En pocos segundos, tus empleados podrán solicitar un viaje y el departamento financiero aprobarlo y hacer un seguimiento.
¿Cuáles son las ventajas de las políticas de gastos de viaje? ¿Qué características debe tener para facilitar su cumplimiento? Te lo contamos a continuación.
Satisfacer las necesidades de los viajeros de negocio, pero mantener el control de los gastos de viaje de empresa. En el Travel and Expense, encontrar el equilibro es un gran reto.
Por eso es de gran importancia que los sistemas de T&E estén alineados con las políticas de gastos de viaje de las empresas. Es decir, con un documento en el que quede plasmada toda la información relativa a la reserva, limitación, reporte y aprobación de los gastos de viaje profesionales.
Lo importante es que esta política de viajes sea fácil de cumplir, por lo que debe ser muy clara. ¿Qué puntos no pueden faltar para que sea realmente eficaz?
Para que los empleados entiendan la importancia de cumplir la política de gastos de viaje, es recomendable comenzar por explicarles las ventajas que les ofrece este documento: asistencia en viaje, agilidad en los reembolsos, modo de proceder en caso de pérdida del vuelo o extravío de maletas, por ejemplo
Si no cuentas con un Travel Manager, es probable que los empleados puedan realizar las reservas de sus viajes ellos mismos. Para que no pierdan el tiempo buscando opciones de transporte y hoteles que luego no pasan el filtro de administración, lo idea es que sepan a qué atenerse.
¿Cuánto puedo gastar en el hotel? ¿A cuánto se pagaba el kilometraje? ¿Para las comidas hay que pedir un anticipo o nos dan dietas? Si no quieres tener que responder a estas preguntas una y otra vez, ponlo por escrito.
Puedes establecer los límites por categorías de gasto y definir la información más relevante para cada uno:
Del mismo modo que hay unos gastos reembolsables, hay otros que no lo son. Además, suelen ser causa de conflicto. Dejar claros los límites es fundamental para evitar problemas. Entre los más frecuentes encontramos los recargos por exceso de equipaje, los artículos del minibar del hotel, el servicio de lavandería o las multas de tráfico.
Todo lo relacionado con los medios de pago aceptados debe quedar bien claro. Lo mismo con los métodos que deben utilizarse para reportar las notas de gastos y solicitar los reembolsos. Responde a estas preguntas:
Durante un viaje de negocios pueden surgir incidentes e imprevistos, desde perder el vuelo hasta necesitar ingreso hospitalario. Ten en cuenta los posibles escenarios y establece un procedimiento a seguir por parte de los empleados.
No olvides compartir la información relativa al proveedor y a los seguros de viaje, con dirección de contacto y teléfonos de asistencia en destino.
Como ves, redactar una política de gastos de viaje pensada para que se cumpla requiere de un trabajo minucioso en el que tampoco pueden faltar varias cuestiones a tener en cuenta:
Recuerda también la importancia de integrar la política de gastos con el ERP de la empresa o sistema de gestión empresarial.
Al principio de este post adelantábamos algunos de los beneficios de este documento para los trabajadores, pero la empresa es la que mayores ventajas obtiene.
Todo ello redunda en una mayor competitividad, clave para conseguir el éxito empresarial.
Si a una buena política de gastos, le añades una herramienta de gestión alineada con los criterios establecidos, el proceso se optimiza al máximo.
Con Okticket, por ejemplo, ahorras el 80% de las horas dedicadas a la gestión de gastos de viaje profesionales. Además de olvidarte de un proceso tan tedioso, también aparcarás los errores asociados a una gestión manual de las notas de gastos.
Al mismo tiempo, te aseguras de que la política de gastos se cumple. En caso contrario, recibirás alertas que te pondrán sobre aviso.
Más ventajas de una solución como Okticket:
Como ves, encontrar el equilibrio entre lo que quiere la empresa y lo que demandan los equipos es posible.
¿Quieres descubrir todo lo que puede hacer por ti una herramienta alineada con tu política de gastos de viaje? Pregúntanos lo que quieras, sin compromiso.
Con estas certificaciones de calidad damos un paso más en nuestra capacidad para cumplir con las necesidades de los clientes y asegurar la Seguridad de la Información.
En Okticket seguimos reforzando nuestro compromiso para mantener los más altos estándares de calidad, seguridad y protección de datos. Tras superar una serie de auditorías internas y externas, recientemente hemos obtenido la ISO 9001 y la ISO 27001.
¿Qué es la ISO 9001? ¿Y la ISO 27001? ¿Qué ventajas ofrecen ambas certificaciones?
La norma ISO 9001 es un estándar internacional que especifica los requerimientos para la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad, y recoge las mejores prácticas para su aplicación, ya sea interna, para certificación, o con fines contractuales.
Se centra en: tres puntos:
Por su parte, la ISO 27001 es la certificación de los Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). Establece los requisitos para establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI) dentro de una organización.
Se enfoca en proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Por tanto, con la ISO 27001 podemos garantizar que nuestro sistema de gestión de la seguridad es robusto. La información está protegida frente a accesos no autorizados, se mantiene íntegra y está disponible para el acceso de los usuarios autorizados.
La obtención de esta norma viene a reforzar nuestro compromiso continuo con la protección de los datos y la información de nuestros clientes, colaboradores y partners.
"Hemos mejorado nuestra eficiencia operativa y hemos logrado una mayor precisión en nuestra contabilidad"
Grupo Gesor es una empresa líder en el sector de consultoría y servicios empresariales, con un enfoque en la eficiencia operativa y la optimización de recursos. La gestión de notas de gastos era una tarea que consumía mucho tiempo y recursos, lo que generaba ineficiencias y retrasos en el proceso contable.
Grupo Gesor decidió implementar una herramienta innovadora de gestión de notas de gastos y eligió Okticket, el SaaS que permite a los empleados capturar y reportar sus gastos de manera rápida y eficiente, y se integra de forma nativa con Sage Despachos.
"Implementar Okticket ha sido un cambio significativo para nosotros. No solo hemos mejorado nuestra eficiencia operativa, sino que también hemos logrado una mayor precisión en nuestra contabilidad. La integración con Sage Despachos ha sido perfecta, y ahora tenemos un control mucho mejor de nuestros gastos. Además, nos permite brindar un mejor servicio a nuestros clientes. Okticket ha superado nuestras expectativas y estamos muy satisfechos con los resultados." Bernardo Lorenzo (Socio Director Grupo Gesor)
La adopción de Okticket por parte de Grupo Gesor es un claro ejemplo de cómo la digitalización y la automatización de procesos pueden transformar la gestión de notas de gastos, mejorando la eficiencia, la precisión y el control financiero. La integración fluida con Sage Despachos ha sido un factor clave en el éxito de esta implementación, proporcionando a Grupo Gesor una solución completa y eficiente para la gestión de sus gastos.
El próximo 18 de junio estaremos en Ifema para participar en la primera edición del ERP Summit en nuestro país. ¿Preparado para el mayor evento global sobre software y gestión?
El próximo 18 de junio de 2024 llega a Madrid el ERP Summit España. Será la primera edición en Europa de un evento establecido en países como Brasil,, Colombia, México y Perú.
Su carta de presentación ya evidencia lo que vamos a encontraros en el ERP Summit, “el mayor evento global sobre software y gestión”.
Dos palabras (“software” y “gestión”) que nos definen, así que no podíamos faltar a la cita. Okticket participa, patrocina y expone.
En total, está prevista la participación de más de 20 oradores expertos en tendencias, innovación y transformación digital.
La conferencia inaugural contará con la participación de Toni Nadal, Director Técnico Deportivo de la Rafa Nadal Academy
Después subirán al escenario líderes de la talla de Víctor Pérez Martín, CEO de Adiss o Ramón Fernández, director de Operaciones en proyectos de Latinoamérica en EDISA.
En este enlace puedes ver todas las ponencias programadas.
“Estamos muy entusiasmados connuestra primera edición en el continente europeo, empezar en España esestratégico. Las empresas españolas necesitan avanzar en sutransformación digital, entender mejor el uso de la IA, adaptando las políticasESG, también está el importante tema de la factura electrónica, es decir,estamos en el momento ideal para empezar nuestro camino aquí, siguiendo connuestro propósito global de unir todo el ecosistema de software y aumentar sumadurez de utilización por donde quiera que llegamos con el ERP Summit” (Luciano Itamar, cofundador y publisher del ERP Summit)
La cumbre, que dará comienzo a las 8 de la mañana, girará en torno a un eje principal: “La importancia del software como ventaja competitiva empresarial”.
De momento ya han confirmado su participación más de 20 expositores y de 600 líderes empresariales de ERP, soluciones Cloud, Fintech, Ciberseguridad, Soluciones Fiscales, BI, CRM o IA, entre otros.
Por tanto, el intercambio de experiencias y los debates en torno a las mejores prácticas para implementar un software de gestión de gastos de empresa están asegurados. Con ello, el ERP Summit España 2024 aspira a ser el entorno propicio para generar negocio.
Por lo pronto, interés por parte de las empresas hay. Según datos de la organización, el mercado de TI en España cerró el año pasado con ingresos superiores a los 53.000 millones de euros, lo que supuso un incremento del 1,8% con respecto al 2022. Y se espera que de aquí a 2026, el aumento sea de un 5%.
A nivel mundial, el mercado de software vertical alcanza los 100.000 millones de dólares, con un crecimiento anual de casi el 20% en los próximos cinco años.
En este sentido, Marcelo Sinhorini, CEO y Cofundador del Grupo Portal ERP, afirma que la primera edición del ERP Summit España se celebra “en un momento clave por la apasionada Transformación Digital que vive el país, impulsada por la adopción de tecnologías innovadoras que redefinen la industria, creando nuevas oportunidades de expansión en todos los sectores. Desde este proceso, el software y gestión son la columna vertebral de la economía digital empresarial española”.
“Estamos muy felices de convocar en un mismo lugar a todos los actores que harán parte de una nueva era digital”, añade.
Y como parte de ese elenco, Okticket no podía faltar a la cita. En palabras de nuestro CEO, Iván Rodríguez:
“En Okticket apostamos de forma decidida por los acuerdos de colaboración. Con nuestra participación en el ERP Summit España buscamos precisamente eso: Afianzar las alianzas actuales y establecer nuevas alianzas estratégicas. Apostamos por las integraciones bidireccionales y evolutivas, por lo que para nosotros es fundamental reforzar las alianzas con fabricantes e integradores. Cada vez es más importante que los ERP se conecten con herramientas especializadas en digitalización, y en ese sentido Okticket es el complemento ideal para los sistemas de gestión empresarial” (Iván Rodríguez, CEO de Okticket)
Okticket también patrocina el ERP Summit México 2024, que se celebrará el 24 de septiembre de 2024 en el Sheraton México City María Isabel.
Pagar en dólares o libras y contabilizar en euros complica el cálculo del coste de los viajes de empresa. Descubre cómo mantener el control de los gastos de viaje en divisas extranjeras
Planear un viaje de empresa fuera de Europa puede resultar un desafío, pero todavía es más complicado lidiar con la contabilidad en monedas extranjeras.
¿Tienes que gestionar gastos de viaje profesionales realizados en divisas diferentes al euro? Entonces seguro que estás acostumbrado al baile de cifras provocado por las fluctuaciones en los tipos de cambio.
Pagar en moneda extranjera y contabilizar en euros hace muy difícil poder calcular cuánto ha costado un desplazamiento exactamente. Incluso aunque los empleados lleven el dinero cambiado y paguen en efectivo.
También resulta complicado implementar estrategias eficientes para gestionar los gastos de empresa. ¿Cómo sabes con seguridad qué tipo de cambio aplicar para pasar a euros el importe de un ticket o factura en pesos, libras o dólares (por poner algún ejemplo) fechado hace varios días?
Seguro que te has encontrado con este problema en más de una ocasión. Y eludirlo no es una opción, puesto que una empresa española no puede realizar apuntes contables en una moneda que no sea el euro.
Lo que sí puedes hacer es simplificar el proceso. ¿Sabías que los softwares de gestión de gastos profesionales como Okticket pueden ayudarte? Otra opción a tener en cuenta pueden ser las tarjetas de empresa, como veremos a continuación.
Algunas compañías optan por contratar tarjetas de empresa multidivisa. Aunque utilizarlas fuera de España tenga comisiones, el coste les compensa porque pueden controlar los gastos de los trabajadores desplazados.
Generalmente, tienen una serie de características comunes:
Lo ideal seria que la tarjeta que vayas a contratar ofrezca conciliación automática y se integre fácilmente con tu ERP o software de contabilidad.
La alternativa al pago con tarjetas de empresa es el efectivo. En ese caso te ahorrarás las comisiones que te aplique el banco por usar la tarjeta fuera de España. Pero igualmente tendrás que abonar el coste del cambio de divisa a moneda extranjera (entre un 3% y un 5%, según el BBVA).
Y en caso de tener que sacar dinero de un cajero, el coste será bastante elevado.
Además, si tenemos en cuenta lo que nos dicen los bancos, las condiciones que ofrecen las tarjetas para pagos en el extranjero suelen ser más beneficiosas que las que aplican para el cambio de divisas.
Como adelantábamos hace unas líneas, la mejor forma de mantener el control de los gastos de viaje en monedas extranjeras es utilizar una herramienta de digitalización y automatización de notas de gastos.
Okticket, sin ir más lejos, te ofrece una cobertura global. Gracias a la funcionalidad multidivisa, puedes gestionar gastos en múltiples monedas.
¿Cómo funciona? Muy sencillo. Una vez fotografiado el ticket, solo tienes que seleccionar la moneda en la que quieres registrar el gasto. Si eliges euros, por ejemplo, automáticamente, el importe se pasará al equivalente a euros.
Para ello, se toma como referencia el tipo de cambio oficial del Banco Central Europeo. En este punto es importante recordar la importancia de que la gestión se haga en el momento de efectuar el gasto para que el tipo de cambio de divisa aplicado coincida con la fecha del justificante.
De esta forma, se agiliza la gestión, reembolso y contabilización de los gastos de viaje de empresa en monedas extranjeras.
Otra ventaja que te ofrece Okticket es la posibilidad de hacer un seguimiento de los gastos en tiempo real. Esto es importantísimo para evitar errores y mantener la contabilidad al día.
Al mismo tiempo, una app como Okticket facilita la justificación de los gastos de viaje profesionales deducibles. Según el Reglamento del IRPF, son los siguientes:
¿Quieres empezar a optimizar la gestión de los gastos con moneda extranjera en los viajes de negocios? Solicita la información que necesites, sin compromiso.
Te esperamos en el stand 2E563 los días 11, 12 y 13 de junio de 2024 para contarte las últimas novedades en gestión de gastos de empresa
Las principales empresas tecnológicas internacionales se reunirán en Málaga para participar en el DES Málaga 2024. La cumbre anual de la Tecnología se celebrará del 11 al 13 de junio en el Palacio de Ferias y Congresos de Málaga (FYCMA).
Durante esta nueva edición del Digital Enterprise Show la protagonista será la Inteligencia Artificial. Se mostrarán las soluciones y productos más punteros en Cloud, Internet de las Cosas, Social Business, Ciberseguridad, Big Data y Analytics.
¿Quieres formar parte de la nueva economía digital? Ponte en contacto con nosotros para solicitar tu entrada gratuita.
Aprovecha tu invitación y pasa a visitarnos por el stand número 2E563. Así podremos contarte de primera mano las últimas funcionalidades que hemos incorporado a nuestra herramienta de digitalización y automatización de gastos de viaje profesionales.
El martes 11 de junio, Inés Rodríguez, Country Manager de Okticket Francia, ofrecerá la charla "¿Cómo internacionalizar con éxito un SaaS Fintech? El caso Okticket" . Mostrará cómo Okticket está conectando con mercados internacionales, a partir de un estándar tecnológico escalable, pero centrado en las necesidades reales de cada mercado.
En DES 2024 te sumergirás en un mundo de potencial ilimitado, con conferencias de última generación, una zona de exhibición disruptiva y oportunidades de networking inmersivas.
También podrás participar en el Digital Business World Congress. Serán tres días de debates inspiradores, casos prácticos y experiencias aportadas por más de 450 líderes y expertos internacionales.
A destacar en esta edición las conferencias ofrecidas por instituciones y empresas de Francia, país invitado en el Digital Enterprise Show 2024.
DES es cita obligada para que lleves la transformación digital de tu organización al siguiente nivel. Aquí puedes ver la agenda completa.
Entre los ponentes confirmados destacan profesionales de la talla de Sara García Alonso, científico de la CNIO-Spanish National Cancer Research Centre y miembro de la European Space Agency (ESA), Pilar Manchón, Senior Director of Engineering, AI Research Strategy de Google, David González González CISO & CTO de Coren o Jesús Mérida, Chief Information Security Officer de iberia.
En este enlace puedes ver el listado completo de ponentes.
¿Tienes un proyecto innovador? Los European Digital Mindset Awards están pensados para reconocer las ideas más disruptivas. Los premios se dividen en seis categorías:
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