Automatización de informes de gastos: Cómo crear reportes digitales de manera eficiente y rápida
Un ahorro del 60% en costes y del 50% en tiempo. La automatización de informes de gastos ofrece numerosas ventajas para las empresas que deciden digitalizar la gestión de sus gastos profesionales.
En este artículo, te mostraremos los principales beneficios de este proceso. Pero primero, es importante entender qué son los informes de gastos y por qué son esenciales para una buena gestión financiera.
¿Para qué sirven? ¿En qué se diferencian los reportes digitales de los manuales? ¿Es posible crear informes en segundos? Sigue leyendo para conocer las respuestas a estas preguntas.
¿Qué son los informes de gastos de empresa?
Si hiciéramos una lista de las tareas más engorrosas para los departamentos financieros, la elaboración de los reportes de gastos relacionados con la actividad empresarial de empresa estaría sin duda en los primeros puestos.
Pero estos documentos son necesarios. Ya sean en papel o en formato digital, el informe de gastos es un documento en el que se detallan las compras realizadas por empleados o departamentos en el curso de sus actividades laborales.
Incluyen información clave, como:
- Datos del proveedor: nombre de la empresa y CIF
- Datos del empleado: datos personales y cargo
- Categoría del gasto: restaurante, alojamiento, transporte, kilometraje, etc.
- Fecha del gasto
- Precio antes de impuestos e importe total
- Importe del IVA
- Descripción del gasto
- Tickets y facturas asociadas
Estos informes son esenciales para mantener un control financiero preciso y asegurar que los gastos estén alineados con las políticas corporativas.
También facilitan el proceso de reembolso cuando los empleados adelantan dinero de su bolsillo.
Resultan especialmente útiles para gestionar los pagos en los viajes de negocios. En estos casos, se incluyen los diferentes gastos reembolsables asociados a los desplazamientos: alojamiento, comida, transporte, gasolina, kilometraje, peajes, etc.
Diferencias entre notas de gastos manuales y digitales
La forma en que se elaboran los informes puede impactar directamente en la eficiencia de una empresa
Los informes manuales consumen más tiempo, recursos y son propensos a errores.
En cambio, los informes digitales se crean, completan y gestionan a través de un software especializado o de plataformas en línea. Con ello, se mejora significativamente el proceso.
Características clave de un informe digital
Las principales ventajas incluyen:
- Escaneo y digitalización automática de recibos.
- Categorización automática de los gastos.
- Accesibilidad en tiempo real desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Esto permite a los empleados actualizar sus informes de gastos en tiempo real, incluso cuando están en movimiento, y a los supervisores revisar y aprobar los informes sin necesidad de estar físicamente presentes.
- Algunos sistemas permiten la integración con tarjetas corporativas, lo que facilita la importación automática de transacciones.
- Protección de datos mediante medidas de seguridad y almacenamiento seguro en la nube.
En definitiva, los reportes digitalizados permiten a las empresas recopilar y almacenar toda la información relacionada con los gastos corporativos de manera estructurada y accesible. Esto facilita el seguimiento, la aprobación y el reembolso del dinero.
Las empresas que han digitalizado su gestión de gastos reportan una reducción del 70% en errores administrativos y una mejora del 40% en la visibilidad y control de sus finanzas, lo que les permite tomar decisiones más informadas y estratégicas
La importancia de la automatización de informes de gastos para el CFO
¿Por qué es crucial tener los informes de gastos en formato digital? Los beneficios para las empresas van desde mejorar la eficiencia operativa hasta fortalecer el control financiero.
Utilizar aplicaciones de gestión de gastos es esencial para un CFO (Chief Financial Officer), ya que obtienen información clave para tomar decisiones estratégicas que impactan la salud financiera de la empresa.
1. Eficiencia y rapidez
Los informes digitales eliminan el papeleo y reducen los tiempos de procesamiento.
2. Precisión y reducción de errores
La automatización minimiza los errores humanos, como cálculos incorrectos o categorizaciones erróneas.
Además, las herramientas digitales pueden incluir validaciones automáticas que aseguran que los datos ingresados cumplan con las políticas de la empresa.
Todo ello mejora la precisión y garantiza que los datos sean consistentes y exactos.
3. Accesibilidad y conveniencia
Los reportes digitales pueden ser accesibles desde cualquier lugar, en cualquier momento, permitiendo a los empleados y gestores revisar y aprobar gastos de manera más ágil.
4. Control financiero y presupuestario
Las hojas de gastos digitales proporcionan a las empresas mayor visibilidad de los gastos en tiempo real. En consecuencia, facilitan un control más riguroso y una mejor gestión de los presupuestos internos de la empresa.
También optimiza la gestión del flujo de efectivo.
5. Análisis de datos
Facilita la identificación de tendencias de gasto, áreas de ahorro y posibles fraudes o incumplimientos de políticas internas.
6. Facilidad de integración y análisis
Los sistemas de informes de gastos digitales se pueden integrar fácilmente con otros sistemas de gestión empresarial, lo que mejora la eficiencia en la contabilidad general.
Un análisis más profundo de los datos puede ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas sobre su gestión financiera.
7. Sostenibilidad y reducción de costes
Al eliminar la necesidad de papel y de procesos manuales, los informes digitales contribuyen a una reducción de costes operativos y a disminuir el impacto ambiental, apoyando las iniciativas de sostenibilidad empresarial.
8. Mejora de la Experiencia de Usuario
Las plataformas digitales suelen ofrecer interfaces intuitivas que facilitan la creación y envío de informes, lo que mejora la experiencia del usuario y reduce la curva de aprendizaje.
Y como los informes digitales permiten una revisión y aprobación más rápida, se aceleran los procesos de reembolso de gastos para los empleados.
9. Seguridad
Los informes de gastos digitales suelen estar protegidos por medidas de seguridad como encriptación y autenticación de usuarios, asegurando que la información sensible esté resguardada contra accesos no autorizados.
10. Cumplimiento normativo
Los informes organizados ayudan a los departamentos financieros a cumplir con los requisitos legales. Al proporcionar un registro detallado y fácilmente accesible de los gastos, reducen el riesgo de sanciones.
Estos beneficios dejan claro que la digitalización y automatización de los informes de gastos sea una necesidad para las empresas que buscan optimizar su gestión financiera, mantener un control riguroso sobre sus gastos y seguir siendo competitivas en un entorno cada vez más digital.
¿Cómo crear reportes digitales en segundos?
A la hora de elaborar un informe de gastos de empresa debes tener en cuenta que no existe un modelo único. Puedes tener tu propia plantilla, adaptada a la política de gastos de tu empresa.
No obstante, hay una serie de conceptos que siempre deberías incluir: tipo de gasto, fecha, importe antes y después de impuestos, importe del IVA (o tasa equivalente), nombre número de identificación fiscal del proveedor y datos personales del empleado.
Tampoco puede faltar la firma de la persona que presenta un informe de gastos.
Pasos para crear un informe de gastos
Asimismo, antes de elaborar un informe de gastos, un CFO debe tener claros varios aspectos clave:
- ¿Para qué se utilizará la hoja de gastos? El objetivo es el control interno, una auditoría, una planificación presupuestaria…
- ¿Qué tipo de gastos van a registrarse?
- ¿Con qué frecuencia se generarán los informes?
- ¿Qué estructura va a seguir?
- ¿Están justificados todos los gastos?
- ¿La política de gastos está definida?
- ¿Qué herramienta vas a utilizar? Recuerda que la tecnología financiera es tu mejor aliado en este proceso.
Okticket: La herramienta que transformará la gestión de informes de gastos en tu empresa
Como ya hemos mencionado, este proceso lleva bastante tiempo si lo realizas de forma manual. Pero será rapidísimo si utilizas un software de gestión de gastos como Okticket.
Con su tecnología avanzada, simplifica y automatiza todo el proceso, mejorando la eficiencia y el control financiero. Solo tienes que seguir unos sencillos pasos:
- Saca una foto al ticket o factura con la cámara de la aplicación. La herramienta automáticamente extrae y digitaliza la información clave, como la fecha, el importe y la categoría del gasto.
- Asigna la categoría y añade cualquier detalle adicional que pueda ser relevante, como la finalidad del gasto o el número de comensales en una comida de negocios.
- Asigna el gasto a una hoja de gastos.
- Revisa que todos los datos son correctos antes de enviar a aprobación. Si tienes rol de administrador, puedes aprobar la hoja de gastos.
- Descarga el informe de gastos (en formato PDF y CSV).
Además, puedes filtrar la información como quieras y desde la “Vista avanzada”, crear tus propios tableros con la información que necesites en cada momento.
"Con Okticket se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integradas en nuestro ERP SAP es toda una liberación, trabajamos con la seguridad de tener el control de los datos de gasto" (Cupa Group)
Conclusión
Las empresas que adoptan la digitalización y automatización de los informes de gastos no solo ahorran tiempo y dinero, sino que también optimizan su control financiero y mejoran la experiencia de sus empleados.
¿Quieres disfrutar de las ventajas que supone la automatización de informes de gastos? Contacta con nosotros.
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