¿Cómo controlar los pagos de las recargas de energía en los viajes de empresa?

A medida que el parque de vehículos enchufables aumenta, es más frecuente encontrar empresas que deben gestionar y controlar los pagos de las recargas de energía cuando los empleados viajan por trabajo.

Ya sea porque los trabajadores utilizan su propio coche eléctrico para los desplazamientos, o porque usan vehículos de flota que deben enchufar en ruta, estos gastos de electricidad deben ser tratados de la misma forma que se hace con los de gasolina y kilometraje de un vehículo con motor de combustión.

A lo largo de las siguientes líneas repasaremos las mejores prácticas para supervisar y optimizar este proceso.

Estrategias para controlar los pagos de las recargas de energía en desplazamiento profesionales

Las empresas que tienen que gestionar los gastos de recargas en electrolineras deben enfrentarse a desafíos como la variedad de proveedores, la diversidad de métodos de pago, la falta de estrategias empresariales para controlar este gasto o la dificultad para obtener comprobantes válidos en algunos puntos de recarga.

Para solucionar estos desafíos, las empresas necesitan herramientas y procesos eficientes.

Usar tarjetas corporativas

Según el último Barómetro de Electromovilidad, en España existen más de 38.000 puntos de recarga de vehículos eléctricos.

La proliferación de las estaciones de carga es una buena noticia para el medio ambiente, pero para las empresas supone el tener que redefinir la gestión de gastos corporativos.

Hasta ahora, medios de pago como las tarjetas carburante permitían simplificar el reembolso y la gestión de gastos de combustible asociados a los viajes de negocios.

Con los surtidores eléctricos, las formas de pago pueden variar, por lo que los departamentos de contabilidad deben extremar las precauciones para no perder la trazabilidad del gasto. A la hora de validar las notas de gastos, pueden encontrarse con pagos efectuados con tarjetas de crédito, con las tarjetas de empresa, en efectivo, con llavero RFID o directamente desde la aplicación de los diferentes operadores de recarga.

Por tanto, lo mejor es utilizar una tarjeta de empresa que permita el pago en todas las estaciones de recargar. De esta forma, todos los pagos quedarán unificados en un único sistema. Además, los empleados no tendrán que adelantar dinero de su bolsillo.

Y si quieres evitar usos indebidos, solo tienes que configurar límites de gasto y restricciones por categoría.

Implantar una solución especializada en gestión de gastos corporativos

Las aplicaciones pensadas para digitalizar los gastos de viaje profesionales como Okticket también facilitan el seguimiento de las recargas de los vehículos enchufables. ¿Cómo te ayudan?

• Digitalizan y validan automáticamente los tickets de carga. Los usuarios pueden fotografiar las facturas de las recargas de energía usando una aplicación móvil. La tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) extrae automáticamente los datos relevantes, como el importe, la fecha y la dirección.
• Permiten registrar y centralizar todos los pagos realizados en surtidores eléctricos, independientemente del medio elegido.
• Ofrecen control en tiempo real del gasto de cada empleado. De esta forma, puedes detectar errores, patrones de gasto inusuales o posibles fraudes (facturas duplicadas, por ejemplo).
• Las solicitudes de reembolso se envían automáticamente a los aprobadores designados, quienes reciben notificaciones para revisar los gastos pendientes. Con ello se consigue acelerar el proceso.
• Generan informes detallados sobre consumo energético, costes por trayecto y patrones de gasto.
• Se integran con tu sistema contable para automatizar la contabilidad.
• Las facturas y los datos de gastos se almacenan de manera segura en la nube, facilitando el acceso en cualquier momento.

Gracias a estas herramientas, las empresas pueden identificar oportunidades de ahorro, negociar mejores acuerdos con proveedores de carga y tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales.

Realizar una planificación estratégica de las rutas

¿Te preocupan los sobrecostes? Siempre puedes identificar las estaciones de recarga más económicas y planificar las rutas en función de su ubicación.

Aplicaciones como Google Maps, Electromaps o ABRP (A Better Route Planner) ayudan a planificar trayectos eficientes y prever los costos de recarga.

Establecer una política de gastos de viaje clara

Si en tu organización ya hay una política de gastos de viaje, es necesario actualizarla para incluir este gasto. SI todavía no hay ninguna, es hora de establecerla. No te olvides de definir los siguientes puntos:

• Los tipos de repostaje cubiertos: gasolina, electricidad, etc.
• En qué estaciones se puede repostar o recargar el coche.
• El límite de gasto permitido por recarga y viaje.
• Las formas de pago autorizadas: tarjetas corporativas, efectivo., anticipos…
• Los gastos reembolsables y no reembolsables.
• Los requisitos que deben cumplir los justificantes.
• El proceso de reembolso.
• Qué personas son responsables de revisar y aprobar estos gastos.

Después, tendrás que realizar auditorías periódicas para asegurarte de que los gastos están alineados con las políticas de la empresa. También es recomendable actualizar este documento según las necesidades de la empresa y los cambios en los precios de la energía.

¿Cuánto cuesta cargar un coche eléctrico en 2025?

Para establecer los límites económicos a las recargas, lo primero es saber cuánto cuesta cargar un coche enchufable. El importe va a depender, principalmente, del consumo del vehículo (kWh/km) y del lugar en el que se efectúa la recarga.

Aquí pueden darse tres escenarios:

1. Recarga en el centro de trabajo. Controlar el gasto es sencillo, ya que la factura llega directamente a la empresa.
2. Recargas en casa de los empleados. En este caso, es necesario que el trabajador presente la factura de la luz. El coste por kilovatio-hora suele estar entre 0,10 y 0,20 euros, lo que equivale a un gasto de entre 5 y 10 euros para una batería de 50 kWh.‍
3. Coste en puntos de carga públicos. El precio varía en función de la ubicación, del operador y del tipo de recarga utilizada: semi-rápida, rápida o ultrarrápida.  El coste varía entre los 0,30 euros y los 0,50 euros por kWh, lo que significa que una carga completa podría costar 20 euros o más.

En esta web del Ministerio para la Transición Ecológica y Reto Demográfico puedes ver una comparativa sobre el coste de los combustibles de automoción en €/100km

Conclusión

Los vehículos eléctricos son la alternativa para avanzar hacia una movilidad más sostenible, pero conllevan una serie de retos a la hora de gestionar los pagos de las recargas de energía.

La solución para optimizar este proceso pasa por establecer políticas internas claras, ofrecer tarjetas de empresa a los empleados e implantar una aplicación de gestión de gastos profesionales. ¿Quieres saber más?

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