Que en el ticket del restaurante no haya bebidas alcohólicas, que un empleado no intente pasar como gasto de viaje compras realizadas en un periodo de tiempo que no coincide con ningún desplazamiento… ¿Qué revisas habitualmente al gestionar una nota de gastos? ¿Imaginas un sistema de lógica personalizada que te alerte cuando detecte posibles incidencias?

La falta de tiempo para revisar al detalle los gastos de empresa es uno de los motivos por lo que las empresas acaban reembolsando a sus empleados pagos no autorizados. Independientemente de si las irregularidades son por culpa de la picaresca o fruto de un error inintencionado, cuestan mucho dinero a las organizaciones (8.000 euros al mes de media según ACFE).

La buena noticia es que hoy en día, detectar anomalías en las notas de gastos es posible. Las opciones que te ofrece la tecnología van desde las alertas estándar hasta los motores que aplican lógica personalizada.

Tus reglas de gestión de gasto, tus alertas

Por norma general, las herramientas de gestión de gastos profesionales te permiten establecer alertas que te avisan cuando alguien trata de pasar un ticket que no se ajusta a la política estándar de gastos establecida.

Estas alertas suelen enviarse en forma de notificaciones automáticas al correo electrónico o al móvil de las personas responsables de supervisar los gastos. Incluso pueden llegarles a los trabajadores si la empresa lo establece.

¿Qué tipos de alertas son las más comunes? Depende de la solución elegida. Por ejemplo, en Okticket las alertas estándar son las siguientes:

• Alerta por ticket similar: el sistema compara automáticamente el importe, el CIF, la fecha y/o el número de ticket y avisa al  usuario cuando encuentre coincidencias.
• Alerta por ticket ilegible: ofrece la posibilidad de comprobar en modo offline que el ticket puede leerse bien.
• Umbral de importe sobrepasado: puedes poner un límite genérico o por categoría. Solo tienes que fijar un importe máximo para cada tipo de gasto (ticket, factura, kilómetros, hojas de gastos y dietas) y establecer un umbral para los diferentes usuarios.
• Antigüedad máxima de gasto sobrepasada: permite establecer el número de días que pueden transcurrir, como máximo, entre la emisión de la factura y su reporte.
• Bloqueo de cambio de estado de hoja de gastos: la alerta puede personalizarse en función del estado en el que se encuentre la hoja de gastos (abierta, en revisión, rechazada, tramitada, aprobada...).
• Número de gastos por categoría y día: el techo de gasto se puede poner para toda la empresa o solo para determinados usuarios.
• Alerta de hoja única por mes: al meter el gasto en una hoja incorrecta, salta una alerta.

Gracias a esta funcionalidad. no volverás a reembolsar tickets duplicados, que contengan gastos efectuados en festivo, con importes ilegibles o con cargos que sobrepasan el límite marcado en la política de viajes de la empresa.

Por cierto... ¡Puedes configurar tantas alertas como necesites!

Lógica personalizada: Cuando la tecnología trabaja por ti

¿No quieres conformarte con las típicas alertas? El motor de revisión automática de Okticket te ofrece lo mejor de los dos mundos. Puedes definir los comportamientos de gasto en los que te fijas cuando realizas la liquidación y el sistema aplica de forma inteligente las reglas de lógica personalizada que establezcas.

Es decir, el motor revisa automáticamente las notas de gastos. Cuando detecta posibles incumplimientos en la política de gastos de tu empresa, te envía una alerta (esta puede ser meramente informativa o bloquear la operación).

Además, puede activarse en diferentes puntos del proceso: al hacer la foto, al presentar la hoja, al revisar la información desde el gestor web…. De esta forma, los gastos pueden aprobarse o rechazarse sin que tengas que revisar los conceptos uno a uno.‍

Ejemplos de reglas de gasto

Estos son algunos ejemplos de las reglas de gasto que se pueden implementar:

• Controlar que, por la fecha y hora del viaje (bien al inicio, bien al final del mismo), el empleado no pueda reportar ciertos gastos. Por ejemplo, si está previsto que un viaje de empresa finalice a las 18:00 de la tarde y pasa un gasto de cena, el motor de revisión automática alerta de que el empleado está intentando pasar un gasto no autorizado.
• Evitar que pueden enviarse a revisión las hojas de gastos en las que los empleados que viajan con coche de empresa estén reportando gastos de kilometraje.
• Diferenciar entre tickets y factura.
• Limitar una cantidad a partir de la cual el empleado tenga que pedir una factura.
• Rechazar las hojas de gastos en las que se hayan incluido compras de bebidas alcohólicas.
• Identificar los CIFs para que no se puedan meter gastos de ciertos establecimientos o determinadas categorías de comercios.

¿Necesitas una regla personalizada utilizada en tu empresa? Cuéntanos tu caso.

Tradicionalmente, la relación de los directores financieros con las herramientas tecnológicas se limitaba a establecer un presupuesto y velar por su cumplimiento. Hoy en día, se espera que los CFO lideren la transformación digital, lo que implica tener conocimientos de las soluciones disponibles y averiguar su potencial para generar un retorno de la inversión rápido.

Este cambio de tendencia en la función financiera ha calado en estos profesionales. Ya se han dado cuenta de que la transformación digital es la herramienta para diferenciarse de la competencia. La evolución del rol de los CFOs pasa por impulsar el cambio tecnológico.

Los estudios así lo demuestran. En las últimas encuestas de Gartner queda patente la intención de los directores financieros de invertir más dinero en el área digital. En este informe anual, el 70% de los CFO preveía el aumento del gasto en tecnología, un porcentaje que llegaba hasta el 82% si hablamos de inversión en capacitaciones digitales. En 2022, el porcentaje de los directores financieros que planeaban aumentar la inversión en tecnología subía hasta el 92%.

La intención queda más clara con cada nuevo estudio que sale a la luz. En la Perspectiva de los directores financieros para 2023, la tecnología vuelve a colocarse en el top de prioridades para los responsables financieros. En el número uno se coloca la inteligencia artificial, seguida por la digitalización y la automatización de procesos financieros.

La transformación digital, en el top 5 de prioridades para los CFO

Dichas conclusiones van en consonancia con lo recogido por otras organizaciones. Hablamos, por ejemplo, del "CFO Peer Insights: Digital Transformation and IT Spending Priorities", elaborado por Dimensional Research. Este documento revela que el 80% de los directores financieros de todo el mundo incluyen la transformación digital en el top 5 de sus prioridades (está entre las tres primeras para el 59%). El mismo porcentaje espera que el gasto en tecnología aumente.

Además, siete de cada diez consideran que las inversiones en transformación digital son clave para el éxito de cualquier empresa. Por ese motivo, la gran mayoría están dispuestos a ayudar al CIO en la búsqueda y financiación de una nueva herramienta, siempre y cuando esta proporcione un ROI sólido y rápido.

¿Cuándo quieren recuperar la inversión? Entre 1 y 2 años como máximo fue la respuesta de casi la mitad.

Otro dato importante es que, prácticamente todos los encuestados están de acuerdo al afirmar que las inversiones en tecnología son fundamentales para la recuperación económica. De hecho, la gran mayoría de los CFO reconocen que ya han aumentado su inversión en transformación digital.

"Ahora mismo, esas decisiones de inversión tienen que ver con lo digital, y se traducen en ofrecer información aumentada, en tiempo real y predictiva, cumplimiento sencillo y mayor flexibilidad en la estrategia financiera”, asegura Alexander Bant, jefe de Investigación para directores financieros (CFO) de Gartner en este sentido (fuente: Gartner).

Prioritario también es desarrollar y perfeccionar la estrategia de análisis de datos. Si este año se esperar que los responsables de Finanzas se familiaricen con los conceptos clave, en 2025 la estrategia de datos empresarial será una responsabilidad fundamental.

De ahí que la importancia que están cobrando tecnologías como el machine learning, capaces de analizar la información rápidamente, sin errores humanos ni brechas de seguridad.

‍

El CFO y el CIO, aliados en la digitalización

Las organizaciones también se han dado cuenta de que CIO y director financiero tienen que colaborar por el bien de la empresa. La tónica general es que la relación entre ambos roles se está fortaleciendo cada vez más.

 “Socio que ayuda a conectar los puntos entre la tecnología y las decisiones comerciales” o “innovador agente de cambio que impulsa la estrategia empresarial” son algunas de las definiciones que los CFOs encuestados hacen de sus responsables de tecnología.

A pesar de la importancia que tiene el CIO para las organizaciones, durante el último Congreso Internacional de CIOs salió a l luz un dato sorprendente: solo el 20% de los CEO considera la tecnología como un valor estratégico. Y solo el 17% cuenta con el CIO para participar en la estrategia empresarial.

Las iniciativas más demandadas por los CFO

No obstante, hay propuestas que tienen más valor para los directores financieros. Este es el orden de preferencias:

1. Optimizar las inversiones en Inteligencia Artificial y en las herramientas tecnológicas ya existentes.
2. Implantar soluciones que generen ingresos.
3. Implementar herramientas de mejoras de procesos de negocio y eficiencia de los empleados.

Pero el reto del área financia no es tanto aumentar la inversión en tecnología como priorizar las herramientas a utilizar solo el 30 % de los proyectos tecnológicos acaban saliendo adelante).

Herramientas Fintech para impulsar la transformación digital

Del mismo modo, los responsables del departamento financiero son reacios a las “iniciativas de tecnología disruptiva de próxima generación” y a los proyectos que impliquen “reimplementar o migrar de ERP”. Aquí es donde entran en juego las soluciones Fintech capaces de integrarse con los sistemas de gestión empresarial.

Llegados a este punto, te recordamos que Okticket tiene integración bidireccional, evolutiva y simple con los principales ERP, softwares de Recursos Humanos y sistemas de Business Intelligence del mercado.

Asimismo, la solución cumple con los requisitos exigidos por los directores financieros. Por una parte, ahorra un montón de tiempo en la gestión de gastos de viaje. Concretamente, un 80% con respecto a la revisión manual. Si calculas el coste por hora de cada trabajador implicado en el proceso el retorno de la inversión es casi inmediato.

A eso hay que añadir el hecho de que el reporte de gastos es mucho más eficiente cuando se emplea una herramienta de digitalización, puesto que se eliminan los errores típicos de la gestión manual. ¿Y qué me dices de las ventajas de obtener datos financieros precisos, ordenados y en tiempo real?

Todo ello hace mucho más ágil y sencillo la toma de las decisiones estratégicas necesarias para lograr la rentabilidad empresarial.

Optimizar costes a corto plazo para lograr un valor añadido a futuro. Con el foco apuntando hacia un crecimiento sostenible a largo plazo, la transformación de la función financiera del director financiero (CFO) pasa por impulsar el cambio tecnológico.

Según se deduce del estudio 2023 Global EY DNA of the CFO Report , los líderes financieros más experimentados que impulsan agendas de cambio “agresivas e innovadoras en las finanzas” son quienes pueden aportar un mayor valor en las organizaciones.

En este sentido. las prioridades de los directores financieros para conseguir transformar su función financiera a medio plazo son, principalmente:

• Transformación tecnológica (37%)
• Analítica avanzada de datos (27%)
• Sostenibilidad (27%)
• Optimización regulatoria (24%)
• Liderazgo (23%)
• Modelo operativo (23%)
• Riesgo (19%)
• Talento (19%)

Los desafíos que marcarán la transformación de la función financiera

Para Marshall Díaz, Socio Líder Adjunto de Asesoría Contable y Financiera en EY Latinoamérica, los responsables de finanzas se enfrentan a tres desafíos nada fáciles:

1. Buscar la fórmula para aportar valor a largo plazo se ven presionados para recortar costes en inversiones que consideran prioritarias.
2. Encontrar el equilibrio entre la gestión del riesgo y la apuesta por lograr la innovación en las finanzas de la organización.
3. Alcanzar el éxito como líder financiero a pesar de que las habilidades que se han exigido tradicionalmente para esta área no eran suficientes para llegar a desempeñar un rol estratégico como CFO.

De ahí la importancia de que los directores financieros tengan que ampliar su rango de competencias. Quizá por eso solo el 14% está realizando “cambios audaces” para la transformación de la función financiera a futuro. Para Marshall, estos profesionales son precisamente los que tienen más probabilidades de ser los mejores.

Reducción de costes en áreas estratégicas

No son pocos los directores financieros que consideran todo un reto “equilibrar efectivamente las compensaciones entre las prioridades a corto y largo plazo”. Casi ocho de cada diez encuestados piensa lo mismo. Otro 76%, según se desprende del citado estudio, aseguran que está aumentando la presión “para impulsar la eficiencia de costes y alcanzar los objetivos de ganancias en el corto plazo”.

Esta reducción de gastos e inversiones parece ser una constante en la gran mayoría de las organizaciones y afecta sobre todo a los programas ESG.  Aunque tampoco se salvan áreas claves como Márketing o Talento.

Se da la circunstancia de que estas tres áreas son fundamentales para impulsar el valor a largo plazo, y de ahí la paradoja. En cambio, la cadena de suministros parece que se salva de momento de los recortes.

Estrategias del CFO para la transformación digital del departamento financiero

¿Reducir costes es la estrategia correcta? Si nos fijamos en las opiniones del reducido grupo de líderes financieros “audaces” que ya hemo mencionado, la hoja de ruta a seguir sería la siguiente:

1. Cambiar la cultura del equipo financiero
2. Impulsar la transformación digital
3. Desarrollar habilidades de liderazgo y nutrir a la próxima generación de líderes financiero

En definitiva, si quieren lograr la transformación cultural, "los directores financieros deben fomentar la mentalidad digital, liderar con ejemplo y ajustar sistemas de recompensas".

Sus competencias van mucho más allá de los procesos financieros. En sus manos también recae la toma de decisiones y están involucrados en el resto de procesos de negocio.

Pese a todo lo indicado, hay una opinión unánime: “Nunca ha habido un momento más propicio para ser CFO”. No solo eso. Conforme su rol va evolucionando, van subiendo peldaños para acercarse a la posición de CEO.

‍

‍

¿Utilizas tu propio vehículo para moverte por motivos laborales? En ese caso, seguro que te interesa estar al día de a cuánto se paga el kilometraje en 2025.

¿Cómo se calcula el importe del kilometraje? ¿Qué incluye la gestión de gastos de kilometraje? ¿Cómo pueden cubrir los gastos las empresas? ¿Es necesario declarar el reembolso recibido?

Pocos gastos de viaje por trabajo generan tantas dudas en los comerciales como las dietas y el kilometraje.

A lo largo de las siguientes líneas daremos respuesta a las principales cuestiones.

‍

¿Cuál es el precio del kilometraje en 2025?

Para contestar a la pregunta planteada en el título de este artículo. Por cierto… No está escogido al azar. Sabemos que una de las dudas que tienen las personas que utilizan vehículos privados para trabajar es: “¿A cuánto se paga el kilometraje en 2025?”.

Antes de dar una cifra exacta, es importante recordar que cada empresa puede fijar el importe por kilómetro. Cada una puede decidir cuánto pagar por el uso del coche particular. También queda a su criterio plasmar el kilometraje en el convenio colectivo o en la política de gastos de viaje.

Y como el precio del kilometraje no está regulado, tampoco existen datos oficiales. Los importes que vemos publicados suelen obedecer a números recogidos de terceros.

Pero en este artículo sí que vamos a dar cifras exactas. Después de revisar los datos, hemos encontrado algunos datos. El precio medio del kilometraje en 2024 es de 0,26 euros. Estos números provienen de nuestra app de control de gastos de viaje.

¿Por qué esta cantidad en concreto? Como veremos más adelante, todo tiene su explicación.

¿Cómo calcular los gastos de kilometraje 2025 en España?

Lo adelantábamos un poco más arriba. Cada empresa es libre de fijar el precio de kilometraje que quiera, incluso de establecer diferentes cantidades en función del rol.

Por eso, aunque el precio medio sea de 0,26 euros, hay empresas que abonaban hasta 3 euros por kilómetro recorrido. El precio mínimo de kilometraje es de 1 céntimo.

¿Por qué esa diferencia? ¿Qué criterios siguen las empresas para fijar el precio del kilometraje? Para responder a esta pregunta, lo mejor es repasar qué se entiende por gastos de kilometraje.

Al hablar de kilometraje, nos referimos a los gastos de desplazamiento que afrontan los trabajadores cuando utilizan un vehículo particular para su desempeño diario. Lo habitual es que estos costes corran a cargo de la empresa.

Pero ojo, no todos los gastos relacionados con el vehículo son reembolsables.

¿Qué se incluye en el kilometraje de empresa?

A la hora de calcular el precio del kilometraje, las organizaciones tienen en cuenta los gastos relacionados con el desgaste del coche:

• El combustible
• La parte proporcional del seguro del coche
• Los gastos de revisiones: esto incluye desde el desgaste de las ruedas hasta el consumo de aceite o el cambio de piezas mecánicas
• La parte proporcional del coste de los impuestos

En cambio, los peajes de autovías y autopistas, los tickets de parking y las multas de tráfico no estarían incluidos dentro de los gastos de kilometraje. Los dos primeros suelen abonarse por separado, ya que pertenecen a bloques diferentes de las notas de gastos. Por lo que respecta a las multas, lo habitual es que las pague el conductor, no la empresa.

Ejemplo de cálculo de gastos kilometraje

Vamos a ver lo que acabamos de decir con un ejemplo. Imagina que una empresa ha fijado el precio del kilometraje en 0,26 euros. Pues bien, a la hora de calcular el importe a reembolsar, lo primero que debe hacer es determinar los kilómetros recorridos por el trabajador. Después, los multiplica por el precio definido en ese momento.

Si el conductor se ha desplazado 50 kilómetros, multiplicará 0,26 x 50. Es decir, que tendrá que abonar 13 euros al empleado.

En este punto es importante recordar que existen apps de gastos de viaje para empresas, que calculan el kilometraje. También permiten establecer el precio del kilometraje. Es habitual que el importe fijado coincida con el límite máximo exento de IRPF.

‍

¿Cuál es el precio del kilometraje exento en 2025?

Aunque no hay un precio oficial para los gastos de viaje, su exención fiscal está regulada. Esto se menciona en la Orden HFP/793/2023 sobre el Impuesto sobre la Renta. De hecho, muchas empresas toman como referencia el límite máximo definido por la Agencia Tributaria para fijar el precio que pagan a sus empleados.

¿De qué cantidad hablamos? El pasado 17 de julio de 2023, el Ministerio de Hacienda fijaba en 0,26 euros por kilómetro recorrido el importe exento de pagar el IRPF.

Esto quiere decir que los contribuyentes no tendrán que pagar nada por los primeros 0,26 euros por kilómetro que reciban como compensación. Si la cantidad recibida es mayor, deberán pagar impuestos, pero solo por el exceso. En Euskadi, el límite exento es de 0,29 euros. En Navarra, el límite es de 0,32 euros.

El nuevo límite supone un aumento de más del 35% con respecto a los 0,19 euros anteriores, cantidad que llevaba sin actualizar desde el año 2005.

¿Por qué 0,26 euros el kilómetro y por qué ahora? En teoría, esta subida de 7 céntimos en la cantidad exenta ayuda a equilibrar el aumento de precios. Esto incluye combustibles, gastos, seguros e impuestos vinculados con el uso de vehículos.

Se da la circunstancia de que, durante el primer semestre de 2023, el precio medio del kilometraje era de 0,25 euros. A finales del segundo semestre, había aumentado en un céntimo.

¿Sueles utilizar moto? En este caso, la cuantía exenta es de 0,106 euros por kilómetro, frente a los 0,078 euros anteriores.

Y existen razones para pensar que, el año que viene, las empresas actualizan las cantidades. Recordemos que el IRPF de los gastos de kilometraje se calcula al final del año. Por eso, muchas empresas esperan ese momento para hacer cambios.

‍

Preguntas frecuentes sobre los gastos de kilometraje

¿A partir de cuántos kilómetros pagan las empresas los gastos de kilometraje?

¿Quieres saber si existe una cantidad mínima de kilómetros que haya que recorrer para que se considere gasto de kilometraje? Aunque en teoría la respuesta es “no”, para asegurar, lo mejor es que eches un vistazo al convenio colectivo de tu empresa.

¿Están las empresas obligadas a pagar el kilometraje?

De nuevo, la respuesta corta vuelve a ser negativa. La mayoría de las empresas pagan a sus empleados por usar sus coches para trabajar. Sin embargo, no hay una ley que les exija hacerlo.

¿Cómo se pagan los gastos de kilometraje?

Aunque los gastos de kilometraje son compensatorios y no se consideran salario, la empresa suele incluirlos en la renta de las personas.

¿Es necesario justificar los gastos de kilometraje?

Sí. Es importante tener en cuenta que estos gastos deben estar debidamente justificados y en relación con viajes de negocios.

Para pedir el reembolso de los gastos de kilometraje a tu empresa, debes dar datos detallados. Necesitas incluir la fecha y hora de inicio y fin de cada viaje.

Debes anotar los kilómetros recorridos. Si lo haces a mano, anota el kilometraje del vehículo antes y después del viaje. Además, incluye el destino y el motivo del viaje.

De ahí la importancia de contar con un software validado por la Agencia Tributaria, para la gestión de gastos de kilometraje. Con Okticket puedes establecer un precio por kilómetro o configurar trayectos habituales, por ejemplo.

‍

La gestión de gastos profesionales puede ser un desafío, pero con la aplicación Okticket, se convierte en una tarea sencilla y eficiente. En este artículo, te explicaremos cómo funciona Okticket para ayudarte a controlar y administrar los gastos de viaje profesionales de tu empresa de manera efectiva.

1. Registro y Configuración

El primer paso es registrarte en la plataforma Okticket. Una vez que tengas tu cuenta, podrás configurarla según tus necesidades. Ingresa la información de tu empresa, tus empleados y los métodos de pago que utilizarás para los gastos profesionales. Okticket te permite personalizar la plataforma de acuerdo con las políticas de gastos de tu empresa.

2. Captura de Gastos

“Saca una foto, tira el ticket”. Una de las características más destacadas de Okticket es su facilidad para capturar gastos. Los empleados pueden cargar fácilmente sus recibos y facturas directamente a través de la aplicación móvil o la plataforma web. Esto elimina la necesidad de llevar un registro manual y garantiza que todos los gastos se documenten adecuadamente.

3. Aprobación de Gastos

Okticket ofrece un flujo de trabajo de aprobación personalizable que permite a los gerentes revisar y aprobar los gastos presentados por los empleados. Esto asegura que todos los gastos cumplan con las políticas de la empresa antes de ser reembolsados.

4. Seguimiento y Control

La plataforma proporciona un seguimiento en tiempo real de los gastos y ofrece informes detallados para ayudarte a comprender cómo se están utilizando los recursos financieros de tu empresa. Puedes establecer límites de gastos y recibir notificaciones cuando se excedan, lo que te permite mantener un control constante.

5. Reembolsos y Contabilidad

Okticket simplifica el proceso de reembolso de gastos a los empleados. Puedes configurar pagos directos a través de la plataforma o exportar datos para su procesamiento en tu sistema de contabilidad. Esto ahorra tiempo y reduce la posibilidad de errores manuales.

6. Cumplimiento y Auditoría

Okticket también facilita el cumplimiento normativo y las auditorías internas y externas. Todos los datos de gastos se almacenan de manera segura y están disponibles para su revisión cuando sea necesario.

En resumen, Okticket es la solución perfecta para la gestión de gastos profesionales. Simplifica cada paso del proceso, desde la captura de gastos hasta la contabilidad y el cumplimiento. Si buscas una forma eficiente y efectiva de gestionar los gastos de tu empresa, Okticket es la respuesta. Si quieres conocer todas las ventajas de nuestra solución, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.

¿Tu empresa sigue adelantando dinero de sus cuentas personales a los empleados? ¿Los procesos de reembolso tardan semanas? ¿La gestión de notas de gastos se ha vuelto un proceso tedioso? Si respondiste sí, es momento de considerar implementar tarjetas de crédito para gastos de empresa, la solución que está revolucionando la forma en que las organizaciones gestionan los desplazamientos profesionales y los gastos corporativos.

‍
Las tarjetas de crédito para gastos de empresa no son simples medios de pago. Son herramientas estratégicas diseñadas específicamente para simplificar la gestión de gastos de viaje, mejorar el control financiero corporativo y automatizar procesos que tradicionalmente consumían horas valiosas del departamento de administración.

¿Qué es una tarjeta de crédito para gastos de empresa?

Una tarjeta de crédito para gastos de empresa es un medio de pago corporativo diseñado específicamente para cubrir los gastos profesionales de los empleados durante viajes de negocios, compras corporativas y otros desembolsos relacionados con la actividad empresarial.

A diferencia de las tarjetas de crédito personales o las tarjetas bancarias tradicionales, estas soluciones ofrecen:

• Control centralizado del gasto por parte del departamento financiero
• Límites personalizados según empleado, departamento o tipo de gasto
• Conciliación automática con sistemas contables y ERP
• Visibilidad en tiempo real de todas las transacciones
• Políticas de gasto integradas que se aplican automáticamente

Por qué necesitas una tarjeta de crédito para gastos de viaje profesionales

Ventajas inmediatas sobre las tarjetas bancarias tradicionales

Las tarjetas para gastos de empresa ofrecen beneficios específicos que las tarjetas bancarias convencionales simplemente no pueden igualar:

1. Visibilidad y control en tiempo real del gasto

Cada vez que un empleado usa su tarjeta de crédito corporativa, recibes notificaciones instantáneas con el importe, ubicación y categoría del gasto. No más sorpresas al final de mes.

2. Conciliación automática que elimina tareas manuales

Las mejores tarjetas de crédito para gastos de empresa se integran directamente con tu software contable, eliminando horas de trabajo manual en la conciliación de extractos bancarios y reduciendo errores a prácticamente cero.

3. Informes personalizados por categorías

Genera reportes detallados que clasifican automáticamente los gastos: gasolina, kilometraje, alojamiento, restauración, transporte. Esta información es fundamental para optimizar tu política de gastos de viaje y negociar mejores condiciones con proveedores.

4. Límites de gasto personalizados y adaptables

Establece controles específicos por:

• Empleado individual o equipo completo
• Tipo de comercio (restaurantes, hoteles, transporte)
• Período temporal (diario, semanal, mensual)
• Categoría de gasto según tu política corporativa

5. Protección y seguros integrados

Las tarjetas para viajes de empresa incluyen coberturas como protección por pérdida de equipaje, seguro de accidentes durante viajes profesionales y protección contra robo, ofreciendo tranquilidad tanto a la empresa como a los empleados en movilidad.

6. Elimina los anticipos y reembolsos

Con una tarjeta de crédito para gastos de empresa, los empleados ya no necesitan adelantar dinero de su bolsillo. Esto mejora significativamente la experiencia del trabajador y elimina la carga administrativa asociada a los procesos de reembolso.

‍

Comparativa: Tarjetas de crédito para empresa vs. Tarjetas bancarias tradicionales

Las mejores tarjetas prepago y de débito para empresas

Tarjetas prepago para gastos de empresa

Las tarjetas prepago son ideales para empresas que buscan control absoluto del gasto. Funcionan cargando un saldo específico, lo que impide gastos superiores al límite establecido. Ventajas principales:

• Control presupuestario garantizado: Imposible gastar más del saldo disponible
• Sin vinculación a cuenta bancaria: Mayor seguridad financiera
• Perfectas para gastos puntuales: Viajes específicos o compras determinadas
• Gestión personalizada: Carga saldos según necesidades por empleado

Tarjetas de débito especializadas

Las tarjetas de débito para gastos empresariales combinan flexibilidad con control. Se vinculan a una cuenta específica, pero permiten establecer límites detallados y obtener información en tiempo real.

‍

OKT Card: Control del gasto empresarial antes de que se produzca

En el mercado actual existen múltiples opciones: tarjetas con recompensas, programas de millas, descuentos en combustible. La mejor elección depende de tus necesidades específicas.

Si buscas una solución que ayude a cumplir tu política de gastos, detecte fraude interno y simplifique radicalmente la gestión, la OKT Card es la tarjeta inteligente de Okticket diseñada específicamente para este propósito.

Características principales de la OKT Card

La OKT Card es una tarjeta de débito para gastos de empresa con la garantía de Mastercard que destaca por:

1. Conciliación automática integrada

El proceso es simple: pagas, recibes notificación inmediata en el móvil, digitalizas el ticket con una foto y el sistema asocia automáticamente el justificante al gasto. Todo sincronizado con tu software de gestión.

2. Personalización completa

Establece límites por:

• Empleado individual o departamento completo
• Período de tiempo (diario, semanal, mensual)
• Categoría de gasto (restauración, transporte, alojamiento
• Tipo de comercio permitido

3. Plataforma unificada

Todos los gastos quedan registrados en un único sistema, permitiendo supervisión en tiempo real y evitando la dispersión de información en múltiples herramientas.

4. Informes detallados y análisis en profundidad

El departamento financiero puede generar reportes personalizados para:

• Analizar el gasto por empleado, departamento o proyecto
• Identificar patrones de consumo
• Detectar uso indebido o irregular
• Tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales

5. Flexibilidad geográfica total

Úsala para cualquier gasto de viaje, tanto en España como en el extranjero. Compatible con miles de establecimientos en todo el mundo.

6. Opciones físicas y virtuales

Elige entre tarjetas físicas tradicionales o tarjetas virtuales para pagos online y comercio electrónico. Llévala en tu cartera física o intégrala en tu Wallet digital (Apple Pay, Google Pay).

7. Seguridad, transparencia y aceptación global

Un medio de pago con tecnología Mastercard, aceptado mundialmente, que garantiza transacciones seguras y registros transparentes en cada operación.

¿Quién debería usar la OKT Card?

Esta tarjeta para gastos de empresa es perfecta para:

• Empresas con empleados en movilidad frecuente: Comerciales, consultores, técnicos
• Organizaciones que buscan eliminar anticipos: Reduce la carga financiera sobre empleados
• Departamentos financieros que quieren automatizar: Menos tiempo en tareas administrativas, más en análisis estratégico
• Compañías que necesitan control presupuestario estricto: Límites personalizados garantizan cumplimiento de políticas
• Negocios que valoran la conciliación automática: Integración directa con sistemas ERP y contables

Cómo elegir la mejor tarjeta de crédito para gastos empresariales

Al evaluar opciones, considera estos factores críticos:

1. Capacidad de integración

¿Se conecta con tu software contable actual? ¿Con tu ERP? La integración automática es fundamental para aprovechar todo el potencial de estas herramientas.

2. Nivel de personalización

¿Puedes establecer límites específicos por usuario? ¿Por tipo de gasto? ¿Por ubicación geográfica? La flexibilidad determina el control real que tendrás.

3. Facilidad de uso para empleados

Una herramienta compleja genera rechazo. Busca soluciones con apps móviles intuitivas y procesos de digitalización de gastos sencillos (idealmente, solo hacer una foto).

4. Soporte y atención al cliente

Cuando surgen problemas durante un viaje de negocios, necesitas respuestas rápidas. Evalúa la calidad y disponibilidad del soporte técnico.

5. Coste total real

Más allá de la tarifa mensual, considera comisiones por transacción, cargos por cambio de divisa, costes de emisión de tarjetas adicionales y tarifas ocultas.

6. Escalabilidad

¿La solución crecerá con tu empresa? ¿Puedes añadir usuarios fácilmente? ¿El coste se mantiene competitivo al escalar?

Preguntas frecuentes sobre tarjetas de crédito para gastos de empresa

¿Qué diferencia hay entre tarjetas prepago y tarjetas de crédito para empresa?

Las tarjetas prepago requieren cargar saldo previamente, lo que garantiza control absoluto del gasto y evita sobregiros. Las tarjetas de crédito ofrecen una línea de crédito que debe liquidarse posteriormente, proporcionando mayor flexibilidad pero requiriendo más gestión.

¿Puedo usar estas tarjetas en el extranjero?

La mayoría de tarjetas para gastos de empresa tienen aceptación internacional. Verifica las comisiones por cambio de divisa y si la tarjeta opera con las redes principales (Visa, Mastercard) para garantizar aceptación global.

¿Cómo se controla que los empleados usen bien la tarjeta?

Mediante límites personalizados por tipo de comercio, horarios de uso, límites diarios o mensuales, y notificaciones en tiempo real. Las mejores plataformas permiten aprobar o rechazar transacciones instantáneamente.

¿Es complicado implementar estas tarjetas en la empresa?

No. Las soluciones modernas están diseñadas para implementación rápida. En la mayoría de casos, puedes tener tu sistema operativo en pocos días, con incorporación de usuarios sencilla y formación mínima requerida.

¿Qué pasa si un empleado pierde la tarjeta?

Puedes bloquearla instantáneamente desde la plataforma o app, evitando uso fraudulento. Posteriormente, solicitas una nueva tarjeta con los mismos límites y configuración, normalmente sin costes adicionales.

Da el siguiente paso: Mejora la gestión de gastos de viaje de tu empresa

¿Estás listo para eliminar los anticipos, agilizar los reembolsos y tener visibilidad completa de tus gastos de viaje? Las tarjetas para gastos de empresa no son solo un medio de pago, son una herramienta estratégica que transforma la gestión financiera.

¿Quieres conocer todas las ventajas de la OKT Card? Te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos. Analizaremostus necesidades específicas y te mostraremos cómo esta solución puede adaptarseperfectamente a tu empresa.

‍

“Te devolvemos el 3% de la compra solo por pagar con tu tarjeta bancaria”. ¿Alguna vez has recibido un mensaje similar? Pues bien, lo que te está ofreciendo tu banco es lo que se denomina programa de cashback.

¿Quieres saber un poco más sobre el funcionamiento del cashback y conocer todas sus ventajas? Sigue leyendo para conocer las respuestas.

Qué es el cashback

Para entender un poco mejor el concepto de cashback, empezaremos por explicar brevemente qué es. La traducción literal de este término inglés sería “dinero de vuelta”.

Hablamos de un método de fidelización que ofrecen algunos bancos y emisores de tarjetas. Este método ofrece descuentos o devuelve al consumidor parte del dinero que gasta al comprar ciertos productos o servicios.

¿Cómo funciona el cashback?

Lo primero que debes saber es que, para obtener beneficio del cashback, es necesario pagar con tu tarjeta de crédito o de débito. Entonces, la entidad financiera te devolverá un porcentaje de las compras has hecho.

Por ejemplo, si tu tarjeta para gastos de empresa da un cashback del 1%, y compras algo por 300 euros, recibirás 3 euros de vuelta.

Dependiendo de la tarjeta y de dónde realices tu pago, la devolución de dinero puede ser:

• En forma de cheque regalo
• Programa de puntos
• Abono directo
• Descuento en la cuota de un servicio

Además, debes recordar que la mayoría de las tarjetas que ofrecen cashback tienen un límite de dinero a devolver. Este límite puede ser mensual o anual.  No existen límites generales. Depende de las propias condiciones de la compañía que emite la tarjeta.

.

Tipos de cashback

Aparte del programa de fidelización o recompensa del que hemos hablado, hay un segundo tipo de cashback que en España también está empezando a proliferar.

¿Necesitas sacar dinero en efectivo, pero no tienes ningún cajero automático cerca? Existe la posibilidad de solicitar este servicio a la hora de pagar la compra en algún punto de servicio adherido.

Solo tienes que decirle al dependiente la cantidad que quieres y esta se sumará al importe de la compra. Pagas con la tarjeta el total y recibes en efectivo el dinero solicitado. Así de fácil.

Pongamos un ejemplo. Necesitas 50 euros en efectivo, pero estás de viaje en la carretera, a kilómetros de un cajero. Paras en una estación de servicio a repostar y echas 50 euros de gasolina. Cuando vas a pagar, le dices al dependiente que quieres 50 euros en metálico. Entonces, te cobra 100 euros y te da 50 euros en mano.  Así de sencillo.

‍

Las ventajas de las tarjetas con descuento para las empresas

Como estamos viendo, contar con una tarjeta bancaria que ofrezca cashback de forma gratuita permite ahorrar costes a tu empresa. Piénsalo: ante dos productos similares, ¿eliges uno que no te ofrece nada u otro que te devuelve parte del dinero gastado?

Un ejemplo muy sencillo. Tu empresa paga con tarjeta el hotel para un empleado que debe desplazarse para visitar a un cliente y el importe total son 500 euros. Si esa tarjeta tuviera un porcentaje de cashback del 2%,, obtendrías un reembolso de 100 euros. Así, el alojamiento te costaría 400 euros.

Para las compañías que ofrecen este retorno también es interesante, puesto que le sirve como reclamo para captar nuevos clientes y fidelizar a los actuales.

Desventajas del cashback

Eso sí, revisa que la tarjeta contratada no conlleve un coste ni intereses elevados. Y a la hora de comparar, valida los porcentajes de devolución y el listado de puntos de servicio adheridos.

Luego está el caso de las soluciones que ofrecen reembolsar parte de los gastos pagados con su tarjeta. Esto se hace en forma de descuentos en la licencia. Pues bien, se estima que solo una de cada cinco compensan el coste de la licencia mediante esta fórmula.

Piensa que hay periodos, por ejemplo vacaciones, en los que no se producen gastos de empresa. Además, compensa realmente cuando hay un volumen amplio de usuarios.

OKT Card: la tarjeta inteligente de Okticket

¿Quieres olvidarte de los reembolsos y de la gestión de anticipos?  La OKT Card, es la tarjeta inteligente de Okticket. Ofrece una nueva forma de controlar los gastos de los empleados. Así, se asegura que se ajusten a la política de viajes de la empresa.

• Es un medio de pago seguro, transparente
• Funciona como cualquier otra tarjeta de débito Mastercard.  Se acepta en miles de tiendas en todo el mundo. Incluso en compras online, puesto que puedes llevar la OKT Card en tu cartera física o en tu Wallet.
• Transporte, restaurantes, hoteles... Los empleados que viajan pagan con una única tarjeta. La empresa controla los gastos desde una única plataforma.
• Ofrece conciliación automática
• Establece límites personalizados por empleado, por categoría y por período.

Pero esto es solo un pequeño adelanto de lo que este tipo de tarjetas puede hacer por ti. Si quieres saber sobre las ventas de nuestra solución y los beneficios de la OKT Card, pide una reunión. Nuestros expertos te informarán sobre las tarjetas cashback en España..

‍

‍

‍

En el competitivo mundo empresarial actual, ahorrar costes se ha vuelto esencial para mantener la rentabilidad y el crecimiento sostenible. Un área clave para lograr esto es la gestión de gastos, y un aliado fundamental en este aspecto es un software de gestión de gastos.

Además de simplificar las tareas administrativas, esta herramienta puede ayudar a tu empresa a optimizar recursos y maximizar beneficios.

En este artículo, exploraremos cómo aprovechar un software de gestión de gastos para ahorrar costes.

Automatización de Procesos y Control de Gastos

Una de las principales ventajas de implementar un software de gestión de gastos empresariales es la automatización de procesos. Esta tecnología inteligente elimina la necesidad de realizar tareas manuales, como la recopilación y clasificación de tickets y facturas, liberando tiempo y recursos para que puedas enfocarte en tareas más productivas.

Al mismo tiempo, la digitalización y posterior automatización garantiza que los gastos se registren de manera oportuna y precisa. Todo ello facilita el control en tiempo real de las finanzas de la empresa.

Cumplimiento de Políticas y Negociación con Proveedores

Un software de gestión de gastos también permite establecer políticas claras y precisas relacionadas con los gastos de la empresa. Las políticas de gastos de viaje, por ejemplo, son fundamentales para optimizar el presupuesto destinado a viajes de negocios.

Con el simple hecho de configurar las herramientas para aplicar automáticamente las políticas de gastos, se reduce la posibilidad de que los empleados pasen gastos no autorizados o excesivos.

Gracias a que es posible obtener una visión completa de los patrones de compra y gastos, la empresa puede negociar con los proveedores de forma mucho más efectiva, asegurando mejores precios y condiciones.

Análisis de Informes y Toma de Decisiones Informadas

Uno de los grandes beneficios de contar con un software de gestión de gastos es la posibilidad de obtener informes y análisis detallados sobre los gastos profesionales. Dichos informes de gastos te ofrecen una visión total de los flujos financieros, lo que facilita la identificación de áreas de mejora y oportunidades de ahorro.

Una vez cuentes con datos precisos y en tiempo real, la toma de decisiones se volverá más informada y estratégica, maximizando el rendimiento de la empresa.

‍

Eliminación de Papeleo y Seguridad de Datos

La adopción de un software de gestión de gastos implica la digitalización de recibos y documentos, lo que conlleva una reducción significativa en el uso de papel y de los costes asociados a su almacenamiento.

En este punto es importante recalcar que estas herramientas están diseñadas para garantizar la seguridad de los datos financieros de la empresa, protegiendo la información confidencial y minimizando los riesgos de pérdida o fraude.

En conclusión. Un software de gestión de gastos es una herramienta esencial para cualquier empresa que busque ahorrar costes y optimizar sus recursos. Al automatizar procesos, controlar gastos, negociar con proveedores y tomar decisiones basadas en análisis precisos, tu empresa estará en el camino hacia una mayor eficiencia y rentabilidad.

‍

‍

60 minutos para cumplimentar una hoja de gastos, 20minutos para revisarla y validarla, y 18 minutos para corregir los errores. Si tenemos en cuenta un coste medio de 20 euros por hora de trabajo, ese tiempo de gestión de notas de gastos le va a costar a la empresa más de 32 euros.

Ahora, multiplica esa cantidad por cada una de las personas implicadas en el proceso a lo largo de todo el año. Y súmale los costes relacionados con el papel (archivos, fotocopias, envío…), la gestión contable y con el fraude interno.

¿Has calculado cuánto le cuesta a tu empresa la gestión manual de notas de gastos? Nosotros sí, y seguro que las cifras no te dejarán indiferente. Vamos a hacer una estimación tomando como referencia una empresa que cuenta con 1 validador y 20 empleados que reportan una media de 5 hojas de gastos al mes:

• Coste salarial de los empleados que pasan gastos: Como hemos dicho, en rellenar cada hoja de gastos se tardan 60 minutos. Como son 5 hojas, al final de mes el proceso se lleva un total de 100 horas (20 empleados x 5hojas). Si las multiplicamos por una media de 20 euros/hora, el coste mensual alcanza los 2.000 euros.
• Coste salarial de los validadores: Solo en revisar las 100hojas, la persona responsable va a tardar 2.000 minutos o lo que es lo mismo,33,33 horas. Traducido en dinero, aproximadamente 666 euros al mes.
• Costes derivados de las irregularidades en los gastos de viaje: 500euros de media al mes.
• Costes adicionales relacionados con el papel: 300 euros de media al mes, aproximadamente.

Por tanto, cada mes que no mejoras el proceso le cuesta a tu organización casi 3.500 euros.

Y eso que a estos costes no les hemos añadido los gastos derivados del tiempo que se tarda en corregir una nota de gastos con errores (18 minutos por cada una) ni lo que se tarda en realizar la conciliación bancaria o la gestión contable.

En la siguiente tabla, realizada con datos extraídos a partir de nuestra base de datos, puedes ver el coste medio de gestionar a mano las notas de gastos.

‍

‍

Para que puedas calcular el coste real para tu empresa, hemos preparado una plantilla personalizable que puedes descargar en este enlace.

‍

Descubre el ROI de gestionar los gastos de viajes de negocios con Okticket

‍

Es cierto que una herramienta de digitalización y control de gastos de viaje profesionales como Okticket tiene un coste si quieres utilizar las funcionalidades más avanzadas (solicita una demo para que podamos hacerte una propuesta adaptada a tus necesidades), pero el ahorro del tiempo con respecto a la gestión manual es del 80%. Por tanto, el ROI es casi inmediato.

Okticket: Cómo funciona

En este punto es importante recordar que Okticket es la solución Fintech más rápida y potente para digitalizar los gastos de viaje profesionales.

La aplicación está pensada para optimizar y cubrir todo el proceso de gestión de notas de gasto, desde el momento en que se efectúa el pago, hasta los procesos de validación, control de gastos de viaje e integración con el ERP de la empresa.

El funcionamiento de la app es muy sencillo. El usuario saca una fotografía del ticket desde la aplicación y el motor de reconocimiento extrae la información clave. Toda la información de gastos queda almacenada en orden y accesible para los administradores en cualquier momento.

‍

Si eres un profesional que debe lidiar a diario con los gastos de viaje profesionales, ya sea porque te toca gestionarlos o porque te desplazar con frecuencia por motivos laborales, sabes que mantener controlados los gastos es esencial tanto para la rentabilidad de tu empresa como para la gestión de tu presupuesto personal. En este artículo, te proporcionaremos consejos prácticos sobre cómo ahorrar en gastos de viaje, desde la elección del alojamiento hasta la obtención de mejores tarifas de transporte. Descubre cómo optimizar tus viajes de negocios y maximizar tu presupuesto.

1. Planificación estratégica

El ahorro en los gastos de viaje profesionales comienza mucho antes de hacer la maleta. Una planificación estratégica detallada te permitirá anticipar los costes y evitar gastos innecesarios durante tu viaje de negocios. Con el simple hecho de definir un presupuesto sólido y de planificar con antelación el desplazamiento, podrás tomar decisiones financieras más inteligentes en cada etapa de tu viaje.

2. Reserva con Antelación

La anticipación también es clave para obtener las tarifas de transporte más económicas. Al reservar los vuelos y trenes con semanas o meses de anticipación, no solo tendrás margen para buscar los mejores precios. También te dará la flexibilidad de elegir los horarios y asientos que mejor se adapten al itinerario.

Algunas empresas aplican la medida de fijar un plazo máximo para sacar los billetes y reservar hoteles. De esta forma, evitan los costes excesivos que suelen acarrear las compras de última hora.

3. Utiliza Tarjetas Corporativas

Aparte de simplificar la gestión de gastos de viaje, las tarjetas de crédito corporativas también pueden brindarte beneficios significativos, como acumulación de millas o puntos que se pueden canjear por futuros viajes. Además, proporcionan un registro detallado de todas las transacciones relacionadas con tu viaje de negocios.

Lo mismo se aplica a las tarjetas de débito inteligentes, como la OKT Card, con la que puedes controlar el gasto incluso antes de que se produzca.

4. Alojamiento Inteligente

Otra medida para ahorrar en gastos de viaje es decantarse por opciones de alojamiento que se adapten a tus necesidades y presupuesto. Los apartamentos corporativos o alojamientos con cocina te permiten gastar menos dinero en comidas, y las tarifas para empresas ofrecen descuentos exclusivos en hoteles de calidad. Ahorrarás sin necesidad de sacrificar comodidad.

5. Transporte Local Eficiente

Explora las opciones de transporte público en tu destino para reducir costes y atascos innecesarios. Además de ser amigable con tu presupuesto, puede proporcionarte una experiencia más auténtica en la ciudad que visitas.

6. Alimentación Estratégica

A veces no cogemos un hotel con desayuno porque la tarifa es más cara. Sin embargo, no tenemos en cuenta que al final acabaremos pagando más al desayunar fuera. ¡Y que perderemos más tiempo!

A la hora del almuerzo, seguro que encuentras una amplia variedad de restaurantes locales que ofrezcan menús asequibles y auténticos. Importante también evitar el minibar de la habitación para que la factura no aumente más de la cuenta. ¿Necesitas picar entre horas? Lleva en tu mochila tentempiés ligeros. Unos frutos secos, por ejemplo. Sacian, te dan energía y son bastante más sanos que otros snacks.

7. Información Actualizada

Mantente al tanto de las últimas ofertas y promociones en tiempo real utilizando aplicaciones y sitios web de comparación de precios. Esta información actualizada te permitirá tomar decisiones instantáneas que maximicen tus ahorros.

8. Gestión de Gastos eficiente

La disciplina en la gestión de los gastos de viaje profesionales es fundamental para controlar los gastos y agilizar los reembolsos. Aquí tienes dos opciones:

1. Guardar cuidadosamente todos los tickets y facturas, rellenar a mano las notas de gastos (o el Excel correspondiente) y entregar los justificantes al departamento de administración.
2. Utilizar una solución para digitalizar y automatizar los gastos de viaje profesionales. Con Okticket, solo tienes que sacar una foto al ticket desde la cámara de la app. En el momento, el gasto queda registrado y listo para su validación por la persona responsable.

Siguiendo estos consejos con atención, podrás lograr un ahorro significativo en tus gastos de viaje de negocios, lo que beneficiará tanto a tu empresa como a tu bienestar financiero personal. Planificación y control son las claves para optimizar tus recursos en cada viaje.

‍

‍

‍

‍