En pocos segundos, tus empleados podrán solicitar un viaje y el departamento financiero aprobarlo y hacer un seguimiento.
Desde que en noviembre de 2021 se presentase el programa Kit Digital han ido surgiendo dudas para las que no se han publicado respuestas. Te las respondemos.
Desde que en noviembre de 2021 se presentase el programa Kit Digital, las informaciones al respecto se han ido sucediendo. Conocemos los fondos, los requisitos genéricos, los plazos… Pero van surgiendo dudas para las que no se han publicado respuestas.
Después de asistir a varios encuentros virtuales en los que participaban tanto empresas como organismos oficiales, hemos ido recopilando las preguntas que han ido lanzando los participantes, con las respectivas respuestas recibidas.
Así que este post no habla del Kit Digital en general (toda la información está publicada en la web oficial), sino de las preguntas frecuentes que se hacen tanto solicitantes de ayudas como agentes digitalizadores.
Iremos actualizando la información según vayan surgiendo cambios o novedades.
Depende del segmento. Estos son los plazos indicados en la página de convocatorias de Red.es:
El pasado mes de mayo de 2024, Red.es modificaba las bases y ampliaba la ayuda para el segmento III del Kit Digital (mediante la Orden TDF/435/2024, de 9 de mayo, por la que se modifica la Orden ETD/1498/2021, de 29 de diciembre).
En esta modificación se incluyen además las medianas empresas como nuevas beneficiarias de la ayuda de Kit Digital y se establecen dos nuevos segmentos en función del número de empleados:
Los gastos para la adopción de soluciones: Sitio web, comercio electrónico, gestión de redes sociales, gestión de clientes y/o proveedores, BI y analítica, servicios de oficina virtual, gestión de procesos, factura electrónica, comunicaciones seguras y ciberseguridad.
La adquisición de hardware, la conectividad, los impuestos o los servicios de consultoría entre otros.
Depende del tamaño de la empresa y de la categoría de la solución digital. Para el segmento de microempresas y autónomos el importe se ha aumentado en 1.000 euros más, por lo que la nueval cuantía del bono digital es de 3.000 euros (Orden TDF/435/2024, de 9 de mayo).
Sí. Las empresas tienen 6 meses para gastarlo.
Sí, pero tiene que haber un acuerdo para cada categoría. También debes presentar una factura diferente para cada categoría, aunque el agente digitalizador sea el mismo.
Algunas actividades han quedado excluidas. La convocatoria dice, textualmente: "Se excluyen de la financiación, en la medida en que resulten aplicables a los conceptos en que se realice el gasto al que se destinan las presentes ayudas:
a) Actividades relacionadas con los combustibles fósiles, salvo en los casos debidamente justificados conforme con la Comunicación de la Comisión Europea 2021/C 58/01.
b) Actividades cubiertas por el régimen de comercio de derechos de emisión de la UE (RCDE) en las cuales se prevean emisiones equivalentes de CO2 que no sean sustancialmente inferiores a los parámetros de referencia establecidos para la asignación gratuita de derechos.
c) Compensación de costes indirectos del sistema de comercio de derechos de emisión.
d) Actividades relacionadas con vertederos de residuos, incineradoras y plantas de tratamiento biológico mecánico que impliquen un aumento de su capacidad o de su vida útil.
e) Actividades en las que la eliminación de desechos puede causar daños a largo plazo al medio ambiente".
Sí (siempre y cuando cumplan con los requisitos).
6 meses.
No hay un plazo estipulado, pero sí se sabe que las peticiones se atienden por orden de llegada. Después, se comprueba si las empresas solicitantes cumplen los requisitos para recibir la subvención.
No es vinculante, por lo que se pueden pedir las ayudas independientemente del resultado. El test solo es para conocer el nivel de digitalización de las empresas.
Importante señalar también que solo es obligatorio realizar el primer test (autodiagnóstico digital), los otros dos son voluntarios. Para desbloquearlos es necesario registrarse.
Una vez emitida la factura, el beneficiario tiene que abonar el IVA al proveedor, pues los impuestos no están incluidos. El resto lo abona Red.es en la cuenta del digitalizador una vez digitalizada la factura y subida a Red.es.
Las ayudas no se dan en forma de dinero, sino de servicios. Por tanto, si la solución es más barata que el importe al que tiene derecho la empresa, la cantidad restante se reintegra a los fondos globales del kit digital.
Tanto el pago del IVA como de las cantidades que excedan del importe del bono deben abonarse al agente digitalizador cuando la solución haya sido implantada. Este pago tiene que ser efectivo antes de que el agente presente la justificación correspondiente a la fase 1.
Las empresas digitalizadoras cobrarán el 70% a los tres meses, una vez implantada la solución. El 30% restante, a los 12 meses (en alguna categoría la distribución será 80%/20%).
Es importante señalar que se va a habilitar una línea ICO por si un agente digitalizador necesita financiación.
No. Las empresas tienen que esperar a que se abra la convocatoria del bono digital o, en su caso, a que se les conceda. Solo entonces puede llegar a un acuerdo con el agente digitalizador si quiere beneficiarse de las ayudas.
En la convocatoria se habilitará un modelo de aceptación y otro de representación voluntaria.
Sí. Una vez recibido el bono y elegido el agente digitalizador, es obligatorio firmar un contrato previo a la formalización del Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización. No basta con pasar un presupuesto.
En principio, el agente digitalizador se quedaría sin cobrar el 30% restante. Hay que recordar que las empresas digitalizadoras se comprometen a implantar la solución en un periodo máximo de tres meses desde la firma del acuerdo y a dar un servicio durante 12 meses.
No.
Sí. Del mismo modo, los beneficiarios pueden seleccionar distintos servicios hasta agotar el bono, siempre y cuando estos pertenezcan a categorías diferentes.
No. No se permiten UTES.
No. Estas ayudas previstas en esta convocatoria serán incompatibles con la percepción de otras subvenciones, ayudas, ingresos o recursos, que cubran el mismo coste, procedentes de cualquier Administración o entes públicos o privados nacionales, de la Unión Europea o de organismos internacionales, en aplicación del artículo 9 del Reglamento (UE) 2021/241 del Parlamento Europeo del Consejo de 12 de febrero de 2021 por el que se establece el Mecanismo de Recuperación y Resiliencia y se considerará para su valoración, las diferentes definiciones de empresa que se recogen en el artículo 3 del Anexo I del Reglamento (UE) n.º 651/2014, de la Comisión, de 17 de junio de 2014, por el que se declaran determinadas categorías de ayudas compatibles con el mercado interior en aplicación de los artículos 107 y 108 del Tratado.
Desde Red.es han dejado claro que no van a hacer de intermediarios.
Se realiza una media, según datos aportados por la Seguridad Social. Se tiene en cuenta el número de trabajadores existente en el último ejercicio cerrado.
En el caso de los autónomos con empleados, estos también contabilizan como parte de la empresa.
En ese caso, se enviará un requerimiento y se abrirá un proceso de subsanación con un plazo de 10 días.
El anteproyecto de ley y proyecto de real decreto para la digitalización y modernización del sector financiero busca garantizar la seguridad y la protección del cliente. Descubre todas las claves en este artículo.
El sector financiero se encuentra en plena transición hacia un nuevo marco normativo. Si en 2023 la regulación se centró en la sostenibilidad y las finanzas digitales, este año se espera la aprobación de una serie de textos legales. En este artículo abordaremos uno de los que más repercusión va a tener: El anteproyecto de ley y proyecto de real decreto para la digitalización y modernización del sector financiero.
En el momento de escribir este artículo, el texto se encontraba en fase de consulta pública (lo estará hasta el 30 de abril de 2024). Con ello, el Gobierno busca recoger las reivindicaciones, necesidades y opiniones de las personas y entidades interesadas en la citada norma. La finalidad última es garantizar la seguridad y la protección del cliente.
¿Cómo afectará la regulación a las partes implicadas? Para responder a esta pregunta hay que empezar por repasar los objetivos de la consulta pública. Según se desprende del texto, son tres:
1. La transposición de directivas europeas relevantes para la digitalización y la modernización del sector financiero:
2. La implementación de disposiciones contenidas en Reglamentos europeos relevantes para la digitalización y la modernización del sector financiero, tales como el 2022/2554 (DORA), el 2023/1114 (MiCA) y el 260/2012 (SEPA).
3. El análisis de las diferentes iniciativas nacionales en materia de digitalización financiera. Para ello, aborda cuatro temas importantes:
Resumiendo, la ley para la digitalización del sector financiero tiene como fin:
"Como regulador, resulta crucial para nosotros incentivar la innovación, para mantener un sistema financiero competitivo, estableciendo al mismo tiempo las cautelas necesarias para permitir un mejor funcionamiento del sector, garantizando la confianza y protección del cliente y previniendo riesgos sobre la estabilidad financiera" (Carla Díaz Álvarez de Toledo, directora general del Tesoro y Política Financiera)
No cabe duda de que el anteproyecto de ley y proyecto de real decreto para la digitalización y modernización del sector financiero ofrecerá diversas oportunidades para las empresas españolas. Especialmente para las orientadas a servicios de finanzas.
A continuación, listamos las principales implicaciones para un SaaS Fintech como Okticket.
La digitalización de los servicios financieros facilita procesos más rápidos y eficientes, desde los pagos instantáneos hasta la gestión automatizada de las gestiones financieras. Con ello, se reducen significativamente los costes operativos empresariales.
Gracias a la implementación del punto de acceso único europeo, las pymes españolas podrán recabar más información clave para poder optar a financiación (tanto a nivel nacional como europeo).
Una vez haya un entorno normativo actualizado, las empresas podrán ofrecer alternativas a los productos financieros tradicionales (soluciones basadas en criptoactivos o tecnología blockchain, por ejemplo).
También es importante destacar la mejora de la resiliencia operativa digital de entidades e infraestructuras financieras. En este punto hay que recordar que se va a establecer un marco normativo nacional que sancionará los incumplimientos. También se designarán autoridades competentes para su supervisión.
La citada obligación de cumplir con estándares de ciberresiliencia más estrictos fomentará la adopción de mejores prácticas en seguridad cibernética en todas las empresas. Esto contribuirá a proteger la información sensible y a fortalecer la confianza en el entorno digital.
Las nuevas regulaciones europeas facilitarán la adopción de tecnología adaptadas. Como consecuencia, las empresas serán más competitivas en el mercado internacional.
La digitalización y modernización del sector financiero requerirá de infraestructuras tecnológicas capaces de soportar todas las herramientas. Por tanto, subirá la demanda de soluciones que ofrezcan servicios en la nube y de plataformas de análisis de datos.
En definitiva, las nuevas oportunidades que surgirán vendrán a fomentar un entorno empresarial más dinámico, resiliente y competitivo a nivel internacional.
¿Quieres empezar desde ya a ser más competitivo? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.
Simplificar procesos, ahorrar dinero, optimizar recursos... ¿Todavía tienes dudas de por qué necesitas una aplicación de digitalización y automatización de gastos de empresa?
Los gastos a los que debe enfrentarse cada mes una organización son inevitables. Lo que sí tiene fácil solución es su gestión ineficiente. ¿Quieras recuperar el control financiero? Empieza por automatizar la gestión de gastos de empresa.
¿Qué es la automatización? ¿Para qué sirve? ¿Por qué la necesitas? Sigue leyendo para descubrir las ventajas de dejar a un lado los procesos manuales y apostar por una solución que te permite ahorrar tiempo y recursos.
Desde digitalizar tickets y facturas hasta detectar errores a lo largo del flujo de validación. Las herramientas de automatización de notas de gastos benefician a todas las personas involucradas en el proceso de reporte y validación. Independientemente del tamaño, la ubicación o el sector de actividad de la compañía.
Quienes todavía siguen lidiando con las hojas de cálculo y los justificantes en papel saben muy bien los lento que resulta el proceso de gestión de gastos. Por no hablar de lo fácil que resulta cometer un error. Dependiendo del volumen de notas de gastos, el coste puede cuantificarse en miles de euros.
Solo ese ahorro económico ya debería ser motivo suficiente para implantar una aplicación de digitalización y automatización de gastos de empresa. ¿Quieres más motivos de por qué la necesitas?
En definitiva, automatizar la gestión de los gastos de empresa es la senda que te guiará hacia un control financiero óptimo. Más rentable, más preciso, más inteligente.
Espera, que todavía no hemos acabado. Las soluciones de automatización más potentes se integran con otras herramientas de gestión empresarial.
¿Qué ERP utilizas en tu empresa? Okticket te ofrece conectores bidireccionales y evolutivos con los principales sistemas de ERP, RRHH y BI del mercado.
Si has llegado hasta aquí probablemente sea porque estés pensando en contratar una herramienta para automatizar la gestión de gastos. ¿O quizá ya tienes una, pero hay algún aspecto que no acaba de convencerte? Sea como sea, lo más recomendable es que te tomes un tiempo para evaluar qué necesitas.
Una solución de automatización debe contar con una serie de características clave.
La sencillez de uso es fundamental para garantizar que los usuarios van a utilizarla. A esto hay que añadir la conveniencia de contar con una app móvil. De esta forma, los empleados pueden entrar a reportar y/o gestionar los gastos en el momento.
Nos hemos acostumbrado a encontrarnos con sistemas que ofrecen una serie de funcionalidades estándar a las que tenemos que adaptarnos. Pero lo ideal es que la solución que elijas sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a las necesidades de cada cliente.
Otro aspecto importantísimo es que la herramienta de automatización sea capaz de conectarse con software de contabilidad que utilices en tu empresa. De esta forma, los gastos que se registran en la app se volcarán automáticamente para su contabilización en tu ERP o sistema de gestión empresarial.
El principal objetivo de una herramienta de automatización es que ahorre tiempo a los equipos. De ahí la importancia de asegurarse de que la tecnología elegida sea rápida extrayendo los datos, registrando la información y automatizando el flujo de aprobación.
En este sentido, Okticket te ahorra el 80% del tiempo con respecto a la gestión manual de gastos profesionales. Además, el proceso de implantación es rápido, sencillo y con acompañamiento.
Cuantas más opciones tengas para ponerte en contacto con el servicio de Soporte, mucho mejor. Poder obtener atención por correo electrónico y por chat es muy cómodo, pero algunas veces necesitamos hablar con alguien en persona.
En Okticket también ofrecemos soporte telefónico local.
Pero el proceso no se acaba con la puesta en marcha del software de automatización de gastos. De forma paralela a la implantación es necesario que tomes una serie de precauciones.
A modo de resumen, automatizar la gestión de los gastos de empresa es el primer paso para simplificar el proceso, ahorrar dinero y optimizar recursos. Los gastos innecesarios y los errores administrativos asociados a la gestión manual se minimizan, al mismo tiempo que se facilita la toma de decisiones basadas en análisis precisos.
¿Quieres conocer todas las ventajas de Okticket? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.
¿Qué puede ofrecer la IA para los responsables de área y los directores financieros? Analizamos su aplicación en la gestión de gastos de empresa.
La Inteligencia Artificial ha supuesto un movimiento tecnológico de tal magnitud que su uso ha quedado ligado a lo que se prevé sea la quinta revolución industrial. Su potencial no ha hecho más que asomar la cabeza, pero ya nadie duda de que va a cambiar las reglas de juego en muchos sectores. Y el financiero será uno de los más beneficiados.
¿Qué ventajas ofrece? ¿Cuáles son los riesgos de no apostar por su implementación? A lo largo de este artículo analizaremos el papel que juega la IA en finanzas. Siempre con el foco puesto en la capacidad de esta tecnología para impulsar la innovación en la gestión de gastos profesionales.
Sabemos que la Inteligencia Artificial existe. Pero ¿realmente conocemos lo que hace? Sí, hemos oído hablar de ChatGPT y nos suena que sirve para analizar grandes cantidades de datos. Así que podemos encontrar respuesta a las preguntas más complicadas. O tener información suficiente como para adaptar los productos y servicios a cada cliente.
Pero… Si entramos más en detalle, vemos que tiene un montón de aplicaciones en el campo de las finanzas.
¿Qué puede ofrecer la IA para los responsables de área y los directores financieros?
En definitiva, la IA en finanzas aporta valor al negocio, logrando una mayor rentabilidad y una ventaja competitiva frente a la competencia.
Viendo las ventajas para los departamentos financieros, no es de extrañar que la mitad de los líderes del sector ya estén utilizando herramientas de IA. Este porcentaje subirá hasta el 75% en 2025, según un reciente estudio de Gartner.
De no hacerlo, las empresas corren el riesgo de perder atractivo a la hora de atraer talento (fuente: informe "Moneyy and Machines"). A esto hay que añadir el retraso frente sus competidores y la reducción de la productividad de sus empleados.
Mención aparte merece la automatización de procesos. Si bien esta es la aplicación más común de la Inteligencia Artificial en finanzas, “procesos” es un concepto demasiado genérico. Para tratar de concretar un poco, hablaremos de los casos de uso de esta tecnología en la gestión de gastos de empresa.
Con la IA, el Reconocimiento Óptico de Caracteres da un salto abismal. Ya no se trata simplemente de convertir textos manuales o impresos en datos digitales. Ahora, gracias a los OCR con Inteligencia Artificial, es posible procesar documentos de forma más rápida y precisa.
Mediante una serie de algoritmos, los motores de reconocimiento son capaces de interpretar y extraer automáticamente la información de los documentos físicos. En tickets y facturas extraen número de ticket, CIF del proveedor, divisa, tipo de tasa, etc.
De esta forma, los campos de las notas de gastos se completan de manera automática. Además, las tecnologías más potentes, como es el caso de Okticket, son capaces de aprender con cada ticket registrado. Así, por ejemplo, si la primera vez no coge bien un campo, para las siguientes ya sabrá cómo rellenar esa información de forma correcta.
Las ventajas de eliminar la entrada manual de datos son numerosas. Aparte del ya consabido ahorro de tiempo y recursos, se minimizan los errores y se facilita la detección del fraude interno.
Ya hemos mencionado la utilidad de la Inteligencia Artificial para analizar grandes cantidades de datos que facilitan la toma de decisiones. Pero hay que añadir las posibilidades que ofrecen estas técnicas analíticas a la hora de detectar patrones de gasto sospechosos.
En caso de que los responsables de finanzas de una empresa tengan dudas sobre algún comportamiento de gasto, ya no tienen que hacer las comprobaciones a mano. Pueden establecer alertas que detecten y avisen de los incumplimientos de las reglas de gasto establecidas.
También hay que tener en cuenta que los algoritmos son capaces de identificar nuevos patrones de fraude basándose en casos anteriores. Con ello, es poco factible que se produzcan los típicos tipos de fraude (tickets duplicados, antiguos, borrosos o con importes que sobrepasan la política de gastos, por ejemplo).
Todo los que hemos visto hasta ahora permite agilizar el control y gestión de los gastos profesionales. Pero si agregas IA a tu ERP, el proceso se optimizará al máximo.
Los gastos digitalizados con una aplicación de gastos de empresa se vuelcan automáticamente en el ERP para su contabilización inmediata. La inteligencia artificial se encarga de comprobar que todo es correcto.
De esta forma, los departamentos financieros cambiarán la recopilación por el análisis de datos. Y los informes basados en el pasado, dejan paso a las proyecciones a futuro.
En resumen: La IA en finanzas permite incrementar los beneficios, mejorar la eficiencia operacional, ahorrar costes, tomar decisiones efectivas, personalizar productos y servicios, reducir riesgos, automatizar operaciones, crear oportunidades y personalizar la experiencia del cliente. Menos recursos, mayor rentabilidad.
El asiento de los gastos de viaje de empresa puede generar confusión. Sigue leyendo para saber qué gastos se incluyen en la cuenta 629 y cuáles van a la 627.
Contabilizar de forma correcta los gastos de empresa es fundamental para tener una visión más fiable y real de la situación financiera. Además, es necesario de cara a su posterior justificación. ¿Tienes clara la diferencia entre la cuenta 629, la 627, la 623 o la 640?
Es frecuente que el asiento de ciertos gastos corporativos genere dudas. Suele ocurrir, por ejemplo, con la contabilización de los gastos de viajes de empresa. Para tratar de arrojar luz sobre este asunto, a lo largo de este post analizaremos las particularidades de la cuenta contable 629. ¿Qué es? ¿Para qué se utiliza? ¿Qué gastos no deberían incluirse?
Iremos respondiendo a estas preguntas. Pero para hacerlo de forma más entendible, comenzaremos por hacer un repaso rápido al cuadro de cuentas del Plan General de Contabilidad (PGC).
Dentro del PGC encontramos 195 cuentas contables distribuidas en nueve grupos:
En este post vamos a centrarnos en el grupo sexto (“compras y gastos”). Aquí, encontramos 10 grupos contables:
De todos ellos, el subgrupo 62 es uno de los más confusos. Y no es de extrañar, puesto que es fácil cometer errores a la hora de imputar gastos. Por ejemplo, los gastos de transporte van en la cuenta 624, mientras que los de locomoción se deben contabilizar en la cuenta 629 del Plan General Contable.
De hecho, la cuenta 629 “Otros servicios” es una especie de cajón de sastre al que van a parar todos los gastos en servicios exteriores que no encajan en categorías más específicas del subgrupo 62.
Pero esto no quiere decir que puedan incluirse todos los gastos generales. Solo las compras que están relacionadas con el ejercicio de la actividad empresarial. Principalmente, los gastos de los viajes de empresa.
Veamos algunos ejemplos de gastos de empresa que están incluidos en esta cuenta contable de gastos:
En cambio, no estarían incluidos los gastos ocasionados para lograr un fin comercial. Ni siquiera cuando los empleados tengan que desplazarse.
En este supuesto estaríamos hablando de gastos de representación. Y como tales, deben asentarse en la cuenta 627, la destinada a “Publicidad, propaganda y relaciones públicas”.
Los ejemplos más frecuentes son los regalos de empresa o las comidas con clientes.
El merchandising o las campañas publicitarias también se contabilizan en la cuenta contable 627.
Cometer un error al contabilizar los gastos que deben anotarse en la cuenta 629 es fácil. Pero si logras hacerlo correctamente, tu empresa obtendrá muchos beneficios.
¿Quieres mejorar tu eficiencia contable? La forma más rápida de acabar con los errores manuales es automatizar la gestión de los gastos de empresa.
Herramientas como Okticket te permiten registrar todos los gastos que deben ir a la cuenta 629, entre otras.
En cuanto los gastos se han digitalizado, quedan almacenados y ordenados en un entorno cloud seguro. De esta forma, el departamento financiero siempre tendrá acceso rápido a la información que necesite.
Una sola plataforma basta para simplificar el proceso:
Y muy importante. Recuerda que los gastos corporativos deben estar justificados de forma adecuada de cara a su presentación antes Hacienda. Con Okticket tendrás la seguridad de que los documentos digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.
Si quieres mantener la contabilidad de los gastos de viaje a raya, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.
Un viaje de negocios rentable y exitoso conlleva una planificación y una gestión detallada. Ponemos el foco en el retorno de la inversión.
Una inversión de 5.500 millones de euros que generará más de 550.000 millones de euros de negocio. Si tomamos como referencia las cifras que maneja GEBTA España para los próximos meses, la inversión en viajes de empresa se recupera con creces.
¿Así de fácil? Sería estupendo poder decir que sí, pero lo cierto es que un viaje de negocios rentable y exitoso conlleva una planificación detallada. Desde la planificación del itinerario hasta la gestión de gastos, todo el proceso impacta en los resultados.
¿Quieres sacar el máximo rendimiento a los gastos de viaje profesionales? A lo largo de este artículo iremos desgranando las estrategias para organizar viajes corporativos con el foco puesto en el retorno de inversión.
Después de los salarios, los gastos de viaje suponen el mayor desembolso para las empresas. De ahí la importancia de administrarlos de forma eficiente.
¿Por dónde empezar? Pues por el principio. Es decir, por la planificación del desplazamiento. Aquí no nos vamos a detener demasiado, porque a estas alturas ya sabrás el impacto que tienen cuestiones tan básicas como ajustar el presupuesto a las tendencias del momento, elegir al proveedor en función de las necesidades de cada viaje o planificar los diferentes desplazamientos teniendo en cuenta los objetivos a perseguir.
¿Se trata de un viaje para aumentar el volumen de negocio? ¿Para visitar a clientes? ¿Para crear alianzas con otras empresas? Desde el itinerario hasta la duración del desplazamiento, pasando por la organización de la agenda, el seguimiento del protocolo o la preparación del material necesario depende del tipo de viaje a realizar.
Parece sencillo, pero con los viajes de negocios se siguen cometiendo errores que acaban ocasionando pérdidas para las organizaciones. Uno de los más frecuentes es calcular solamente los costes directos, como pueden ser los billetes, los hoteles o las dietas de manutención. Pero hay otra serie de gastos que pueden ser todavía más elevados.
¿Has calculado cuánto dinero te cuestan los imprevistos? ¿O las pólizas de seguros? ¿Y el coste del tiempo empleado por los departamentos de back office en gestionar las notas de gasto?
En lo que sí vamos a hacer hincapié es en la importancia de que todo el trabajo de planificación previo esté alineado con la política de gastos de viaje de tu empresa.
¿Sabías que un programa de viajes bien diseñado puede ayudar a las empresas a ahorrar entre un 5 y un 15% de su presupuesto en viajes? (fuente: Consultia Business Travel)
Recuerda que este documento sirve como guía para que los viajeros de negocios sepan cuánto dinero pueden gastar, qué es lo que pueden comprar y cómo deben hacerlo.
Hay ciertos aspectos que tienen que quedar por escrito y explicados de forma clara si quieres evitar conflictos. Los relacionados con límites y medios de pago no deben dejar lugar para interpretaciones libres:
Además, la política de gastos de viaje tiene que marcar las pautas a seguir en caso de que ocurra un incidente durante el viaje (pérdida de un vuelo, extravío de maletas, enfermedad…)
Tras la planificación, llega la etapa más complicada: la gestión de los gastos. Controlar, aprobar, tramitar, contabilizar… En cualquier momento de este proceso es fácil cometer errores. Sobre todo, cuando las tareas se realizan de forma manual.
¿Qué pasa si un empleado sobrepasa los límites de gasto, si entrega la nota de gastos fuera de plazo o si pierde los justificantes? La mejor forma de optimizar la gestión de los gastos de viaje es implantar una herramienta específica para digitalizar los justificantes en papel y automatizar la contabilización en tu ERP.
Otra medida muy efectiva es ofrecer tarjetas de empresa a los empleados que viajan. Por regla general, este producto permite establecer límites de uso.
Las ventajas que ofrecen las aplicaciones de gestión de gastos profesionales son numerosas. Para explicarlas, lo mejor es poner un ejemplo concreto. A continuación, enumeramos algunos de los beneficios de Okticket.
Empleados que viajan, departamento financiero, Recursos Humanos, IT… Okticket beneficia a diferentes áreas de la empresa. Pero si nos centramos exclusivamente en el retorno de la inversión, que es el tema que nos ocupa, podemos asegurar que es prácticamente inmediato.
Gracias a que nuestra aplicación cubre todo el proceso de gestión de notas de gasto, el ahorro del tiempo dedicado a este trámite es de un 80% (si lo comparamos con un proceso manual). Y como bien sabes, este ahorro de tiempo se traduce en menos costes.
Flujo de aprobación personalizado, conciliación bancaria automática, integración con tu ERP o sistema de gestión empresarial (también con agencias de viajes online y servicios de transporte), bloqueo del fraude interno, tarjeta inteligente alineada con tu política de gastos de viaje… Imagínate cuánto se simplificaría el proceso de gestión de gastos profesionales si contaras con todas esas ayudas.
¿Quieres conocer al detalle el ahorro económico que supone utilizar nuestra tecnología? Te invitamos a que leas el artículo "Ahorra miles de euros en la gestión de gastos de viajes de negocios con Okticket".
Y si quieres ir todavía un paso más allá, siempre puedes echar manos de herramientas integradas end to end, que agrupen todo el proceso, desde la reserva online hasta el momento en que los gastos de viaje son aprobados y pasan a contabilizarse en los sistemas de gestión de la empresa.
En Okticket, por ejemplo, nos integramos con varias de estas soluciones. De esta forma, tu equipo o los empleados que viajan pueden reservar su propio alojamiento y transporte.
Además de todo lo dicho, estas herramientas facilitan la identificación de los gastos de empresa deducibles, fundamental para recuperar parte del dinero invertido.
En este punto es importante recordar que los gastos de alojamiento y manutención, así como las dietas y el kilometraje, están exentos de tributación en el IRPF.
Repasamos los límites brevemente:
Asimismo, los gastos de representación (regalos de empresa o invitaciones para comer a clientes, por ejemplo) se pueden deducir del Impuesto de Sociedades. Para ello, el gasto tiene que estar vinculado a la actividad económica de la compañía y debidamente justificado. En este post tienes información más detallada.
Antes de terminar, es importante recordar que el retorno de la inversión en viajes de empresa no siempre tiene por qué traducirse en dinero. Hay aspectos igual de importantes, como la mejora de la imagen de marca, la ampliación de la red de posibles clientes o la mejora de la relación con los actuales.
¿Qué pueden ofrecer los viajes de negocios que no se consiga con una videollamada? Las respuestas las da Oxford Economics:
Si quieres maximizar la inversión en viajes de empresa, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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