Dicen que la información es poder, pero cuando se trata de las finanzas empresariales, la frase correcta sería: “La información financiera es poder, pero solo si sabes cómo usarla”. En este trayecto hacia la eficiencia operativa es fundamental detenerse en un punto estratégico que a veces pasa desapercibido: la contabilidad de gestión.

Normalmente, al hablar de contabilidad, la mente se enfoca en la financiera. Pero no todo son reportes para inversores, entidades financieras o reguladores. También es necesario transformar los datos financieros en insights accionables para la toma de decisiones estratégicas.

En este artículo veremos el valor que aporta la contabilidad de gestión en términos de optimización financiera, reducción de costes y fortalecimiento de la estrategia empresarial.

¿Qué es la contabilidad de gestión?

También conocida como contabilidad directiva, la contabilidad de gestión se centra en recopilar, analizar e interpretar los datos financieros y no financieros para maximizar los beneficios y mejorar la toma de decisiones estratégicas.

Estos detalles aportan un valor adicional a la mera información contable. Además de la evolución empresarial, permiten sacar proyecciones a futuro. Incluso detectar posibles errores cuando todavía no es tarde para actuar.

Y todo ello sin la obligación de cumplir con las normas y estándares contables a las que está sometida la contabilidad financiera.

Principales características de la contabilidad de gestión

Se podría decir que la contabilidad de gestión es una combinación entre la contabilidad financiera y la de costes que se caracteriza por una serie de peculiaridades:

• Se gestiona de manera interna y no se divulga fuera de la empresa.
• No está sujeta a regulaciones externas, lo que permite adaptarla a las necesidades del negocio.
• Está orientada a la toma de decisiones estratégicas en función de la política empresarial.
• Analiza estructuras organizativas y mide su eficiencia en relación con la productividad.
• Evalúa indicadores clave como tiempos de producción, uso de recursos y fijación de precios, abarcando diversos departamentos.
• Emplea técnicas avanzadas, como pueden ser el análisis marginal, la valoración de inventarios o herramientas de pronósticos financieros.

Beneficios de la contabilidad directiva para las empresas

En resumen, la contabilidad de gestión o directiva proporciona una serie de ventajas para los departamentos financieros. Estas son algunas de las principales:

1. Tomar decisiones fundamentadas, basadas en información real, precisa y relevante.
2. Optimizar recursos de forma estratégica, lo que a su vez permite maximizar la rentabilidad.
3. Analizar tendencias y adaptarse más rápidamente a los cambios del mercado. Esto consigue que las empresas sean más competitivas.
4. Controlar los gastos, tanto de producción como operativos o administrativos.
5. Evaluar la rentabilidad en las diferentes áreas para saber con exactitud cuáles generan más ingresos. O, al contrario, cuáles requieren ajustes.
6. Apoyar decisiones estratégicas a largo plazo.

Por tanto, la contabilidad de gestión es el complemento que necesita la contabilidad financiera para optimizar la eficiencia y rentabilidad de una empresa.

Diferencias entre contabilidad financiera y contabilidad de gestión

Ambas disciplinas ayudan a los responsables a tomar decisiones al más alto nivel, pero las diferencias son evidentes. Mientras que la contabilidad financiera proporciona una imagen fiel de la situación económica, la contabilidad de gestión permite convertir esos datos en estrategias que optimicen el rendimiento empresarial

A continuación, una tabla comparativa:

Ejemplo práctico

Vamos a ver estas diferencias con un ejemplo. Imagina una empresa en la que una parte importante del presupuesto se invierte en viajes de negocios. Con la contabilidad financiera, es posible saber cuánto gastan los empleados en total. O como mucho, cuál es el gasto en alojamiento, o en transporte.

En cambio, la contabilidad de gestión permite desglosar los importes para conocer los detalles. Cuánto se gasta en aviones, en taxis, en transporte público, en coches de alquiler, en kilometraje, en gasolina, en peajes, en parkings, etc.

Así se pueden identificar patrones de gasto y negociar mejores acuerdos con los proveedores.

Cómo implementar la contabilidad de gestión en una empresa

Ahora que ya ha quedado claro el aporte de la contabilidad de gestión, es momento de saber cómo integrarla de manera efectiva:

• Definir los indicadores clave de desempeño (KPIs) relevantes para el negocio. Por ejemplo, margen de contribución, coste por unidad o tasa de rotación de inventario.
• Automatizar el proceso contable. No es fácil conseguir la información necesaria cuando se siguen empleando métodos manuales. Aquí es donde entran en juego las soluciones especializadas en la gestión de gastos profesionales, como puede ser Okticket.
• Integrar la contabilidad de gestión con el ERP de la empresa (Sage, SAP, Microsoft, Oracle, Odoo, etc.)
• Revisar periódicamente los datos para ajustar la estrategia empresarial.

Uso de la contabilidad de gestión en la optimización de gastos empresariales con Okticket

Como acabamos de decir, la tecnología es clave para implementar la contabilidad de gestión de manera eficiente. Okticket, por ejemplo, utiliza la IA para mejorar el proceso de gestión de los gastos de viaje profesionales.

Una vez registrado el gasto, este queda clasificado por tipo (transporte, alojamiento, dietas, kilometraje, etc.), departamento, centro de coste, forma de pago o usuario.

Toda esa información permanece almacenada y ordenada para que los departamentos de back office la analicen de la forma que les resulte más conveniente.

Además, puedes integrarla con tu ERP o software de gestión empresarial para una gestión automatizada de la contabilidad.

Caso de uso real

Tomando como referencia el ejemplo expuesto un poco más arriba, si el equipo financiero utiliza Okticket para gestionar los gastos de viaje profesionales e identifica gastos elevados en transporte privado, está en posición de barajar alternativas. Puede ser promover el uso del trasporte público, o llegar a acuerdos con los proveedores para reducir costes sin afectar la operatividad.

Conclusión: La contabilidad de gestión como pilar de la rentabilidad

A pesar de sus diferencias, la contabilidad financiera y la contabilidad de gestión son complementarias.

Mientras la primera ofrece una visión global de la situación económica, la segunda permite optimizar costes, mejorar la planificación financiera y aumentar la rentabilidad.

De su correcta aplicación dependerá el éxito o el estancamiento del negocio.

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