Optimización de la gestión de gastos en viajes de empresa al extranjero: Claves para el CFO

Las empresas españolas están aumentando su negocio internacional. Ya sea para aterrizar en nuevos mercados, ampliar sus alianzas o diversificar canales, es necesario abrirse al exterior. Esto conlleva desplazar equipos y, como consecuencia, enfrentarse a un nuevo escenario financiero: la gestión de gastos en viajes de empresa al extranjero.

La importancia de optimizar este proceso no radica solo en la rentabilidad y la eficiencia operativa. Una gestión eficaz de estos gastos asegura el cumplimiento normativo y fiscal, además de fortalecer la gestión financiera de la empresa.

Para lograr ese control, es importante tomar una serie de medidas. Entre otras:

• Establecer políticas de viaje claras, con un apartado específico para las políticas de reembolso.
• Utilizar herramientas adecuadas para recopilar los datos.
• Analizar esos gastos detalladamente.
• Centralizar las reservas por medio de plataformas específicas.
• Conocer las normativas fiscales aplicables en los países en los que operes.
• Aprovechar todas las deducciones fiscales relacionadas con los viajes de negocios.

¿Qué gastos en viajes de empresa al extranjero son deducibles?

Aunque más adelante veremos cuáles son las mejores herramientas para gestionar los gastos de viajes de empresa, en este post nos centraremos sobre todo en las deducciones y exenciones a las que tienen derecho empresas y viajeros de negocios internacionales.

Exención fiscal 7p: Qué es y cómo se gestiona

Comenzamos con una de las exenciones fiscales que generan más dudas. Y eso a pesar de que ya tiene 24 años (Real Decreto-ley 3/2000).

De hecho, todavía quedan muchas empresas medianas y grandes que cuentan con empleados en movilidad internacional y no la están aplicando. Se trata de un incentivo fiscal dirigido a empleados que han estado trabajando fuera de España.

Según el apartado p del artículo 7 de la Ley 35/2006 del IRPF, estas personas están exentas de pagar el IRPF hasta un límite máximo de 60.100 euros anuales.

El importe de la devolución varía en función de los días de estancia en el extranjero y de la Comunidad Autónoma.

Requisitos para solicitar la exención del IRPF por parte de los trabajadores desplazados

Como es común a toda deducción, también en este caso es necesario reunir una serie de requisitos. Entre ellos, tener residencia fiscal en España, desempeñar el trabajo físicamente en el extranjero o que el país extranjero en el que está prestando sus servicios debe aplicar un impuesto de “naturaleza idéntica o análoga” al IRPF que se paga en nuestro país.

Además, será necesario presentar pruebas que certifiquen el desplazamiento por motivos laborales. Por eso, es importante conservar ciertos documentos:

• Tickets y facturas de los gastos de viaje (hotel, billetes de avión, tarjetas de embarque, tickets de restaurantes, justificantes bancarios, sellos de pasaporte, etc.).
• Certificado de desplazamiento expedido por la entidad empleadora. A efectos probatorios, este certificado debería incluir:
  1. El nombre del trabajador y la referencia a su cualidad de empleado.
  2. La duración del viaje (con fecha de salida y llegada).
  3. Un listado de los proyectos realizados en el extranjero y de las funciones realizadas por el empleado.
  4. El nombre de las empresas para las que se ha trabajado y la residencia de estas.
  5. El país al que se ha producido el desplazamiento.
  6. En caso de que las hubiera, importe de las dietas de manutención y estancia y de cualquier otra retribución específica relativa al desplazamiento.
  7. Declaración expresa de que no hay vinculación directa entre la empresa y el cliente para el que se realizó el trabajo y, en caso de haberla, referencia al cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa del IS.
  8. Manifestación de que no se ha aplicado el régimen de excesos.

• Actas de asistencia a reuniones, agendas, certificados del cliente, emails, cartas, contratos o cualquier otra documentación, si la hubiera, que acredite haber trabajado en beneficio de una entidad extranjera.

Antes de pasar al siguiente punto, es importante señalar que el 7p es incompatible con el régimen de excesos excluidos de tributación en el IRPF (hablaremos de ello un poco más abajo).

Cómo funciona la deducción del IVA para gastos de viajes profesionales

Las empresas también tienen la posibilidad de deducirse el IVA de los gastos de viajes de negocios: manutención, alojamiento y desplazamiento (gasolina; billetes de avión, tren, autobús o barco; taxis; alquiler de coches; aparcamiento; peajes). Para ello es necesario:

• Guardar todas las facturas
• Las facturas deben estar a nombre de la empresa (no del empleado)
• Las facturas tienen que incluir una serie de información básica: fecha, total sin IVA, tasa de IVA, total con IVA, detalle de los bienes o servicios adquiridos, nombre del proveedor, número CIF o equivalente..
• El gasto tiene que estar vinculado a la actividad económica de la compañía.
• Justificar el gasto por medio de la factura original completa o con una copia digital realizada con un software homologado.

Del mismo modo, es posible solicitar la devolución de impuestos por compras de ciertos productos y servicios en países comunitarios que superen los 50 euros: inscripciones en congresos, entradas a eventos deportivos y de ocio, servicios de consultoría y regalos de representación, principalmente.

La solicitud de reembolso se realiza a través del modelo 360, que se presenta vía telemática (una solicitud por cada país). El plazo finaliza el 30 de septiembre del año siguiente a la factura.

En el caso de países no pertenecientes a la Unión Europea, solo podrás solicitar la devolución del IVA pagado si España tiene un acuerdo de reciprocidad con ese país. Entre los países que cuentan con estos convenios con España se encuentran Canadá, Japón, Suiza e Israel, entre otros.

Gastos de viajes de negocios deducibles en el IRPF

Los gastos de viaje profesionales soportados en el extranjero también están exentos de IRPF en España, siempre y cuando estén debidamente justificados y se ajusten a los límites establecidos por Hacienda. Los requisitos quedan especificados en el Real Decreto 439/2007.

En caso de que los importes excedan de los límites marcados por Hacienda para desplazamientos fuera de España ( los detallamos en la tabla de abajo), los trabajadores tendrán que pagar el IRPF correspondiente por ese exceso.

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Por su parte, los gastos de representación, como pueden ser las comidas y eventos de negocios, son deducibles siempre y cuando estén vinculados directamente a la actividad económica y estén debidamente justificados.

En conclusión, conocer los gastos deducibles en el IRPF, mantener un registro detallado de los mismos y guardar los justificantes es fundamental para maximizar las deducciones fiscales.

Las mejores aplicaciones para gestionar gastos de viaje profesionales

Implementar un software especializado en la gestión de gastos profesionales puede mejorar significativamente el cumplimiento de las obligaciones fiscales de las que hemos estado hablando.

Al mismo tiempo, garantizan el control de los gastos de viajes de negocios, justificantes de pago incluidos.  

Para explicar la importancia que tiene para el CFO el uso de la tecnología y de los software de gestión de gastos, lo mejor es listar las ventajas de estas herramientas. Y lo haremos tomando como referencia los beneficios que aporta la tecnología de Okticket.

Ventajas de automatizar la gestión de gastos de empresa con Okticket

• Registro del gasto sobre la marcha. Con Okticket, solo necesitas tomar una foto del ticket o factura con tu móvil, y el gasto se sube a la aplicación en segundos.
• Okticket está homologada por la Agencia Tributaria, lo que significa que los gastos digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.
• Tanto los viajeros de negocios como el equipo de back office pueden añadir comentarios para una posterior justificación.
• Trazabilidad instantánea: Puedes visualizar en tiempo real toda la información de los gastos.
• La información de los gastos se guarda en un entorno cloud seguro, organizada y lista para cuando la necesites.
• Registro de gastos en múltiples monedas: Con la funcionalidad multidivisa, la app convierte los gastos efectuados en diferentes monedas al euro utilizando el tipo de cambio del BCE en el momento de la compra.
• El OCR de Okticket extrae automáticamente la tasa (IVA, IGIC, TVA, etc.).
• En los viajes de negocios, sobre todo cuando son internacionales, los expertos recomiendan ofrecer dietas en lugar del método de reembolsos. Okticket facilita la gestión de dietas para mantener el control del flujo de efectivo.
• Generación de informes detallados que facilitan la revisión y auditoría de los gastos.
• Tarjeta de empresa aceptada globalmente: La OKT Card es una tarjeta inteligente Mastercard que permite establecer límites por usuario, categoría de gastos y periodo de tiempo, además de ofrecer conciliación bancaria automática.

Conclusión: Implementar Okticket para la gestión de gastos de tu empresa no solo simplifica el proceso, sino que también garantiza una mayor eficiencia y control sobre los gastos. ¡Automatiza y optimiza con Okticket!

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