La importancia de contar con un dashboard de análisis de gastos de viaje

“Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre” (Lord Kelvin)

Visualizar un histórico de datos, filtrar por tipo de gasto, por importe, por empleado, por fecha… ¿Cuánto tiempo te lleva actualmente realizar un análisis de gastos de viaje efectivo?

Primero tienes que recopilar las notas de gastos, después meter a mano la información en un Excel y posteriormente buscar los datos que realmente te interesen.

¿Sabes que con un dashboard digitalizado registrar, organizar y filtrar la información sería cuestión de pocos minutos?

A partir de ahí, analizar los gastos profesionales será mucho más rápido y sencillo.

Ventajas de contar con un dashboard automatizado

¿Te imaginas contar con un panel en el que tengas un histórico de todos los datos de los tickets y facturas organizados de forma automática y listos para analizar? ¿Y que esa información sea real y se actualice constantemente?

Las ventajas de los dashboards automatizados  son numerosas:

• Optimizar los presupuestos para viajes de empresa.
• Hacer un seguimiento efectivo de las políticas de gastos de viaje.
• Identificar tendencias y realizar predicciones.
• Reconocer rápidamente comportamientos de gasto inadecuados.
• No tener que esperar al reporting. Con un dashboard automatizado obtienes la información en tiempo real de cuándo se ha producido un gasto, dónde, quién lo ha hecho y por qué importe.
• Facilitan la elaboración de reportes con datos actualizados.

En definitiva, los dashoards aportan una mejora considerable en la toma de decisiones de negocio estratégicas, con conclusiones más ágiles, más inteligentes y con más probabilidad de éxito.

8 características de un panel de gastos de viaje

Para que un dashboard contable sea realmente eficaz, debe reunir una serie de características, como pueden ser:

1. La actualización de los datos tiene que poder hacerse de forma ágil. O mejor aún, automática.

2. Del mismo modo, la interpretación de la información de gastos también tiene que ser sencilla.

3. Alimentarse continuamente con la información proporcionada por las hojas de gastos según se van registrando (información real y veraz, por supuesto).

4. Tener los datos estrictamente necesarios como para poder tomar las decisiones que interese a cada organización.

5. Ofrecer a los usuarios la posibilidad de personalizar los paneles en función de sus necesidades.

6. Ser accesible desde cualquier lugar y desde los diferentes dispositivos (cosa complicada de hacer con un Excel repleto de datos).

7. Representar la información de forma que pueda ser contemplada en un golpe de vista.

8. Proporcionar filtros para poder ver la información.

Configura tu propio dashboard de gastos con Okticket

La vista avanzada del gestor de Okticket es un claro ejemplo de un dashboard optimizado. Esta funcionalidad te permite obtener una visión detallada y entendible de todos los gastos en un único panel. En tiempo real.

Puedes escoger los filtros que necesites, arrastrar las columnas y configurar tantos tableros como quieras.

También tienes la opción de personalizar la vista por el concepto que quieras (importe, fecha del ticket, usuario, grupo de aprobación, categoría de gasto, etc.), guardar la información con diferentes filtros y vistas, así como seleccionar y exportar solo la información que necesites Esto te permite elaborar tus propios informes, de forma ágil y sencilla.

Y si quieres, puedes exportar las diferentes vistas en Excel.