Gestionar gastos de empresa en distintos países suele generar errores, retrasos y falta de visibilidad. La inteligencia artificial en la gestión de gastos de empresa permite leer, traducir y validar automáticamente tickets y facturas, incluso en otros idiomas, para controlar el gasto de forma precisa y en tiempo real.

¿Qué es la inteligencia artificial aplicada a los gastos de empresa?

La inteligencia artificial aplicada a los gastos de empresa utiliza tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el aprendizaje automático para interpretar tickets, extraer datos clave y convertirlos en información contable fiable.

Esto elimina la introducción manual de datos y reduce errores habituales en la gestión tradicional.

¿Para qué sirve la IA en la gestión de gastos de empresa?

La IA en gastos de empresa sirve para:

• Automatizar la lectura de tickets y facturas
• Traducir tickets extranjeros automáticamente
• Validar importes, fechas e impuestos
• Detectar duplicados y errores
• Controlar el gasto en tiempo real
• Reducir el fraude interno
• Ahorrar tiempo al equipo financiero

¿Por qué usar una herramienta digital para el control de gastos de empresa?

Gestionar los gastos de empresa de forma manual —con tickets en papel, hojas de cálculo o correos— genera errores, retrasa los cierres contables y reduce la visibilidad financiera.

Una herramienta digital de control de gastos permite centralizar, automatizar y supervisar todos los gastos en tiempo real.

Las soluciones modernas de gestión de gastos no solo digitalizan los tickets, sino que automatizan su lectura, validación y categorización, facilitando el trabajo tanto al equipo financiero como a los empleados.

Gestión manual vs gestión automatizada de gastos

Gestión manual de gastos:

• Introducción de datos lenta y propensa a errores
• Pérdida frecuente de tickets
• Falta de control en tiempo real
• Retrasos en cierres contables
• Mayor riesgo de fraude interno

Gestión automatizada con IA:

• Captura automática de tickets desde el móvil
• Lectura y traducción instantánea de documentos
• Validación automática de importes e impuestos
• Control del gasto en tiempo real
• Reducción drástica de errores y fraude

¿Qué debe tener una buena herramienta de control de gastos de empresa?

Una solución eficaz de gestión de gastos debe incluir como mínimo:

• OCR inteligente para leer tickets automáticamente
• Traducción de tickets extranjeros
• Validación automática de impuestos y monedas
• Workflows de aprobación configurables
• Control de gastos en tiempo real
• Integración con sistemas contables y ERP
• Informes y visibilidad financiera inmediata

La inteligencia artificial potencia todas estas funciones al reducir intervención manual y mejorar la precisión.

Usabilidad: clave para la adopción en la empresa

Una herramienta de control de gastos debe ser intuitiva tanto para el equipo financiero como para los empleados que reportan gastos. Si el sistema es complejo, la adopción baja y los errores aumentan.

Las soluciones basadas en IA facilitan la experiencia del usuario al automatizar procesos y reducir pasos manuales, lo que acelera la adopción y mejora la calidad de los datos.

¿Cómo funciona la IA en la gestión de gastos?

La IA en la gestión de gastos funciona analizando automáticamente los documentos de gasto mediante OCR y algoritmos de aprendizaje automático que reconocen patrones, validan datos y clasifican la información contable.

Proceso simplificado:

1. El empleado captura el ticket desde el móvil
2. La IA extrae los datos relevantes
3. El sistema valida importes, moneda e impuestos
4. El gasto se clasifica automáticamente
5. El gasto queda listo para su control o conciliación

Ventajas de usar IA para gestionar gastos de empresa

La implementación de IA en la gestión de gastos corporativos ofrece beneficios inmediatos:

• Ahorro de tiempo radical. Lo que antes tomaba más de media hora ahora se resuelve en segundos. Tu equipo financiero recupera horas valiosas cada semana.
• Eliminación de errores humanos. La IA procesa cada ticket con la misma precisión, sin importar cuántos documentos analice.
• Visibilidad en tiempo real. Los equipos de back office aprueban gastos desde cualquier lugar, incluso mientras el empleado sigue de viaje.
• Cumplimiento normativo garantizado. La IA identifica automáticamente los requisitos fiscales de cada país, asegurando que cada gasto cumpla con las regulaciones locales.

¿Qué problemas resuelve la IA frente a la gestión manual de gastos?

La gestión manual de gastos genera:

• Errores frecuentes
• Pérdida de tickets
• Retrasos en cierres contables
• Falta de visibilidad del gasto

La inteligencia artificial elimina estos problemas al automatizar el proceso de principio a fin.

IA y control del fraude en gastos de empresa

La IA permite detectar patrones anómalos como:

• Gastos duplicados
• Importes fuera de política
• Tickets manipulados
• Compras no autorizadas

Esto mejora el control interno y reduce el riesgo financiero.

¿Qué es el OCR inteligente y por qué es clave en la gestión de gastos internacionales?

La clave para acabar con la complejidad de la gestión de gastos internacionales está en el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Esta tecnología convierte textos impresos o manuscritos en datos digitales.

Aplicado a la gestión de gastos, el OCR extrae la información clave de tickets y recibos, como fechas, importes, IVA o CIF del establecimiento. Al mismo tiempo, la ordena en datos en datos estructurados que pueden ser utilizados en aplicaciones de control de gastos.

Pero tiene limitaciones importantes cuando se enfrenta a documentos internacionales.

La Inteligencia Artificial aplicada a gastos de empresa va varios pasos más allá. PelAIo, nuestra IA generativa, no solo reconoce el texto. Comprende el contexto, identifica patrones fiscales de cada país y traduce la información al idioma que necesites. Todo esto ocurre en cuestión de segundos.

Okticket y la inteligencia artificial aplicada a los gastos de empresa

Okticket automatiza la gestión de gastos empresariales mediante IA, permitiendo capturar, traducir y validar tickets desde una única plataforma.

Beneficios clave de la IA en Okticket

La tecnología avanzada de Okticket está diseñada para adaptarse a las necesidades de un mundo globalizado. Entre sus funcionalidades clave destacan las siguientes.

Detección automática de idioma

El sistema identifica instantáneamente el idioma del documento. Procesa tickets en japonés, alemán, árabe o cualquier otro idioma con la misma facilidad que uno en español.

Traducción automática de tickets extranjeros con IA

Uno de los principales retos de los gastos internacionales es la interpretación de tickets en otros idiomas. La IA de Okticket traduce automáticamente tickets extranjeros y extrae la información clave sin intervención manual.

Esto facilita:

• Viajes de empresa internacionales
• Gestión de dietas y desplazamientos
• Cumplimiento fiscal en distintos países

Extracción inteligente de datos

La tecnología identifica y categoriza automáticamente:

• Nombre y datos fiscales del establecimiento
• Fecha y hora de la transacción
• Importe total y desglose de IVA
• Método de pago utilizado
• Categoría del gasto según tu política empresarial

Compatibilidad global con divisas y formatos fiscales

Cada país tiene sus peculiaridades fiscales. El IVA europeo funciona diferente al GST australiano o al sistema fiscal estadounidense. La IA para control de gastos empresariales reconoce estas diferencias automáticamente.

El sistema identifica la moneda, aplica el tipo de cambio actual y presenta el gasto en la divisa de tu empresa. Sin cálculos manuales ni consultas de cambio.

Reconocimiento de texto manuscrito

Muchos tickets incluyen datos escritos a mano. La IA de Okticket procesa también esta información, incluso cuando aparece en diferentes alfabetos.

Aprendizaje continuo

El sistema mejora constantemente. Cada ticket procesado entrena a la IA para ser más precisa. Cuanto más uses Okticket, más inteligente se vuelve el reconocimiento.

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Caso práctico: Gestión de gastos con IA en acción

Imagina este escenario real:

Un empleado de una multinacional se desplaza a Tokio por trabajo y necesita justificar los gastos de viaje. Pero su supervisor está en España y el equipo financiero en Estados Unidos.

El proceso anterior era agotador. Cada ticket en chino, coreano o alemán requería verificación manual. Los errores de transcripción eran frecuentes. Los cierres mensuales se demoraban por la falta de información clara.

Pues bien, con Okticket ese mismo empleado puede capturar una foto de los tickets en japonés y obtener al instante una versión traducida al español para su supervisor y otra en inglés para el equipo financiero.

De esta forma, todos los interesados, estén donde estén y hablen el idioma que hablen, pueden acceder a la información en tiempo real. 

• El tiempo de revisión se reduce de días a horas. 
• Los errores de transcripción desaparecieron por completo.

Preguntas frecuentes sobre IA y gastos de empresa

¿Se puede automatizar la gestión de gastos con IA?

Sí. La inteligencia artificial permite automatizar completamente la gestión de gastos mediante lectura automática de tickets, validación de datos y conciliación bancaria.

¿La IA puede procesar tickets de cualquier país?

Sí, la IA de Okticket procesa tickets de la mayoría de países, reconociendo múltiples idiomas, divisas y formatos fiscales automáticamente.

¿Qué precisión tiene el reconocimiento de tickets?

La IA alcanza una precisión única en la extracción de datos, superando ampliamente el reconocimiento manual y reduciendo errores significativamente.

¿Cuánto tiempo se tarda en procesar un ticket?

El procesamiento es instantáneo. Desde que el empleado saca la foto del ticket hasta que aparece traducido y categorizado en el sistema pasan solo segundos.

¿Es seguro usar IA para procesar documentos financieros?

Absolutamente. Okticket cumple con todas las normativas de protección de datos (RGPD) y utiliza cifrado para proteger tu información.

¿Necesito conocimientos técnicos para usar la IA de gastos?

No. La solución está diseñada para ser intuitiva. Cualquier miembro de tu equipo puede empezar a usarla inmediatamente sin formación técnica especial.

Conclusión: la IA como aliada en la gestión de gastos empresariales

La inteligencia artificial aplicada a los gastos de empresa permite mejorar la eficiencia, reducir errores y tener control financiero en tiempo real. No es una tendencia futura, sino una solución práctica y necesaria para empresas con gastos internacionales.

Okticket pone esta tecnología al alcance de tu empresa con una solución probada, fiable y fácil de usar.

Beneficios que obtienes desde el primer día:

• Traducción automática de tickets en cualquier idioma
• Procesamiento instantáneo con datos estructurados y precisos
• Compatibilidad global con múltiples idiomas, monedas y sistemas fiscales
• Reducción drástica del tiempo dedicado a tareas administrativas
• Mayor control y visibilidad sobre los gastos corporativos

¿Estás listo para transformar la manera en que gestionas los gastos de tu empresa?

Descubre cómo nuestra tecnología puede hacer tu día a día más eficiente!

Prueba ahora Okticket

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En el mundo de los viajes de negocios, la eficiencia y la organización son claves para el éxito. Planificar, autorizar y gestionar desplazamientos corporativos puede ser un desafío para las empresas.

Los gastos de viaje pueden surgir en cualquier momento, incluso antes de que el viaje comience. Esto supone enfrentarse a procedimientos largos, falta de visibilidad y problemas de conciliación de gastos.

¿Quieres simplificar el proceso y tener una visión 360ª de los gastos de viaje?

El módulo de solicitud de viajes corporativos de Okticket es una herramienta innovadora que facilita la planificación de viajes de trabajo, siempre respetando la política de viajes de cada organización.

• Permite a los empleados solicitar viajes con facilidad.  
• Garantiza que todos los detalles estén alineados con las necesidades del negocio.
• Los departamentos financieros pueden gestionar cada etapa del viaje de manera eficiente y sin complicaciones, directamente desde la plataforma de Okticket.

Solicitud y aprobación de viajes corporativos sin salir de Okticket

El funcionamiento del módulo de solicitud de viajes es muy sencillo. En pocos segundos, tus empleados podrán solicitar un viaje. Solo necesitan introducir la información necesaria para generar la solicitud:

• Nombre del viaje
• Fechas de salida y llegada (hora incluida)
• Origen y destino
• Grupo de aprobación del usuario que genera el viaje
• Ficha del viajero
• Comentarios (motivo del desplazamiento, por ejemplo)
• Tipo de solicitud:  

1. Provisión de fondos (importe, divisa, centro de coste, viajeros…)
2. Solicitud de billetes (fecha de salida y de llegada, origen, destino, viajeros, centro de coste y medio de transporte…)
3. Alquiler de coche (ciudad/país, conductor, fecha, lugar de recogida/entrega, viajeros…)
4. Solicitud de alojamiento (hotel, ciudad/país, fecha…)
5. Vehículo propio

Proceso de aprobación de solicitudes de viaje

Una vez que se realiza una solicitud de viaje, se inicia el flujo de aprobación. Los responsables de la empresa reciben una notificación automática para revisar y decidir si aprueban o rechazan la solicitud, garantizando que todas las reservas cumplan con las políticas internas y los presupuestos establecidos.

En cuanto la solicitud se aprueba, se genera de forma automática una hoja de gastos asociada a ese viaje en concreto, donde los empleados podrán cargar los tickets digitalizados en el momento de realizar el pago.

A partir de ahí, la gestión de viajes corporativos es la habitual. Incluso es posible integrar la plataforma de gestión de viajes con tu agencia de viajes. De esta forma, la información generada en Okticket se vuelca automáticamente en la plataforma de la agencia.

Visibilidad total de los gastos de viaje en tiempo real

Cada campo de dicha hoja de gastos sigue las reglas definidas, evitando gastos no autorizados. Tickets fuera de las fechas del viaje o importes que sobrepasan los umbrales establecidos, por ejemplo.

Con Okticket obtienes una visión clara y un control de gastos de viaje en tiempo real, sin necesidad de esperar la contabilidad final.

Desde la solicitud inicial hasta la conciliación final, cada etapa del proceso puede automatizarse y quedar bajo control.

Nuestro software de gestión de viajes empresariales te permite gestionar todo esto de manera centralizada, facilitando un control eficiente de los gastos de viajes de negocios desde una única plataforma.

Beneficios de la gestión de viajes corporativos con control de gastos en tiempo real

• Detectar posibles desviaciones de presupuesto y actuar de forma inmediata, sin esperar a que finalice el viaje o se procesen los informes de gastos.
• Asegurar que cada gasto esté alineado con la política de viajes de empresa. Con ello, se evitan gastos innecesarios o no autorizados.
• Minimizar los errores en la gestión de gastos.
• Simplificar las tareas administrativas relacionadas con la contabilidad y la gestión de reembolsos.
• Planificar con precisión y ajustar presupuestos de acuerdo con datos históricos de gastos.
• Conciliación automáticamente de gastos, con lo que se minimizan las discrepancias y errores contables.
• Tomar decisiones basadas en datos. Las empresas pueden identificar áreas de mejora, renegociar acuerdos con proveedores de viajes o identificar empleados que podrían necesitar una mayor orientación sobre las políticas de gasto de la empresa.

Conclusión

En definitiva, el módulo de solicitud de viajes corporativos de Okticket centraliza todas las solicitudes de viaje en un solo lugar.

Los beneficios incluyen mejor eficiencia operativa, ahorro de costes, y una experiencia de usuario fluida.

¿Buscas una gestión de viajes empresariales más efectiva? Prueba Okticket y descubre cómo una visión global de los gastos puede ser una ventaja competitiva.

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El redondeo al alza en los gastos de viaje de empresa sigue dándose. Ocurre, sobre todo, con los conceptos para los que no existen tickets o facturas. El caso del kilometraje es uno de los más claros.

Aunque el departamento financiero pueda sospechar que está pagando kilómetros de más, es complicado demostrar que los empleados están inflando el número de kilómetros recorridos para cobrar más dinero.

Especialmente cuando los cálculos son manuales y no hay un sistema que lo automatice.

Problemas comunes al registrar el kilometraje

Algunas de las principales dificultades para controlar el kilometraje de los empleados son:

• Estimaciones inexactas. En rutas con múltiples paradas, los empleados suelen hacer estimaciones, normalmente a su favor.
• Cálculos manuales. Usar herramientas como Google Maps para calcular manualmente los kilómetros puede funcionar cuando hay pocos empleados, pero no es práctico para grandes equipos.
• Falta de precisión. El seguimiento manual es propenso a errores, lo que puede generar costes innecesarios para la empresa. Y cuando son muchos los empleados que reportan gastos de kilometraje, estas irregularidades suponen mucho dinero.

Cómo registrar y justificar el kilometraje para cumplir con la normativa

Llegados a este punto es importante recordar que registrar correctamente el kilometraje de los empleados que utilizan vehículos propios es esencial para garantizar tanto el cumplimiento legal como una gestión eficaz de los gastos de la empresa.

La Dirección General de Tributos emitió recientemente una consulta vinculante (V0540-24)  que detalla la forma adecuada de registrar y justificar el kilometraje para cumplir con las normativas y estar preparado ante posibles inspecciones fiscales.

Requisitos para deducir el kilometraje

El organismo recuerda que las compensaciones por gastos de locomoción para desplazamientos laborales pueden estar exentas de impuestos, siempre que se cumplan ciertos requisitos.

• Medios de transporte público. El gasto es totalmente deducible, siempre y cuando se justifique con una factura o documento equivalente.
• Vehículo propio. Es necesario proporcionar información detallada como la fecha, hora, kilómetros recorridos, destino y motivo del viaje. El límite exento de tributación es de 0,26 euros por kilómetro, con variaciones regionales en Euskadi (0,29 euros) y Navarra (0,32 euros).

A esta cantidad se pueden añadir los gastos de peaje y aparcamiento siempre que se justifiquen, aunque no se consideran parte del concepto de “kilometraje” de manera estricta. De hecho, en soluciones de gestión de gastos de viaje corporativos como Okticket, estos gastos se registran en categorías separadas.

Cómo funciona el registro de kilometraje con Okticket

Por tanto, registrar y justificar correctamente los gastos de kilometraje no solo mejora el control financiero. También evita posibles sanciones.

Por esta razón, es fundamental conservar todos los documentos que acrediten los desplazamientos: facturas de combustible, recibos de peaje y cualquier otro comprobante que evidencie los gastos realizados durante el viaje.

Contar con un software homologado por la Agencia Tributaria que incluya una categoría específica para el kilometraje es clave para una gestión eficiente de los gastos de desplazamiento.

Con Okticket puedes:

• Registrar fácilmente los desplazamientos desde la aplicación.
• Personalizar el precio por kilómetro según la política de la empresa.

Opciones para registrar desplazamientos

Los usuarios tienen dos opciones para registrar y certificar sus desplazamientos:

1. Introducir el número de kilómetros recorridos. El cálculo del importe a reembolsar se realiza automáticamente.
2. Seleccionar trayectos habituales predefinidos para agilizar el proceso.

El gasto se añade a una hoja de gastos y, si es necesario, a un centro de coste, para luego ser enviado a aprobación rápida.

Ventajas de las herramientas de registro de kilometraje

Beneficios para los empleados

Registrar correctamente el kilometraje permite a los empleados:

• Recibir un reembolso justo por los gastos de desplazamiento.
• Evitar asumir costes adicionales por utilizar sus propios vehículos para fines laborales.
• Simplificar el proceso de registro con una herramienta automatizada, que garantiza mayor precisión.

Beneficios para la empresa

Para las empresas, un software de kilometraje ofrece las siguientes ventajas:

• Controlar de manera eficiente los gastos de desplazamiento.
• Garantizar la deducción fiscal correcta en las declaraciones fiscales.
• Evitar sanciones por parte de las autoridades tributarias.

Además, hay que tener en cuenta que el seguimiento manual del kilometraje es un proceso lento que puede aumentar el riesgo de errores humanos o de introducir datos de viaje falsos.

En este sentido, un software de gestión de kilometraje como Okticket permite:

• Eliminar el riesgo de errores humanos o datos de viaje falsos.
• Optimizar el control de desplazamientos.
• Automatizar el control de kilometraje, generando informes precisos en tiempo real.
• Crear y compartir informes de gastos de manera instantánea.
• Integrar el sistema con otras aplicaciones empresariales.
• Facilitar una gestión ágil y automatizada de los gastos de viaje.

Conclusión: Optimiza tu gestión de kilometraje con Okticket

¿Te preocupa estar pagando de más en kilometraje? Con Okticket, puedes optimizar la gestión de los gastos de desplazamiento, asegurando un control preciso y cumpliendo con las normativas fiscales.

Solicita una demostración gratuita y descubre cómo tu empresa puede beneficiarse.

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La evolución tecnológica ha traído consigo un cambio radical en la gestión financiera de las empresas. Las finanzas embebidas o integradas son un claro ejemplo de servicios que han llegado para simplificar procesos y generar nuevas oportunidades.

¿Qué son las finanzas embebidas (embedded finance)? ¿Son seguras? ¿Cuáles son los casos de uso más frecuentes? ¿Cómo están revolucionando la gestión financiera empresarial? Vamos a verlo.

¿Qué son las finanzas embebidas?

Estás leyendo una noticia online y de repente se reproduce un vídeo de YouTube que la ilustra. Para que eso ocurra, ha sido necesario “embeber” el contenido.

Pues bien, algo similar ocurre con las finanzas embebidas. Se denomina de esta forma a la integración de servicios financieros dentro de productos o plataformas no financieras.

Esto significa que las empresas que no están tradicionalmente en el sector financiero (por ejemplo, e-commerce, marketplaces o SaaS), pueden ofrecer servicios como pagos, préstamos, seguros o inversiones dentro de sus propias plataformas.

De esta manera, los usuarios pueden acceder a servicios financieros dentro del mismo entorno, sin tener que salir de la aplicación para interactuar con un banco o una institución financiera separada.

Es cierto que la idea no es nueva. Hace años que negocios no bancarios ofrecen sus propias tarjetas de crédito, o que los concesionarios de coches gestionan la financiación.

La esencia del embedded finance radica en la integración de la tecnología con los servicios financieros

Pero de lo que hablamos en este post es de una nueva generación en la que la integración de productos financieros se realiza en interfaces digitales con las que los usuarios interactúan a diario.

Generalmente estas integraciones se realizan mediante APIs que garantizan la seguridad de las transacciones y la transmisión de datos.

Sectores que lideran las finanzas integradas

Las empresas tecnológicas, en particular las fintechs, están utilizando su conocimiento en software y análisis de datos para ofrecer soluciones financieras a medida.

¿En qué plataformas no financieras puede el usuario final acceder a servicios financieros?

Diversos sectores están transformando la experiencia de pago de los usuarios, permitiéndoles acceder a servicios financieros integrados al momento de pagar por productos y servicios. Algunos de los más destacados son los siguientes.

Tiendas online

Al comprar en comercios electrónicos o grandes marketplaces como Amazon, los usuarios pueden pagar directamente sin tener que abrir la aplicación de su banco.

También tienen la opción de acceder a opciones de crédito instantáneo o pagos a plazos, embebidos directamente en la experiencia de compra.

Transporte

Aplicaciones como Uber permiten realizar pagos directamente desde la app. En algunos mercados incluso ofrecen opciones de crédito o financiación para conductores.

Soluciones SaaS

Algunas plataformas de software empresarial pueden integrar servicios de pagos y financiación para facilitar la gestión de gastos y cobros de sus usuarios.

Okticket, por ejemplo, te ofrece una tarjeta de empresa inteligente para viajes de empresa.

El crecimiento exponencial de las finanzas integradas: un mercado en expansión

No obstante, cada vez son más las industrias que están adoptando soluciones de finanzas integradas. Abarcan campos tan dispares como pueden ser la salud o el entretenimiento.

A medida que su uso aumenta, los ingresos que se generan son más altos.

Si tenemos en cuenta el informe "Embedded finance: Who will lead the next payments revolution?", elaborado por McKinsey Group, en 2021 el mercado alcanzó los 20 mil millones de dólares en Estados Unidos.

La cifra ya era importante, pero es que se calcula que esa importe puede multiplicarse por cuatro en menos de una década. Según un estudio de Future Market Insights, para el año 2033, los ingresos del mercado europeo de finanzas integradas alcanzarán los 94.000 millones de dólares, (aproximadamente el 25% del mercado global).

Oracle va más allá en sus predicciones. Espera que el valor del mercado global de finanzas integradas supere los 7 trillones de dólares en la próxima década. Eso significa el doble del valor combinado de los 30 bancos más grandes del mundo.

'Embedded Finance': Un valor añadido clave para las empresas

Lo que sí es una realidad es que las empresas que integran embedded finance están transformando la manera de ofrecer productos y servicios. Ahora pueden mejorar la experiencia del cliente, agilizar los procesos y conseguir nuevas vías de ingresos.

Ventajas de los servicios financieros integrados para las empresas

Las finanzas integradas proporcionan a las empresas múltiples beneficios que mejoran su competitividad y eficiencia. A continuación, destacamos los principales.

• Eficiencia operativa mejorada. La integración de soluciones financieras dentro de las operaciones diarias de la empresa automatiza procesos como la facturación, cobros y pagos. Esto reduce los costes, los tiempos de procesamiento y elimina de los errores asociados a procesos manuales.
• Optimización del flujo de caja. Con herramientas más eficientes para la gestión de pagos y cobros, las empresas pueden optimizar su flujo de caja, lo que es esencial para su estabilidad y crecimiento a largo plazo.
• Monetización de los servicios financieros integrados. Las empresas pueden generar ingresos adicionales cobrando comisiones por ciertas transacciones financieras. Esto permite a las organizaciones diversificar sus fuentes de ingresos y maximizar la rentabilidad a través de servicios financieros integrados.
• Acceso a datos valiosos. Las empresas tienen acceso a un mayor volumen de datos, lo que permite analizar el comportamiento y las necesidades de los clientes. Estos insights valiosos facilitan una mejor toma de decisiones y estrategias más personalizadas.
• Mayor fidelización de clientes. Además de ofrecer una experiencia más fluida y atractiva, los usuarios suelen ser más propensos a quedarse en una plataforma que les ofrece todas las soluciones en un solo lugar.
• Escalabilidad. Las empresas pueden crecer más rápido al ofrecer soluciones financieras, captando una mayor cuota de mercado.

Beneficios de las finanzas integradas para los usuarios finales

Por su parte, los clientes también salen beneficiados:

• Pueden acceder a una amplia gama de servicios financieros a través de una única plataforma, eliminando la necesidad de utilizar varios proveedores. Esto es muy útil para quienes viven en áreas con acceso limitado a los servicios bancarios tradicionales.
• Obtienen productos y servicios financieros altamente personalizados, ajustados a sus necesidades específicas.
• Las finanzas integradas ofrecen transacciones más rápidas y a menor coste en comparación con los métodos tradicionales. Resulta especialmente valioso para transferencias internacionales y cambios de divisas.
• Muchas plataformas de embedded finance incluyen herramientas educativas que ayudan a los usuarios a comprender mejor los productos financieros, promoviendo la educación financiera y permitiendo una toma de decisiones más informada.
• Los consumidores pueden realizar pagos instantáneos con solo tocar un botón, sin necesidad de introducir los datos de su tarjeta de crédito para cada transacción.

Finanzas embebidas en plataformas SaaS: Cómo ayudan al crecimiento empresarial

Al principio de este artículo ya adelantábamos que las plataformas SaaS como Okticket son un claro caso de uso de las finanzas integradas.

Retomamos ese punto para explicar con más detalle cómo esta integración puede ayudarte a optimizar la operativa empresarial.

¿Qué ofrecen a las empresas soluciones como Okticket?

• La posibilidad de generar tarjetas de empresa vinculadas a la política de gastos corporativa.
• La conciliación automática de los pagos realizados con tarjeta.
• La gestión de anticipos y reembolsos sin salir de la aplicación.
• Acceso a la información en tiempo real. Las empresas pueden monitorizar de manera más precisa y al instante los gastos de los empleados.

Conclusión

En un mundo donde la conveniencia lo es todo, las finanzas embebidas se han convertido en un motor silencioso que impulsa a empresas de todos los tamaños.

Pero para adoptarlas con éxito es importante seguir una serie de pautas. Entre otras:

• Identificar las necesidades de sus clientes.
• Encontrar los socios tecnológicos adecuados para integrar soluciones financieras en su ecosistema. Para ello es fundamental elegir partners fintech que ofrezcan soluciones flexibles y escalables.
• Establecer un modelo de monetización claro.

¿Estás listo para unirte a esta revolución?

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Un ahorro del 60% en costes y del 50% en tiempo de procesamiento. La automatización de informes de gastos permite a las empresas controlar mejor el gasto, reducir tareas manuales y acelerar procesos clave como solicitar reembolsos, aprobaciones internas y cierres contables.

Por tanto, no es simplemente una cuestión operativa: es una herramienta de control financiero, auditoría y planificación presupuestaria.

En este artículo, te mostraremos los principales beneficios de este proceso. Pero primero, es importante entender qué son los informes de gastos y por qué son esenciales para una buena gestión financiera.

¿Para qué sirven? ¿En qué se diferencian los reportes digitales de los manuales? ¿Es posible crear informes en segundos? Sigue leyendo para conocer las respuestas a estas preguntas.

¿Qué son los informes de gastos de empresa y por qué son fundamentales?

Si hiciéramos una lista de las tareas más engorrosas para los departamentos financieros, la elaboración de los reportes de gastos relacionados con la actividad empresarial de empresa estaría sin duda en los primeros puestos.

Un informe de gastos es un documento estructurado donde se registran los gastos realizados por los empleados en nombre de la empresa durante un periodo concreto. Su función es múltiple:

• Controlar y analizar el gasto corporativo.
• Garantizar el cumplimiento de políticas internas.
• Facilitar auditorías y revisiones contables.
• Detectar errores, duplicidades o posibles fraudes.
• Mejorar la previsión y optimización de costes.

Cuando el proceso es manual, aparecen errores, retrasos y falta de visibilidad. La automatización elimina estos problemas desde el origen.

¿Qué debe incluir un informe de gastos completo?

Para que un informe de gastos sea útil y válido a nivel fiscal y contable, debe incluir al menos:

• Periodo del informe (fechas de inicio y fin).
• Datos del empleado y, si aplica, del departamento.
• Información del proveedor: Nombre de la empresa. CIF y  dirección comercial.
• Detalle de cada gasto:: Fecha de la transacción; Categoría del gasto: restaurante, alojamiento, transporte, kilometraje, etc.; Precio antes de aplicar impuestos; Importe total incluyendo impuestos; Desglose del IVA o impuestos equivalentes; Método de pago (tarjeta corporativa, efectivo, etc.); Descripción detallada del concepto.
• Justificantes: tickets o facturas digitalizados.
• Estado del informe: enviado, en revisión, aprobado o reembolsado.

Un software de automatización centraliza toda esta información y la valida automáticamente según las reglas de la empresa.

La importancia crítica para viajes de negocios

Los informes de gastos adquieren especial relevancia en el contexto de los desplazamientos corporativos. Durante un viaje de negocios, los empleados generan múltiples gastos reembolsables que deben documentarse meticulosamente:

• Alojamiento en hoteles o apartamentos
• Comidas y dietas diarias
• Transporte público o privado
• Gasolina y peajes
• Kilometraje cuando se utiliza vehículo particular
• Aparcamiento
• Conexiones a internet
• Llamadas telefónicas profesionales

La correcta gestión de estos gastos no solo garantiza el reembolso justo al trabajador, sino que también asegura el cumplimiento de las políticas de viajes corporativos establecidas por la empresa.

Diferencias entre notas de gastos manuales y digitales

La forma en que se elaboran los informes puede impactar directamente en la eficiencia de una empresa..

El método tradicional y sus limitaciones

Los informes de gastos manuales han sido durante décadas el estándar en las empresas. Este proceso tradicional implica:

1. Recopilación física de tickets en papel
2. Cumplimentación manual de formularios o plantillas
3. Cálculos aritméticos realizados a mano
4. Envío físico o por email de la documentación
5. Revisión manual por parte del supervisor
6. Archivo físico de la documentación

Este método presenta serios inconvenientes que afectan directamente a la productividad empresarial. A destacar: el consumo excesivo de tiempo, la alta tasa de errores, la pérdida de documentación o la falta de visibilidad en tiempo real.

Características y ventajas del informe digital

En cambio, los informes digitales se crean, completan y gestionan a través de un software especializado o de plataformas en línea. Con ello, se mejora significativamente el proceso.

Las principales ventajas incluyen:

• Escaneo y digitalización automática de recibos.
• Categorización automática de los gastos.
• Accesibilidad en tiempo real desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Esto permite a los empleados actualizar sus informes de gastos en tiempo real, incluso cuando están en movimiento, y a los supervisores revisar y aprobar los informes sin necesidad de estar físicamente presentes.
• Algunos sistemas permiten la integración con tarjetas corporativas, lo que facilita la importación automática de transacciones.
• Protección de datos mediante medidas de seguridad y almacenamiento seguro en la nube.

En definitiva, la digitalización elimina papeleo, mejora la consistencia de los datos y ofrece historiales detallados por método de pago. Esto facilita el seguimiento, la aprobación y el reembolso del dinero.

Las empresas que han digitalizado su gestión de gastos reportan una reducción del 70% en errores administrativos y una mejora del 40% en la visibilidad y control de sus finanzas, lo que les permite tomar decisiones más informadas y estratégicas

Beneficios reales de automatizar informes de gastos

¿Por qué es crucial tener los informes de gastos en formato digital? Los beneficios para las empresas van desde mejorar la eficiencia operativa hasta fortalecer el control financiero.

Utilizar aplicaciones de gestión de gastos es esencial para un CFO (Chief Financial Officer), ya que obtienen información clave para tomar decisiones estratégicas que impactan la salud financiera de la empresa.

1. Eficiencia y rapidez

La automatización reduce el tiempo de procesamiento, desde la captura hasta la aprobación del reembolso.

2. Precisión y reducción de errores

La extracción automática de datos minimiza los errores humanos, como cálculos incorrectos o categorizaciones erróneas.

Además, las herramientas digitales pueden incluir validaciones automáticas que aseguran que los datos ingresados cumplan con las políticas de la empresa.

Todo ello mejora la precisión y garantiza que los datos sean consistentes y exactos.

3. Accesibilidad y conveniencia

Los reportes digitales pueden ser accesibles desde cualquier lugar, en cualquier momento, permitiendo a los empleados y gestores revisar y aprobar gastos de manera más ágil.

4. Visibilidad financiera en tiempo real

Uno de los beneficios más valorados por los CFO es la capacidad de monitorizar los gastos corporativos en tiempo real:

• Dashboards interactivos: Visualización instantánea de métricas clave como gasto acumulado, desviaciones presupuestarias o gastos pendientes de aprobación.
• Alertas proactivas: Notificaciones automáticas cuando se detectan gastos inusuales, se superan límites presupuestarios o se incumplen políticas corporativas.
• Proyecciones precisas: La disponibilidad de datos actualizados permite realizar previsiones financieras más exactas y ajustar estrategias de manera ágil.

5. Análisis de datos

Facilita la identificación de tendencias de gasto, áreas de ahorro y posibles fraudes o incumplimientos de políticas internas.

6. Facilidad de integración y análisis

Los sistemas de informes de gastos digitales se pueden integrar fácilmente con otros sistemas de gestión empresarial, lo que mejora la eficiencia en la contabilidad general.

Un análisis más profundo de los datos puede ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas sobre su gestión financiera.

7. Sostenibilidad y reducción de costes

Al eliminar la necesidad de papel y de procesos manuales, los informes digitales contribuyen a una reducción de costes operativos y a disminuir el impacto ambiental, apoyando las iniciativas de sostenibilidad empresarial.

8. Mejora de la Experiencia de Usuario

Las plataformas digitales suelen ofrecer interfaces intuitivas que facilitan la creación y envío de informes, lo que mejora la experiencia del usuario y reduce la curva de aprendizaje.

Y como los informes digitales permiten una revisión y aprobación más rápida, se aceleran los procesos de reembolso de gastos para los empleados.

9. Seguridad

Los informes de gastos digitales suelen estar protegidos por medidas de seguridad como encriptación y autenticación de usuarios, asegurando que la información sensible esté resguardada contra accesos no autorizados.

10. Cumplimiento normativo

Los informes organizados ayudan a los departamentos financieros a cumplir con los requisitos legales. Al proporcionar un registro detallado y fácilmente accesible de los gastos, reducen el riesgo de sanciones.

Estos beneficios dejan claro que la digitalización y automatización de los informes de gastos sea una necesidad para las empresas que buscan optimizar su gestión financiera, mantener un control riguroso sobre sus gastos y seguir siendo competitivas en un entorno cada vez más digital.

¿Cómo crear reportes digitales en segundos?

A la hora de elaborar un informe de gastos de empresa debes tener en cuenta que no existe un modelo único. Puedes tener tu propia plantilla, adaptada a la política de gastos de tu empresa. El proceso es este:

1. El empleado captura el ticket o factura desde el móvil.
2. El sistema extrae los datos automáticamente mediante OCR.
3. El gasto se clasifica según reglas y políticas internas.
4. Se asocia al método de pago correspondiente.
5. El informe se envía a aprobación con un solo clic.
6. Una vez aprobado, se procesa el pago o se solicita el reembolso.
7. El gasto queda registrado en contabilidad sin duplicidades.

Asimismo, antes de elaborar un informe de gastos, un CFO debe tener claros varios aspectos clave:

1. ¿Para qué se utilizará la hoja de gastos? El objetivo es el control interno, una auditoría, una planificación presupuestaria…
2. ¿Qué tipo de gastos van a registrarse?
3. ¿Con qué frecuencia se generarán los informes?
4. ¿Qué estructura va a seguir?
5. ¿Están justificados todos los gastos?
6. ¿La política de gastos está definida?
7. ¿Qué herramienta vas a utilizar? Recuerda que la tecnología financiera es tu mejor aliado en este proceso.

Buenas prácticas para una gestión eficiente de gastos

• Define políticas claras de gasto y reembolso.
• Limita y controla los métodos de pago permitidos.
• Automatiza aprobaciones según importe o categoría.
• Integra los informes con tu software contable.
• Analiza periódicamente los datos para optimizar costes.

Okticket: La herramienta que transformará la gestión de informes de gastos en tu empresa

Como ya hemos mencionado, este proceso lleva bastante tiempo si lo realizas de forma manual. Pero será rapidísimo si utilizas un software de gestión de gastos como Okticket.

Con su tecnología avanzada, simplifica y automatiza todo el proceso, mejorando la eficiencia y el control financiero. Solo tienes que seguir unos sencillos pasos:

1. Saca una foto al ticket o factura con la cámara de la aplicación. La herramienta automáticamente extrae y digitaliza la información clave, como la fecha, el importe y la categoría del gasto.
2. Asigna la categoría y añade cualquier detalle adicional que pueda ser relevante, como la finalidad del gasto o el número de comensales en una comida de negocios.
3. Asigna el gasto a una hoja de gastos.
4. Revisa que todos los datos son correctos antes de enviar a aprobación. Si tienes rol de administrador, puedes aprobar la hoja de gastos.
5. Descarga el informe de gastos (en formato PDF y CSV).

Además, puedes filtrar la información como quieras y desde la “Vista avanzada”, crear tus propios tableros con la información que necesites en cada momento.

"Con Okticket se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integradas en nuestro ERP SAP es toda una liberación, trabajamos con la seguridad de tener el control de los datos de gasto" (Cupa Group)

Conclusión

La automatización de informes de gastos transforma un proceso lento y propenso a errores en un sistema ágil, controlado y transparente. Las empresas que digitalizan estos documentos  no solo ahorran tiempo y dinero, sino que también optimizan su control financiero y mejoran la experiencia de sus empleados. Al mismo tiempo, obtienen información clave para tomar mejores decisiones financieras.

¿Quieres disfrutar de las ventajas que supone la automatización de informes de gastos? Contacta con nosotros.

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Urgencia en la Agenda 2030. Quedan seis años para la fecha límite, pero de seguir así, no vamos a lograr alcanzar ninguno de los 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Las 169 metas tampoco van por buen camino.

Estas son las principales conclusiones del Informe de Desarrollo Sostenible 2024 publicado hace unos días por la Red de Soluciones para el Desarrollo Sostenible (SDSN) de la Organización de las Naciones Unidas (ONU).

Por tanto, es ahora o nunca. Las empresas deben realizar un esfuerzo para reforzar sus inversiones en sostenibilidad empresarial.

¿Quieres que tu compañía se convierta en agente de cambio? Empieza por implementar un modelo de negocio que no se limite simplemente a obtener una rentabilidad financiera. También tiene que generar valor social, medioambiental y económico. Es decir, incluir los criterios ESG en la estrategia de negocio.

Alcanzar los ODS de la Agenda 2030 pasa por alinear las inversiones corporativas con los objetivos de sostenibilidad.

Y como principal responsable de las finanzas empresariales, corresponde al CFO (Chief Financial Officer) lograr que la promoción de la sostenibilidad empresarial se integre con la estrategia de la compañía.

10 billones de dólares para finanzas dirigidas al desarrollo sostenible

Enseguida veremos las estrategias orientadas a crear valor sostenible. Pero antes, una aclaración. Los propios CFOs han insistido en la importancia de las inversiones corporativas para alcanzar los objetivos del Acuerdo de París.

Durante el último Foro de Inversión en los ODS de la COP28, la Coalición de Directores Financieros del Pacto Mundial de las Naciones Unidas para los ODS anunciaba su intención de crear un mercado de 10 billones de dólares para finanzas dirigidas a los ODS para 2030.

Esta coalición de CFOs, de la que también forman parte conocidas empresas españolas (Celsa Group, FCC Construcción, Grupo Nueva Pescanova, Solunion Seguros y Tevalcor), ha elaborado un informe en el que explica por qué el papel de los directores financieros es fundamental para reducir las emisiones de gases de efecto invernadero.

CFO y sostenibilidad: Estrategias para alcanzar los objetivos de finanzas sostenibles

Según se desprende del “Corporate Investments to Achieve Climate Ambitions”, es responsabilidad del CFO llevar a cabo una serie de acciones. Entre ellas:

1. Establecer objetivos basados en la ciencia que proporcionen metodologías creíbles y apropiadas para verificar el progreso de una empresa hacia el “cero neto” en emisiones.
2. Determinar inversiones climáticas que sean decisivas para reducir las emisiones de GEI (Gases de Efecto Invernadero) y que transformen modelos empresariales completos.
3. Utilizar la financiación vinculada a los ODS como un mecanismo de compromiso que incentive o incluso obligue a las empresas a cumplir sus planes climáticos.
4. Comunicar a los inversores los compromisos climáticos justificados para facilitar el acceso al capital.

Del mismo modo, el informe sobre Riegos Globales 2024 del Foro Económico Mundial defiende la necesidad de que los líderes empresariales definan estrategias orientadas a la sostenibilidad empresarial.

¿Y cuáles son estas estrategias? El Pacto Global de las Naciones Unidas da algunas pautas de acción (fuente: guía Forward Faster).

• Adoptar los principios de los CFOs, que integran las inversiones y las finanzas de los ODS.
• Utilizar análisis comparativos para establecer objetivos claros de cara a 2030.
• Divulgar de forma transparente las inversiones alineadas con los ODS.
• Desarrollar un marco de finanzas sostenibles.
• Verificar objetivos ambiciosos a través de terceros. De esta forma, el compromiso de sostenibilidad ganará credibilidad.

Integración de Objetivos de Sostenibilidad en la Estrategia Financiera

A estas iniciativas y a las que hemos ido mencionando anteriormente hay que añadir las que hemos ido recopilando:

• Asignación eficiente de recursos. Esto implica el priorizar las inversiones en proyectos y tecnologías sostenibles que ofrezcan el mejor retorno sobre la inversión (ROI) .
• Fomento de la cultura corporativa sostenible. Puede ser ofreciendo programas de formación para el personal o el fomento de iniciativas de sostenibilidad.
• Colaboración con proveedores y clientes para mejorar las prácticas sostenibles.
• Desarrollo de nuevos productos y servicios que ofrezcan beneficios sostenibles. En el caso de las Fintech, por ejemplo, puede ser la promoción del pago digital como alternativa a opciones menos sostenibles como el efectivo.
• Adopción de herramientas de digitalización. Estas facilitan la gestión eficiente de los recursos y la automatización de procesos relacionados con la sostenibilidad.
• Implantación de herramientas de análisis de datos para monitorear y reportar el desempeño en sostenibilidad. Esto ayuda en la toma de decisiones informadas.
• Implementación de tecnologías verdes, que mejoren la eficiencia energética y reduzcan el impacto ambiental.
• Cumplimiento de las diferentes normativas en materia de sostenibilidad. Por ejemplo, la nueva directiva de la UE obliga a las empresas a ser más transparentes con su huella medioambiental.
• Obtención de certificaciones reconocidas en sostenibilidad que avalen los esfuerzos y logros de la empresa.

Implementando estas estrategias, un CFO puede ayudar a su empresa a cumplir con los objetivos de sostenibilidad. También a obtener ventajas competitivas y a construir una reputación sólida en responsabilidad corporativa.

Beneficios de la sostenibilidad empresarial

Por tanto, no resulta difícil comprender por qué las empresas están cada vez más interesadas en operar en entornos sostenibles, abordando aspectos medioambientales, sociales y económicos.

Este auge ya se está notando en España, con los beneficios que ello supone. ¿Por qué las empresas deberían ser sostenibles? Principalmente, porque solo así podrán sobrevivir.

Ya se habla de que hay un 80% de consumidores que valoran positivamente el hecho de que una marca apueste por la sostenibilidad. Y muchos de ellos no compran en compañías sin conciencia.

Más razones para apostar por la sostenibilidad empresarial:

• Impulsa la Innovación. Facilita la creación de nuevas soluciones, reduce costos y mejora la oferta de productos y servicios.
• Mejora el posicionamiento en el mercado. Refuerza la imagen de la empresa frente a competidores y proveedores.
• Atrae y retiene Talento. Aumenta el atractivo de la empresa para empleados potenciales y actuales.
• Cumple con normativas futuras. Adelanta a la empresa a las regulaciones comunitarias obligatorias.
• Facilita la internacionalización. Simplifica la expansión global mediante el uso de prácticas sostenibles reconocidas a nivel internacional.
• Acceso a recursos financieros. Facilita la obtención de seguros, inversiones y créditos.
• Ventaja en licitaciones públicas. Beneficia los procesos de licitación y adjudicación de contratos de bienes y servicios.
• Genera confianza a través de la transparencia. Fomenta la confianza de clientes y socios mediante prácticas empresariales abiertas y responsables.
• Fortalece relaciones con partes interesadas. Refuerza las conexiones con la cadena de valor y las partes interesadas clave.
• Reducción de riesgos operativos. La sostenibilidad ayuda a identificar y mitigar riesgos ambientales y sociales antes de que se conviertan en problemas costosos, mejorando la resiliencia y la continuidad del negocio.

En resumen, adoptar prácticas de sostenibilidad empresarial genera un impacto positivo en la sociedad, el medio ambiente y las personas, posicionando a la empresa como un líder responsable y comprometido.

Inversión en Tecnología para crear valor sostenible

Como estamos viendo, el director financiero juega un papel fundamental a la hora de alinear inversiones para cumplir con los Objetivos de Desarrollo Sostenible. Y una de las opciones más sencillas de implementar es la implementación de herramientas tecnológicas que contribuyan a la sostenibilidad.

Es el caso, por ejemplo, de las soluciones de digitalización de gastos como Okticket. Como la app automatiza la captura, procesamiento y gestión de recibos y facturas, elimina la necesidad de almacenamiento físico y minimiza el uso de papel.

“Por cada punto que aumenta el índice de digitalización DESI se consigue evitar la emisión de 142.000 toneladas de CO2 (informe europeo “Digitalización, sostenibilidad y centros de datos”)

Y como los datos se almacenan en la nube, también se ahorra en consumo de energía. Lo que a su vez reduce el impacto medioambiental.

“Las pymes pueden ahorrar entre un 60% y un 70% de energía gracias a la nube” (Telefónica Tech)

Al mismo tiempo, Okticket ofrece un montón de ventajas. Entre ellas:

• Simplifica el flujo de trabajo
• Proporciona visibilidad de los gastos en tiempo real
• Reduce los errores y bloquea el fraude interno
• Facilita el cumplimiento de normativas y auditorías

Todo ello, con una inversión mínima.

En conclusión. Implementar una solución como Okticket puede ser una parte clave de una estrategia de inversión en tecnología que no solo mejora la eficiencia y reduce costos, sino que también apoya los objetivos de sostenibilidad al reducir el impacto ambiental asociado con la gestión de documentos y procesos manuales.

Las empresas españolas están aumentando su negocio internacional. Ya sea para aterrizar en nuevos mercados, ampliar sus alianzas o diversificar canales, es necesario abrirse al exterior. Esto conlleva desplazar equipos y, como consecuencia, enfrentarse a un nuevo escenario financiero: la gestión de gastos en viajes de empresa al extranjero.

La importancia de optimizar este proceso no radica solo en la rentabilidad y la eficiencia operativa. Una gestión eficaz de estos gastos asegura el cumplimiento normativo y fiscal, además de fortalecer la gestión financiera de la empresa.

Para lograr ese control, es importante tomar una serie de medidas. Entre otras:

• Establecer políticas de viaje claras, con un apartado específico para las políticas de reembolso.
• Utilizar herramientas adecuadas para recopilar los datos.
• Analizar esos gastos detalladamente.
• Centralizar las reservas por medio de plataformas específicas.
• Conocer las normativas fiscales aplicables en los países en los que operes.
• Aprovechar todas las deducciones fiscales relacionadas con los viajes de negocios.

¿Qué gastos en viajes de empresa al extranjero son deducibles?

Aunque más adelante veremos cuáles son las mejores herramientas para gestionar los gastos de viajes de empresa, en este post nos centraremos sobre todo en las deducciones y exenciones a las que tienen derecho empresas y viajeros de negocios internacionales.

Exención fiscal 7p: Qué es y cómo se gestiona

Comenzamos con una de las exenciones fiscales que generan más dudas. Y eso a pesar de que ya tiene 24 años (Real Decreto-ley 3/2000).

De hecho, todavía quedan muchas empresas medianas y grandes que cuentan con empleados en movilidad internacional y no la están aplicando. Se trata de un incentivo fiscal dirigido a empleados que han estado trabajando fuera de España.

Según el apartado p del artículo 7 de la Ley 35/2006 del IRPF, estas personas están exentas de pagar el IRPF hasta un límite máximo de 60.100 euros anuales.

El importe de la devolución varía en función de los días de estancia en el extranjero y de la Comunidad Autónoma.

Requisitos para solicitar la exención del IRPF por parte de los trabajadores desplazados

Como es común a toda deducción, también en este caso es necesario reunir una serie de requisitos. Entre ellos, tener residencia fiscal en España, desempeñar el trabajo físicamente en el extranjero o que el país extranjero en el que está prestando sus servicios debe aplicar un impuesto de “naturaleza idéntica o análoga” al IRPF que se paga en nuestro país.

Además, será necesario presentar pruebas que certifiquen el desplazamiento por motivos laborales. Por eso, es importante conservar ciertos documentos:

• Tickets y facturas de los gastos de viaje (hotel, billetes de avión, tarjetas de embarque, tickets de restaurantes, justificantes bancarios, sellos de pasaporte, etc.).
• Certificado de desplazamiento expedido por la entidad empleadora. A efectos probatorios, este certificado debería incluir:
  1. El nombre del trabajador y la referencia a su cualidad de empleado.
  2. La duración del viaje (con fecha de salida y llegada).
  3. Un listado de los proyectos realizados en el extranjero y de las funciones realizadas por el empleado.
  4. El nombre de las empresas para las que se ha trabajado y la residencia de estas.
  5. El país al que se ha producido el desplazamiento.
  6. En caso de que las hubiera, importe de las dietas de manutención y estancia y de cualquier otra retribución específica relativa al desplazamiento.
  7. Declaración expresa de que no hay vinculación directa entre la empresa y el cliente para el que se realizó el trabajo y, en caso de haberla, referencia al cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa del IS.
  8. Manifestación de que no se ha aplicado el régimen de excesos.

• Actas de asistencia a reuniones, agendas, certificados del cliente, emails, cartas, contratos o cualquier otra documentación, si la hubiera, que acredite haber trabajado en beneficio de una entidad extranjera.

Antes de pasar al siguiente punto, es importante señalar que el 7p es incompatible con el régimen de excesos excluidos de tributación en el IRPF (hablaremos de ello un poco más abajo).

Cómo funciona la deducción del IVA para gastos de viajes profesionales

Las empresas también tienen la posibilidad de deducirse el IVA de los gastos de viajes de negocios: manutención, alojamiento y desplazamiento (gasolina; billetes de avión, tren, autobús o barco; taxis; alquiler de coches; aparcamiento; peajes). Para ello es necesario:

• Guardar todas las facturas
• Las facturas deben estar a nombre de la empresa (no del empleado)
• Las facturas tienen que incluir una serie de información básica: fecha, total sin IVA, tasa de IVA, total con IVA, detalle de los bienes o servicios adquiridos, nombre del proveedor, número CIF o equivalente..
• El gasto tiene que estar vinculado a la actividad económica de la compañía.
• Justificar el gasto por medio de la factura original completa o con una copia digital realizada con un software homologado.

Del mismo modo, es posible solicitar la devolución de impuestos por compras de ciertos productos y servicios en países comunitarios que superen los 50 euros: inscripciones en congresos, entradas a eventos deportivos y de ocio, servicios de consultoría y regalos de representación, principalmente.

La solicitud de reembolso se realiza a través del modelo 360, que se presenta vía telemática (una solicitud por cada país). El plazo finaliza el 30 de septiembre del año siguiente a la factura.

En el caso de países no pertenecientes a la Unión Europea, solo podrás solicitar la devolución del IVA pagado si España tiene un acuerdo de reciprocidad con ese país. Entre los países que cuentan con estos convenios con España se encuentran Canadá, Japón, Suiza e Israel, entre otros.

Gastos de viajes de negocios deducibles en el IRPF

Los gastos de viaje profesionales soportados en el extranjero también están exentos de IRPF en España, siempre y cuando estén debidamente justificados y se ajusten a los límites establecidos por Hacienda. Los requisitos quedan especificados en el Real Decreto 439/2007.

En caso de que los importes excedan de los límites marcados por Hacienda para desplazamientos fuera de España ( los detallamos en la tabla de abajo), los trabajadores tendrán que pagar el IRPF correspondiente por ese exceso.

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Por su parte, los gastos de representación, como pueden ser las comidas y eventos de negocios, son deducibles siempre y cuando estén vinculados directamente a la actividad económica y estén debidamente justificados.

En conclusión, conocer los gastos deducibles en el IRPF, mantener un registro detallado de los mismos y guardar los justificantes es fundamental para maximizar las deducciones fiscales.

Las mejores aplicaciones para gestionar gastos de viaje profesionales

Implementar un software especializado en la gestión de gastos profesionales puede mejorar significativamente el cumplimiento de las obligaciones fiscales de las que hemos estado hablando.

Al mismo tiempo, garantizan el control de los gastos de viajes de negocios, justificantes de pago incluidos.  

Para explicar la importancia que tiene para el CFO el uso de la tecnología y de los software de gestión de gastos, lo mejor es listar las ventajas de estas herramientas. Y lo haremos tomando como referencia los beneficios que aporta la tecnología de Okticket.

Ventajas de automatizar la gestión de gastos de empresa con Okticket

• Registro del gasto sobre la marcha. Con Okticket, solo necesitas tomar una foto del ticket o factura con tu móvil, y el gasto se sube a la aplicación en segundos.
• Okticket está homologada por la Agencia Tributaria, lo que significa que los gastos digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.
• Tanto los viajeros de negocios como el equipo de back office pueden añadir comentarios para una posterior justificación.
• Trazabilidad instantánea: Puedes visualizar en tiempo real toda la información de los gastos.
• La información de los gastos se guarda en un entorno cloud seguro, organizada y lista para cuando la necesites.
• Registro de gastos en múltiples monedas: Con la funcionalidad multidivisa, la app convierte los gastos efectuados en diferentes monedas al euro utilizando el tipo de cambio del BCE en el momento de la compra.
• El OCR de Okticket extrae automáticamente la tasa (IVA, IGIC, TVA, etc.).
• En los viajes de negocios, sobre todo cuando son internacionales, los expertos recomiendan ofrecer dietas en lugar del método de reembolsos. Okticket facilita la gestión de dietas para mantener el control del flujo de efectivo.
• Generación de informes detallados que facilitan la revisión y auditoría de los gastos.
• Tarjeta de empresa aceptada globalmente: La OKT Card es una tarjeta inteligente Mastercard que permite establecer límites por usuario, categoría de gastos y periodo de tiempo, además de ofrecer conciliación bancaria automática.

Conclusión: Implementar Okticket para la gestión de gastos de tu empresa no solo simplifica el proceso, sino que también garantiza una mayor eficiencia y control sobre los gastos. ¡Automatiza y optimiza con Okticket!

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Agilidad, adaptabilidad, anticipación, asertividad, autoridad, analítica avanzada, apertura al cambio…. Las funciones del director financiero requieren de una dosis extra de polifacetismo para capear los vientos del cambio.

Paradójicamente, para lograr el éxito económico de una organización, sus CFO deben contar con habilidades que a priori poco tienen que ver con las de un responsable financiero.

Las competencias del director financiero como arquitecto del cambio

Solo hace falta escuchar a los propios líderes financieros para darse cuenta de que son conscientes de su papel como socios estratégicos del negocio. Y eso implica contar con una serie de competencias.

Agilidad

De un director financiero actual se espera que sepa adaptarse a los cambios rápidamente. Y no solo hablamos de fluctuaciones económicas.

La tecnología se mueve muy rápido, y es importante estar al día de las novedades para seguir siendo competitivos. No en vano, entre las múltiples facetas que se les atribuye, se incluye la de “arquitectos de la innovación”.

Del mismo modo, un CFO debe ser ágil a la hora de mover capital hacia nuevas las áreas que aporten mayo valor añadido. Aunque esto suponga la reestructuración, incluso el cierre, de departamentos o negocios poco rentables.

Comunicación

No es la primera vez que hablamos de que la comunicación debe ser una de las principales habilidades del director financiero actual. Para ser un líder estratégico, es fundamental tener capacidad para motivar y saber transmitir la experiencia.

Y no nos olvidemos de la parte estratégica. ¿Cómo se puede trasladar la visión financiera de la empresa a áreas ajenas a los números? Si quieres inspirar a los equipos, estos deben comprender lo que dices.

La empatía, la autenticidad, la transparencia y la ética profesional son cualidades muy valiosas para ser un líder inspirador.

Colaborar con los responsables de otras áreas y mantener una estrecha relación con el CEO también forma parte de las funciones del CFO.

Anticipación

La forma más fácil de aprovechar los desafíos para convertirlos en oportunidades es ir un paso por delante. La tan buscada visión estratégica consiste tanto en anticipar tendencias como en detectar potenciales riesgos.

"La mejor manera de predecir el futuro es crearlo" (Peter Ferdinand Druker)

Esto implica tener visión a largo plazo. Para ello, los directores financieros pueden apoyarse en herramientas que ofrezcan simulaciones y pronósticos.

Análisis del dato

Retomamos de nuevo el término “arquitecto de la innovación” para poner en contexto la importancia de contar con herramientas que permitan realizar análisis avanzados de grandes volúmenes de datos.

No hay que perder de vista que hoy en día el dato manda, y su guardia y custodia corresponde al CFO. Recopilar, supervisar, analizar y presentar le permite tomar decisiones informadas, basadas en datos reales y fiables.

Del mismo modo, gracias a la automatización se reduce muchísimo el tiempo destinado a gestionar los procesos transaccionales.

El CVO: Rol financiero, prioridades extra financieras

Seguro que el térmico CVO (Chief Value Officer) no te resulta extraño. Y aunque en teoría el de director de Valores es un nuevo rol, son muchos los CFO en los que ha recaído esta responsabilidad.

Además de supervisar las gestiones financieras de una compañía, ahora deben desempeñar otras cuestiones ajenas a la contabilidad. Por ejemplo, realizar los informes que respalden que la empresa está cumpliendo con los criterios ESG (ambientales, sociales y de gobernanza).

¿Y cómo va a liderar una persona la transformación digital de una empresa si no trabaja codo a codo con el CIO o con el CTO? Máxime ahora, con la entrada en pista de la Inteligencia Artificial, un nuevo corredor que se mueve rápido.

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Satisfacer las necesidades de los viajeros de negocio, pero mantener el control de los gastos de viaje de tuempresa. En el Travel and Expense (T&E), encontrar el equilibro es un gran reto.

Por eso es de gran importancia que los sistemas de Travel and Expense Management estén alineados con las políticas de gastos de viaje corporativos. Es decir, con un documento en el que quede plasmada toda la información relativa a la reserva, limitación, reporte y aprobación de los gastos asociados al desplazamiento.

Y es que una correcta gestión de gastos de viaje permite equilibrar la libertad del empleado con el control de gastos de empresa, garantizando que los recursos se utilicen de forma eficiente y transparente.

En artículo veremos:

• Qué es Travel and Expense y su importancia en las empresas
• Cómo crear y garantizar el cumplimiento de la política de viajes corporativos
• Cómo automatizar el proceso con herramientas digitales y software de Travel and Expense
• Buenas prácticas para optimizar la gestión de gastos de viaje

Qué es Travel and Expense (T&E)

El concepto Travel and Expense (T&E) hace referencia a todos los procesos relacionados con la gestión de los viajes de trabajo y los gastos asociados a estos desplazamientos.

Dentro de la gestión de Travel and Expense se incluyen tareas como:

• La planificación y reserva de vuelos, trenes, hoteles y transporte local
• La gestión de dietas y kilometraje
• El registro y categorización de los gastos realizados
• La revisión y aprobación de notas de gastos
• El reembolso al empleado
• El análisis y control de gastos de empresa

En muchas empresas, los gastos derivados de los viajes corporativos representan una parte importante del presupuesto operativo. Por eso, contar con una política de gastos clara y un Travel and Expense Management eficaz permite a las compañías reducir costes, agilizar procesos y garantizar el cumplimiento de la normativa interna y fiscal.

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Cómo debe ser una política de viajes: Ejemplo

Lo importante es que esta política de viajes sea fácil de cumplir, por lo que debe ser muy clara.  ¿Qué puntos no pueden faltar para que sea realmente eficaz?

1. Descripción de los beneficios

Para que los empleados entiendan la importancia de cumplir la política de gastos de viaje, es recomendable comenzar por explicarles las ventajas que les ofrece este documento: asistencia en viaje, agilidad en los reembolsos, modo de proceder en caso de pérdida del vuelo o extravío de maletas, por ejemplo.

2. Proceso de reserva

Si no cuentas con un Travel Manager, es probable que los empleados puedan realizar las reservas de sus viajes ellos mismos. Para que no pierdan el tiempo buscando opciones de transporte y hoteles que luego no pasan el filtro de administración, lo ideal es que sepan a qué atenerse.

• ¿Trabajas con alguna plataforma de reserva de viajes? Incluye el nombre y los datos de contacto.
• Deja claro si es posible acumular puntos para programas de fidelización personales.
• Define también las normas que aplican al Bleisure. Es decir, qué gastos corren a cargo de los trabajadores que quieran alargar las estancias por motivo de ocio (como puede ser la diferencia de precio por poner la vuelta del avión un día diferente o las noches extra de hotel).

3. Límites y tipos de gastos reembolsables

¿Cuánto puedo gastar en el hotel? ¿A cuánto se pagaba el kilometraje? ¿Para las comidas hay que pedir un anticipo o nos dan dietas? Si no quieres tener que responder a estas preguntas una y otra vez, ponlo por escrito.

Puedes establecer los límites por categorías de gasto y definir la información más relevante para cada uno:

• Plataforma de reserva o proveedor autorizado.
• Importe máximo autorizado por noche de hotel. Si es diferente para desplazamientos nacionales e internacionales, indicarlo.
• Precio máximo reembolsable para el desayuno, comida y cena. O en caso de abonarse dietas, el importe diario asignado.
• Periodo de antelación para las reservas de vuelos y hoteles.
• Precio reembolsable por kilómetro cuando se utiliza un vehículo particular.
• Gastos de representación aceptables.
• Gastos reembolsables al margen de los habituales: parking en el hotel, servicio de lavandería o pago de la factura del teléfono personal utilizado para asuntos de empresa durante los viajes, por ejemplo.

4. Gastos no reembolsables

Del mismo modo que hay unos gastos reembolsables, hay otros que no lo son. Además, suelen ser causa de conflicto. Dejar claros los límites es fundamental para evitar problemas. Entre los más frecuentes encontramos los recargos por exceso de equipaje, los artículos del minibar del hotel, el servicio de lavandería o las multas de tráfico.

5. Mecanismos de reembolso

Todo lo relacionado con los medios de pago aceptados debe quedar bien claro. Lo mismo con los métodos que deben utilizarse para reportar las notas de gastos y solicitar los reembolsos. Responde a estas preguntas:

• ¿Cómo es el flujo de aprobación de gastos?
• ¿Qué justificantes son considerados válidos?
• ¿Qué datos mínimos deben contener los tickets?
• ¿Se abonan los gastos de viaje cuando el trabajador pierde el justificante en papel?
• ¿Hay algún gasto que no sea necesario reportar?
• ¿Tienes una aplicación para digitalizar gastos de empresa? Indica su nombre y opciones de descarga. Tampoco estaría de más proporcionarles una breve guía de funcionamiento.
• ¿Cuál es la fecha límite para solicitar los reembolsos?
• ¿Cuánto tiempo va a tardar el trabajador en recibir el reembolso si adelanta dinero de su bolsillo?

6. Asistencia en viaje

Durante un viaje de negocios pueden surgir incidentes e imprevistos, desde perder el vuelo hasta necesitar ingreso hospitalario.  Ten en cuenta los posibles escenarios y establece un procedimiento a seguir por parte de los empleados.

No olvides compartir la información relativa al proveedor y a los seguros de viaje, con dirección de contacto y teléfonos de asistencia en destino.

Otros consejos de interés

Como ves, redactar una política de gastos de viaje pensada para que se cumpla requiere de un trabajo minucioso en el que tampoco pueden faltar varias cuestiones a tener en cuenta:

• Definir unos objetivos (reducir gastos, minimizar los errores, bloquear el fraude interno…) y ajustar la política a su cumplimiento es uno de los primeros puntos a abordar a la hora de diseñar la política de viajes. Dependiendo del propósito de viaje, los límites y el reporte también pueden variar.
• Adaptar el plan de gastos al tamaño de tu empresa y al comportamiento de los viajeros.
• La política de gastos debe ser rigurosa, pero no inamovible. Frecuencias de viajes, destinos habituales, medios de transporte más adecuados para cada desplazamiento… Las necesidades no son siempre las mismas, y eso hay que tenerlo en cuenta.
• Dicha flexibilidad también puede aplicarse a las reservas. Es lógico limitar el precio del alojamiento o de los billetes. Pero en ocasiones, es mejor dejar que los propios viajeros de negocios decidan el hotel que les viene mejor o el vuelo que quieren coger.
• Comunica la política de gastos al equipo y publícala en una plataforma a la que tengan acceso para que puedan consultarla en cualquier momento.
• Asegúrate de que el documento es claro y fácil de entender. Este es un problema común a la mayoría de empresas. Según un reciente estudio de Freenow for business, el 71% de los viajeros de negocios españoles no entienden la política de viajes.

Recuerda también la importancia de integrar la política de gastos con el ERP de la empresa o sistema de gestión empresarial.

Cómo garantizar el cumplimiento de la política de Travel and Expense

Diseñar una política de gastos de viaje es solo el primer paso. El verdadero reto es lograr que los empleados la cumplan. Para lograrlo, es recomendable aplicar una serie de buenas prácticas.

Comunicación clara

Los empleados deben conocer la política de viajes corporativos antes de realizar cualquier desplazamiento. Publicarla en la intranet o en una plataforma accesible y realizar formaciones periódicas facilita que se cumpla correctamente.

Simplificar el proceso de reporte de gastos

Un proceso sencillo y digital permite que los empleados registren los gastos rápidamente, evitando retrasos y errores. Las herramientas modernas de Travel and Expense permiten capturar tickets con el móvil y categorizarlos automáticamente.

Automatización de controles de gasto

El uso de un software Travel and Expense permite configurar alertas cuando un gasto supera los límites definidos por la política. Esto ayuda a garantizar el cumplimiento sin necesidad de revisar manualmente cada nota de gastos.

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Ventajas de la política de gastos

Al principio de este post adelantábamos algunos de los beneficios de este documento para los trabajadores, pero la empresa es la que mayores ventajas obtiene.

Control de los gastos de empresas, visibilidad en tiempo real, capacidad de análisis, transparencia, cumplimiento, mejora de la experiencia del empleado… Tener una política bien definida aporta múltiples beneficios:

• Se minimiza el riesgo de aprobar gastos irregulares o que no se ajustan a los criterios de la empresa.
• El camino para reducir gastos se acorta. Desde elegir a los proveedores que ofrezcan las mejores tarifas hasta restringir los viajes de última hora que encarecen los precios, todo suma.
• Las fricciones entre empleados que viajan y departamento de back office disminuyen, puesto que los trabajadores que reportan gastos de viaje ya saben cuánto dinero pueden gastar en las diferentes categorías y qué gastos son reembolsables.

Todo ello redunda en una mayor competitividad, clave para conseguir el éxito empresarial.

Cómo reducir los gastos de viaje en una empresa

Los viajes corporativos son necesarios, pero pueden convertirse en una fuente importante de costes si no se gestionan bien. Algunas prácticas habituales para optimizarlos:

Reservas anticipadas

Planificar los viajes con antelación permite acceder a mejores tarifas en vuelos, trenes y hoteles. Muchas políticas de viajes corporativos establecen un plazo mínimo para realizar reservas.

Negociación con proveedores

Las empresas que realizan viajes frecuentes pueden negociar tarifas corporativas con aerolíneas, hoteles o proveedores de transporte.

Control de gastos fuera de política

Uno de los mayores problemas en los viajes corporativos son los gastos que no cumplen las normas internas. Un software Travel and Expense puede detectar automáticamente estos casos y generar alertas.

Análisis de datos de gasto

El análisis de datos permite identificar patrones de gasto, destinos frecuentes o proveedores más utilizados. Esta información es clave para optimizar el presupuesto de viajes corporativos.

Gracias a estas medidas, las empresas pueden reducir significativamente sus gastos de viaje sin afectar a la comodidad o productividad de los empleados.

Problemas habituales en la gestión de gastos de viaje

Muchas empresas todavía gestionan los gastos de viaje mediante hojas de cálculo, correos electrónicos o procesos administrativos manuales. Aunque estos sistemas pueden funcionar al principio, a medida que aumenta el volumen de viajes corporativos suelen aparecer distintos problemas.

Entre los más habituales encontramos:

• Pérdida de tickets o justificantes
• Retrasos en los reembolsos a los empleados
• Falta de visibilidad sobre el gasto real de la empresa
• Errores en las notas de gastos
• Dificultad para detectar gastos fuera de política

Cuando los procesos no están automatizados, el departamento financiero dedica muchas horas a tareas administrativas: revisar justificantes, validar importes, comprobar si los gastos cumplen la política interna. Y eso genera fricciones, especialmente cuando los reembolsos se retrasan o hay dudas sobre qué es reembolsable.

Por qué las empresas están digitalizando su Travel and Expense

La mayoría de empresas no digitaliza la gestión de gastos de viaje porque lo haya decidido de forma estratégica. Lo hace porque en algún momento alguien del equipo financiero lleva tres horas buscando un ticket de taxi de hace dos semanas, y en ese momento queda claro que el proceso no puede seguir igual.

La digitalización no resuelve solo el problema del papel perdido. Cambia la lógica completa del proceso: en lugar de que el empleado acumule justificantes durante el viaje y los reporte al volver, el gasto queda registrado en el momento en que ocurre. Eso significa que cuando el departamento financiero cierra el mes, no está revisando el pasado, sino trabajando con información actual.

Para los equipos que viajan con frecuencia, esto no es una mejora marginal. Es la diferencia entre dedicar días a cuadrar notas de gastos o dedicar horas.

Herramientas Travel and Expense para agilizar la gestión de gastos profesionales

Si a una buena política de gastos, le añades una herramienta de gestión alineada con los criterios establecidos, el proceso se optimiza al máximo.

Las soluciones de Travel and Expense Management permiten automatizar tareas que tradicionalmente requerían mucho trabajo manual, como el registro de tickets, la validación de gastos o la conciliación contable.

Con Okticket, por ejemplo, es posible ahorrar hasta el 80 % del tiempo dedicado a la gestión de gastos de viaje profesionales. Además de simplificar el proceso, también se reducen los errores asociados a la gestión manual de las notas de gastos.

Al mismo tiempo, te aseguras de que la política de gastos se cumple. En caso contrario, recibirás alertas que te pondrán sobre aviso.

Más ventajas de una solución como Okticket:

• Está homologada por Hacienda, lo que te garantiza que los tickets y facturas digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.
• Puedes personalizarla como quieras: límites de gasto por usuario o categoría, precio del kilometraje, flujo de aprobación, categorías de gasto, etc.
• Conciliación automática de los pagos efectuados con tarjeta.
• Integración con tu ERP o sistema de gestión empresarial.
• Tarjeta de empresa inteligente con límites de uso adaptados a tu política de gastos.

Como ves, encontrar el equilibrio entre lo que quiere la empresa y lo que demandan los equipos es posible.

Qué le pides realmente a un software de Travel and Expense

Hay una trampa habitual cuando las empresas buscan un software de gestión de gastos: empiezan comparando funcionalidades y acaban eligiendo por precio. El resultado, con frecuencia, es una herramienta que digitaliza el proceso pero no lo simplifica.

Un buen software de Travel and Expense debería hacer invisibles las partes del proceso que no aportan valor: capturar el ticket sin fricciones, validar que el gasto cumple la política antes de que nadie lo tenga que revisar manualmente, y volcar los datos en el ERP sin intervención humana.

Lo que sí debería hacer visible es lo que importa: cuánto se está gastando, en qué categorías, si hay patrones anómalos y qué margen queda del presupuesto de viajes. No al cierre del trimestre, sino ahora.

Ese es el criterio real para evaluar una herramienta de T&E: no cuántas funcionalidades tiene, sino cuánto tiempo le devuelve al equipo financiero cada semana.

Conclusión

Una política de gastos de viaje bien construida resuelve algo más que un problema administrativo: reduce la fricción entre el empleado que viaja y el equipo que gestiona las finanzas. Esa fricción, cuando se acumula, tiene un coste real en tiempo, en errores y en satisfacción del equipo.

La tecnología ayuda, pero no sustituye a la claridad. Antes de implementar cualquier herramienta, merece la pena dedicar tiempo a definir bien qué se reembolsa, cuánto, cómo y en qué plazo. Con esa base, un software de Travel and Expense multiplica su impacto.

Si quieres ver cómo funcionaría esto en el contexto concreto de tu empresa, podemos enseñártelo sin compromiso.

Preguntas frecuentes sobre Travel and Expense

¿Qué significa Travel and Expense?

Travel and Expense (T&E) es el conjunto de procesos que permiten a las empresas gestionar los gastos asociados a los viajes de trabajo, desde la reserva hasta el reembolso.

¿Qué incluye la gestión de Travel and Expense?

Incluye la reserva de viajes, el registro de gastos, la aprobación de notas de gastos, el reembolso a los empleados y el análisis de los gastos corporativos.

¿Por qué es importante tener una política de gastos de viaje?

Una política de gastos permite definir qué gastos son reembolsables, establecer límites de gasto y garantizar el cumplimiento de las normas internas de la empresa.

¿Cómo controlar los gastos de viaje en una empresa?

Para controlar los gastos de viaje es necesario combinar tres elementos: una política clara que defina límites y gastos reembolsables, un proceso de aprobación estructurado y un software T&E que detecte automáticamente gastos fuera de política.

¿Qué es un software Travel and Expense?

Un software Travel and Expense es una herramienta que digitaliza y automatiza la gestión de gastos de viaje: desde la captura del ticket hasta la contabilización, pasando por la validación de la política y la integración con el ERP.

¿Cuánto se puede ahorrar con una herramienta de T&E?

Depende del volumen de viajes y del punto de partida, pero herramientas como Okticket permiten reducir hasta un 80% el tiempo dedicado a la gestión manual de notas de gastos, además de minimizar errores y retrasos en los reembolsos.

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Planear un viaje de empresa fuera de Europa puede resultar un desafío, pero todavía es más complicado lidiar con la contabilidad en monedas extranjeras.

¿Tienes que gestionar gastos de viaje profesionales realizados en divisas diferentes al euro? Entonces seguro que estás acostumbrado al baile de cifras provocado por las fluctuaciones en los tipos de cambio.

Pagar en moneda extranjera y contabilizar en euros hace muy difícil poder calcular cuánto ha costado un desplazamiento exactamente. Incluso aunque los empleados lleven el dinero cambiado y paguen en efectivo.

También resulta complicado implementar estrategias eficientes para gestionar los gastos de empresa. ¿Cómo sabes con seguridad qué tipo de cambio aplicar para pasar a euros el importe de un ticket o factura en pesos, libras o dólares (por poner algún ejemplo) fechado hace varios días?

Seguro que te has encontrado con este problema en más de una ocasión. Y eludirlo no es una opción, puesto que una empresa española no puede realizar apuntes contables en una moneda que no sea el euro.

Lo que sí puedes hacer es simplificar el proceso. ¿Sabías que los softwares de gestión de gastos profesionales como Okticket pueden ayudarte? Otra opción a tener en cuenta pueden ser las tarjetas de empresa, como veremos a continuación.

Tarjetas multidivisa para empresas: ¿Cómo funcionan?

Algunas compañías optan por contratar tarjetas de empresa multidivisa. Aunque utilizarlas fuera de España tenga comisiones, el coste les compensa porque pueden controlar los gastos de los trabajadores desplazados.

Generalmente, tienen una serie de características comunes:

1. Puedes personalizar los límites de gasto (por usuario, categoría y periodos de tiempo en el caso de la OKT Card) para alinearlas con la política de gastos de tu empresa.
2. Puedes usarla en todos los establecimientos en los que se acepte su uso, tanto en España como en el extranjero.
3. Normalmente, convierten automáticamente a euros las divisas de las transacciones.

Lo ideal seria que la tarjeta que vayas a contratar ofrezca conciliación automática y se integre fácilmente con tu ERP o software de contabilidad.

Pagar con tarjeta Vs cambiar monedas: ¿Qué es mejor para los viajes de empresa al extranjero?

La alternativa al pago con tarjetas de empresa es el efectivo. En ese caso te ahorrarás las comisiones que te aplique el banco por usar la tarjeta fuera de España. Pero igualmente tendrás que abonar el coste del cambio de divisa a moneda extranjera (entre un 3% y un 5%, según el BBVA).

Y en caso de tener que sacar dinero de un cajero, el coste será bastante elevado.

Además, si tenemos en cuenta lo que nos dicen los bancos, las condiciones que ofrecen las tarjetas para pagos en el extranjero suelen ser más beneficiosas que las que aplican para el cambio de divisas.

Okticket, la solución que simplifica la contabilidad en monedas extranjeras

Como adelantábamos hace unas líneas, la mejor forma de mantener el control de los gastos de viaje en monedas extranjeras es utilizar una herramienta de digitalización y automatización de notas de gastos.

Okticket, sin ir más lejos, te ofrece una cobertura global. Gracias a la funcionalidad multidivisa, puedes gestionar gastos en múltiples monedas.

¿Cómo funciona? Muy sencillo. Una vez fotografiado el ticket, solo tienes que seleccionar la moneda en la que quieres registrar el gasto. Si eliges euros, por ejemplo, automáticamente, el importe se pasará al equivalente a euros.

Para ello, se toma como referencia el tipo de cambio oficial del Banco Central Europeo. En este punto es importante recordar la importancia de que la gestión se haga en el momento de efectuar el gasto para que el tipo de cambio de divisa aplicado coincida con la fecha del justificante.

De esta forma, se agiliza la gestión, reembolso y contabilización de los gastos de viaje de empresa en monedas extranjeras.

Otra ventaja que te ofrece Okticket es la posibilidad de hacer un seguimiento de los gastos en tiempo real. Esto es importantísimo para evitar errores y mantener la contabilidad al día.

Deducción de gastos de viaje en el extranjero

Al mismo tiempo, una app como Okticket facilita la justificación de los gastos de viaje profesionales deducibles. Según el Reglamento del IRPF, son los siguientes:

• Manutención: Fuera de España, el límite deducible es de 91,35 euros al día con pernocta y de 48,08 euros si no es necesario pasar la noche fuera.
• Hoteles y transporte público: No existe límite, pero es necesario acreditar los desplazamientos.

¿Quieres empezar a optimizar la gestión de los gastos con moneda extranjera en los viajes de negocios? Solicita la información que necesites, sin compromiso.

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