Contabilizar los gastos de viaje profesionales de forma manual conlleva una serie de costes ocultos que no siempre son fácilmente identificables. Recopilar los tickets, revisar las notas de gastos, aprobarlas, realizar los asientos contables, hacer los reembolsos… Todo ello supone un montón de tiempo tanto para los trabajadores en movilidad como para el departamento de Administración.

No solo eso. Los errores también son frecuentes (se estima que el 80% de las notas de gastos contiene algún fallo). Unas veces son irregularidades inintencionadas. Otras, producto del fraude interno. En ambos casos, las consecuencias son las mismas: más tiempo y dinero perdidos para la empresa.

¿Es posible evitar los errores al contabilizar gastos de viaje? Si se toman las precauciones necesarias, se pueden reducir al mínimo. En un momento en el que los viajes de empresa está relanzándose, conviene implantar una serie de medidas preventivas.

Contabilizar los gastos de viaje: Cómo evitar los errores más frecuentes

En las notas de gastos suelen repetirse una serie de errores de los que muchas veces no somos conscientes. Pero eso no evita el perjuicio para las organizaciones. Para prevenirlos, lo mejor es empezar por aplicar una serie de medidas encaminadas a optimizar la gestión y control de gastos de viaje profesionales.

1. Predecir gastos y anticipar presupuestos

La falta de control sobre los desplazamientos empieza incluso antes de realizar la reserva. Es frecuente encontrarse con el caso de empresas que ven incrementarse los gastos porque aumenta el número de empleados en movilidad y no lo han tenido en cuenta a la hora de elaborar los presupuestos.

Con ello se dificulta el poder hacer un seguimiento fiable de la política de gastos (cumplimiento, desviaciones…).

2. Delimitar los gastos reembolsables

Del mismo modo, es conveniente establecer una política de gastos de viaje e informar a cada trabajador de cuáles son los gastos no reembolsables y de qué límites se aplican en su caso concreto (alojamiento, transporte, comidas…).

Pero todo ello no sirve de nada si no introduces la información en el software de contabilidad.

3. Asignar cada gasto al asiento contable correspondiente

¿Tienes claro el asiento contable al que debes imputar cada tipo de gasto? Los errores en este sentido también ocurren. Un pequeño recordatorio:

• Los gastos de los trabajadores son de dos tipos: retributivos y compensatorios. Cada uno tiene un tratamiento fiscal distinto.  Los gastos de viaje, como pueden ser alojamiento, manutención o estancia, estarían incluidos dentro de los compensatorios. Si se ajustan a los límites de Hacienda (Real Decreto 439/2007), no están sujetos a cotización. Además, no entran en la categoría de salario
• Los gastos de representación son exclusivamente los que están vinculados a relaciones públicas y comerciales. Se contabilizan en el grupo de cuentas 6 del Plan General de Contabilidad, en la número 627 concretamente (“Publicidad, propaganda y RRPP”)
• Por su parte, los gastos de viaje se asientan en la cuenta 629 (“Otros servicios”)
• En el caso de las dietas que se hayan incluido en la nómina, el importe debe contabilizarse en el asiento de la cuenta 640.

4. Tener en cuenta el cambio de divisa

En ocasiones puede suceder que un trabajador viaje al extranjero y que, a la hora de contabilizar los gastos, no se tenga en cuenta el tipo de cambio de divisa aplicado en el momento de realizar la compra.

5. Realizar auditorías

Otro error muy común es no realizar auditorías, cuando se trata de un mecanismo fundamental para detectar posibles irregularidades y prevenir el fraude interno.  

6. Digitalizar las notas de gastos

También puede ocurrir que los empleados nómadas rellenen las notas de gastos y no adjuntan el ticket o factura correspondiente. O sí lo meten, pero no incluye todos los datos exigidos por la Agencia Tributaria para considerarlos válidos. Con las prisas, apruebas los gastos y haces el reembolso. Ese error le cuesta dinero a la empresa.

Para evitar situaciones como esta, lo mejor es implantar una herramienta de digitalización y automatización de gastos de viaje.

Herramientas para gestionar las notas de gastos

Aprovechando que hablamos de digitalización, es el momento de recordar que en el mercado tienes varias herramientas pensadas para ayudarte a gestionar los gastos de empresa. Una de las más potentes es Okticket. En cuanto empieces a utilizar nuestra solución, comenzarán a minimizarse los errores asociados a la gestión manual de los gastos de viaje.

Para empezar, cada concepto incluido en una hoja de gastos va asociado a la foto del ticket correspondiente. Además, la app para gastos de viaje de empresa está homologada por Hacienda, lo que facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Al mismo tiempo, la herramienta ofrece productos y servicios que también son muy útiles en la lucha contra el fraude interno.

OKTICKET: ¿Cómo funciona?

Además de las ventajas que ya hemos mencionado, Okticket ofrece una serie de características que te ayudarán a optimizar el control y gestión de gastos profesionales de forma rápida y sencilla.

• Inmediatez: Reduce el tiempo invertido en la gestión de gastos de viaje hasta un 80%.
• Trazabilidad: Controla toda la información en una única plataforma y en cuestión de segundos.
• Validez legal La app está homologada por la Agencia Tributaria. El justificante digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel.
• Seguridad: La información de los tickets y facturas digitalizados se guardan en la nube, en un entrono seguro.

OKT CARD: Controla el gasto antes de que se produzca

Las tarjetas de empresa son muy útiles para controlar los gastos de viaje de los empleados nómadas. Como no tienes que lidiar con anticipos ni reembolsos, no hay riesgo de confundirse con las cantidades. ¿Te preocupa el cumplimiento de la política de gastos de tu empresa? La OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket, proporciona una nueva forma de controlar los gastos de los empleados..

Otras ventajas de la OKT Card:

• Puedes contratar una tarjeta para cada empleado y personalizar los límites de uso de forma individual (por periodo diario y mensual, por categoría de gasto, etc.).
• El control de los gastos de viaje profesionales se realiza desde una única plataforma.
• Los gastos realizados con la tarjeta se concilian automáticamente.
• Supervisarás en tiempo real las transacciones. Puedes ver quién ha realizado el gasto, dónde, cuándo y en qué.
• La activación y desactivación se realiza desde la app de Okticket.
• Al tratarse de una tarjeta Mastercard de débito, es un medio de pago seguro, transparente y aceptado en miles de establecimientos de todo el mundo.
• Puedes llevar la tarejta virtual en tu cartera física o en tu Wallet de Apple Pay o de Google Play.

Conciliación bancaria automática

La conciliación bancaria es uno de los procesos indispensables para saber si se están produciendo errores en la contabilización de gastos empresariales. Pero hacerlo a mano no es lo más recomendable, ya que pueden darse algunos errores. Por ejemplo:

• Duplicar un apunte
• Olvidarse de contabilizar un movimiento
• Cambiar una coma de sitio por equivocación (escribir 13,55 en lugar de 135,5)
• Confundirse en el orden de un dígito en una cifra (poner 654 en lugar de 645, por ejemplo)
• Equivocarse al poner una fecha (se habla de inconsistencia temporal)

De ahí la importancia de utilizar una herramienta que ofrezca conciliación bancaria automática. ¿Tu empresa ofrece tarjeta de crédito a los trabajadores? Te recordamos que en Okticket nos conectamos con más de 100 bancos.

El módulo de conciliación de Okticket permite cotejar de forma automática los movimientos de las tarjetas de crédito de empresa con los tickets subidos a la app. Sin exportación de extractos bancarios, ni procesos intermedios, ni errores de revisión.

Motor de revisión automática con lógica personalizada

Las alertas también son una herramienta ideal para detectar irregularidades en las notas de gastos. No es extraño que se contabilicen tickets duplicados, con gastos efectuados en festivo, importes ilegibles o que sobrepasan el límite marcado en la política de viajes de la empresa.

¿Necesitas ir más allá de las típicas alertas? Nuestro motor de revisión automática tiene inteligencia para la toma de decisiones de rechazo o aprobación de las hojas de gasto en base a la lógica personalizada establecida por el administrador.

¿Qué revisas habitualmente al gestionar una nota de gastos? El motor de alertas informa, aprueba o rechaza los gastos sin que tengas que revisar a ojo los conceptos. Incluso puedes rechazar de forma automática la presentación de una liquidación de gastos.

Si quieres conocer todas las ventajas de nuestra solución, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.

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Escalar el negocio, ahorrar costes, aumentar la facturación… Todas las organizaciones buscan rentabilidad. Para conseguirla, necesitan evolucionar, lo que implica echar mano de la tecnología para optimizar procesos. Y contar con un OCR (Optical Character Recognition) de facturas es indispensable para automatizar el control y gestión de los gastos de empresa.

¿Todavía sigues recopilando la información de los gastos manualmente? Estás perdiendo el tiempo. El Reconocimiento Óptico de Caracteres permite extraer los datos de los tickets y facturas en papel de forma automática y transformarlos en información digital.

Las ventajas del Reconocimiento Óptico de Caracteres

Cada vez más empresas demandan el uso de un software OCR. El motivo puede encontrarse en que el procesamiento de facturas de forma digital es fundamental para dar el paso hacia la automatización de los procesos financieros. Pero tampoco podemos obviar las ventajas que ofrecen estos sistemas:

• Procesamiento inmediato de la información sobre los gastos de empresa.
• Velocidad en la subida de los tickets y facturas a la nube.
• Este almacenamiento on cloud redunda en una mejora de la seguridad y del sistema de búsqueda de información.
• El OCR permite buscar e indexar documentos que no se pueden buscar por medios tradicionales (por ejemplo, PDF). Esto resulta útil si quieres encontrar todas las menciones de una palabra o frase concreta en varios documentos o ubicaciones de una página web.
• Agilidad en el flujo de validación de los gastos.
• Posibilidad de exportar fácilmente los documentos escaneados en PDF o Excel.
• Reducción de errores humanos. Un buen lector OCR utiliza algoritmos avanzados para reconocer caracteres incluso cuando están distorsionados.
• Mejora de la productividad. El OCR para digitalizar facturas permite procesar gran cantidad de facturas recibidas en poco tiempo.
• Reducción del uso de papel.
• Toma de decisiones empresariales basándose en datos reales y fiables.

¿Cuál es el mejor Optical Character Recognition del mercado?

Hoy en día puedes encontrar en el mercado un montón de soluciones que incluyen el Reconocimiento Óptico de Caracteres. Pero… No todos ofrecen la misma eficiencia en el proceso de digitalización de tickets y facturas.

Imagínate que te pones a escanear facturas con una app de digitalización de gastos de empresa, que los datos no acaban de extraerse y en la pantalla aparece el típico símbolo de “cargando”.

¿Qué harías si ves que el OCR tarda en iniciar el proceso?

Probablemente, guardar ese ticket. Y los siguientes. Y así hasta volver a la oficina y dejar todo el montón de tickets y facturas encima de la mesa del responsable de validar tus gastos. Total, que la empresa ha gastado el dinero en una herramienta que nadie utiliza.  

Conclusión: el mejor OCR de facturas es aquel que ofrezca tres características fundamentales:

1. ‍Rapidez. Si la extracción de datos es rápida, los usuarios van a utilizar la herramienta.
2. Fiabilidad. Tampoco sirve de nada que la información se vuelque en décimas de segundo si luego los datos no se corresponden con los del documento original en papel
3. Validez legal. Una herramienta que esté homologada por la Agencia Tributaria te ofrece la posibilidad de deshacerte del justificante en papel. Esto es porque los formatos digitales tienen la misma validez legal que el original.

Además, un buen programa OCR debe ser capaz de aceptar una amplia variedad de formatos y un número de escaneos que se ajuste a las necesidades de tu empresa. Y si además, puedes hacerte con un OCR de facturas gratis o incluido en el plan básico, mucho mejor.

Tecnología OCR de Okticket: La velocidad de lectura, la clave del éxito

¿Es posible encontrar un sistema de reconocimiento de caracteres que sea potente, rápido y efectivo? ¿Y que sirva tanto para grandes compañías como para autónomos y pymes? Por supuesto.

Sin ir más lejos, en Okticket hemos desarrollado una tecnología propia. Nuestro motor de reconocimiento digitaliza los gastos al instante, sin esperas. Además, tiene la capacidad de aprender y mejorar día a día.

¿Qué conseguimos con ello?

• Que los trabajadores en movilidad no se frustren y utilicen la app para subir todos sus gastos de viaje profesionales en el momento, en lugar de procrastinar y dejar la digitalización para final de mes.
• Máxima calidad de la información. Como la foto del ticket se hace cuando este es más legible, se minimizan las incidencias relacionadas con la pérdida o deterioro de los justificantes en papel.
• Ahorro de tiempo. ¿Has calculado cuánto tiempo se tarda en meter a mano en un Excel la información de cada gasto (importe, concepto, CIF, fecha…)? ¿Y en revisar ticket a ticket si los datos metidos a mano en esa hoja de cálculo son correctos? Con Okticket ahorras el 80% del tiempo dedicado a tareas administrativas.
• Eliminación de errores de reporte asociados a la introducción manual de datos.
• Control en tiempo real. El departamento de back office no tiene que esperar a fin de mes a revisar los gastos de todos los empleados que se los entregan tarde, mal y nunca.
• Prevención del fraude. La app es capaz de reconocer tickets duplicados o que no se ajusten a la política de gastos de la empresa.

¿Cómo funciona un OCR de facturas? Ejemplo práctico

Del mismo modo, el funcionamiento depende del software que utilices. A modo de ejemplo, te explicaremos cómo es el proceso de extracción de datos con Okticket:

1. Abres la app móvil (disponible para Android e iOS)y sacas una foto al ticket o factura.
2. El potente motor de reconocimiento es capaz de extraer y procesar de forma automática la información más importante. Fecha, hora, importe, impuesto (IVA, IGIC, tasa de España, tasa de Portugal, tasa de México…), CIF del proveedor, razón social, número de ticket o factura…
3. ¿Y si pagas en una divisa diferente al euro? Puedes seleccionar la moneda en la que has pagado y el cálculo a euros se realiza de forma automática.
4. Añade dicha información al sistema mediante procesos seguros de validación y alertas.
5. Toda la información de gastos queda almacenada en orden y accesible para los administradores en cualquier momento.

¿Quieres conocer todas las ventajas del motor de reconocimiento de Okticket? No esperes más. Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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Llevar al día la gestión de los gastos de empresa es fundamental para conocer la verdadera salud financiera de tu organización. La conciliación bancaria es uno de los procesos más importantes para lograrlo.

Realizar una conciliación de tarjetas nos permitirá detectar errores, prevenir fraudes y mantener nuestros registros contables alineados con la realidad de nuestras cuentas bancarias.

En esta guía completa descubrirás qué es, cómo hacerla paso a paso, quién debe realizarla y cómo puedes automatizarla para ahorrar tiempo y evitar errores.

¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es el proceso contable que compara los movimientos registrados en la contabilidad de una empresa con los extractos del banco para detectar y corregir diferencias.

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Su objetivo es garantizar que ambos registros coincidan y reflejen la situación financiera real.

Conceptos clave para entender la conciliación

• Libro Mayor: Registro contable que recoge todos los movimientos de cada cuenta bancaria en orden cronológico.
• Extracto Bancario: Documento emitido por el banco con todos los ingresos y gastos de una cuenta en un periodo determinado.
• Asientos Contables: Anotaciones que registran las operaciones económicas en los libros de contabilidad.
• Partidas Conciliatorias: Diferencias temporales entre contabilidad y banco (cheques pendientes, transferencias en tránsito, comisiones no registradas).
• Debe y Haber: En extractos bancarios, el Debe representa ingresos y el Haber representa gastos.

¿Para qué sirve la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria sirve para:

• Verificar que todos los ingresos y pagos estén correctamente registrados
• Detectar errores de registro o transcripción
• Identificar cargos bancarios no contabilizados
• Descubrir posibles fraudes o irregularidades
• Conocer el saldo real disponible en cada momento.
• Controlar el flujo de caja con precisión
• Detectar impagos y cobros pendientes

¿Encuentras errores de registro? ¿Los asientos no se corresponden con los extractos bancarios? Identificar la causa de ese descuadre se convierte en una prioridad para realizar las correcciones oportunas en los libros de la empresa.

¿Por qué es importante la conciliación bancaria en las empresas?

Es clave porque:

• Evita descuadres contables
• Mejora el control del flujo de caja
• Reduce riesgos fiscales y financieros
• Facilita auditorías internas y externas

La conciliación bancaria como herramienta de control financiero

La conciliación bancaria es una pieza fundamental del control financiero empresarial. Este control permite evaluar el desempeño económico frente a los planes estratégicos y detectar desviaciones que afecten los presupuestos.

Objetivos del control financiero

• Diagnosticar problemas financieros antes de que se conviertan en crisis graves
• Comunicar el estado real de las cuentas a directivos, socios y responsables
• Corregir desviaciones respecto a presupuestos y objetivos establecidos
• Prevenir fraudes internos y externos mediante supervisión continua

Impacto en la toma de decisiones

Con una conciliación bancaria actualizada, podrás:

• Saber exactamente cuánto efectivo tienes disponible en cada momento.
• Evaluar si puedes afrontar nuevas inversiones basándote en datos reales.
• Detectar problemas de liquidez con tiempo suficiente para actuar.
• Negociar mejor con proveedores conociendo tu situación financiera exacta.
• Planificar pagos y cobros con mayor precisión y anticipación.
• Tomar decisiones estratégicas basadas en información verificada y actualizada.

¿Es obligatoria la conciliación bancaria?

Aunque lo recomendable es realizar este proceso al menos una vez al trimestre para poder detectar los desajustes en la contabilidad según van surgiendo y dar con la solución rápidamente, lo cierto es que la conciliación  bancaria no es obligatoria.

Sin embargo, conciliar extractos bancarios de forma periódica aporta información valiosa para la toma de decisiones estratégicas e incluso para afrontar posibles auditorías auditorías.

Aunque no sea obligatorio, realizar conciliaciones bancarias regulares es una práctica esencial para mantener la salud financiera de tu empresa y estar preparado ante inspecciones fiscales.

Frecuencia recomendada

Se trata, por tanto, de un proceso necesario, pero no obligatorio. La frecuencia ideal depende del volumen de operaciones de tu empresa:

• Empresas grandes: Conciliación mensual o incluso semanal
• Empresas medianas: Conciliación mensual
• Empresas pequeñas: Conciliación trimestral como mínimo

Beneficios de la conciliación bancaria automatizada

Implementar un proceso regular de conciliación bancaria ofrece múltiples ventajas. La conciliación bancaria nos permitirá obtener los siguientes beneficios:

Detección de errores

Identifica rápidamente el origen de errores contables y realiza los ajustes necesarios para corregir las irregularidades detectadas.

Registros contables fiables

Mantén registros actualizados y confiables, con la certeza de que tus apuntes contables reflejan la realidad bancaria.

Control financiero en tiempo real

Conoce el estado real de tus finanzas en todo momento, facilitando la toma de decisiones informadas.

Prevención de fraudes

Detecta pagos duplicados, transacciones no autorizadas o irregularidades que podrían indicar fraude interno o externo.

Preparación para auditorías

Estate preparado ante auditorías o inspecciones fiscales con documentación completa y correctamente conciliada.

Decisiones estratégicas

Dispón de información de calidad, real y actualizada para optimizar el control de recursos económicos.

Ahorro significativo de tiempo

Con automatización, reduce el tiempo de conciliación de horas a minutos cada mes.

Mejor gestión del flujo de caja

Control exhaustivo de entradas y salidas para una gestión de tesorería más eficiente.

Gracias a todo ello, las organizaciones pueden optimizar el control de los recursos económicos y mejorar la toma de decisiones estratégicas.

El problema es que, cuando se realiza de forma manual, comparar los apuntes contables con los extractos bancarios se convierte en un proceso tedioso y largo.

De ahí la importancia de disponer de una herramienta que proporcione conciliación bancaria automática.

Tipos de conciliación bancaria

El proceso de conciliación bancaria normalmente corresponde al departamento de contabilidad. Puede realizarse de dos formas diferentes:

1. Conciliación individual o aritmética

Lo más habitual es que la persona responsable la realice de forma individual. Esto significa que la comparación entre el saldo de los libros contables y el saldo de la cuenta bancaria se hace de forma periódica por una sola persona.

Ventajas:

• Proceso más rápido y directo
• Menor coordinación requerida
• Ideal para empresas pequeñas

2. Conciliación conjunta o contable

En algunas empresas se elabora un documento donde se anotan todos los asientos descuadrados. Posteriormente, el responsable del error se encarga de hacer las correcciones correspondientes.

Ventajas:

• Mayor responsabilidad compartida
• Aprendizaje organizacional
• Mejor para empresas con múltiples departamentos

Documentación necesaria para la conciliación bancaria

Antes de comenzar el proceso de conciliación, es imprescindible reunir toda la documentación necesaria.

Documentación Bancaria

• Extractos bancarios del periodo a conciliar (descargados del banco)
• Saldo inicial y final de cada cuenta bancaria
• Avisos de comisiones y cargos bancarios del periodo
• Notificaciones de intereses generados o cobrados

Documentación Contable

• Libro mayor de la cuenta de bancos
• Libro de ventas con todas las facturas emitidas
• Libro de compras con facturas de proveedores
• Registro de caja si aplica a tu negocio
• Conciliación del mes anterior como punto de partida

Justificantes de Operaciones

• Facturas emitidas y recibidas del periodo
• Tickets de gastos de empleados
• Cheques emitidos y recibidos
• Recibos de transferencias bancarias
• Comprobantes de pagos con tarjeta corporativa

Es recomendable presentar las conciliaciones ante la Agencia Tributaria al cierre del trimestre para justificar los movimientos bancarios, aunque no sea obligatorio.

¿Cómo se hace una conciliación bancaria paso a paso?

Si vas a hacer la conciliación de forma manual, necesitarás el extracto del banco correspondiente a la cuenta bancaria y al periodo que vayas a conciliar. el libro mayor y el saldo final de la última conciliación realizada.

Proceso de la conciliación manual

Por regla general, el proceso implica seguir estos pasos:

1. Reunir extractos bancarios

Descarga los extractos bancarios del periodo que vas a conciliar (mensual, trimestral, etc.)

2. Obtener registros contables internos

Recopila el libro mayor, asientos contables y todos los justificantes del periodo

3. Comparar movimientos uno a uno

Verifica que cada ingreso o pago del banco esté correctamente registrado en la contabilidad

4. Identificar discrepancias

Marca pagos no registrados, duplicados, errores de fecha o importe, comisiones bancarias no contabilizadas

5. Ajustar asientos contables

Corrige los errores detectados y realiza los ajustes necesarios en tu sistema contable

6. Documentar el proceso

Crea un informe o acta de conciliación que respalde el trabajo realizado

Es recomendable comenzar la revisión por el saldo final del mes anterior. De esta forma es más rápido y sencillo detectar los posibles errores.

Además, recuerda que es conveniente presentar las conciliaciones ante la Agencia Tributaria al cierre del trimestre para justificar los movimientos bancarios.

Errores frecuentes en la conciliación manual

Cuando la conciliación se realiza de forma manual, es común encontrarse con ciertos errores más frecuentes. Los más frecuentes son:

• Duplicar un apunte: Registrar el mismo movimiento dos veces
• Omisiones: Olvidarse de contabilizar un movimiento bancario
• Error decimal: Cambiar una coma de sitio (escribir 13,55 en lugar de 135,5)
• Transposición de dígitos: Confundir el orden de cifras (poner 654 en lugar de 645)
• Inconsistencia temporal: Equivocarse en la fecha de registro
• Cheques pendientes: No registrar cheques emitidos que aún no han sido cobrados
• Comisiones bancarias: No contabilizar cargos del banco

Normalmente, estos desajustes son producidos por errores no intencionados, tanto de la entidad bancaria como de los responsables de la contabilidad. Sin embargo, también pueden indicar problemas más serios como fraude o malversación.

La conciliación bancaria nos permitirá detectar estos errores de forma temprana y corregirlos antes de que se conviertan en problemas mayores.

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La importancia de automatizar la conciliación bancaria

La conciliación manual es viable en empresas pequeñas con pocas transacciones, pero consume tiempo y es propensa a errores. Hoy existen soluciones tecnológicas que transforman este proceso.

Herramientas para automatizar la conciliación

La conciliación manual es viable en empresas pequeñas, pero consume tiempo y es propensa a errores. Hoy existen soluciones para automatizar este proceso:

• Software contable integrado: Conecta directamente con bancos y propone conciliaciones automáticas
• Plataformas de gestión de gastos: Como Okticket, que registran gastos en tiempo real
• Conciliadores automáticos: Emparejan movimientos bancarios y contables con inteligencia artificial

Automatizar la conciliación bancaria no solo ahorra tiempo, sino que también reduce riesgos y te permite dedicar más recursos a actividades que realmente generen valor para tu empresa.

Okticket: Conciliación bancaria automática en un click

Si quieres olvidarte de descargar ficheros desde el banco y optimizar tus recursos, puedes automatizar completamente la conciliación bancaria con Okticket.

¿Cómo Funciona?

¿Pagas con tarjeta de crédito? En Okticket nos conectamos con más de 100 entidades bancarias. En apenas unos segundos, puedes cotejar los gastos reportados con los movimientos bancarios. Desde una única plataforma, sin procesos intermedios ni necesidad de descargar ficheros desde la entidad bancaria.

Beneficios del módulo de conciliación mágica

Con ello, ahorrarás un montón de tiempo. Más beneficios inmediatos de nuestro módulo de conciliación mágica:

• Control continuo. Los pagos realizados con tarjeta de crédito de empresa están continuamente controlados. De esta forma, es muy difícil que se realicen compras indebidas.
• Registro completo. Se minimiza la posibilidad de que una compra realizada no se registre en la hoja de gastos.
• Clasificación por usuario. Los gastos se clasifican automáticamente, facilitando la identificación de responsables en caso de error.
• Actualización en tiempo real. Los errores se detectan inmediatamente, evitando riesgos financieros.
• Entorno seguro. Toda la información queda guardada con los máximos estándares de seguridad
• Transacciones pendientes. Identifica fácilmente movimientos que aún no han sido procesados

En definitiva, la conciliación bancaria nos permitirá tener datos que reflejen la situación real de la empresa en todo momento.

OKT Card: conciliación automática desde el pago

Otra forma de disfrutar de conciliación automática es con la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket (incluida con la licencia de usuario).

1. Pagas con la tarjeta en cualquier establecimiento.
2. Recibes una notificación en el móvil para digitalizar el gasto.
3. Asocias la foto del ticket al movimiento.
4. .El movimiento se vincula automáticamente y queda conciliado al instante.

Se trata de una tarjeta de débito Mastercard, por lo que funciona igual que cualquier tarjeta bancaria. La diferencia está en que puedes personalizar los límites de uso de forma individualizada: por usuario, por roles, por periodos de tiempo o por categorías de gasto.

Ventajas de la OKT Card

• Bloqueo automático del fraude interno
• Control del flujo de efectivo en tiempo real
• Información del gasto actualizada al instante
• Límites personalizables por empleado, categoría u periodo de tiempo
• Conciliación automática sin intervención manual

Preguntas frecuentes sobre conciliación bancaria

¿Cada cuánto conviene hacer la conciliación bancaria?

Lo recomendable es realizarla mínimo una vez al trimestre, aunque muchas empresas la hacen mensualmente para tener un control más riguroso. Las empresas con alto volumen de operaciones pueden beneficiarse de conciliaciones semanales o incluso diarias mediante automatización.

¿Es obligatorio presentar conciliaciones bancarias a Hacienda?

No es obligatorio presentarlas de forma rutinaria, pero pueden ser requeridas en inspecciones o auditorías fiscales como respaldo de los movimientos bancarios. Por eso es importante mantenerlas actualizadas y correctamente documentadas

¿Puedo hacer la conciliación bancaria de forma automática?

Sí, totalmente. Con herramientas como Okticket puedes automatizar completamente el proceso, reduciendo errores humanos al mínimo y liberando tiempo valioso de tu equipo financiero.

¿Qué diferencia hay entre conciliación bancaria y conciliación de tarjetas?

La conciliación de tarjetas es un tipo específico de conciliación bancaria que se centra exclusivamente en los movimientos de tarjetas corporativas. Ambas son importantes para un control financiero completo.

¿Qué hago si encuentro un error en la conciliación?

Primero identifica si el error está en tus registros contables o en el extracto bancario. Si es un error contable, realiza los ajustes necesarios. Si es un error bancario, contacta con tu entidad financiera con la documentación que respalde tu reclamación.

¿Cuánto tiempo se tarda en hacer una conciliación bancaria manual?

Depende del volumen de transacciones. Para una empresa pequeña puede tomar 1-2 horas mensuales. Para empresas medianas o grandes puede extenderse a varios días. Con automatización, este tiempo se reduce a minutos.

Conclusión: La conciliación bancaria como pilar de la salud financiera

La conciliación bancaria nos permitirá mantener un control riguroso sobre nuestras finanzas empresariales, detectar errores antes de que se conviertan en problemas mayores y tomar decisiones basadas en información real y actualizada.

Aunque no sea obligatoria por ley, es una práctica esencial que toda empresa debería implementar de forma regular. Y con las herramientas de automatización disponibles hoy en día, no hay excusa para no hacerlo.

Puntos clave para recordar:

• La conciliación bancaria compara tus registros contables con los extractos bancarios
• No es obligatoria, pero es imprescindible para un buen control financiero
• Debe realizarse al menos trimestralmente, idealmente de forma mensual
• La automatización elimina errores y ahorra tiempo valioso
• Herramientas como Okticket facilitan el proceso con conexiones directas a entidades bancarias

¿Listo para llevar tu control financiero al siguiente nivel? Solicita una demostración de Okticket y descubre cómo la automatización puede transformar tu gestión de gastos.

Tarjetas de empresa, dinero en efectivo, cheques, transferencias, plataformas de pago… A la hora de abonar los gastos derivados de los viajes de negocios se utilizan diferentes medios de pago.

Unos son más seguros, otros son más cómodos, los hay que ayudan mejor al cumplimiento de la política de gastos de las empresas… Entonces, ¿Cuáles son las mejores forma de pago? Para tratar de responder a esta pregunta hemos analizado las ventajas y desventajas de los principales métodos de pago utilizados por los viajeros de negocios.

Según hemos podido conocer en Okticket basándonos en el comportamiento de nuestros usuarios, a lo largo de los últimos años los pagos con tarjeta han ido ganado terreno a los abonos en efectivo.

Pero estas no son los dos únicos sistemas de pago. Las transferencias bancarias y las plataformas de pago como PayPal también tienen su público entre los viajeros de negocios. Veamos lo mejor y lo peor de cada una.

Tarjetas bancarias: pros y contras

Como acabamos de decir, las empresas cada vez son más partidarias de ofrecer a sus equipos tarjetas de crédito. La misma tendencia se sigue en el caso de las tarjetas de débito y de as tarjetas carburante. El último estudio sobre los hábitos de pago de los consumidores en la zona euro publicado por el Banco Central Europeo (BCE) confirma esta tendencia. Según el organismo. el porcentaje de pagos con tarjeta en el punto de venta ha aumentado un 9% y ya representa el 34% del total de transacciones.

Ventajas del pago con tarjeta de empresa

• Las tarjetas de débito y de crédito posibilitan el pago tanto en tiendas físicas como en el comercio electrónico.
• Las tarjetas bancarias son más rápidas y fáciles de utilizar.
• El uso de tarjetas reduce la necesidad de llevar grandes cantidades de dinero en efectivo.
• Los trabajadores desplazados no tienen que adelantar dinero de su bolsillo ni pedir anticipos cuando salen de viaje.
• Permiten acceder a la información del gasto en tiempo real. Por tanto, la empresa puede llevar un mejor control de los gastos de los empleados. No es necesario esperar a que los trabajadores en movilidad entreguen las notas de gastos para saber cuánto han gastado, dónde lo han hecho y cuándo han efectuado los pagos.
• La gestión de las hojas de gastos se simplifica. Contratando la herramienta de digitalización adecuada, puedes automatizar la tramitación y validación de los gastos de empresa. Sin ir más lejos, con Okticket puedes gestionar las hojas de gastos en tiempo real e integrar la solución con tu ERP.
• Ayuda al cumplimiento de la política de gastos de empresa. La mayoría de las tarjetas corporativas permite fijar límites de gasto por usuario y restringir su uso a determinadas fechas o categorías de gastos.
• Al no tener que hacer anticipos de efectivo a los trabajadores, se controla mejor el flujo de caja.
• Puedes generar informes de gastos personalizados para saber cuánto dinero se gasta en cada categoría. ¿Los proveedores se repiten? Siempre puedes negociar descuentos.
• Las tarjetas de crédito incluyen seguros de viaje. Algunos, incluso, ofrecen coberturas ante daños en un vehículo de alquiler.

Desventajas de las tarjetas de pago tradicionales  

• El límite establecido por las entidades bancarias suele ser elevado por defecto.
• Si los empleados hacen un mal uso de la tarjeta y hacen compras no reembolsables, la empresa es la que adelanta ese dinero.
• Algunas entidades financieras cobran comisiones por hacer pagos en el extranjero.
• Se corre el riesgo de sufrir un delito financiero.
• Todavía hay comercios en los que no se admite el pago con tarjeta o que exigen un importe mínimo para poder hacerlo.

Otro problema habitual de las tarjetas de pago tradicionales es tener que hacer la conciliación manual. Normalmente, la entidad bancaria emite un extracto con los gastos y el departamento financiero debe revisarlos uno por uno. Eso implica destinar recursos para puntear los gastos.

Efectivo: ¿Por qué sigue utilizándose?

Pese a que cada vez se paga más con tarjeta, en los viajes de negocios el efectivo sigue siendo el principal método de pago. Más de la mitad de los pagos siguen realizándose en efectivo. Los datos del Banco de España indican que el 66% de las compras en comercios se realizan en metálico (frente al 83% de antes de la pandemia). ¿Por qué?

Ventajas del pago en efectivo

• La empresa calcula cuánto dinero necesita el trabajador para el viaje y, si este se pasa de presupuesto por hacer compras no autorizadas, el gasto corre de su cuenta.
• El pago en efectivo no lleva comisiones.
• El pago en efectivo se acepta en todos los lugares y comercios.

Desventajas del pago en efectivo

• Es frecuente que los trabajadores desplazados acaben adelantando dinero de su bolsillo y tengan que esperar varias semanas para que el reembolso se haga efectivo. Esta espera puede causar malestar.
• Al hacer anticipos, la empresa puede perder el control del flujo de caja.
• Dificulta el cumplimiento de la política de gastos de viaje.
• Es un medio de pago poco seguro e higiénico.
• Implica la necesidad de acudir personalmente a los puntos de venta para realizar las compras.
• Las empresas no saben cuánto dinero van a tener que reembolsar a los viajeros de negocios hasta que el departamento de administración no tiene las notas de gastos sobre la mesa.
• No se pueden pagar grandes sumas de dinero en efectivo.
• El dinero en efectivo puede falsificarse.
• Los viajeros de negocios tienen que guardar siempre los tickets. Si los pierden o se borran, no pueden solicitar el reembolso. Aunque en realidad, este inconveniente se puede solucionar con una herramienta para digitalizar los gastos de viaje. Como es el caso de Okticket, el SaaS (Software as a Service), que te permite gestionar digitalmente los gastos profesionales de desplazamiento desde el móvil, sin tener que conservar tickets y facturas en papel.
• Cambiar dinero en una moneda diferente al euro implica pagar comisiones por cambio de divisa.

Transferencia bancaria: ventajas y desventajas 

Las transferencias son otra forma de pago que todavía sigue utilizándose, sobre todo cuando se gestionan los viajes a través de agencias. Para los proveedores la ventaja radica en que no empiezan a gestionar la operación hasta que no han recibido el pago. Además, la empresa hace el pago directamente, así que controla el proceso de compra en todo momento.

¿Las desventajas?  

• El dinero tarda en llegar al proveedor unas 24 horas, por lo que si se necesita contratar un servicio con urgencia (un billete de avión de última hora, por ejemplo), no es la mejor opción.
• Puede suponer un coste para el comprador, en este caso, la empresa.
• En caso de que surja un problema con el producto o servicio, es más difícil recuperar el dinero porque este ya ha sido desembolsado.

Pasarelas de pago: lo bueno y lo malo

Las plataformas de pago tipo PayPal se han consolidado como métodos de pago seguro para las compras online, y cada vez son más los pequeños negocios que lo incluyen.

Ventajas de PayPal

• Seguridad en los pagos.
• Privacidad en el proceso de compra.
• Transacciones rápidas.
• Al cliente no se le descuenta el saldo hasta que el proveedor no ha enviado el producto o realizado el servicio para el que se le ha contratado.
• Si ocurre algún problema con la compra, PayPal abre una disputa y retiene el dinero hasta que el conflicto se haya resuelto.
• Se trata de una forma de pago muy extendida.

Desventajas de Paypal

• Las desventajas son sobre todo para el proveedor, puesto que tiene que pagar comisiones.
• El comprador también paga comisiones si realiza una compra en una divisa diferente a la suya.

Otros medios de pago

En los últimos tiempos han surgido nuevas alternativas al pago tradicional que también tienen sus cosas buenas y malas.

Pago móvil

El pago a través del móvil, por ejemplo, está bastante extendido, pero implica tener teléfonos inteligentes con sistema NFC.  Las ventajas y desventajas son similares a las del pago con tarjeta, con el pequeño hándicap de que el usuario depende de la conexión a Internet para poder completar el proceso de compra.

La parte buena es que otorga una opción para el pago sin contacto, algo muy valorado en la actualidad.

En el pago por móvil también se encuadran los pagos al instante mediante la banca online. Es el caso de Bizum o de los monederos virtuales. La principal ventaja es que el dinero llega al proveedor en el instante, pero se usa principalmente para pequeñas cantidades.

Monedas virtuales

No podíamos escribir un artículo sobre sistemas de pago y no mencionar a las criptomonedas. Todavía no hay muchas empresas ni empleados que utilicen las monedas virtuales para abonar los gastos de viaje, pero es importante recordar que hoy en día, monedas como el Bitcoin, son aceptadas en todo tipo de transacciones.

Lo más destacable de los pagos en criptomonedas es que son extremadamente seguros gracias a los algoritmos criptográficos empleados por la tecnología blockchain en las que están basados.

Más ventajas: se trata de un medio universal, imposible de falsificar, con unas comisiones muy bajas, que otorga total privacidad al comprador y con el que se elimina el cambio de divisas.

Por el contrario, actualmente la oferta de criptomonedas es escasa y las que hay no cuentan con el respaldo de los bancos.

Descubre la mayor flexibilidad en formas de pago

¿Lo que de verdad necesitas es pagar como quieras? Tenemos lo que buscas. Okticket te ofrece la mayor flexibilidad en medios de pago. Puedes pagar en efectivo, con la tarjeta de tu banco, con la OKT Card o con otros sistemas de pago (con tarjeta carburante, por ejemplo).

OKT Card: Controla el gasto antes de que se produzca

¿Te preocupa el cumplimiento de la política de gastos de tu empresa? La OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket, proporciona una nueva forma de controlar los gastos de los empleados. Se trata de una tarjeta Mastercard de débito, por lo que es un método de pago seguro, transparente y aceptado en miles de establecimientos de todo el mundo. Incluso en compras online, puesto que puedes llevar la OKT Card en tu cartera física o en tu Wallet de Apple Pay o de Google Play.

Además, no tendrás que conformarte con poner los límites estándar. Ofrece la posibilidad de definir un límite de gasto para cada usuario o de personalizar los límites de uso de la tarjeta por roles, por periodos de tiempo o por categorías de gasto.

A todo esto hay que añadir la conciliación automática (pagas, recibes una notificación en el móvil para digitalizar el gasto y asocias la foto del ticket a la notificación) y la posibilidad de activarla y desactivarla desde la propia aplicación. Y algo que te encantará: Todos los gastos quedan registrados en una única plataforma para su supervisión en tiempo real.

¿Tarjeta, efectivo o contactless? ¿Qué sistemas de pago son los más utilizados en tu empresa? Si quieres conocer todas las ventajas de nuestra solución y los beneficios de utilizar la OKT Card, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.

Se trata de una tarjeta de débito para gastos de empresa con la garantía de Mastercard. Entre sus principales características destacan las siguientes:

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Que en el ticket del restaurante no haya bebidas alcohólicas, que un empleado no intente pasar como gasto de viaje compras realizadas en un periodo de tiempo que no coincide con ningún desplazamiento… ¿Qué revisas habitualmente al gestionar una nota de gastos? ¿Imaginas un sistema de lógica personalizada que te alerte cuando detecte posibles incidencias?

La falta de tiempo para revisar al detalle los gastos de empresa es uno de los motivos por lo que las empresas acaban reembolsando a sus empleados pagos no autorizados. Independientemente de si las irregularidades son por culpa de la picaresca o fruto de un error inintencionado, cuestan mucho dinero a las organizaciones (8.000 euros al mes de media según ACFE).

La buena noticia es que hoy en día, detectar anomalías en las notas de gastos es posible. Las opciones que te ofrece la tecnología van desde las alertas estándar hasta los motores que aplican lógica personalizada.

Tus reglas de gestión de gasto, tus alertas

Por norma general, las herramientas de gestión de gastos profesionales te permiten establecer alertas que te avisan cuando alguien trata de pasar un ticket que no se ajusta a la política estándar de gastos establecida.

Estas alertas suelen enviarse en forma de notificaciones automáticas al correo electrónico o al móvil de las personas responsables de supervisar los gastos. Incluso pueden llegarles a los trabajadores si la empresa lo establece.

¿Qué tipos de alertas son las más comunes? Depende de la solución elegida. Por ejemplo, en Okticket las alertas estándar son las siguientes:

• Alerta por ticket similar: el sistema compara automáticamente el importe, el CIF, la fecha y/o el número de ticket y avisa al  usuario cuando encuentre coincidencias.
• Alerta por ticket ilegible: ofrece la posibilidad de comprobar en modo offline que el ticket puede leerse bien.
• Umbral de importe sobrepasado: puedes poner un límite genérico o por categoría. Solo tienes que fijar un importe máximo para cada tipo de gasto (ticket, factura, kilómetros, hojas de gastos y dietas) y establecer un umbral para los diferentes usuarios.
• Antigüedad máxima de gasto sobrepasada: permite establecer el número de días que pueden transcurrir, como máximo, entre la emisión de la factura y su reporte.
• Bloqueo de cambio de estado de hoja de gastos: la alerta puede personalizarse en función del estado en el que se encuentre la hoja de gastos (abierta, en revisión, rechazada, tramitada, aprobada...).
• Número de gastos por categoría y día: el techo de gasto se puede poner para toda la empresa o solo para determinados usuarios.
• Alerta de hoja única por mes: al meter el gasto en una hoja incorrecta, salta una alerta.

Gracias a esta funcionalidad. no volverás a reembolsar tickets duplicados, que contengan gastos efectuados en festivo, con importes ilegibles o con cargos que sobrepasan el límite marcado en la política de viajes de la empresa.

Por cierto... ¡Puedes configurar tantas alertas como necesites!

Lógica personalizada: Cuando la tecnología trabaja por ti

¿No quieres conformarte con las típicas alertas? El motor de revisión automática de Okticket te ofrece lo mejor de los dos mundos. Puedes definir los comportamientos de gasto en los que te fijas cuando realizas la liquidación y el sistema aplica de forma inteligente las reglas de lógica personalizada que establezcas.

Es decir, el motor revisa automáticamente las notas de gastos. Cuando detecta posibles incumplimientos en la política de gastos de tu empresa, te envía una alerta (esta puede ser meramente informativa o bloquear la operación).

Además, puede activarse en diferentes puntos del proceso: al hacer la foto, al presentar la hoja, al revisar la información desde el gestor web…. De esta forma, los gastos pueden aprobarse o rechazarse sin que tengas que revisar los conceptos uno a uno.‍

Ejemplos de reglas de gasto

Estos son algunos ejemplos de las reglas de gasto que se pueden implementar:

• Controlar que, por la fecha y hora del viaje (bien al inicio, bien al final del mismo), el empleado no pueda reportar ciertos gastos. Por ejemplo, si está previsto que un viaje de empresa finalice a las 18:00 de la tarde y pasa un gasto de cena, el motor de revisión automática alerta de que el empleado está intentando pasar un gasto no autorizado.
• Evitar que pueden enviarse a revisión las hojas de gastos en las que los empleados que viajan con coche de empresa estén reportando gastos de kilometraje.
• Diferenciar entre tickets y factura.
• Limitar una cantidad a partir de la cual el empleado tenga que pedir una factura.
• Rechazar las hojas de gastos en las que se hayan incluido compras de bebidas alcohólicas.
• Identificar los CIFs para que no se puedan meter gastos de ciertos establecimientos o determinadas categorías de comercios.

¿Necesitas una regla personalizada utilizada en tu empresa? Cuéntanos tu caso.

Tradicionalmente, la relación de los directores financieros con las herramientas tecnológicas se limitaba a establecer un presupuesto y velar por su cumplimiento. Hoy en día, se espera que los CFO lideren la transformación digital, lo que implica tener conocimientos de las soluciones disponibles y averiguar su potencial para generar un retorno de la inversión rápido.

Este cambio de tendencia en la función financiera ha calado en estos profesionales. Ya se han dado cuenta de que la transformación digital es la herramienta para diferenciarse de la competencia. La evolución del rol de los CFOs pasa por impulsar el cambio tecnológico.

Los estudios así lo demuestran. En las últimas encuestas de Gartner queda patente la intención de los directores financieros de invertir más dinero en el área digital. En este informe anual, el 70% de los CFO preveía el aumento del gasto en tecnología, un porcentaje que llegaba hasta el 82% si hablamos de inversión en capacitaciones digitales. En 2022, el porcentaje de los directores financieros que planeaban aumentar la inversión en tecnología subía hasta el 92%.

La intención queda más clara con cada nuevo estudio que sale a la luz. En la Perspectiva de los directores financieros para 2023, la tecnología vuelve a colocarse en el top de prioridades para los responsables financieros. En el número uno se coloca la inteligencia artificial, seguida por la digitalización y la automatización de procesos financieros.

La transformación digital, en el top 5 de prioridades para los CFO

Dichas conclusiones van en consonancia con lo recogido por otras organizaciones. Hablamos, por ejemplo, del "CFO Peer Insights: Digital Transformation and IT Spending Priorities", elaborado por Dimensional Research. Este documento revela que el 80% de los directores financieros de todo el mundo incluyen la transformación digital en el top 5 de sus prioridades (está entre las tres primeras para el 59%). El mismo porcentaje espera que el gasto en tecnología aumente.

Además, siete de cada diez consideran que las inversiones en transformación digital son clave para el éxito de cualquier empresa. Por ese motivo, la gran mayoría están dispuestos a ayudar al CIO en la búsqueda y financiación de una nueva herramienta, siempre y cuando esta proporcione un ROI sólido y rápido.

¿Cuándo quieren recuperar la inversión? Entre 1 y 2 años como máximo fue la respuesta de casi la mitad.

Otro dato importante es que, prácticamente todos los encuestados están de acuerdo al afirmar que las inversiones en tecnología son fundamentales para la recuperación económica. De hecho, la gran mayoría de los CFO reconocen que ya han aumentado su inversión en transformación digital.

"Ahora mismo, esas decisiones de inversión tienen que ver con lo digital, y se traducen en ofrecer información aumentada, en tiempo real y predictiva, cumplimiento sencillo y mayor flexibilidad en la estrategia financiera”, asegura Alexander Bant, jefe de Investigación para directores financieros (CFO) de Gartner en este sentido (fuente: Gartner).

Prioritario también es desarrollar y perfeccionar la estrategia de análisis de datos. Si este año se esperar que los responsables de Finanzas se familiaricen con los conceptos clave, en 2025 la estrategia de datos empresarial será una responsabilidad fundamental.

De ahí que la importancia que están cobrando tecnologías como el machine learning, capaces de analizar la información rápidamente, sin errores humanos ni brechas de seguridad.

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El CFO y el CIO, aliados en la digitalización

Las organizaciones también se han dado cuenta de que CIO y director financiero tienen que colaborar por el bien de la empresa. La tónica general es que la relación entre ambos roles se está fortaleciendo cada vez más.

 “Socio que ayuda a conectar los puntos entre la tecnología y las decisiones comerciales” o “innovador agente de cambio que impulsa la estrategia empresarial” son algunas de las definiciones que los CFOs encuestados hacen de sus responsables de tecnología.

A pesar de la importancia que tiene el CIO para las organizaciones, durante el último Congreso Internacional de CIOs salió a l luz un dato sorprendente: solo el 20% de los CEO considera la tecnología como un valor estratégico. Y solo el 17% cuenta con el CIO para participar en la estrategia empresarial.

Las iniciativas más demandadas por los CFO

No obstante, hay propuestas que tienen más valor para los directores financieros. Este es el orden de preferencias:

1. Optimizar las inversiones en Inteligencia Artificial y en las herramientas tecnológicas ya existentes.
2. Implantar soluciones que generen ingresos.
3. Implementar herramientas de mejoras de procesos de negocio y eficiencia de los empleados.

Pero el reto del área financia no es tanto aumentar la inversión en tecnología como priorizar las herramientas a utilizar solo el 30 % de los proyectos tecnológicos acaban saliendo adelante).

Herramientas Fintech para impulsar la transformación digital

Del mismo modo, los responsables del departamento financiero son reacios a las “iniciativas de tecnología disruptiva de próxima generación” y a los proyectos que impliquen “reimplementar o migrar de ERP”. Aquí es donde entran en juego las soluciones Fintech capaces de integrarse con los sistemas de gestión empresarial.

Llegados a este punto, te recordamos que Okticket tiene integración bidireccional, evolutiva y simple con los principales ERP, softwares de Recursos Humanos y sistemas de Business Intelligence del mercado.

Asimismo, la solución cumple con los requisitos exigidos por los directores financieros. Por una parte, ahorra un montón de tiempo en la gestión de gastos de viaje. Concretamente, un 80% con respecto a la revisión manual. Si calculas el coste por hora de cada trabajador implicado en el proceso el retorno de la inversión es casi inmediato.

A eso hay que añadir el hecho de que el reporte de gastos es mucho más eficiente cuando se emplea una herramienta de digitalización, puesto que se eliminan los errores típicos de la gestión manual. ¿Y qué me dices de las ventajas de obtener datos financieros precisos, ordenados y en tiempo real?

Todo ello hace mucho más ágil y sencillo la toma de las decisiones estratégicas necesarias para lograr la rentabilidad empresarial.

Optimizar costes a corto plazo para lograr un valor añadido a futuro. Con el foco apuntando hacia un crecimiento sostenible a largo plazo, la transformación de la función financiera del director financiero (CFO) pasa por impulsar el cambio tecnológico.

Según se deduce del estudio 2023 Global EY DNA of the CFO Report , los líderes financieros más experimentados que impulsan agendas de cambio “agresivas e innovadoras en las finanzas” son quienes pueden aportar un mayor valor en las organizaciones.

En este sentido. las prioridades de los directores financieros para conseguir transformar su función financiera a medio plazo son, principalmente:

• Transformación tecnológica (37%)
• Analítica avanzada de datos (27%)
• Sostenibilidad (27%)
• Optimización regulatoria (24%)
• Liderazgo (23%)
• Modelo operativo (23%)
• Riesgo (19%)
• Talento (19%)

Los desafíos que marcarán la transformación de la función financiera

Para Marshall Díaz, Socio Líder Adjunto de Asesoría Contable y Financiera en EY Latinoamérica, los responsables de finanzas se enfrentan a tres desafíos nada fáciles:

1. Buscar la fórmula para aportar valor a largo plazo se ven presionados para recortar costes en inversiones que consideran prioritarias.
2. Encontrar el equilibrio entre la gestión del riesgo y la apuesta por lograr la innovación en las finanzas de la organización.
3. Alcanzar el éxito como líder financiero a pesar de que las habilidades que se han exigido tradicionalmente para esta área no eran suficientes para llegar a desempeñar un rol estratégico como CFO.

De ahí la importancia de que los directores financieros tengan que ampliar su rango de competencias. Quizá por eso solo el 14% está realizando “cambios audaces” para la transformación de la función financiera a futuro. Para Marshall, estos profesionales son precisamente los que tienen más probabilidades de ser los mejores.

Reducción de costes en áreas estratégicas

No son pocos los directores financieros que consideran todo un reto “equilibrar efectivamente las compensaciones entre las prioridades a corto y largo plazo”. Casi ocho de cada diez encuestados piensa lo mismo. Otro 76%, según se desprende del citado estudio, aseguran que está aumentando la presión “para impulsar la eficiencia de costes y alcanzar los objetivos de ganancias en el corto plazo”.

Esta reducción de gastos e inversiones parece ser una constante en la gran mayoría de las organizaciones y afecta sobre todo a los programas ESG.  Aunque tampoco se salvan áreas claves como Márketing o Talento.

Se da la circunstancia de que estas tres áreas son fundamentales para impulsar el valor a largo plazo, y de ahí la paradoja. En cambio, la cadena de suministros parece que se salva de momento de los recortes.

Estrategias del CFO para la transformación digital del departamento financiero

¿Reducir costes es la estrategia correcta? Si nos fijamos en las opiniones del reducido grupo de líderes financieros “audaces” que ya hemo mencionado, la hoja de ruta a seguir sería la siguiente:

1. Cambiar la cultura del equipo financiero
2. Impulsar la transformación digital
3. Desarrollar habilidades de liderazgo y nutrir a la próxima generación de líderes financiero

En definitiva, si quieren lograr la transformación cultural, "los directores financieros deben fomentar la mentalidad digital, liderar con ejemplo y ajustar sistemas de recompensas".

Sus competencias van mucho más allá de los procesos financieros. En sus manos también recae la toma de decisiones y están involucrados en el resto de procesos de negocio.

Pese a todo lo indicado, hay una opinión unánime: “Nunca ha habido un momento más propicio para ser CFO”. No solo eso. Conforme su rol va evolucionando, van subiendo peldaños para acercarse a la posición de CEO.

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¿Utilizas tu propio vehículo para moverte por motivos laborales? En ese caso, seguro que te interesa estar al día de a cuánto se paga el kilometraje en 2025.

¿Cómo se calcula el importe del kilometraje? ¿Qué incluye la gestión de gastos de kilometraje? ¿Cómo pueden cubrir los gastos las empresas? ¿Es necesario declarar el reembolso recibido?

Pocos gastos de viaje por trabajo generan tantas dudas en los comerciales como las dietas y el kilometraje.

A lo largo de las siguientes líneas daremos respuesta a las principales cuestiones.

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¿Cuál es el precio del kilometraje en 2025?

Para contestar a la pregunta planteada en el título de este artículo. Por cierto… No está escogido al azar. Sabemos que una de las dudas que tienen las personas que utilizan vehículos privados para trabajar es: “¿A cuánto se paga el kilometraje en 2025?”.

Antes de dar una cifra exacta, es importante recordar que cada empresa puede fijar el importe por kilómetro. Cada una puede decidir cuánto pagar por el uso del coche particular. También queda a su criterio plasmar el kilometraje en el convenio colectivo o en la política de gastos de viaje.

Y como el precio del kilometraje no está regulado, tampoco existen datos oficiales. Los importes que vemos publicados suelen obedecer a números recogidos de terceros.

Pero en este artículo sí que vamos a dar cifras exactas. Después de revisar los datos, hemos encontrado algunos datos. El precio medio del kilometraje en 2024 es de 0,26 euros. Estos números provienen de nuestra app de control de gastos de viaje.

¿Por qué esta cantidad en concreto? Como veremos más adelante, todo tiene su explicación.

¿Cómo calcular los gastos de kilometraje 2025 en España?

Lo adelantábamos un poco más arriba. Cada empresa es libre de fijar el precio de kilometraje que quiera, incluso de establecer diferentes cantidades en función del rol.

Por eso, aunque el precio medio sea de 0,26 euros, hay empresas que abonaban hasta 3 euros por kilómetro recorrido. El precio mínimo de kilometraje es de 1 céntimo.

¿Por qué esa diferencia? ¿Qué criterios siguen las empresas para fijar el precio del kilometraje? Para responder a esta pregunta, lo mejor es repasar qué se entiende por gastos de kilometraje.

Al hablar de kilometraje, nos referimos a los gastos de desplazamiento que afrontan los trabajadores cuando utilizan un vehículo particular para su desempeño diario. Lo habitual es que estos costes corran a cargo de la empresa.

Pero ojo, no todos los gastos relacionados con el vehículo son reembolsables.

¿Qué se incluye en el kilometraje de empresa?

A la hora de calcular el precio del kilometraje, las organizaciones tienen en cuenta los gastos relacionados con el desgaste del coche:

• El combustible
• La parte proporcional del seguro del coche
• Los gastos de revisiones: esto incluye desde el desgaste de las ruedas hasta el consumo de aceite o el cambio de piezas mecánicas
• La parte proporcional del coste de los impuestos

En cambio, los peajes de autovías y autopistas, los tickets de parking y las multas de tráfico no estarían incluidos dentro de los gastos de kilometraje. Los dos primeros suelen abonarse por separado, ya que pertenecen a bloques diferentes de las notas de gastos. Por lo que respecta a las multas, lo habitual es que las pague el conductor, no la empresa.

Ejemplo de cálculo de gastos kilometraje

Vamos a ver lo que acabamos de decir con un ejemplo. Imagina que una empresa ha fijado el precio del kilometraje en 0,26 euros. Pues bien, a la hora de calcular el importe a reembolsar, lo primero que debe hacer es determinar los kilómetros recorridos por el trabajador. Después, los multiplica por el precio definido en ese momento.

Si el conductor se ha desplazado 50 kilómetros, multiplicará 0,26 x 50. Es decir, que tendrá que abonar 13 euros al empleado.

En este punto es importante recordar que existen apps de gastos de viaje para empresas, que calculan el kilometraje. También permiten establecer el precio del kilometraje. Es habitual que el importe fijado coincida con el límite máximo exento de IRPF.

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¿Cuál es el precio del kilometraje exento en 2025?

Aunque no hay un precio oficial para los gastos de viaje, su exención fiscal está regulada. Esto se menciona en la Orden HFP/793/2023 sobre el Impuesto sobre la Renta. De hecho, muchas empresas toman como referencia el límite máximo definido por la Agencia Tributaria para fijar el precio que pagan a sus empleados.

¿De qué cantidad hablamos? El pasado 17 de julio de 2023, el Ministerio de Hacienda fijaba en 0,26 euros por kilómetro recorrido el importe exento de pagar el IRPF.

Esto quiere decir que los contribuyentes no tendrán que pagar nada por los primeros 0,26 euros por kilómetro que reciban como compensación. Si la cantidad recibida es mayor, deberán pagar impuestos, pero solo por el exceso. En Euskadi, el límite exento es de 0,29 euros. En Navarra, el límite es de 0,32 euros.

El nuevo límite supone un aumento de más del 35% con respecto a los 0,19 euros anteriores, cantidad que llevaba sin actualizar desde el año 2005.

¿Por qué 0,26 euros el kilómetro y por qué ahora? En teoría, esta subida de 7 céntimos en la cantidad exenta ayuda a equilibrar el aumento de precios. Esto incluye combustibles, gastos, seguros e impuestos vinculados con el uso de vehículos.

Se da la circunstancia de que, durante el primer semestre de 2023, el precio medio del kilometraje era de 0,25 euros. A finales del segundo semestre, había aumentado en un céntimo.

¿Sueles utilizar moto? En este caso, la cuantía exenta es de 0,106 euros por kilómetro, frente a los 0,078 euros anteriores.

Y existen razones para pensar que, el año que viene, las empresas actualizan las cantidades. Recordemos que el IRPF de los gastos de kilometraje se calcula al final del año. Por eso, muchas empresas esperan ese momento para hacer cambios.

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Preguntas frecuentes sobre los gastos de kilometraje

¿A partir de cuántos kilómetros pagan las empresas los gastos de kilometraje?

¿Quieres saber si existe una cantidad mínima de kilómetros que haya que recorrer para que se considere gasto de kilometraje? Aunque en teoría la respuesta es “no”, para asegurar, lo mejor es que eches un vistazo al convenio colectivo de tu empresa.

¿Están las empresas obligadas a pagar el kilometraje?

De nuevo, la respuesta corta vuelve a ser negativa. La mayoría de las empresas pagan a sus empleados por usar sus coches para trabajar. Sin embargo, no hay una ley que les exija hacerlo.

¿Cómo se pagan los gastos de kilometraje?

Aunque los gastos de kilometraje son compensatorios y no se consideran salario, la empresa suele incluirlos en la renta de las personas.

¿Es necesario justificar los gastos de kilometraje?

Sí. Es importante tener en cuenta que estos gastos deben estar debidamente justificados y en relación con viajes de negocios.

Para pedir el reembolso de los gastos de kilometraje a tu empresa, debes dar datos detallados. Necesitas incluir la fecha y hora de inicio y fin de cada viaje.

Debes anotar los kilómetros recorridos. Si lo haces a mano, anota el kilometraje del vehículo antes y después del viaje. Además, incluye el destino y el motivo del viaje.

De ahí la importancia de contar con un software validado por la Agencia Tributaria, para la gestión de gastos de kilometraje. Con Okticket puedes establecer un precio por kilómetro o configurar trayectos habituales, por ejemplo.

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Ministerio de Economía frente a Agencia Tributaria. Ley Crea y Crece frente a Suministro Inmediato de Información (SII). La digitalización fiscal en España está en pleno auge, y con ello surgen preguntas clave para los departamentos financieros: ¿Cómo convivirán la factura electrónica y el SII? ¿Sustituirá la nueva normativa al sistema actual?

Desde la implementación del Suministro Inmediato de Información (SII) en 2017, la gestión tributaria española ha dado pasos firmes hacia la modernización, permitiendo la transmisión de información en tiempo real a la Agencia Tributaria (AEAT).

Ahora, con la llegada de la Ley Crea y Crece y la obligatoriedad de la facturación electrónica, el sistema fiscal se encamina hacia una integración aún más completa.

Pero ¿Cómo afectará esto a las operaciones de tu empresa? Vamos a ver las casuísticas de ambas normas y cómo será su convivencia a partir de ahora.

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¿Qué es la Ley Crea y Crece?

La Ley Crea y Crece, aprobada en 2022, establece las bases para la obligatoriedad de la facturación electrónica en el entorno B2B. Su principal objetivo es modernizar el tejido empresarial, fomentando la transparencia, reduciendo la morosidad y combatiendo el fraude fiscal.

Cuando entre en vigor definitivamente, las facturas en PDF o escaneadas serán sustituidas por justificantes enviados y recibidos por medios telemáticos. De esta forma, se garantiza que los datos contenidos no van a ser alterados.

Principales características de la facturación electrónica según la Ley Crea y Crece

1. Obligatoriedad general

Todos los empresarios y profesionales deben emitir y recibir facturas electrónicas en sus transacciones comerciales, eliminando progresivamente el uso de documentos en papel y estandarizando los procesos administrativos.

2. Interconexión e interoperabilidad gratuita

Los sistemas de facturación deben garantizar una comunicación fluida y sin costes adicionales entre diferentes plataformas, mejorando la accesibilidad y usabilidad.

3. Conservación y acceso a las facturas

Las facturas electrónicas deben estar disponibles para su consulta durante al menos cuatro años, incluso si el contrato con el proveedor de servicios de facturación finaliza. Los destinatarios de las facturas tienen derecho a solicitar copias sin costes adicionales dentro de este periodo, lo que refuerza la transparencia y el acceso a la información financiera.

4. Trazabilidad y estados de las facturas

Tanto emisores como receptores están obligados a informar sobre el estado de las facturas, garantizando un control exhaustivo y una trazabilidad total de las transacciones.

Esto permite identificar claramente si una factura ha sido emitida, recibida, aceptada o rechazada, fortaleciendo la transparencia en las operaciones comerciales.

De esta forma, algunos estados de las facturas deberán ser comunicados de manera obligatoria, mientras que otros serán de carácter opcional:

• Estados obligatorios:

1. Aceptación o rechazo comercial de la factura.
2. Pago efectivo completo de la factura.

• Estados opcionales:

1. Aceptación o rechazo comercial parcial.
2. Pago parcial de la factura.
3. Cesión a un tercero para su cobro o pago.

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Objetivos principales

Estas medidas buscan optimizar los procesos administrativos y garantizar la seguridad en las operaciones comerciales. Al fomentar la eficiencia, la transparencia y la trazabilidad, la Ley Crea y Crece no solo beneficia a las empresas, sino que también fortalece el sistema tributario español y promueve un entorno empresarial más confiable y moderno.

Detalles técnicos de la factura electrónica

El 28 de octubre, el Boletín Oficial del Estado (BOE) publicó la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre. Esta normativa introduce cambios significativos en los requisitos para los sistemas de facturación electrónica en España (Real Decreto 1007/2023).

Uno de los puntos clave del reglamento es la obligatoriedad de que los sistemas de facturación electrónica garanticen la inalterabilidad, autenticidad e integridad de los registros.

Para lograrlo, cada registro deberá contar con un sistema de huellas digitales o “hash”, respaldado por una firma digital, lo que asegura la autenticidad y la seguridad de la información transmitida.

Asimismo, los sistemas deberán incluir la capacidad de verificar automáticamente la autenticidad de las firmas electrónicas, permitiendo detectar de forma inmediata cualquier intento de alteración o manipulación de los datos.

Principales novedades de la Orden HAC/1177/2024

Entre los principales aspectos técnicos y normativos que regulan la implementación de la factura electrónica en el ámbito empresarial destacan:

1. Requisitos técnicos y funcionales

Los sistemas de facturación deberán garantizar la integridad de los datos, evitando cualquier modificación sin dejar rastro. Esto asegura que las facturas puedan ser auditadas de manera confiable, reforzando el control fiscal y la seguridad en las transacciones.

2. Formato único para los registros de facturación

Se establece un formato estandarizado para los registros de facturación, lo que permitirá a la Agencia Tributaria Española (AEAT) procesar y verificar la información de manera eficiente. Este estándar asegura que todos los datos estén organizados de forma uniforme y facilita la interoperabilidad entre los sistemas de facturación.

Tipos de facturas electrónicas en España

En este punto hay que recordar que en España, actualmente existen dos tipos de facturas electrónicas:

• Factura electrónica de formato estructurado: Utilizan formatos como Facturae, UBL o EDIFACT, diseñados para integrarse automáticamente en sistemas de gestión.
• Factura electrónica de formato no estructurado: Incluyen documentos generados en PDF, Word o Excel. Aunque cumplen ciertos requisitos legales, no están diseñados para integrarse de forma automatizada en sistemas de gestión.

Con la nueva normativa, las facturas en formatos no estructurados (Word, Excel, PDF) ya no serán válidas para las transacciones B2B. Todas las empresas deberán emitir y recibir facturas en un formato estructurado, compatible con herramientas de automatización y con capacidad para asegurar la integridad de los datos.

Esquema de funcionamiento de la factura electrónica B2B

Para facilitar esta transición, se prevé la creación de un portal público para la entrega y recepción de facturas electrónicas. Aunque las redes privadas de facturación seguirán existiendo, estas deberán incluir a la Agencia Tributaria como parte del proceso de validación y registro. Adicionalmente, las facturas electrónicas deberán cumplir con un formato estándar, como Facturae, UBL o EDIFACT, para asegurar su compatibilidad y legibilidad.

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¿Quiénes están obligados a cumplir con la normativa de facturación electrónica?

La normativa de facturación electrónica está diseñada para abarcar a una amplia gama de entidades en el ámbito empresarial. Entre los principales afectados se encuentran:

• Contribuyentes del Impuesto de Sociedades.‍
• Empresas y profesionales que estén obligados a emitir y registrar facturas como parte de sus actividades comerciales.

En términos generales, toda entidad que emita o reciba facturas en el desarrollo de sus operaciones deberá cumplir con los nuevos requisitos técnicos establecidos.

¿Afecta a empresas extranjeras?

La última revisión del texto enviada por España a la Comisión Europea sugiere la posibilidad de que esta normativa también se extienda a empresas extranjeras que realicen actividades comerciales sujetas a facturación en el país. Esto amplía el alcance de la regulación, reforzando la trazabilidad y el control fiscal en un entorno globalizado.

Plazos y adaptación: ¿Qué debes saber? (H2)

Las empresas tendrán hasta el 1 de julio de 2025 para adaptar sus sistemas de facturación a las nuevas especificaciones técnicas establecidas por la Orden HAC/1177/2024. Este periodo de transición busca dar tiempo suficiente para que las organizaciones implementen los cambios necesarios en sus procesos y herramientas.

Por otra parte, la implementación de la facturación electrónica en el entorno B2B se llevará a cabo de manera gradual, con plazos diferenciados según el volumen de facturación de las empresas, tal y como establece el desarrollo reglamentario del artículo 12 de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, sobre creación y crecimiento de empresas.

1. Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: 1 año a partir de la aprobación del reglamento que regule esta normativa.
2. Empresas con facturación anual inferior a 8 millones de euros: 2 años desde la entrada en vigor del reglamento correspondiente.

Este enfoque escalonado tiene como objetivo facilitar la adaptación de las empresas, teniendo en cuenta su tamaño y capacidad operativa.

¿Qué consecuencias tendrá su incumplimiento?

El incumplimiento de esta normativa acarreará sanciones significativas. Según la ley, las empresas que no cumplan con las siguientes obligaciones estarán sujetas a apercibimientos o multas de hasta 10.000 euros.

Diferencias entre factura electrónica y SII

Aunque complementarios, el Suministro Inmediato de Información (SII) y la factura electrónica tienen objetivos  y características distintas:

• El SII centraliza información fiscal en tiempo real para la autoliquidación del IVA, incluyendo datos como CIFs, base imponible e IVA. Los registros de facturación deben ser enviados a la Agencia Tributaria en un plazo máximo de cuatro días,
• La factura electrónica B2B, por su parte, garantiza la emisión y recepción segura y automatizada de facturas, enfocándose en la integridad y trazabilidad de las transacciones.  A diferencia del SII, el envío de las facturas deberá realizarse “en el momento” de su emisión al cliente. Esto garantiza un control fiscal más riguroso y en tiempo real, promoviendo la transparencia y la trazabilidad de las operaciones.

¿Qué es el SII?

Como acabamos de decir, el SII es un sistema de gestión del IVA puesto en marcha por la Agencia Tributaria para mejorar el control de las obligaciones tributarias.  Lleva en vigor desde el año 2017 y ha supuesto un cambio en los procesos de gestión de las facturas.

Cada cuatro días, el sistema de reporte fiscal de las empresas adheridas añade los datos cargados en las facturas, conforme indica la ley. Dicha información se envía a la Agencia Tributaria para la autoliquidación del IVA.

A diferencia de la factura electrónica, que simplemente ofrece la información de servicio necesaria para monitorizar su pago, en el reporte fiscal se incluyen muchos más detalles (número de factura, el CIF emisor, el CIF receptor, la base imponible, el IVA y fecha de la misma).

Están obligadas a acogerse al Suministro Inmediato de Información del IVA las grandes empresas con facturación superior a 6 millones de euros. También las entidades acogidas al régimen especial de grupos del IVA (REGE) y las compañías inscritas en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA).

Importante: cumplir con el SII no implica estar facturando electrónicamente.

El SII antes de la facturación electrónica

El Suministro Inmediato de Información (SII) aportaba importantes beneficios a la gestión tributaria antes de la implementación de la facturación electrónica. Entre sus principales ventajas destacaban:

• Mayor control y precisión fiscal: La centralización digital de la información reducía errores administrativos y minimizaba el riesgo de sanciones fiscales.
• Trazabilidad completa de las operaciones: La digitalización del libro de facturas facilitaba auditorías internas y la preparación de informes financieros más exactos, mejorando la toma de decisiones estratégicas basada en datos fiables.

Sin embargo, también presentaba desafíos significativos:

• Requerimientos tecnológicos exigentes: El cumplimiento con los estrictos plazos del SII requería sistemas de gestión robustos, lo que suponía una inversión considerable, especialmente para empresas con un alto volumen de transacciones.
• Dificultades para las pymes: Estas enfrentaron retos financieros y operativos debido a los costos de modernización tecnológica y capacitación, en contraste con las grandes empresas que disponían de más recursos para adaptarse.

Convivencia entre factura electrónica y SII

La factura electrónica y el SII coexistirán, ya que la primera ofrece información sobre transacciones individuales, mientras que el SII aporta un panorama fiscal completo. La Agencia Tributaria cruzará los datos de ambos sistemas para garantizar el cumplimiento fiscal.

Beneficios del SII automatizado con la factura electrónica

La automatización del SII mediante la implementación de la factura electrónica ofrece importantes ventajas para empresas y la Agencia Tributaria, como:

• Eficiencia operativa: Reducción de errores y optimización de procesos internos.
• Cumplimiento en tiempo real: Eliminación de retrasos en la transmisión de datos fiscales.
• Mayor control y transparencia: Datos fiables para auditorías y análisis estratégico.

Además, las empresas podrán redirigir recursos hacia áreas clave, como la mejora de procesos productivos o el desarrollo de estrategias comerciales innovadoras, fomentando un enfoque más estratégico y menos operativo.

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