A medida que el parque de vehículos enchufables aumenta, es más frecuente encontrar empresas que deben gestionar y controlar los pagos de las recargas de energía cuando los empleados viajan por trabajo.

Ya sea porque los trabajadores utilizan su propio coche eléctrico para los desplazamientos, o porque usan vehículos de flota que deben enchufar en ruta, estos gastos de electricidad deben ser tratados de la misma forma que se hace con los de gasolina y kilometraje de un vehículo con motor de combustión.

A lo largo de las siguientes líneas repasaremos las mejores prácticas para supervisar y optimizar este proceso.

Estrategias para controlar los pagos de las recargas de energía en desplazamiento profesionales

Las empresas que tienen que gestionar los gastos de recargas en electrolineras deben enfrentarse a desafíos como la variedad de proveedores, la diversidad de métodos de pago, la falta de estrategias empresariales para controlar este gasto o la dificultad para obtener comprobantes válidos en algunos puntos de recarga.

Para solucionar estos desafíos, las empresas necesitan herramientas y procesos eficientes.

Usar tarjetas corporativas

Según el último Barómetro de Electromovilidad, en España existen más de 38.000 puntos de recarga de vehículos eléctricos.

La proliferación de las estaciones de carga es una buena noticia para el medio ambiente, pero para las empresas supone el tener que redefinir la gestión de gastos corporativos.

Hasta ahora, medios de pago como las tarjetas carburante permitían simplificar el reembolso y la gestión de gastos de combustible asociados a los viajes de negocios.

Con los surtidores eléctricos, las formas de pago pueden variar, por lo que los departamentos de contabilidad deben extremar las precauciones para no perder la trazabilidad del gasto. A la hora de validar las notas de gastos, pueden encontrarse con pagos efectuados con tarjetas de crédito, con las tarjetas de empresa, en efectivo, con llavero RFID o directamente desde la aplicación de los diferentes operadores de recarga.

Por tanto, lo mejor es utilizar una tarjeta de empresa que permita el pago en todas las estaciones de recargar. De esta forma, todos los pagos quedarán unificados en un único sistema. Además, los empleados no tendrán que adelantar dinero de su bolsillo.

Y si quieres evitar usos indebidos, solo tienes que configurar límites de gasto y restricciones por categoría.

Implantar una solución especializada en gestión de gastos corporativos

Las aplicaciones pensadas para digitalizar los gastos de viaje profesionales como Okticket también facilitan el seguimiento de las recargas de los vehículos enchufables. ¿Cómo te ayudan?

• Digitalizan y validan automáticamente los tickets de carga. Los usuarios pueden fotografiar las facturas de las recargas de energía usando una aplicación móvil. La tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) extrae automáticamente los datos relevantes, como el importe, la fecha y la dirección.
• Permiten registrar y centralizar todos los pagos realizados en surtidores eléctricos, independientemente del medio elegido.
• Ofrecen control en tiempo real del gasto de cada empleado. De esta forma, puedes detectar errores, patrones de gasto inusuales o posibles fraudes (facturas duplicadas, por ejemplo).
• Las solicitudes de reembolso se envían automáticamente a los aprobadores designados, quienes reciben notificaciones para revisar los gastos pendientes. Con ello se consigue acelerar el proceso.
• Generan informes detallados sobre consumo energético, costes por trayecto y patrones de gasto.
• Se integran con tu sistema contable para automatizar la contabilidad.
• Las facturas y los datos de gastos se almacenan de manera segura en la nube, facilitando el acceso en cualquier momento.

Gracias a estas herramientas, las empresas pueden identificar oportunidades de ahorro, negociar mejores acuerdos con proveedores de carga y tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales.

Realizar una planificación estratégica de las rutas

¿Te preocupan los sobrecostes? Siempre puedes identificar las estaciones de recarga más económicas y planificar las rutas en función de su ubicación.

Aplicaciones como Google Maps, Electromaps o ABRP (A Better Route Planner) ayudan a planificar trayectos eficientes y prever los costos de recarga.

Establecer una política de gastos de viaje clara

Si en tu organización ya hay una política de gastos de viaje, es necesario actualizarla para incluir este gasto. SI todavía no hay ninguna, es hora de establecerla. No te olvides de definir los siguientes puntos:

• Los tipos de repostaje cubiertos: gasolina, electricidad, etc.
• En qué estaciones se puede repostar o recargar el coche.
• El límite de gasto permitido por recarga y viaje.
• Las formas de pago autorizadas: tarjetas corporativas, efectivo., anticipos…
• Los gastos reembolsables y no reembolsables.
• Los requisitos que deben cumplir los justificantes.
• El proceso de reembolso.
• Qué personas son responsables de revisar y aprobar estos gastos.

Después, tendrás que realizar auditorías periódicas para asegurarte de que los gastos están alineados con las políticas de la empresa. También es recomendable actualizar este documento según las necesidades de la empresa y los cambios en los precios de la energía.

¿Cuánto cuesta cargar un coche eléctrico en 2025?

Para establecer los límites económicos a las recargas, lo primero es saber cuánto cuesta cargar un coche enchufable. El importe va a depender, principalmente, del consumo del vehículo (kWh/km) y del lugar en el que se efectúa la recarga.

Aquí pueden darse tres escenarios:

1. Recarga en el centro de trabajo. Controlar el gasto es sencillo, ya que la factura llega directamente a la empresa.
2. Recargas en casa de los empleados. En este caso, es necesario que el trabajador presente la factura de la luz. El coste por kilovatio-hora suele estar entre 0,10 y 0,20 euros, lo que equivale a un gasto de entre 5 y 10 euros para una batería de 50 kWh.‍
3. Coste en puntos de carga públicos. El precio varía en función de la ubicación, del operador y del tipo de recarga utilizada: semi-rápida, rápida o ultrarrápida.  El coste varía entre los 0,30 euros y los 0,50 euros por kWh, lo que significa que una carga completa podría costar 20 euros o más.

En esta web del Ministerio para la Transición Ecológica y Reto Demográfico puedes ver una comparativa sobre el coste de los combustibles de automoción en €/100km

Conclusión

Los vehículos eléctricos son la alternativa para avanzar hacia una movilidad más sostenible, pero conllevan una serie de retos a la hora de gestionar los pagos de las recargas de energía.

La solución para optimizar este proceso pasa por establecer políticas internas claras, ofrecer tarjetas de empresa a los empleados e implantar una aplicación de gestión de gastos profesionales. ¿Quieres saber más?

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En entornos laborales cada vez más digitales y dinámicos, es necesario adaptar hasta el más mínimo procedimiento. Cuanto más, si están relacionados con tareas tan importantes como la gestión de gastos profesionales.

Los departamentos financieros necesitan soluciones que contribuyan a optimizar este proceso. ¿Y qué mejor manera de controlar los gastos de empresa que empezando por el pago?

En este sentido, las tarjetas de empresa inteligentes ofrecen una solución integral para el control de gastos. En entradas anteriores ya hemos descrito las ventajas que aporten las tarjetas de crédito tradicionales, así que en este artículo nos centraremos en explicar cómo funcionan las tarjetas virtuales para empresas.

Este producto ya se ha posicionado como una alternativa frente a los métodos de pago tradicionales. Ofrecen seguridad, control y flexibilidad sin necesidad de tener que llevar encima el plástico.

¿Qué son las tarjetas de empresa virtuales? ¿En qué se diferencian de las tarjetas físicas? ¿Qué beneficios aportan? ¿Cómo se crean y cómo se gestionan? Preguntas frecuentes para las que tenemos respuesta.

¿Qué son y cómo funcionan las tarjetas virtuales para empresas?

Las tarjetas virtuales son la versión digital de las tarjetas de crédito o de débito. Diseñadas específicamente para transacciones online o en comercios físicos mediante soluciones de pago móvil, como Google Pay o Apple Pay, se caracterizan por ofrecer rapidez y seguridad en los pagos.

Y lo que es más importante, vienen a dar solución a los problemas más comunes asociados a la gestión de gastos profesionales. Hablamos, entre otros, de:

• Tickets y facturas perdidos, lo que complica la justificación de los gastos.
• Falta de control y de trazabilidad de los gastos.
• Incumplimiento de las políticas de gastos internas.
• Retrasos en las conciliaciones.

Todo ello impacta en la eficiencia operativas de las organizaciones.

Beneficios de las tarjetas digitales para empresas

La solución, como decíamos, puede estar en el uso de las tarjetas digitales para gastos de empresa. No ocupan espacio, puedes bloquearlas tú mismo y están especialmente indicadas para agilizar las transacciones en el extranjero.

Más ventajas de este producto:

• Los administradores pueden definir límites de gasto, usos permitidos (por ejemplo, solo para alimentación) y fechas de vencimiento.
• Las empresas pueden monitorizar las transacciones en tiempo real.
• Es posible obtenerlas en el momento, simplemente realizando la solicitud a través de una aplicación móvil o de una plataforma Web.
• Algunas tarjetas digitales generan nuevos datos después de cada uso, lo que evita el riesgo de fraudes.
• En caso de que surja algún imprevisto, los usuarios pueden desactivarlas.
• Al ser 100% digitales, evitan la producción de plástico y reducen el impacto ambiental.

¿Cómo utilizar una tarjeta de empresa virtual?

Las tarjetas virtuales te permiten realizar casi todas las transacciones que puedes llevar a cabo con tu tarjeta física. Pero a la hora de pagar, en vez de abrir la cartera y sacar el plástico, tendrás que abrir la app de tu banco.

Además, lo normal es que puedas asociar las tarjetas digitales a plataformas de pago como Apple Pay y Google Pay.

Comparativa: Tarjetas virtuales vs físicas

Como ya hemos adelantado, las tarjetas virtuales funcionan de forma similar a las tarjetas tradicionales físicas. No obstante, entre ambas existen algunas diferencias que mostramos en la siguiente tabla.

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¿Google Pay o Apple Pay? La tarjeta virtual de Okticket, también en tu móvil

Hay tarjetas para empresas que van aún más allá. Es el caso de la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket pensada para automatizar la gestión de los gastos de viajes profesionales.  

¿Por qué elegir la tarjeta virtual de Okticket?

A diferencia de otras soluciones genéricas, la tarjeta virtual de Okticket está diseñada pensando en las necesidades específicas de las empresas: Disponible también en formato digital, se adapta a las necesidades específicas de cada empresa.

• Controla el gasto antes de que se produzca. Puedes establecer límites por usuario, por categorías de gasto y por periodo de tiempo.
• Gestiona y analiza los pagos realizados en tiempo real.
• Administra todas las tarjetas desde una única plataforma.
• Cada gasto se registra automáticamente en el sistema, eliminando los errores manuales y la necesidad de guardar tickets físicos.
• Activa y desactiva la tarjeta desde la aplicación.
• Conciliación automática.
• Integración directa con tu ERP.
• Se asocian a las apps de pago que utilicen los empleados (Google Pay y Apple Pay). De esta forma, pueden pagar prácticamente en cualquier establecimiento y lugar en el que se encuentren.

En definitiva, la OKT Card no es solo una tarjeta para gastos de empresa. Se trata de una herramienta estratégica para optimizar la gestión de los gastos de viajes de negocios.

Preguntas frecuentes

¿Son seguras las tarjetas virtuales?

Sí. Las tarjetas virtuales son una de las opciones de pago más seguras disponibles actualmente. Gracias a su tecnología avanzada y cumplimiento con regulaciones internacionales, ofrecen una protección superior contra fraudes y usos no autorizados en comparación con las tarjetas físicas tradicionales.

Entre las principales medidas de seguridad están:

• El cumplimiento con la normativa PSD2 en Europa
• La autenticación multifactor (MFA) para cada transacción
• El uso de tokens dinámicos, un sistema que genera un código único por pago
• La capacidad de bloqueo instantánea
• Una menor exposición a dato sensibles
• El monitoreo y la emisión de alertas en tiempo real

¿Puedo usar tarjetas virtuales en cualquier país?

Sí, las tarjetas virtuales pueden utilizarse en casi cualquier país, siempre que sean emitidas por una red de pagos global como Visa, Mastercard o American Express y el comercio acepte pagos digitales.

Es importante verificar la compatibilidad con Google Pay o Apple Pay, posibles tasas de conversión y regulaciones locales. Además, algunos bancos pueden requerir autenticación adicional para transacciones internacionales.

¿Qué empresas ofrecen tarjetas virtuales?

Muchas empresas, tanto bancos tradicionales como fintech, ofrecen tarjetas virtuales para particulares y empresas. Para gestión de gastos corporativos, soluciones como Okticket destacan por su enfoque en el control y automatización de pagos.

¿Se pueden integrar con sistemas de contabilidad o ERPs?

Sí, soluciones como Okticket permiten integrar los pagos con sistemas de contabilidad y ERPs para automatizar la gestión de gastos.

¿Listo para optimizar la gestión de gastos de tu empresa? Solicita tu tarjeta virtual hoy mismo.

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