales pueden incluir validaciones automáticas que aseguran que los datos ingresados cumplan con las políticas de la empresa.

Todo ello mejora la precisión y garantiza que los datos sean consistentes y exactos.

3. Accesibilidad y conveniencia

Los reportes digitales pueden ser accesibles desde cualquier lugar, en cualquier momento, permitiendo a los empleados y gestores revisar y aprobar gastos de manera más ágil.

4. Visibilidad financiera en tiempo real

Uno de los beneficios más valorados por los CFO es la capacidad de monitorizar los gastos corporativos en tiempo real:

• Dashboards interactivos: Visualización instantánea de métricas clave como gasto acumulado, desviaciones presupuestarias o gastos pendientes de aprobación.
• Alertas proactivas: Notificaciones automáticas cuando se detectan gastos inusuales, se superan límites presupuestarios o se incumplen políticas corporativas.
• Proyecciones precisas: La disponibilidad de datos actualizados permite realizar previsiones financieras más exactas y ajustar estrategias de manera ágil.

5. Análisis de datos

Facilita la identificación de tendencias de gasto, áreas de ahorro y posibles fraudes o incumplimientos de políticas internas.

6. Facilidad de integración y análisis

Los sistemas de informes de gastos digitales se pueden integrar fácilmente con otros sistemas de gestión empresarial, lo que mejora la eficiencia en la contabilidad general.

Un análisis más profundo de los datos puede ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas sobre su gestión financiera.

7. Sostenibilidad y reducción de costes

Al eliminar la necesidad de papel y de procesos manuales, los informes digitales contribuyen a una reducción de costes operativos y a disminuir el impacto ambiental, apoyando las iniciativas de sostenibilidad empresarial.

8. Mejora de la Experiencia de Usuario

Las plataformas digitales suelen ofrecer interfaces intuitivas que facilitan la creación y envío de informes, lo que mejora la experiencia del usuario y reduce la curva de aprendizaje.

Y como los informes digitales permiten una revisión y aprobación más rápida, se aceleran los procesos de reembolso de gastos para los empleados.

9. Seguridad

Los informes de gastos digitales suelen estar protegidos por medidas de seguridad como encriptación y autenticación de usuarios, asegurando que la información sensible esté resguardada contra accesos no autorizados.

10. Cumplimiento normativo

Los informes organizados ayudan a los departamentos financieros a cumplir con los requisitos legales. Al proporcionar un registro detallado y fácilmente accesible de los gastos, reducen el riesgo de sanciones.

Estos beneficios dejan claro que la digitalización y automatización de los informes de gastos sea una necesidad para las empresas que buscan optimizar su gestión financiera, mantener un control riguroso sobre sus gastos y seguir siendo competitivas en un entorno cada vez más digital.

¿Cómo crear reportes digitales en segundos?

A la hora de elaborar un informe de gastos de empresa debes tener en cuenta que no existe un modelo único. Puedes tener tu propia plantilla, adaptada a la política de gastos de tu empresa. El proceso es este:

1. El empleado captura el ticket o factura desde el móvil.
2. El sistema extrae los datos automáticamente mediante OCR.
3. El gasto se clasifica según reglas y políticas internas.
4. Se asocia al método de pago correspondiente.
5. El informe se envía a aprobación con un solo clic.
6. Una vez aprobado, se procesa el pago o se solicita el reembolso.
7. El gasto queda registrado en contabilidad sin duplicidades.

Asimismo, antes de elaborar un informe de gastos, un CFO debe tener claros varios aspectos clave:

1. ¿Para qué se utilizará la hoja de gastos? El objetivo es el control interno, una auditoría, una planificación presupuestaria…
2. ¿Qué tipo de gastos van a registrarse?
3. ¿Con qué frecuencia se generarán los informes?
4. ¿Qué estructura va a seguir?
5. ¿Están justificados todos los gastos?
6. ¿La política de gastos está definida?
7. ¿Qué herramienta vas a utilizar? Recuerda que la tecnología financiera es tu mejor aliado en este proceso.

Buenas prácticas para una gestión eficiente de gastos

• Define políticas claras de gasto y reembolso.
• Limita y controla los métodos de pago permitidos.
• Automatiza aprobaciones según importe o categoría.
• Integra los informes con tu software contable.
• Analiza periódicamente los datos para optimizar costes.

Okticket: La herramienta que transformará la gestión de informes de gastos en tu empresa

Como ya hemos mencionado, este proceso lleva bastante tiempo si lo realizas de forma manual. Pero será rapidísimo si utilizas un software de gestión de gastos como Okticket.

Con su tecnología avanzada, simplifica y automatiza todo el proceso, mejorando la eficiencia y el control financiero. Solo tienes que seguir unos sencillos pasos:

1. Saca una foto al ticket o factura con la cámara de la aplicación. La herramienta automáticamente extrae y digitaliza la información clave, como la fecha, el importe y la categoría del gasto.
2. Asigna la categoría y añade cualquier detalle adicional que pueda ser relevante, como la finalidad del gasto o el número de comensales en una comida de negocios.
3. Asigna el gasto a una hoja de gastos.
4. Revisa que todos los datos son correctos antes de enviar a aprobación. Si tienes rol de administrador, puedes aprobar la hoja de gastos.
5. Descarga el informe de gastos (en formato PDF y CSV).

Además, puedes filtrar la información como quieras y desde la “Vista avanzada”, crear tus propios tableros con la información que necesites en cada momento.

"Con Okticket se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integradas en nuestro ERP SAP es toda una liberación, trabajamos con la seguridad de tener el control de los datos de gasto" (Cupa Group)

Conclusión

La automatización de informes de gastos transforma un proceso lento y propenso a errores en un sistema ágil, controlado y transparente. Las empresas que digitalizan estos documentos  no solo ahorran tiempo y dinero, sino que también optimizan su control financiero y mejoran la experiencia de sus empleados. Al mismo tiempo, obtienen información clave para tomar mejores decisiones financieras.

¿Quieres disfrutar de las ventajas que supone la automatización de informes de gastos? Contacta con nosotros.

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