Caso de Éxito: Grupo Gesor y Okticket

El escenario

Grupo Gesor es una empresa líder en el sector de consultoría y servicios empresariales, con un enfoque en la eficiencia operativa y la optimización de recursos. La gestión de notas de gastos era una tarea que consumía mucho tiempo y recursos, lo que generaba ineficiencias y retrasos en el proceso contable.

Los desafíos

• Tiempo de procesamiento: La gestión manual de las notas de gastos implicaba un gran volumen de papel y tiempo dedicado a la revisión y aprobación de cada nota.
• Errores humanos: La entrada manual de datos era propensa a errores, lo que generaba inconsistencias en la contabilidad.
• Visibilidad limitada: La falta de una solución centralizada dificultaba el seguimiento y control de los gastos en tiempo real.
• Integración contable: Necesidad de una integración fluida con el software de contabilidad utilizado, Sage Despachos, para mejorar la eficiencia y precisión contable.

La solución

Grupo Gesor decidió implementar una herramienta innovadora de gestión de notas de gastos y eligió Okticket, el SaaS que permite a los empleados capturar y reportar sus gastos de manera rápida y eficiente, y se integra de forma nativa con Sage Despachos.

Las ventajas

• Digitalización de procesos: Okticket permitió a los empleados capturar imágenes de sus recibos y facturas utilizando sus smartphones, eliminando la necesidad de manejar documentos físicos.
• Automatización de la entrada de datos: La herramienta utiliza OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para extraer automáticamente los datos relevantes de los recibos, reduciendo la posibilidad de errores humanos.
• Integración con Sage Despachos: La integración directa con Sage Despachos permitió que toda la información de gastos se sincronizara automáticamente con el software contable de Grupo Gesor, agilizando los procesos contables y mejorando la precisión de los informes financieros.
• Visibilidad en tiempo real: La plataforma de Okticket proporcionó al departamento financiero del Grupo Gesor una visibilidad completa y en tiempo real de todos los gastos, facilitando el control y la toma de decisiones.

El ROI

• Reducción del tiempo de procesamiento: El tiempo dedicado a la gestión de notas de gastos se redujo en un 60%, permitiendo al personal enfocarse en tareas más estratégicas.
• Disminución de errores: La automatización de la entrada de datos redujo notablemente los errores contables, mejorando la precisión y la fiabilidad de los informes financieros.
• Mejora en la eficiencia operativa: La integración con Sage Despachos eliminó la duplicación de esfuerzos y mejoró la eficiencia operativa del departamento de contabilidad.
• Mayor control y transparencia: La visibilidad en tiempo real de los gastos permitió a los gerentes de Grupo Gesor tomar decisiones informadas y controlar mejor el presupuesto.

El testimonio

"Implementar Okticket ha sido un cambio significativo para nosotros. No solo hemos mejorado nuestra eficiencia operativa, sino que también hemos logrado una mayor precisión en nuestra contabilidad. La integración con Sage Despachos ha sido perfecta, y ahora tenemos un control mucho mejor de nuestros gastos. Además, nos permite brindar un mejor servicio a nuestros clientes. Okticket ha superado nuestras expectativas y estamos muy satisfechos con los resultados." Bernardo Lorenzo (Socio Director Grupo Gesor)

La conclusión

La adopción de Okticket por parte de Grupo Gesor es un claro ejemplo de cómo la digitalización y la automatización de procesos pueden transformar la gestión de notas de gastos, mejorando la eficiencia, la precisión y el control financiero. La integración fluida con Sage Despachos ha sido un factor clave en el éxito de esta implementación, proporcionando a Grupo Gesor una solución completa y eficiente para la gestión de sus gastos.